「給与振込申請書とはどのような書類なの？」

「給与振込申請書の書き方やテンプレートを知りたい」

上記の疑問をお持ちではないでしょうか。

給与振込申請書とは、従業員が給与を振り込みで受け取ることを申請する書類です。

本記事では、給与振込申請書の基本情報や書き方、テンプレートの紹介、提出時の注意点、そして提出後の流れまでを詳しく解説します。

最後まで読むことで、給与振込申請書を正しく理解し、スムーズな給与管理を実現するための具体的な手順を把握できるでしょう。

1. 給与振込申請書とは

給与振込申請書とは、従業員が給与を振り込みで受け取ることを申請し、振込先銀行口座を登録する書類です。

給与振込申請書を使用することで、従業員の銀行口座情報を正確に管理できるため、給与支払いがスムーズになるでしょう。

具体的には、新入社員の入社時に給与振込申請書を提出してもらうことで、給与システムへの登録がスムーズになり、初任給から問題なく給与を振り込めます。

さらに、給与振込申請書は、従業員が銀行振込による給与受け取りに同意したことを確認する法的な文書です。給与振込に関するルールを明確にすることで、企業と従業員双方の認識を一致させる重要な書類になり、給与に関するトラブルを未然に防ぎます。

2. 給与振込申請書と給与振込口座依頼書の違い

給与振込申請書と給与振込口座依頼書の違いは以下の表のとおりです。

項目	給与振込申請書	給与振込口座依頼書
目的	企業が従業員の給与振込先を新規に登録・管理するため	振込先口座を指定・変更するための
使用する場面	主に新入社員が口座情報を申請するときに使用される	従業員が振込先を変更するときに使用される
特徴	従業員が銀行振込での給与受け取りに同意する、法的な文書としての性質がある	実務的な情報提供の側面がある

目的や使用する場面が若干異なりますが、違いは厳密なものではなく、多くの企業では実質的に同じ目的で使用されています。

3. 給与振込申請書の記載に必要な事項

給与振込申請書の記載に必要な項目は次のとおりです。

• 提出年月日
• 会社名
• 部署名
• 社員番号
• 氏名
• 金融機関名
• 支店名（支店番号が必要な場合もある）
• 預金の種類（普通預金、当座預金など）
• 口座番号
• 口座名義人（本人名義の口座でなければならない）
• 捺印
• 給与の振込支給に対しての同意文章

項目をすべて正確に記載することが、給与振込のトラブルを防ぐ第一歩となります。記入後には必ず内容を再確認し、記入漏れや誤記がないことを確認しましょう。

4. 給与振込申請書のテンプレート

給与振込申請書のテンプレートは以下のとおりです。

令和○○年○○月○○日給与振込申請書 1.基本情報 会社名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　御中 部署名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 社員番号：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 氏名（フリガナ）：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　印 私は、給与および賞与の振込支給に同意いたします。 振込先は下記の通り（　申請　・　変更　）します。 2.振込先情報 金融機関名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 支店名（支店番号）：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（＿＿＿＿＿） 預金の種類（普通・当座）：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 口座番号：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 口座名義人（カタカナ）：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

テンプレートは企業のルールやマニュアルに応じてカスタマイズしてください。

5. 給与振込申請書の書き方

給与振込申請書は、企業ごとに様式や書き方が異なります。所定のフォーマットがある場合は、記載例に従って記入するよう案内しましょう。

企業によっては特定の金融機関を指定するケースもあります。ゆうちょ銀行の場合は記号番号の記載が必要なことがあるため、注意が必要です。

振込先の名義は従業員本人でなければならず、他人名義の口座は利用できません。記載後は、内容に誤りがないか再確認し、指定の部門に提出してもらいましょう。

6. 給与振込申請書を提出してもらうときの注意点

給与振込申請書を提出してもらうときの注意点は次の3つです。

1. 提出期限を明確に伝える
2. 記入方法や必要事項を事前に説明する
3. 個人情報の取り扱いに注意する

6-1. 提出期限を明確に伝える

給与振込申請書を適切に提出してもらうためには、提出期限を明確に伝えましょう。

期限が守られない場合、給与振込の準備が間に合わず、振込の遅延が発生する可能性があるためです。

例えば、新入社員が入社したときや振込先口座の変更が必要な場合、給与計算の締日までに申請書を受け取る必要があります。

また、提出期限をリマインドすることで、従業員が忘れることを防げるでしょう。

6-2. 記入方法や必要事項を事前に説明する

給与振込申請書の記入漏れや誤記入を防ぐために、事前に記入方法や必要事項をわかりやすく説明することが大切です。

例えば、金融機関名や支店名の正式名称、口座番号、名義人名などを正確に記載しなければ、給与振込が正常に実行できません。

さらに、記入ミスがあると再提出が必要になり、結果として手続きが遅れることもあります。

あらかじめ、記入例や注意点を記載したマニュアルを渡すことや、疑問点があればすぐに確認できるよう、相談窓口を設けておきましょう。

6-3. 個人情報の取り扱いに注意する

給与振込申請書には、銀行口座情報や個人情報が含まれるため、取り扱いには注意しましょう。

例えば、提出された申請書を無造作に保管することや、第三者が容易にアクセスできる状態にすると、情報漏洩のリスクが高まります。

個人情報保護法にもとづき、情報を適切に管理し、閲覧権限を必要最低限に限定することが有効です。具体的には、以下の対策が挙げられます。

• 申請書を施錠可能な場所に保管する
• 電子データ化する場合はアクセス制限を設ける
• 情報を取り扱う責任者を決めておく

個人情報の適切な管理は、従業員との信頼関係を構築するだけでなく、企業の信用を守るためにも重要です。細心の注意を払い、万が一のトラブルを未然に防ぎましょう。

7. 給与振込申請書の提出後の流れ

給与振込申請書の提出後の流れは次のとおりです。

1. 申請書の内容を確認する
2. 給与システムに新しい口座情報を登録する
3. 従業員への登録完了を通知する
4. 指定口座に給与振込する

7-1. 申請書の内容を確認する

給与振込申請書が提出されたら、最初に記載内容を確認しましょう。

誤りや記入漏れがある場合、給与振込が遅れる可能性があるため慎重にチェックします。

特に重要なのは、金融機関名や支店名（支店番号）、口座番号、名義人が正確であることです。例えば、口座番号に1桁でも間違いがあれば、給与が振り込まれず、従業員に不利益を与えることになります。

申請書に不備が見つかった場合は、すみやかに従業員に連絡し、修正や再提出を依頼しましょう。

7-2. 給与システムに新しい口座情報を登録する

申請書の内容が確認できたら、給与システムに新しい口座情報を登録します。

登録のときは、入力ミスがないように注意しましょう。入力ミスは振込エラーを引き起こし、給与支払いの遅延につながる可能性があるためです。

例えば、金融機関名や支店番号、口座番号の入力を一つひとつ正確に進めるなど、データの整合性を確認します。また、システムによっては登録内容を再確認する機能があるため、活用すると効果的です。

7-3. 従業員への登録完了を通知する

新しい口座情報が給与システムに登録されたら、完了を従業員に通知します。

振込先の変更があった場合、従業員は次回の給与が正常に振り込まれるか不安に感じることがあるため、完了を伝えることが大切です。

例えば、「新しい口座情報が登録されました。次回の給与から指定口座に振り込まれます。」と通知すると安心感を与えられるでしょう。

7-4. 指定口座に給与振込する

給与システムに登録した口座情報をもとに、指定された口座へ給与を振り込みます。

給与振込が完了した後は、従業員が正常に受け取れているかを確認しましょう。万が一のトラブルには迅速に対応することで信頼関係を築けます。

8. 給与振込申請書を正しく理解してスムーズな給与管理をしよう

本記事では、給与振込申請書の基本情報や書き方、テンプレートの活用方法、提出時の注意点、そして提出後の流れについて解説しました。

給与振込申請書とは、従業員が適切に給与を受け取るための重要な書類であり、企業にとっても給与管理の基盤となるものです。

給与振込申請書の意味を正しく理解し、適切に運用することで、企業と従業員双方にとってスムーズな給与管理を実現しましょう。