従業員の労働時間を集計・管理するのに、オフィスソフトのエクセル（Excel）を使う企業は少なくありません。エクセルはオフィスソフトのライセンス費用だけで使えるためコストが安く、カスタマイズ性にも優れています。

しかし、2019年4月に働き方改革関連法が施行されてから、労働時間管理の必要性が一層高まり、人事・労務管理の常識が変化しつつあります。そこで今回は、昨今の働き方改革の流れをふまえて、労働時間管理をエクセルでおこなうメリット・デメリットを改めて解説します。

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1. 働き方改革とは

働き方改革とは、働く人たちがそれぞれの事情に応じて多様な働き方を選択できる社会の実現を目指す取り組みのことを指します。働き方改革を推進するために、2019年4月に働き方改革関連法が順次施行されました。

働き方改革では「長時間労働の是正」「多様で柔軟な働き方の実現」「雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保」を3本の柱として掲げており、このうち労務管理に大きく関わってくるのが「長時間労働の是正」です。

1-1. 働き方改革をふまえた労務時間管理の注意点

労働者の健康の維持とワークライフバランスの拡充を図る観点から、規模を問わずすべての企業に義務付けられているのが「長時間労働の是正」です。具体的には以下3点を指標として掲げています。

• 月45時間・年360時間の残業時間の上限設置（但し、例外規定あり）
• 年5日以上の有給休暇の取得義務付け（年10日以上付与されている労働者が対象）
• 労働時間の適切な管理の義務付け

エクセルで労務管理をおこなう際は、この3つのポイントを特に注意する必要があります。

2. エクセルで労働時間を管理するメリット

従業員の労働時間管理をエクセルでおこなうメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。働き方改革にともない、2019年4月に施行された働き方改革関連法の内容もふまえて解説します。

2-1. エクセルならコストがかからない

エクセルで労働時間管理をおこなう最大のメリットの1つが、イニシャルコストやランニングコストが小さい点です。必要な投資は、オフィスソフトのライセンス購入費だけです。オフィスソフトはほかの業務にも使うため、すでにコンピューターにインストール済みの企業も少なくありません。

また、他の業務でもエクセルを使って普段作業しているのであれば、新たに使い方について覚える必要もなく、スムーズに導入することができます。

2-2. さまざまな機能を実装できる

さまざまな機能を実装できるのもエクセルの強みです。エクセルの数式やマクロの知識があれば、労働時間を計算するだけでなく、そこから給与や社会保険料の算出、労働基準法の上限規制に基づく時間外労働の異常値チェックといった機能を持たせることもできます。

オフィスソフトの運用ノウハウが求められるものの、スモールスタートでさまざまな機能を実装できるという点で、大企業よりも中小企業やスタートアップ企業に利点の大きいツールです。

3. エクセルで労働時間を管理するデメリット

次にデメリットに関してもチェックしておきましょう。

3-1. エクセルの運用は手間がかかる

エクセルでの労働時間管理は、生産性が低いという大きなデメリットがあります。エクセルのシートに従業員の出勤時間や退勤時間を打ち込み、労働時間を一つひとつ計算していく作業は、数式やマクロの補助があっても時間や手間がかかります。

もし、入力ミスや打刻修正があれば、もう一度作業をやり直さなくてはなりません。従業員数が増えれば増えるほど多くの工数を消費し、生産性が悪化してしまうため、管理方法それ自体が働き方改革の波に逆行しているという側面があります。

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3-2.記録の客観性が乏しい

2019年4月に施行された働き方改革関連法は、労働時間をただ計算するだけでなく、「客観的な記録」として管理することを義務付けています。

エクセルでの労働時間管理は、結局のところ人事・労務管理担当者の「手入力」にすぎないため、「客観的な記録」と認められないリスクがあります。

これは罰則付きの規定ではありませんが、今後の法改正や行政通達の可能性も考慮すると、より客観的な記録方法が求められるかもしれません。

3-3.働き方改革関連法に関する正しい知識が必要

また、エクセルで労務管理を適切におこなうには、働き方改革関連法や就業規則について正しく理解しておく必要もあります。

例えば、働き方改革関連法では、残業時間の上限が原則として月45時間、年360時間と決められています。臨時的かつ特別な事情で労使合意がある場合でも年720時間以内、休日労働も含めて複数月平均80時間以内かつ月100時間未満としなければなりません。また、月45時間を超えられるのは年間に6か月までと、細かくルールが設けられています。

エクセルの計算式を使えば残業時間の異常値チェックはできるものの、万が一計算式が壊れてしまった場合は、法律に違反してしまう恐れもあります。このようなリスクがあることも、運用前にふまえておく必要があるでしょう。

4. エクセル以外の労働時間管理の方法3つ

オフィスソフトのエクセル以外にも、労働時間を集計・管理する方法はあります。ここでは、3つの勤怠管理方法の特長や強みをそれぞれ比較します。

4-1. Webの勤務時間集計サービスを利用する

低コストでの労働時間管理を目指すなら、Webの集計サービスを利用する方法があります。従業員の出勤時間や退勤時間、休憩時間などをWebサイトに入力すれば、自動で労働時間を計算できる点はエクセルと変わりません。

無料のWebサービスもいくつか存在するため、コストカットにもつながります。ただし、エクセルと同様、手入力での作業となるため生産性が著しく低く、働き方改革における「客観的な記録」と認められないリスクがあります。

また、無料で公開されているWebサービスを使用するため、セキュリティ面も懸念点です。

4-2. 集計機能付きのタイムレコーダーを導入する

タイムレコーダーのなかには、集計機能付きの機種があります。従業員が毎日タイムカードを押すだけで、労働時間や時間外労働時間が自動で集計されるため、事務作業を効率化できます。

また、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、労働時間の客観的な記録として「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録」が挙げられており、この点もクリアできます。

タイムレコーダーの購入コストは1台数万円で、拠点や事業所が分かれている場合は複数台の購入が必要です。ややイニシャルコストはかかるものの、働き方改革に適した勤怠管理のひとつです。

4-3. 勤怠管理システムを導入する

会社の規模が大きくなればなるほど、労働時間の集計・管理の工数が増加します。しかし、勤怠管理システムなら、一つのソフトウェアで従業員の労働時間を正確かつリアルタイムに計算可能です。

複数の拠点や事業所がある場合も、システムの管理画面から一元的に管理できます。勤怠管理システムの多くは、タイムカードの集計だけでなく、シフト収集やシフト作成機能、残業時間の異常値チェック・アラートといった機能があるため、工数削減をしつつ法律に則った管理を実現することができます。

勤怠管理システムでどのような管理ができるか詳しく知りたい方は、以下のリンクより勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」のサービス紹介ページをご覧ください。

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5. 働き方改革をふまえて労働時間を適切に管理しよう

今回は、働き方改革で必須の労働時間管理をエクセルでおこなうポイントを解説しました。エクセルでの勤怠管理は、低コストでカスタマイズ性が高いのがメリットです。数式やマクロなどの知識が必要なものの、自社の業態や勤務形態に合わせた労働時間管理が可能です。

一方、エクセルでの勤怠管理は「手入力」が必要なため、生産性が低く、記録の客観性に乏しいというデメリットがあります。働き方改革における勤怠管理では、この2点がとくに重要なため、集計機能付きのタイムレコーダーや勤務管理システムの導入も検討しましょう。