人事労務担当者にとって、給与に直結する勤怠管理は正確さが求められる一方、計算の複雑さからミスや漏れが発生しやすい業務です。働き方の多様化により集計の負担も増す中、注目されているのが「クラウド化」です。

本記事では、クラウド型の勤怠管理システムのメリット・デメリットから、自社に最適なシステムの選び方まで詳しく解説します。業務の効率化や法改正への迅速な対応の参考としてご活用ください。

1. 勤怠管理のクラウド化とは？

勤怠管理のクラウド化とは、従来は紙や社内サーバーで管理していた従業員の勤務時間や休暇、休日などの勤怠情報を、インターネット上のクラウドシステムで一元管理することを指します。

クラウド型の勤怠管理システムは、ICカードや生体認証、専用のアプリなどから打刻が可能です。また、有給休暇の申請や残業の申請といった手続きもシステム上で完了します。

1-1. 紙・手作業による勤怠管理の課題や問題点

従来の紙や手作業による勤怠管理には、さまざまな課題があります。例えば、タイムカードやExcelで勤務時間を集計する場合、転記ミスや計算ミスのリスクがあり、従業員数が多い企業では月次の集計作業に多大な時間がかかります。

さらに、勤怠情報の管理にも手間がかかります。紙の勤怠表を保管するにはスペースが必要であり、紛失や劣化のリスクも伴います。

従業員にとっても利便性の低さは課題です。勤怠修正や休暇申請を紙やメールでおこなう場合、承認までに時間がかかることが多く、負担となることがあります。

こうした課題を解消するには、クラウド型の勤怠管理システムを導入し、システムを使った管理に切り替えることが有効です。

2. 勤怠管理をクラウド化するメリット

勤怠管理をクラウド化することで次のようなメリットが生まれます。

• 従業員の勤怠状況をリアルタイムで正確に把握できる
• 打刻の不正を防止できる
• 勤怠管理業務の負担を軽減できる
• 法改正に対応しやすい

2-1. 従業員の勤怠状況をリアルタイムで正確に把握できる

クラウド型の勤怠管理システムであれば、従業員一人ひとりの労働時間や残業時間、休日労働の時間などがリアルタイムで正確に把握できます。そのため、従業員の勤怠情報の集計と管理にかかっていた時間を削減でき、人事労務担当者が勤怠管理以外の業務に取りかかれます。

また、残業時間がすぐに確認できるので、長時間労働是正にもつながります。長時間労働を是正することで、法に則った勤怠管理ができるうえに、従業員のストレス軽減も期待できます。

2-2. 打刻の不正を防止できる

クラウド型の勤怠管理システムは、ICカードやスマートフォンのGPS、顔認証など多様な打刻方式に対応しており、打刻のなりすましや不正残業を防止できます。テレワークや外出先からでも簡単に打刻できるので、従業員にとっても利便性が高まるでしょう。

さらに、勤怠データは安全にクラウドに保存されるため、万が一のデータ損失のリスクも軽減されます。また、アラート機能が搭載されたシステムを利用すれば、出退勤の登録忘れや残業の超過を自動で通知し、適切な労務管理を実現できます。

2-3. 勤怠管理業務の負担を軽減できる

クラウド型勤怠管理システムを導入すれば、従来手作業でおこなっていた出退勤データの集計を自動化できます。これにより、転記ミスや計算ミスのリスクを大幅に削減でき、管理者の負担も軽減されます。

さらに、給与計算システムや人事管理システムと連携させれば、勤怠情報をもとにした給与計算や勤怠分析をスムーズにおこなえるでしょう。

加えて、クラウド型システムでは勤怠関連の書類や記録をデジタル化でき、必要な情報を瞬時に検索・取り出せます。これにより、管理者は報告書作成や社内共有の作業も効率化でき、リモートワークや多拠点管理といった柔軟な働き方にも対応しやすくなります。

2-4. 法改正に対応しやすい

働き方改革に代表されるように、労務関連の法律は常に改正される可能性があります。しかし、クラウド型の勤怠管理システムを導入していれば、法改正に伴うシステム対応はベンダー側がおこなうため、企業側での手間は大幅に軽減されます。これにより、常に最新の労務管理体制を維持しやすくなるでしょう。

近年、約40年ぶりの労働基準法改正が注目され、残業時間や休日出勤など勤怠に関わる規定を含む労働に関する見直しが議論されています。なお、報道によれば、労働基準法改正案の2026年の国会提出は見送られていますが、将来的な改正の可能性は依然として高いと考えられます。仮に改正が実施されれば、自社のシステムや運用の大幅な見直しが必要になるでしょう。

そのため、法改正にもスムーズに対応できる体制を整えておくことが重要です。多くの企業がクラウド型勤怠管理システムを導入するのは、まさにこうした法改正への迅速な対応が可能だからです。加えて、システムで集計されたデータは、労務管理だけでなく経営戦略の基礎資料としても活用でき、企業全体の効率化に大きく貢献します。

参考：「労働基準関係法制研究会」の報告書を公表します｜厚生労働省

参考：労働基準法の改正案、26年国会提出見送り　成長戦略会議踏まえ検討｜日本経済新聞

関連記事：勤怠管理システムのメリット7つを徹底解説！デメリットはある？

3. 勤怠管理をクラウド化するデメリット

勤怠管理をクラウド化することで従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認できる、打刻の不正を防止できるなどのメリットがある一方、次のようなデメリットも考慮しておきましょう。

• 導入にあたって一時的に負荷がかかる
• 従業員が使用に慣れるまで時間がかかる

3-1. 導入にあたって一時的に負荷がかかる

勤怠管理をクラウド化するには、クラウドシステムの導入が必要です。しかし、導入初期には担当者への一時的な負荷が避けられない場合があります。システムの設定や勤怠情報の正常な集計状況の確認など、さまざまな作業が必要になるためです。

そのため、担当者への十分なトレーニングやサポートをおこない、円滑なシステム移行を進めることが重要です。導入後は、自動集計機能やリアルタイムでの勤怠状況の把握により、長期的に業務効率の向上が期待できます。結果として、担当者の負荷を軽減し、より適切な労務管理が可能となるでしょう。

3-2. 従業員が使用に慣れるまで時間がかかる

これまで勤怠管理をクラウド化していなかった場合、従業員がシステム操作に慣れるまで時間がかかることがあります。その間は業務効率が十分に発揮できない可能性があります。

操作に早く慣れてもらうために、社内研修を実施したり、操作マニュアルやFAQを用意したりして疑問点をすぐに解消できる環境を整えることが重要です。また、システム提供ベンダーのサポートを活用すれば、技術的な問題にも迅速に対応でき、スムーズな運用が可能になるでしょう。

4. 勤怠管理クラウドシステムに備わった機能

勤怠管理クラウドシステムには主に次のような機能が備わっています。

• 多様な打刻機能
• リアルタイムでの勤怠管理
• シフト作成
• 勤怠情報の自動集計
• 他システムとの連携
• 長時間労働や打刻漏れのアラート

4-1. 多様な打刻機能

従業員の勤務開始・終了時刻の記録方法はさまざまです。クラウド型の勤怠管理システムを利用すれば、ICカードや生体認証（指紋・顔認証など）による確実な打刻が可能です。

さらに、PCやスマートフォン、タブレットからのWeb打刻、GPSを活用した位置情報打刻、SlackやTeamsなどのビジネスチャットツール経由での打刻など、システムによって対応可能な打刻方法はさまざまです。適切なシステムを導入すれば、自社の働き方に応じた柔軟な方法も利用できます。そのため、リモートワークや直行直帰など、オフィス以外の場所で働く従業員の勤怠も正確に管理できます。

4-2. リアルタイムでの勤怠管理

クラウドシステムならではの強みは、打刻された勤怠情報がリアルタイムでシステムに反映される点です。管理者はいつでも、誰が、いつ、どこで勤務しているのかを把握でき、急な業務変更や人員配置の調整にも迅速に対応できます。また、遅刻や早退、欠勤なども即座に把握できるため、問題の早期発見と対策が可能になります。

4-3. シフト作成

複雑なシフト制勤務に対応するため、多くの勤怠管理システムにはシフト作成機能が搭載されています。従業員の希望やスキル、労働法規などを考慮しながら、AIが最適なシフトを自動で作成したり、手動でドラッグ＆ドロップで簡単にシフトを組んだりできます。作成したシフトは従業員に自動で通知され、シフト調整の手間を大幅に削減可能です。

4-4. 勤怠情報の自動集計

日々の打刻データは、自動的に集計され、給与計算に必要な情報（労働時間、残業時間、休日出勤など）が自動で算出されます。これにより、手作業での集計ミスを防ぎ、給与計算業務の負担も大幅に軽減できるでしょう。また、労働基準法に準拠した形で集計されるため、法令遵守にも役立ちます。

4-5. 他システムとの連携

勤怠管理システムは、API連携やCSV出力などの機能により、給与計算システムや人事システム、会計システムなど、他の基幹システムとの連携が可能です。これにより、勤怠データを複数のシステムに手入力する手間がなくなり、データの一貫性を保ちながら業務全体の効率化を図れます。

4-6. 長時間労働や打刻漏れのアラート

勤怠管理システムには、従業員の健康とコンプライアンス維持のため、長時間労働や打刻漏れ、休暇の未取得などに対して自動でアラートを発する機能が備わっています。例えば、特定の従業員が設定された残業時間を超えそうな場合に管理者へ通知、打刻忘れがあった場合に本人へリマインドを送信できます。

5. おすすめの勤怠管理クラウドシステムの選び方

勤怠管理をクラウド化すると業務の負担が軽減され、効率化が可能です。数多くのクラウドシステムがあるため、機能や特徴を比較して選ぶことが大切です。

特に、セキュリティ対策や他システムとの連携、業界や従業員規模への対応、サポート体制を確認しましょう。無料のシステムもありますが、利用人数や機能に制限がある場合があります。

5-1. セキュリティ対策を確認する

勤怠管理をクラウド化する際は、セキュリティ対策の確認が欠かせません。特に、勤怠情報は個人の労働時間や給与計算に関わる重要なデータであるため、漏えいや改ざんを防ぐ体制が整っているかを事前に確認することが重要です。

具体的には、データセンターの所在地や耐障害性、24時間体制での監視・バックアップの有無をチェックする必要があります。また、クラウド上に保存されるデータが暗号化されているか、従業員や管理者のアクセス権限が適切に設定されているかも確認しましょう。

5-2. 経費精算や給与計算といった他システムとの連携が可能かどうかを確認する

勤怠管理のクラウド化によって業務効率を高めるには、他システムとの連携が重要です。そのため、クラウド化を進める際は、他のシステムと連携できるかどうかを確認しましょう。

例えば、勤怠データを基におこなわれる給与計算や社会保険システム、経費精算との連携は欠かせません。さらに、プロジェクト管理やシフト管理システムと統合すれば、周辺業務の効率化も図れます。

これにより、企業全体の業務プロセスがスムーズになり、関連情報を一元管理できるため、データの整合性も向上します。

また、勤怠管理システムが提供するAPIを活用すれば、自社のニーズに応じたカスタマイズも可能です。このような連携により、業務の透明性が高まり、労務管理の正確性も向上します。

5-3. 自社の業界に特化したシステムかどうかを確認する

業界ごとに、勤怠管理のクラウド化で求められる機能は異なります。そのため、クラウド型勤怠管理システムを導入する際は、自社の業界に合ったシステムを選ぶことが重要です。

例えば、建設業界では現場への移動が多いため、外出先からでも打刻できる機能が必要です。また、現場で使用する端末は耐久性が求められることが多いので、対応機器の確認も欠かせません。

医療業界では、急なシフト変更や臨時スタッフの追加にも柔軟に対応できる機能が重視されます。一方、製造業界では、工場内で効率よく勤怠管理をおこなうため、バーコードやICカードを活用できる仕組みが有効です。

このように、自社の業務に適した業界特化型のシステムを選ぶことで、実務に即したより効率的な勤怠管理が可能になります。

5-4. 従業員規模にあったシステムかどうかを確認する

クラウド型の勤怠管理システムを導入する際は、自社の従業員規模に合ったシステムを選ぶことが大切です。ベンダーによって得意とする企業規模は異なり、大企業向けには多数の従業員の一括管理や複雑な承認フローに対応できる機能を備えたシステムがあります。

一方で、中小企業向けには、操作が簡単で導入コストを抑えられるシステムや、少人数でも柔軟に運用できる機能に特化したサービスもあります。

そのため、自社の従業員数や組織の運用方法を事前に整理し、規模に合ったシステムを選定することが、スムーズな導入と効率的な運用のためには重要です。また、将来的に従業員数が増加した場合にも対応可能な拡張性のあるシステムかどうかを確認しておくと安心です。

5-5. サポート体制が充実しているかを確認する

クラウド化が初めての場合、操作や設定で戸惑うことも考えられます。サポート体制の充実度も重要な判断ポイントです。ベンダーによってサポート内容は異なるため、自社の環境やニーズに合ったものを選びましょう。

具体的には、ベンダーが提供するトレーニングプログラムやオンラインサポートの有無を確認することで、従業員がスムーズに新システムへ移行できる環境を整えられます。さらに、導入後の定期的なフォローアップやアップデート情報の提供があると、システムをより効果的に活用できます。

6. 勤怠管理クラウド化の進め方・ステップ

勤怠管理をクラウド化する際は、計画的にステップを踏むことが重要です。ここでは、導入から本稼働後の運用まで、具体的な進め方を順を追って解説します。

6-1. 現行の勤怠管理と課題の洗い出し

まずは、現在の勤怠管理の方法を把握することから始めましょう。紙やExcel、既存のシステムなど、どのような手段で勤怠が管理されているかを確認したうえで、打刻方法や申請・承認のフローを整理します。

その過程で、手作業による集計ミスや承認の遅れなど、運用上の課題を明らかにすることが重要です。また、従業員や管理者へのヒアリングを通じて、日常業務で感じている不便や改善点を抽出することも忘れずにおこないましょう。

6-2. 導入目的・必要機能の明確化

次に、クラウド勤怠システムを導入する目的を明確にしましょう。例えば、「残業時間の適正管理」「勤怠データの一元化」「法令遵守の強化」などが挙げられます。目的をはっきりさせることで、システム選定の判断軸がぶれず、導入後の効果を最大限に引き出せるでしょう。

目的が決まったら、次に必要な機能を整理します。このとき重要なのは、業務上必須の機能と、後から追加できる機能を区別することです。導入初期は必須機能に重点を置き、運用が安定してから追加機能を導入することで、従業員や管理者の負担を最小限に抑えつつ、効率化効果を高められます。

6-3. 勤怠管理クラウドシステムの選定

明確化した導入目的や必要機能をもとに、複数のクラウド勤怠システムを比較・検討し、自社に最も適したシステムを選定することが重要です。また、多くのベンダーは無料デモやフリートライアルを提供しているため、これらを積極的に活用することをおすすめします。

実際に操作してみることで、画面のわかりやすさや操作性、打刻や休暇申請・承認フローの流れが自社の運用に合致しているかを確認できます。加えて、従業員が日常的に使いやすいか、管理者が集計やレポートをスムーズにおこなえるかなど、現場目線での評価も忘れずにおこなうことも大切です。

6-4. 就業規則・社内ルールの確認と整備

勤怠管理クラウドシステムの選定が完了したら、次に就業規則や社内ルールが新しいシステム運用に適しているかを確認することが重要です。

具体的には、打刻方法の変更に伴うルールの整備や、休暇申請・遅刻・早退の取り扱いの見直しをおこないます。

必要に応じて規程の改定をおこない、改定内容は従業員に周知して理解を深めることで、スムーズでトラブルの少ない勤怠管理運用を実現できます。

6-5. 初期設定とテスト運用

社内ルールを見直し、運用方針が固まった段階で、次に実際に選定した勤怠管理システムに従業員データを登録します。

この際、勤務形態やシフト、休暇の種類・付与ルールなど、日常の運用に必要な初期設定を丁寧におこなうことが重要です。設定内容は、後の運用の正確性に直結するため、社内ルールとの整合性を確認しながら慎重に進めましょう。

初期設定が完了したら、まずは部署単位や一部の従業員を対象にテスト運用を実施します。テスト運用の結果、問題や改善点が見つかった場合には、設定や運用ルールの修正をおこない、本稼働時に支障が出ないように調整します。

6-6. 従業員への周知・操作教育

勤怠管理クラウドシステムの運用準備が整ったら、従業員への周知と操作教育を徹底し、スムーズな運用を目指しましょう。具体的には、操作手順をわかりやすくまとめたマニュアルを作成したり、研修や説明会を開催して実際の操作を体験してもらったりすると効果的です。

加えて、よくある質問をまとめたFAQの作成や、問い合わせ窓口の整備を事前におこなうことで、運用開始後に生じやすい疑問やトラブルにも迅速に対応できます。これにより、従業員が安心してシステムを利用でき、混乱や誤操作を最小限に抑えられます。

6-7. 本稼働後の運用と定期的な見直し

本稼働後は、日常的に勤怠データのチェックや承認漏れ防止の運用をおこないます。さらに、定期的に運用状況をレビューし、法改正への対応や操作性の改善を検討しましょう。

必要に応じてシステムのバージョンアップや追加機能の導入も視野に入れ、常に最適な運用を維持することが重要です。

7. クラウド化によって勤怠管理を効率化しよう

従来、勤怠管理はタイムカードやExcelなどでおこなわれてきましたが、これらの方法では集計作業に多くの時間がかかることがあります。勤怠管理をクラウド化すれば、業務の効率化や法改正への迅速な対応が可能です。

クラウド型勤怠管理システムには、ICカードやスマートフォン、顔認証など多様な打刻機能、リアルタイムでの勤怠状況の把握、長時間労働や打刻漏れへのアラート、さらに給与計算や他システムとの連携など、勤怠管理をスムーズにおこなうための豊富な機能が備わっています。

クラウド化を検討する際は、セキュリティ対策やサポート体制、他システムとの連携状況を確認するとともに、自社の従業員規模や業界に適したシステムであるかどうかも慎重に判断することが重要です。