領収書は代金が確かに支払われたことを証明する重要な書類です。
しかし場合によっては、分割での支払いになることもあるでしょう。
こちらの記事では、分割払いで決済した際の領収書の作成方法について解説します。
経費精算書類の電子化が注目を集めている中で「申請書や領収書を電子化したいけど、何から手を付けたらよいのかわからない。。。」と不安に感じている方も多いのではないでしょうか。
そのような方のために、今回「領収書を電子化するためのノウハウ資料」をご用意いたしました。
資料には、以下のようなことがまとめられています。
・領収書電子化のルール
・領収書電子化のメリット
・経費精算システムを使用した領収書の電子化
領収書の電子化を実現するために「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」をご参考にください。
1. 分割払い決済の領収書の作成方法
分割払い決済であっても、代金が支払われているのであれば領収書の作成が可能です。
では分割払い決済で代金を受け取った際の領収書の作成方法のポイントを2つ見ていきましょう。
1-1. 分割払い決済では受領時ごとに領収書を発行する
分割払い決済とは、代金を一括で支払うのではなく、何回かに分けて支払うということです。
たとえば100万円の代金を、10万円ずつ10回に分けて支払う場合などが分割払い決済となります。
このようなケースでは、すべての代金を受領したときではなく、毎回決済が行われたときに領収書を発行するのが通例です。
上記の例でいえば、ある月に10万円の代金を受け取ったときに10万円の領収書を作成します。
領収書を受け取った企業や個人はそれを保管しておき、合計100万円の支出があったと証明することができるのです。
1-2. 領収書の作成方法は一括払いと同じ
代金の支払い方法が現金一括払いであれ現金の分割払いであれ、領収書の作成方法は変わりません。
日付や宛名、金額などを正確に記載して先方に渡すようにしましょう。
何回目の支払いかについて記載がなくても、税法上はまったく問題ありません。
領収書は記載金額の受け取りを証明するものなので、額面の金額が支払われたことが分かれば回数は記載しなくてもよいのです。
2. 分割払い決済の領収書に記載する5つの項目
分割払い決済の領収書を発行する際には、いくつかの項目を記入しなければなりません。
では領収書に記載すべき項目について見ていきましょう。
2-1. 日付
まず記載すべきなのは代金を受け取った日付です。
取引先によっては日付を空欄してほしいと依頼してくるかもしれませんが、日付はきちんと記載すべきです。
税務調査でトラブルにならないよう、代金を受け取った日や銀行振込が行われた日を書き込みましょう。
2-2. 宛名
領収書において重要な項目の1つが宛名です。
先方の個人名や会社名を正確に記載します。
もし宛名に会社名が入るのであれば、「(株)」や「(有)」などのように略さず、「株式会社」や「有限会社」と正確に書くようにしましょう。
当事者同士の合意があっても、宛名を「上様」にするのは避けた方が賢明です。
税務調査で正式な領収書と見なされない恐れもあるので注意しましょう。
2-3. 金額
分割払い決済によって支払われた金額を記載します。
金額の記載に関しては細かいルールが決められています。
まず数字の先頭には「￥」か「金」を、金額の最後には「※」や「－」、「也」と書かなければなりません。
加えて3桁ごとにコンマを打ちます。
これらはすべて金額の改ざんを防ぐためのルールなので、金額を書くときは必ず守りましょう。
金額は基本的に税込みで記載し、そのあとにカッコ書きで「消費税額◯円」のように続けます。
2-4. 取引内容
領収書には必ず取引内容が記載されていなければなりません。
「お品代」などのように漠然とした書き方ではなく「菓子折り代」や「お花代」などのように具体的に記載するよう心がけましょう。
具体的にどのように経費が用いられたかを示せないと、税務調査で領収書の有効性が否定される恐れもあります。
2-5. 発行者名
領収書を発行した個人もしくは会社の名前を略さず記載します。
名前だけでなく、住所や電話番号、メールアドレスなども併せて記載するようにしましょう。
領収書について問い合わせがあるかもしれないので、連絡先は忘れずに記載すべきです。
3. 分割払い決済の領収書作成で気をつけるべき2つのこと
分割払い決済の領収書の作成にあたっては、注意すべき点があります。
では2つの注意点について見ていきましょう。
3-1. クレジットカードでの分割払いでは領収書発行の義務はない
同じ分割払い決済であっても、現金で支払っている場合とクレジットカードで支払っている場合とでは領収書の扱いが異なります。
クレジットカードの分割払い決済の場合、代金を受け取った企業や個人には領収書を発行する法的義務はありません。
さらにクレジットカードの領収書の場合「クレジットカード払い」と明記しなければならず、税法上有効な書類とも見なされないので注意が必要です。
3-2. 分割払い決済でも5万円を超えると収入印紙が必要
現金の分割払い決済の領収書を発行する場合、もし金額が5万円を超えれば収入印紙を貼らなければなりません。
これは一括払いでも分割払いでも同様です。
額面が5万円を超えた領収書は印紙税法の課税文書にあたるため、額面に応じた額の収入印紙が必要になります。
収入印紙を貼り忘れてしまった場合、貼るべきだった印紙額の3倍の過怠税が科せられる恐れがあるので注意しましょう。
4. 分割払い決済の領収書も正確に記載して発行しよう
現金での分割払い決済の領収書は、基本的に一括払いの領収書と同じ方法で作成・発行することができます。
毎回決済が行われたタイミングで領収書を発行します。
このとき、宛名や金額を間違えないように正確に記載することを心がけましょう。
近年、人手不足などの背景からバックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。
経費精算業務における申請書類や領収書は保管義務があるため、ファイリングや管理にストレスを感じる方も少なくないでしょう。
そして、どうにか「経費精算関連書類」を電子化したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方も少なくないでしょう。
また、最近では「電子帳簿保存法の改正」もあり、書類の電子化をより業務に活用できるようになりました。今後電子化を進めたいとお考えの方は具体的に電子化した際の業務をイメージしておきましょう。
【システムを利用した経費精算で実現できること】
・領収書をはじめ、あらゆる経費精算関連書類を電子化できる
・クラウド上での書類保管により管理工数が削減できる
・書類の電子化だけでなく、経費精算業務全体を効率化することができる
など、経理業務全体の効率化につながります。
「領収書を電子化したいけど、何から手を付ければよいかわからない」という経理担当者様のために、領収書の電子化におけるルールや電子化した際の業務イメージをまとめたノウハウ資料を用意しました。
経理の働き方改革を成功させるため、ぜひ「領収書の電子化を実現するためのノウハウBOOK」をご参考にください。
