ホテル業界での勤怠管理の課題とは?勤怠管理システムの導入で解決! | jinjerBlog

ホテル業界での勤怠管理の課題とは?勤怠管理システムの導入で解決!

業種・業態によって勤務体系は異なり、業界によっては一般企業に比べて複雑なものもあります。そのひとつといわれているのがホテル業界で、旅館業界も同様です。

今回は、複雑といわれている勤怠管理にはどのような課題があるのか、またホテル業界向けの勤怠管理システムの特徴やシステムを導入する際の注意点などを解説します。

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1. ホテル業界における勤怠管理の課題とは

ホテル業界では、勤怠管理にどのような課題があるのか確認していきましょう。

1-1. 職務ごとに勤務形態が異なる

一棟のホテルを例にとってみても、さまざまな職務の従業員がいます。フロント・清掃・キッチン・本社などで管理する従業員など、大きいホテルになればなるほど、さまざまな役割を担う従業員がいます。一人ひとりの勤務する時間帯が異なったり、朝と夕方など1日に複数回の出勤になったりするなど、勤務形態は多種多様であるため、かなりの労力がかかります。

1-2. 24時間体制のため、日をまたぐシフトがある

チェックイン、チェックアウトなどのシステムからわかるように、ホテルはお客様に合わせて24時間稼働しなければならないため、フロントスタッフなどは24時間体制でシフトを組んでいます。24時間体制となると、シフト勤務により日をまたぐシフトの人もいます。日をまたぐ場合、いつ・何時間働いたかなどの管理が複雑です。

1-3. 頻繁に発生する時給変更やシフト変更

スタッフも、正社員・派遣社員・パート・アルバイトなど、さまざまな雇用形態の人がいます。契約内容によって時給などの変更も発生してきます。

「フロントスタッフだから」「清掃スタッフだから」など、役割によって契約が異なるため、時給の変更などにもミスが発生しやすいものです。また、従業員の急な休みで、シフト変更の必要性が生じることもあります。

1-4. 月の途中での異動や一時的な応援勤務

複数のホテルを経営している企業の場合は、月の途中での異動や、新規オープンによる一時的な応援勤務などが発生することもあります。「昨日と今日の勤務するホテルが異なる」「午前と午後の勤務するホテルが異なる」など、1か月の労働時間を集計するだけでもひと苦労です。

2. ホテル業界向け勤怠管理システムの特徴

では、ホテル業界向けの勤怠管理システムには、どのような特徴があるのか確認していきましょう。

2-1. 複雑なシフト体系に対応

前述したように、ホテル業界は従業員ごとに勤務体系やシフトが異なります。複雑な勤務体系やシフト体系も、システムを導入すれば一括で管理が可能です。シフトのパターンなども複数登録できるシステムが多いので、勤務表の作成も効率化されます。

2-2. 簡単操作で急な時給変更やシフト変更も柔軟に対応

複雑なシフトを作成したとしても、急なシフト変更が発生することもあります。24時間体制が必要なホテルなどは、1人のシフトを変更することでほかのシフトへの影響が発生することが多いものです。
そんな急なシフト変更に対して、簡単操作でシフトを組み直せることができることもシステムのメリットです。また、アルバイトなどの時給変更なども、システムで管理することにより、ミスなく対応可能です。

2-3. 月の労働時間などリアルタイムに把握が可能

従業員の勤務状況のデータが一括で管理され、リアルタイムの状況確認もできます。勤怠管理すべきホテルが複数ある場合、スタッフの人数が多い場合などでも、システムで全員の勤務状況がひと目で把握できます。長時間労働などについて、事前に対策を打つのにも役立ちます。

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3. 勤怠管理システムを導入する際の注意点

ホテル業界向けの勤怠管理システムは、複数あります。システムを導入する際は、安易な決定は厳禁です。自社にとって、よりメリットがあるシステムを選択しなくてはいけません。

いくつかのシステムを確認して、比較することも重要です。業界独自の勤務体系がありますが、自社のさまざまな勤務体系がすべて対応できるか、自社の就業規則をもとに一つずつきちんと確認しましょう。

また、現在の業務の流れがシステムを導入することでどのように変わるのか、あらかじめシュミレーションすることも重要です。イメージが十分でないままにシステムを稼働させてしまうと、結果的に業務が回らないという状況を招くリスクもあります。

加えて、システムの比較検討~導入~運用開始までにどのような準備が必要で、どれくらい時間がかかるのかも確認しておきましょう。「すぐに運用できると思っていたのに、設定に時間がかかり想定よりも運用開始が遅れてしまった」と困ることがないように、当サイトでは勤怠管理システムを導入して運用開始するまでにどのようなことが必要になるかをまとめた「勤怠管理システム導入完全ガイド」を無料で配布しております。勤怠管理システム導入の参考にしたい方は、こちらより資料ダウンロードページをご覧ください。

4. まとめ

ホテル業界・旅館業界における、勤怠管理の課題からホテル業界向けの勤怠管理システムの特徴から導入する際の注意点までを解説しましたが、いかがでしたでしょうか。

課題を確認すると、手動で管理するには複雑すぎることがよくわかります。複数ホテルがある会社などの場合は、異動や応援などもあるため、さらに複雑です。

現在、システムを導入していない会社は、ぜひシステム導入の検討をおすすめします。注意点にて解説した内容については、十分に勘案していただき、業務をより効率化させましょう。

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