運送業の労働時間管理をエクセルでおこなう際の2つのポイント - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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運送業の労働時間管理をエクセルでおこなう際の2つのポイント - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

運送業の労働時間管理をエクセルでおこなう際の2つのポイント

運送業や運輸業は長時間輸送の仕事が多く、従業員の労働時間の管理に工夫が必要です。

毎日定時での出社・退社をするわけではないため、単純に1日の法定・所定労働時間に時間外労働を足し算し、労働時間を計算することはできません。そこで、オフィスソフトのエクセル(Excel)を活用してみましょう。

数式やマクロの機能を使えば、拘束時間や休息期間の計算をはじめ、労働時間が法令に違反していないか自動でチェックすることも可能です。この記事では、労働時間管理をエクセルでおこなう2つのポイントを解説します。

【関連記事】労働時間について知らないとまずい基礎知識をおさらい!

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1. 運送業の労働時間管理をエクセルでおこなう方法は?数式やマクロで半自動化

運送業や運送業の労働時間管理に役立つのが、オフィスソフトのエクセル(Excel)です。運送業の労働時間管理では、終業時間から始業時間までの「拘束時間」を計算し、法令の上限規制に違反していないかを確認します。

また、拘束時間と拘束時間の間の「休息期間」を計算し、インターバルが適切かどうかの管理も必要です。Excelの数式やマクロを使えば、始業時間のセルから終業時間のセルを引き算するだけで、簡単に拘束時間を計算できます。

また、次の始業時間のセルから前の終業時間のセルを引き算すると、休息期間の計算も可能です。拘束時間や休息期間を月次で集計すれば、給与や割増手当の計算もできます。

ただし、日付をまたぐ場合は処理を工夫する必要があるなど、数式やマクロの知識が求められます。オフィスソフトの運用ノウハウがない場合は、無料公開されているテンプレートを使用しましょう。

【関連記事】働き方改革で必須の労働時間管理をエクセルでおこなうメリット・デメリット

2. 運送業の1日の運転時間は

カウントする

運送業における1日の運転時間は、2日を平均して9時間以内と定められています。具体的には運行日(特定日)から48時間を対象に次のように平均の運転時間を算出します。

(特定日前日の運転時間+特定日の運転時間)÷ 2

(特定日の運転時間+特定日翌日の運転時間)÷ 2

例えば次のように3パターンの運転時間で確認してみましょう。

パータン 特定日前日の運転時間 特定日の運転時間 特定日翌日の運転時間 特定日前日+特定日の運転時間平均 特定日+特定日翌日の運転時間
パターンA 9時間 9時間 9時間 9時間 9時間
パターンB 10時間 9時間 10時間 9.5時間 9.5時間
パターンC 10時間 9時間 9時間 9.5時間 9時間

パターンBは特定日前日+特定日の運転時間平均と、特定日+特定日翌日の運転時間平均のいずれも9時間を超えているため、認められません。
一方パターンAは、ともに平均が9時間以内に収まるため問題ありません。
また、パターンCは特定日前日+特定日の運転時間平均の平均時間は9時間を超えているものの、特定日+特定日翌日の運転平均時間は9時間以内に収まります。そのため、こちらも問題ありません。

参考:トラック運転者の労働時間等の改善基準のポイント|厚生労働省

3. 運送業の労働時間管理で覚えておきたい2024年問題

ビジネスマン

運送業の労働時間管理をエクセルでおこなう前に、2024年問題についても把握しておきましょう。

運送業をはじめ、これまでトラックドライバーは働き方改革による時間外労働の上限規制が猶予されてきました。しかし、2024年4月よりトラックドライバーの時間外労働に上限が設けられるようになります。その結果、労働時間が短くなり、事業への影響が懸念されていて、この状況が2024年問題と呼ばれています。

2024年よりドライバーの時間外労働に上限規制が設けられるため、適切に労働時間を管理することが求められるでしょう。

4. 運送業の労働時間管理をエクセルでおこなうときの2つの注意点

運送業の労働時間管理をエクセルでおこなうなら、次の2点に注意しましょう。

4-1. 深夜労働で日付をまたぐ場合の処理に注意

運送業や運輸業は、長距離の移動や輸送をおこない、日付をまたぐ深夜労働が多々あります。日付をまたぐ際の拘束時間の計算は工夫が必要です。

例えば、出勤時間が23時19分で、退勤時間が翌日の11時37分だった場合、単純に退勤時間のセルから出勤時間のセルを引き算すると、拘束時間がマイナスになってしまいます。

そこで、ExcelのIF関数の処理を使いましょう。IF関数を使えば、出勤時間と退勤時間のどちらが大きいか=日付をまたいでいるかどうかを判定できます。そして、出勤時間の方が大きい時に1(24時間)を足す処理をおこなえば、日付をまたぐ場合も正確に拘束時間を計算できます。

4-2. 厚生労働省の改善基準告示に基づく労働時間の上限管理を

運送業や運送業の拘束時間は、厚生労働省の「自動車運転者の労働時間等の改善のための基準(改善基準告示)」で上限が決められています。

改善基準告示によれば、1日の拘束時間は原則として13時間以内で、1日の拘束時間は原則として13時間以内で、最大16時間までは延長ができますが、この場合には1日の拘束時間が15時間を超える回数は1週間について2回以内としなければなりません。エクセルで労働時間管理をする場合は、拘束時間が改善基準告示の基準値に収まっているかチェックする処理をおこないましょう。

日付をまたぐ処理と同様にIF関数を使い、拘束時間が13時間または16時間以内であるか判定すれば問題ありません。

【関連記事】運送業者は要確認!労働時間の上限規制内容を詳しく紹介

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5. 運送業で使えるエクセル以外の労働時間管理方法2つ

オフィスソフトのほかにも、運送業で使える労働時間管理方法はあります。ネットワークにつなぐタイムレコーダーや、Webの集計サービスを紹介します。

5-1. ネットワーク機能付きのタイムレコーダーで外出先から手軽に打刻

タイムレコーダーには、ネットワーク機能を持ち、外出先からスマホやタブレット、フューチャーフォンなどで打刻できる機種が存在します。手書きの日報での自己申告と違い、長距離輸送をおこなった先でも、「誰が」「いつ」打刻したかを客観的な記録として保存できます。

ただし、運送業は深夜労働が多いため、日勤だけでなく夜勤にも対応している機種を選びましょう。

5-2. 運送業に対応したWebの集計サービスなら労働時間を自動集計

Webの集計サービスを利用すれば、出勤時間・退勤時間・休息期間などを入力するだけで、労働時間を自動で集計できます。そのなかでも、運送業に対応したWebサービスが便利です。

拘束時間や休息期間、改善基準告示の上限規制のチェックなど、ネットワーク環境さえあれば、誰でも手軽に労働時間を管理できます。Excelのシートを作成する必要がなく、手間もかかりません。

【関連記事】物流・運送業界における勤怠管理の課題 | 勤怠管理システム導入のメリットとは

6. 勤怠管理システムなら運送業の特長に合わせた労働時間管理が可能

運送業・運送業での労働時間管理を効率化したい方は、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムとは、従業員の打刻データを収集し、労働時間や休憩時間などを自動で集計するソフトウェアのことです。

勤怠管理システムでは様々な打刻方法がそろっているため、直行直帰が発生する運送業でも打刻をすることが可能です。

深夜労働や長時間労働が発生しやすい運送業に対応したシステムも多く、従業員の拘束時間や休息期間が労働基準法や改善基準告示に違反していないかどうか自動でチェックしアラートをだすことも可能です。

特に、2024年問題を見据えて勤怠管理システムの導入を検討する企業も増えているため、より詳しく勤怠管理システムについて知りたい方は、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」のサービス紹介ページをご覧ください。

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7. 運送業の労働時間管理は勤怠管理システムを導入しよう

今回は、運送業の労働時間管理をエクセルで効率的におこなう方法を解説しました。直行直帰や長時間輸送の仕事が多い運送業は、従業員の労働時間管理が煩雑になりがちです。Excelの数式やマクロを使えば、従業員の拘束時間や休息期間を自動で集計することが可能です。

ただし、日付をまたぐ場合の経過時間の計算や、労働基準法や改善基準告示に違反していないかのチェックをしたい場合は、IF関数が使えるなど、オフィスソフトの運用ノウハウが求められます。

勤怠管理システムなら、ソフトウェアを導入するだけで労働時間管理を自動化できるため、今すぐに成果を上げたい企業におすすめです。

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