労働時間の把握が義務化!法改正の内容と対応方法とは? | jinjerBlog

労働時間の把握が義務化!法改正の内容と対応方法とは?

2019年の4月以降、働き方改革の一環としておこなわれた労働関連法の法改正によって決められたのが、「労働時間把握の義務化」です。

労働関連法の法改正によって、それまで罰則のなかった長時間労働・過度の残業に対する法的な罰則や上限が設定されました。

今回は、労働時間把握の義務化の概要や、義務化された理由、従来の勤怠管理との相違点など、基礎的な内容を押さえていきましょう。

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「【一問一答】労働時間でよくある質問を徹底解説」

この記事をご覧になっているということは、労働時間について何かしらの疑問があるのではないでしょうか。

ジンジャーは、日々に人事担当者様から多くの質問をいただき、弊社の社労士が回答させていただいております。その中でも多くいただいている質問を32ページにまとめました。

【資料にまとめられている質問】

・労働時間と勤務時間の違いは?
・年間の労働時間の計算方法は?
・労働時間に休憩時間は含むのか、含まないのか?
・労働時間を守らなかったら、どのような罰則があるのか?

労働時間に関する疑問を解消するため、ぜひ「【一問一答】労働時間でよくある質問を徹底解説」をご参考にください。

1. 労働時間の把握が義務化

そもそも、法律を改正してまで労働時間の把握が義務化されたのは、従業員の健康を守るためです。

1-1. 法改正前の段階でも労働時間の把握は推奨されていた

法改正がおこなわれる前から、政府によって労働時間の把握は推奨されています。しかし、企業の勤怠管理方法に関する統一の基準や法的根拠がなかったため、実際には「どのような勤怠管理をするのかは各企業の自由」となっていました。

しかし、給与計算の根拠となる労働時間の把握状況があいまいだったため、勤怠時間を勝手に15分単位で区切ったり、残業時間を勝手に減らしてサービス残業を強制したりするといった問題が発生しました。

1-2. 社員の労働状況を適切に管理することで健康被害を防ぐことが主目的

「企業が労働時間を正確に把握できていない」という状況で起きるのが、労働時間計算の不正です。

「労働基準法を守っていたら会社が成り立たない」という意見も一部に見られますが、社員の健康を守るために労働時間把握が義務化されました。

法改正にともなう対応を迫られる企業や人事担当者としては頭の痛いできごとかもしれませんが、いち早く法改正に対応することで、無駄に支払っていた残業代のコストカットを実現できます。

2. 労働時間の把握義務化の内容

労働時間把握の義務化の主な変更点は、タイムカードをはじめとした客観的な勤怠管理システムの導入や、より厳密な労働時間の把握があげられます。

2-1. 客観的な勤怠管理システムの導入

法改正によって義務化された労働時間を正確に把握するためには、「客観的な勤怠データ」が必要になります。

職場の事情からタイムカードを利用できない場面、たとえばテレワークなどで在宅勤務をしていたり、直行直帰で通勤してこなかったりする場合は、労働時間を自己申告してもらうことになります。

社員全員を集めて口頭で説明するのは大変であるため、事前にマニュアルを作っておいたり、就業規則や労使協定を見直したりする作業により周知を進めていきましょう。

2-2. より厳密な労働時間の把握の徹底

労働時間把握の義務の内容として、重要なポイントのひとつが労働時間把握の厳密化です。

本来、企業が従業員を雇用する場合、1分単位で細かく労働時間を把握して給与を支払う必要があります。

しかし、「出社後、着替えてからタイムカードを押す」「30分以下の残業は残業として報告しない」「昼食休憩を取っても構わないが来客があれば事務員が対応すべき」など、本来給与が発生する時間を無給扱いにしてしまっている企業も少なくありません。

2-3. 管理職に対する労働時間管理の拡大

労働時間把握の義務化は、「会社で働く従業員の健康を守るため」のルールです。そして、長時間労働によって体調を崩すのは一般社員だけではありません。

管理職が一般社員より緩い残業規制の対象になるという点は法改正以前と同じですが、今回の法改正によって管理職に対しても労働時間把握が義務化されています。

一般社員も管理職も、アルバイトやパートであっても、長時間労働が認められた場合は医師による面接が必要なので、注意しておきましょう。

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2-4. 労働時間の長い従業員に対する医師の面接指導

もともと、長時間労働をする従業員に対しては、医師による面接指導が義務付けられていました。

労働時間把握の義務化によって産業医の権限が強化され、残業時間と休日出勤の時間が週40時間を越えた場合、職種に関係なく医師の面接を受けさせるかどうかを検討する必要があります。

3. 労働時間を適切に把握し管理するためのガイドラインが設けられている

「労働時間の適切な把握のために使用者が講ずべき措置」にはガイドラインが発表されており、このガイドラインに沿って対応が必要になります。

上記のガイドラインに基づいて、使用者が勤怠管理について対応が必要なことについて簡単に説明いたします。より詳しい内容を知りたい方は、上記のリンクからガイドラインを確認してみてください。

【参考】労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

3-1. 労働時間の考え方

適正な労働時間を把握するには、「労働時間」とはどの時間なのかを明確にしておく必要があります。

労働時間とは、労働者が使用者の指揮命令下におかれている時間です。使用者の明示・黙示によって労働者が業務に従事すれば労働時間とみなされるため、制服へ着替える時間や参加が義務付けられている研修、指示されておこなった業務に必要な学習等も労働時間に含まれます。

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3-2. 始業・就業時間を確認し記録すること

使用者は労働時間を適正に把握するため、労働者の始業・就業時間を客観的な方法によって記録しておかなくてはなりません。客観的な記録とはタイムカードやICカード、パソコンの使用時間などが挙げられます。

やむを得ず上に挙げた客観的な記録ではなく自己申告によって始業時間・就業時間を記録する場合は、従業員への説明をおこない、実態との乖離があった場合は調査をおこなうなどの措置が必要です。また、自己申告を阻害する制度を設けてはならないとされています。

3-3. 賃金台帳の適切な調製

使用者は、労働者ごとに労働日数や労働時間、時間外労働時間(残業時間)、休日出勤・深夜労働の労働時間などを賃金台帳に記入しておかなくてはなりません。

上記の内容が記入されていない場合や虚偽の内容が記入されていた場合、30万円以下の罰金に処されるため、注意しましょう。

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4. 労働時間の把握の義務化への対応方法

厳格化された労働時間を確実に把握する方法としては、『始業・終業・残業の考えのマニュアル化』『手軽にタイムカードを打刻できる勤怠管理システムの採用』がおすすめです。

パソコンの表計算ソフトを使ったり、紙製のタイムジャードを使ったりして労働時間を管理するという方法もありますが、従業員の負担が多いとミスが発生しやすく、人事や事務社員に負担がかかってしまいます。

特に、企業の人事担当者は、労働時間を把握する以外にも法改正に併せて日々の業務を調整する必要があるため、少しでもほかの社員やシステムに協力してもらえるような環境づくりに力を入れましょう。

4-1. 始業・終業・残業の考え方のマニュアル化

多くの従業員は、正確な労働時間の定義や残業が発生するかどうかの基準などをそもそも知りません。知識のない相手に対して、一方的に「今後は正確にタイムカードを押すように」と周知をするだけだと労働時間を把握できないので、まずは勤怠管理のルールをマニュアル化しましょう。

【具体的なマニュアル例】
・出退勤はパソコンのログイン状態で記録する
・出社したら着替えや朝礼をする前にタイムカードで打刻する
・残業を申告制にする
・個人でタイムカードを押してからおこなう業務は残業の指導の対象とする
・直行直帰をする場合の出勤・退勤の扱い
・月間の残業時間制限

など、「始業・終業・残業」に関する報告ができるように、人事主導でルールを作ることが大切です。またルールを作っただけだと細部まで読まない人も出てきます。必要に応じて就業時間中に従業員を集めて説明を設けたり、各部署の管理職を集めて現場の上司が適切な指導をできるようにしたりすることも考えましょう。

4-2. 手軽にタイムカードを打刻できる勤怠管理システムの採用

社内ルールの整備と並行して進めたいのが、新しい勤怠管理システムの導入です。出社したときに出社時刻を紙に記入するなど、個々人の知識や作業に依存した方法だと、どうしてもミスや手違いが起きてしまいます。従業員や管理職がミスした場合、人事担当者がミスを見つけて修正をお願いすることになるため、二度手間です。

その点、『出社後に各自のパソコンを使って1クリックで打刻できる』『スマホのアプリを使っつて出退勤を記録できる』『職場の入り口に端末を置き、ICカードをタッチして出退勤を付ける』といった方法で出勤時刻や退勤時刻を管理することをおすすめします。

こうすることで、「出退勤を付ける」という作業の負担を減らせます。クラウド型の勤怠管理システムなら、月額課金制なので初期費用を安く抑えられるのもポイントです。

登録したデータは強固なセキュリティーで保護されますし、バックアップも充実しています。勤怠管理以外の機能が搭載されている勤怠管理システムなら、人事としての仕事も一部削減することができるでしょう。

5. 便利なシステムの導入や社内ルールの整備で労働時間把握の義務化に対応しよう

労働関連法の改正によって、企業はこれまで以上に厳しく従業員・管理職の労働時間を把握する義務を負いました。労働時間が一定を越えた従業員に医師の面接を受けてもらったり、正確な勤怠状況を記録して長時間残業を防いだりするためには、社内ルールの整備が必要不可欠です。

人事担当者や各従業員が直接おこなう作業が多ければ多いほどミスや誤解が生まれやすくなるため、法改正に対応できるように、使い勝手のよい勤怠管理システムの利用をおすすめします。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

タイムカードの集計は、集計時にExcelに入力する工数がかかりますし、有給休暇の管理は、従業員ごとに管理することが煩雑で、残有給日数を算出するのにも一苦労です。

どうにか工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方は、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「導入を検討するといっても、何から始めたらいいかわからない」という人事担当者様のために、勤怠管理システムを導入するために必要なことを21ページでまとめたガイドブックを用意しました。

人事の働き方改革を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。