タイムカードの打刻ミスが起きた場合の防止策についてご紹介!

打刻し忘れていたり、間違った日時を打刻してしまったりなど、タイムカードに関する打刻ミスはいくつもあります。打刻ミスを見逃してしまったことにより、給与の未払い問題として大きなトラブルに発展する場合があります。

そこで今回は打刻ミスへの対処法や、ミスを未然に防ぐための方法についてご紹介します。

「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」

働き方改革が始まり、「タイムカードの集計工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからない・・」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。そのような課題解決の一手として検討していきたいのが、勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入には、以下のようなメリットがあります。

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

働き方改革を成功させるため、ぜひ「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」をご参考にください。

 

1.タイムカードの打刻ミスにおける対応とは

タイムカードの打刻ミスが発生した場合、どのような対応をすれば良いのでしょうか。ここではミスへの正しい対応方法やペナルティについて解説します。

1-2.必ず本人から話を聞いて事実確認を

まずは打刻ミスをした本人に話を聞いて、事実なのかどうかすぐに確認しましょう。すぐに確認しなければ、月末の給与計算でミスが発生します。そのようなことを起こさないためにも、早めに確認するのがおすすめです。確認する際にはミスをしてしまった理由や実際の勤務状況などについて聞きましょう。

聞いた後は、本来の出勤・退勤時間をタイムカードに手書きするといった対応を行います。勤怠時間の管理によって対応が異なるため、自社で用いられている方法に則ったうえでミスを修正しましょう。

1-3.ミスの場合は始末書を提出してもらう

ミスをしてしまった従業員には、始末書を出してもらいます。始末書を出してもらうという行為には、打刻ミス防止やルールの再確認などの効果があるだけではなく、労基署の監査で勤務実績を修正した時のエビデンスにもなります。

ただし、無理やり従業員に書かせることはできません。出してもらいたい場合には、自ら率先して書いてもらうようなことを従業員に伝えましょう。

2.打刻ミスを減らすための対処法とは

打刻ミスを減らすためには、4つの対処法があります。ぜひ以下の内容を確認しつつ、就業規則や自社の働き方を考慮したうえで検討してみてください。

2-1. 目立つところにポスターを貼る

目立つところに打刻ミスへの注意を書いたポスターを貼ることで、従業員の意識を高めます。高めることできちんと打刻するようになり、ミスも減ることでしょう。目立つところとしては、会社の入り口部分やタイムレコーダーの上などが挙げられます。

しかし、時間と共にポスターの効果が無くなってしまうという問題点があります。そのため、定期的にポスターの位置を変えたり、内容を変えたりして効果の低下を防ぎましょう。

2-2. タイムレコーダーの設置場所を変える

タイムレコーダーの場所が分かりにくい影響で、従業員が打刻ミスや打刻を忘れてしまうというケースもあります。その場合には、タイムレコーダーの位置を変えましょう。ポスター同様に目立つところに設置することで、タイムレコーダーの存在に従業員が気づきやすくなります。

2-3. タイムレコーダーの担当者を設ける

担当者を設けることにより、打刻ミスへの対策がスムーズに行えます。担当者がいない場合、誰が対策すれば良いのか混乱してしまう可能性があります。しかし、担当者を設けることでその人主導で対策を考えることができ、効率よく対策できます。

2-4. 勤怠管理システムの導入を検討してみる

会社全体の勤怠管理を見直したい場合には、勤怠管理システムの導入が一つの解決策としておすすめです。勤怠管理システムでは、スマホやパソコンでの打刻、打刻漏れをしている場合は管理者と従業員本人にアラート通知によってお知らせしてくれる機能があります。これらの機能によって、従業員の打刻漏れによって発生していた工数の削減が期待できます。

3. まとめ

今回は、タイムカードの打刻ミスに対する対処法や対策法について紹介しました。もし打刻ミスが起きた際には、必ず本人に確認してください。また、打刻ミスに対する対処法はいくつもあるため、自社に合う方法を選んでみましょう。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードと勤怠管理システムの違いを23ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」をご参考にください。