運送業の労働時間管理をエクセルでおこなう際の2つのポイント - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

運送業の労働時間管理をエクセルでおこなう際の2つのポイント - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

運送業の労働時間管理をエクセルでおこなう際の2つのポイント - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

運送業の労働時間管理をエクセルでおこなう際の2つのポイント

運送業や運輸業は長時間輸送の仕事が多く、従業員の労働時間の管理に工夫が必要です。

毎日定時での出社・退社をするわけではないため、単純に1日の法定・所定労働時間に時間外労働を足し算し、労働時間を計算することはできません。そこで、オフィスソフトのエクセル(Excel)を活用してみましょう。

数式やマクロの機能を使えば、拘束時間や休息期間の計算をはじめ、労働時間が法令に違反していないか自動でチェックすることも可能です。この記事では、労働時間管理をエクセルでおこなう2つのポイントを解説します。

【関連記事】労働時間について知らないとまずい基礎知識をおさらい!

法改正、何にどのように対応していく必要がある?
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労働基準法の改正によって、これまでよりも正確に労働時間を管理する必要がでてきました。
以下3つが大きな項目となります。

・労働時間の客観的な把握
・残業時間の上限規制
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しかし、「結局どのような管理をしておけば大丈夫なの?」と疑問を感じている人事担当者様も多いのではないでしょうか。
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1. 運送業の労働時間管理をエクセルでおこなう方法は?数式やマクロで半自動化

運送業や運送業の労働時間管理に役立つのが、オフィスソフトのエクセル(Excel)です。運送業の労働時間管理では、終業時間から始業時間までの「拘束時間」を計算し、法令の上限規制に違反していないかを確認します。

また、拘束時間と拘束時間の間の「休息期間」を計算し、インターバルが適切かどうかの管理も必要です。Excelの数式やマクロを使えば、始業時間のセルから終業時間のセルを引き算するだけで、簡単に拘束時間を計算できます。

また、次の始業時間のセルから前の終業時間のセルを引き算すると、休息期間の計算も可能です。拘束時間や休息期間を月次で集計すれば、給与や割増手当の計算もできます。

ただし、日付をまたぐ場合は処理を工夫する必要があるなど、数式やマクロの知識が求められます。オフィスソフトの運用ノウハウがない場合は、無料公開されているテンプレートを使用しましょう。

【関連記事】働き方改革で必須の労働時間管理をエクセルでおこなうメリット・デメリット

2. 運送業の労働時間管理をエクセルでおこなうときの2つの注意点

運送業の労働時間管理をエクセルでおこなうなら、次の2点に注意しましょう。

2-2. 深夜労働で日付をまたぐ場合の処理に注意

運送業や運輸業は、長距離の移動や輸送をおこない、日付をまたぐ深夜労働が多々あります。日付をまたぐ際の拘束時間の計算は工夫が必要です。

たとえば、出勤時間が23時19分で、退勤時間が翌日の11時37分だった場合、単純に退勤時間のセルから出勤時間のセルを引き算すると、拘束時間がマイナスになってしまいます。

そこで、ExcelのIF関数の処理を使いましょう。IF関数を使えば、出勤時間と退勤時間のどちらが大きいか=日付をまたいでいるかどうかを判定できます。そして、出勤時間の方が大きい時に1(24時間)を足す処理をおこなえば、日付をまたぐ場合も正確に拘束時間を計算できます。

2-3. 厚生労働省の改善基準告示に基づく労働時間の上限管理を

運送業や運送業の拘束時間は、厚生労働省の「自動車運転者の労働時間等の改善のための基準(改善基準告示)」で上限が決められています。

改善基準告示によれば、1日の拘束時間は原則として13時間以内で、インターバルを継続的に8時間以上挟む場合は、最大16時間まで延長できます。エクセルで労働時間管理をする場合は、拘束時間が改善基準告示の基準値に収まっているかチェックする処理をおこないましょう。

日付をまたぐ処理と同様にIF関数を使い、拘束時間が13時間または16時間以内であるか判定すれば問題ありません。

【関連記事】運送業者は要確認!労働時間の上限規制内容を詳しく紹介

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3. 運送業で使えるエクセル以外の労働時間管理方法2つ

オフィスソフトのほかにも、運送業で使える労働時間管理方法はあります。ネットワークにつなぐタイムレコーダーや、Webの集計サービスを紹介します。

3-1. ネットワーク機能付きのタイムレコーダーで外出先から手軽に打刻

タイムレコーダーには、ネットワーク機能を持ち、外出先からスマホやタブレット、フューチャーフォンなどで打刻できる機種が存在します。手書きの日報での自己申告と違い、長距離輸送をおこなった先でも、「誰が」「いつ」打刻したかを客観的な記録として保存できます。

ただし、運送業は深夜労働が多いため、日勤だけでなく夜勤にも対応している機種を選びましょう。

3-2. 運送業に対応したWebの集計サービスなら労働時間を自動集計

Webの集計サービスを利用すれば、出勤時間・退勤時間・休息期間などを入力するだけで、労働時間を自動で集計できます。そのなかでも、運送業に対応したWebサービスが便利です。

拘束時間や休息期間、改善基準告示の上限規制のチェックなど、ネットワーク環境さえあれば、誰でも手軽に労働時間を管理できます。Excelのシートを作成する必要がなく、手間もかかりません。

【関連記事】物流・運送業界における勤怠管理の課題 | 勤怠管理システム導入のメリットとは

4. 勤怠管理システムなら運送業の特長に合わせた労働時間管理が可能

運送業・運送業での労働時間管理を効率化したい方は、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムとは、従業員の打刻データを収集し、労働時間や休憩時間などを自動で集計するソフトウェアのことです。

深夜労働や長時間労働が常態化する運送業に対応したシステムも多く、従業員の拘束時間や休息期間が、労働基準法や改善基準告示に違反していないかどうか自動でチェックすることも可能です。

拘束時間や休息期間の計算も、システム側がリアルタイムにおこなってくれるため、バックオフィスの人員を大きく削減できます。

5. まとめ

今回は、運送業の労働時間管理をエクセルで効率的におこなう方法を解説しました。直行直帰や長時間輸送の仕事が多い運送業は、従業員の労働時間管理が煩雑になりがちです。Excelの数式やマクロを使えば、従業員の拘束時間や休息期間を自動で集計することが可能です。

ただし、日付をまたぐ場合の経過時間の計算や、労働基準法や改善基準告示に違反していないかのチェックをしたい場合は、IF関数が使えるなど、オフィスソフトの運用ノウハウが求められます。

勤怠管理システムなら、ソフトウェアを導入するだけで労働時間管理を自動化できるため、今すぐに成果を上げたい企業におすすめです。

「時間と手間のかかる勤怠管理を何とかしたい・・・」とお考えの
人事担当者様へ

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

タイムカードの集計は、集計時にExcelに入力する工数がかかりますし、有給休暇の管理は、従業員ごとに管理することが煩雑で、残有給日数を算出するのにも一苦労です。

どうにか工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方は、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「導入を検討するといっても、何から始めたらいいかわからない」という人事担当者様のために、勤怠管理システムを導入するために必要なことを21ページでまとめたガイドブックを用意しました。

人事の働き方改革を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

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大杉結希

大杉結希

クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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