働き方改革で必須の労働時間管理をエクセルでおこなうメリット・デメリット
従業員の労働時間を集計・管理するのに、オフィスソフトのエクセル（Excel）を使う企業は少なくありません。エクセルはオフィスソフトのライセンス費用だけで使えるためコストが安く、カスタマイズ性にも優れています。
しかし、2019年4月に働き方改革関連法が施行されてから、労働時間管理の必要性が一層高まり、人事・労務管理の常識が変化しつつあります。そこで今回は、昨今の働き方改革の流れをふまえて、労働時間管理をエクセルでおこなうメリット・デメリットを改めて解説します。
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1. エクセルで労働時間を管理するメリット・デメリットは？働き方改革との関係性
従業員の労働時間管理をエクセルで行うメリット・デメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。働き方改革にともない、2019年4月に施行された働き方改革関連法の内容もふまえて解説します。
1-1. エクセルなら低コストでさまざまな機能を実装できる
エクセルで労働時間管理をおこなう最大のメリットの1つが、イニシャルコストやランニングコストが小さい点です。必要な投資は、オフィスソフトのライセンス購入費だけです。オフィスソフトはほかの業務にも使うため、すでにコンピューターにインストール済みの企業も少なくありません。
ほとんどコストがかからないとはいえ、さまざまな機能を実装できるのもエクセルの強みです。
エクセルの数式やマクロの知識があれば、労働時間を計算するだけでなく、そこから給与や社会保険料の算出、労働基準法の上限規制に基づく時間外労働の異常値チェックといった機能を持たせることもできます。
オフィスソフトの運用ノウハウが求められるものの、スモールスタートでさまざまな機能を実装できるという点で、大企業よりも中小企業やスタートアップ企業に利点の大きいツールです。
1-2. エクセルの運用は手間がかかり、記録の客観性も乏しい
一方、エクセルでの労働時間管理は、生産性が低いという大きなデメリットがあります。エクセルのシートに従業員の出勤時間や退勤時間を打ち込み、労働時間を一つひとつ計算していく作業は、数式やマクロの補助があっても時間や手間がかかります。
もし、入力ミスや打刻修正があれば、もう一度作業をやり直さなくてはなりません。従業員数が増えれば増えるほど多くの工数を消費し、生産性が悪化してしまうため、管理方法それ自体が働き方改革の波に逆行しているという側面があります。
また、2019年4月に施行された働き方改革関連法は、労働時間をただ計算するだけでなく、「客観的な記録」として管理することを義務付けています。
エクセルでの労働時間管理は、結局のところ人事・労務管理担当者の「手入力」にすぎないため、「客観的な記録」と認められないリスクがあります。
これは罰則付きの規定ではありませんが、今後の法改正や行政通達の可能性も考慮すると、より客観的な記録方法が求められるかもしれません。
【関連記事】法改正による「労働時間把握の義務化」の内容と対応方法
2. エクセル以外の労働時間管理の方法3つ
オフィスソフトのエクセル以外にも、労働時間を集計・管理する方法はあります。ここでは、3つの勤怠管理方法の特長や強みをそれぞれ比較します。
2-1. Webの勤務時間集計サービスを利用する
低コストでの労働時間管理を目指すなら、Webの集計サービスを利用する方法があります。従業員の出勤時間や退勤時間、休憩時間などをWebサイトに入力すれば、自動で労働時間を計算できる点はエクセルと変わりません。
無料のWebサービスもいくつか存在するため、コストカットにもつながります。ただし、エクセルと同様、手入力での作業となるため生産性が著しく低く、働き方改革における「客観的な記録」と認められないリスクがあります。
また、無料で公開されているWebサービスを使用するため、セキュリティ面も懸念点です。
2-2. 集計機能付きのタイムレコーダーを導入する
タイムレコーダーのなかには、集計機能付きの機種があります。従業員が毎日タイムカードを押すだけで、労働時間や時間外労働時間が自動で集計されるため、事務作業を効率化できます。
また、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、労働時間の客観的な記録として「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録」が挙げられており、この点もクリアできます。
タイムレコーダーの購入コストは1台数万円で、拠点や事業所が分かれている場合は複数台の購入が必要です。ややイニシャルコストはかかるものの、働き方改革に適した勤怠管理のひとつです。
2-3. 勤怠管理システムを導入する
会社の規模が大きくなればなるほど、労働時間の集計・管理の工数が増加します。しかし、勤怠管理システムなら、1つのソフトウェアで従業員の労働時間を正確かつリアルタイムに計算可能です。
複数の拠点や事業所がある場合も、システムの管理画面から一元的に管理できます。勤怠管理システムの多くは、タイムカードの集計だけでなく、給与や社会保険料の計算、時間外労働時間の異常値チェックといった機能があるため、きめ細やかな人事・労務管理につなげられます。
3. まとめ
今回は、働き方改革で必須の労働時間管理をエクセルでおこなうポイントを解説しました。エクセルでの勤怠管理は、低コストでカスタマイズ性が高いのがメリットです。数式やマクロなどの知識が必要なものの、自社の業態や勤務形態に合わせた労働時間管理が可能です。
一方、エクセルでの勤怠管理は「手入力」が必要なため、生産性が低く、記録の客観性に乏しいというデメリットがあります。働き方改革における勤怠管理では、この2点がとくに重要なため、集計機能付きのタイムレコーダーや勤務管理システムの導入も検討しましょう。
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クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。
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