タイムカードの打刻ミスが起きた場合の対応は？防止策についてもご紹介！

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勤怠・給与計算

更新日: 2024.3.7
公開日: 2020.1.29
【監修者】石原昌洋
(特定社会保険労務士・中小企業診断士)

打刻し忘れていたり、間違った日時を打刻してしまったりなど、タイムカードに関する打刻ミスはいくつもあります。打刻ミスを見逃してしまったことにより、給与の未払い問題として大きなトラブルに発展する場合があります。

そこで今回は打刻ミスへの対処法や、ミスを未然に防ぐための方法についてご紹介します。

タイムカードの打刻漏れはシステム導入で解決できる！

タイムカードによる勤怠管理で頭を悩ませるのが、打刻漏れです。毎月締め日に漏れを確認し、従業員に問い合わせるだけでも多くの時間がかかってしまい、人事業務を圧迫していませんか？

勤怠管理システムでは打刻漏れがあった際にアラートが上がる仕組みになっており、すぐに打刻修正を行えるため、打刻漏れを減らし確認作業にかかる時間を減らすことができます。

実際、4時間かかっていた打刻漏れの確認作業がシステム導入によりゼロになった事例もあります。

「システムで打刻漏れを減らせるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードの課題を勤怠管理システムでどのように解決できるのかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、ぜひダウンロードしてご覧ください。

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1. タイムカードの打刻ミスにおける対応とは
2. 打刻ミスが発生してしまう原因
3. 打刻ミスを減らすための対処法とは
4. タイムカードは打刻ミスを防ぐために出退勤時に記録する

1. タイムカードの打刻ミスにおける対応とは

タイムカードの打刻ミスが発生した場合、どのような対応をすれば良いのでしょうか。ここではミスへの正しい対応方法やペナルティについて解説します。

1-1. タイムカードの勤怠記録と実際の労働時間を事実確認する

まずは打刻ミスをした本人に話を聞いて、事実なのかどうかすぐに確認しましょう。

すぐに確認しなければ、月末の給与計算でミスが発生します。

そのようなことを起こさないためにも、早めにタイムカードの記録と出勤時間・退勤時間の間違えを確認するのがおすすめです。確認する際にはミスをしてしまった理由や実際の勤務状況などについて聞きましょう。

聞いた後は、本来の出勤・退勤時間をタイムカードに手書きするといった対応をおこないます。

勤怠時間の管理によって対応が異なるため、自社で用いられている方法に則ったうえでミスを修正しましょう。

1-2. ミスの場合は始末書を提出してもらう

ミスをしてしまった従業員には、始末書を出してもらいます。始末書を出してもらうという行為には、打刻ミス防止やルールの再確認などの効果があるだけではなく、労基署の監査で勤務実績を修正した時のエビデンスにもなります。

ただし、無理やり従業員に書かせることはできません。出してもらいたい場合には、自ら率先して書いてもらうようなことを従業員に伝えましょう。

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▼タイムカードの押し忘れで給料なしや減給、欠勤扱いの処分は妥当？労働基準法の規定に注意！

2. 打刻ミスが発生してしまう原因

打刻ミスが発生してしまう原因として、次のようなケースが挙げられます。

タイムカードがわかりづらい場所にある
打刻の習慣が徹底されていない

自社がこのような状態であれば、打刻ミスにつながりかねません。

2-1. タイムカードがわかりづらい場所にある

タイムカードがわかりづらい場所にあると、従業員はついつい打刻を怠ってしまいがちです。例えば、タイムカードがわかりづらい場所にあると、あとで打刻しようとそのまま業務を進めてしいかねません。しかし、ついついタイムカードを打刻せずに退勤してしまう可能性があります。

2-2. 打刻の習慣が徹底されていない

会社にタイムカード打刻の習慣が徹底されていない場合、打刻ミスの原因につながります。タイムカード打刻の習慣がないということは、ルールが規定されていない状況が考えられます。タイムカード打刻のルールが規定されていないため、従業員おのおのが独自に打刻をしてしまいます。このようなリスクを減らすためには打刻のルールを策定して、打刻ミスの防止につなげましょう。

3. 打刻ミスを減らすための対処法とは

打刻ミスを減らすためには、4つの対処法があります。ぜひ以下の内容を確認しつつ、就業規則や自社の働き方を考慮したうえで検討してみてください。

3-1. 目立つところにポスターを貼る

目立つところに打刻ミスへの注意を書いたポスターを貼ることで、従業員の意識を高めます。高めることできちんと打刻するようになり、ミスも減ることでしょう。目立つところとしては、会社の入り口部分やタイムレコーダーの上などが挙げられます。

しかし、時間と共にポスターの効果が無くなってしまうという問題点があります。そのため、定期的にポスターの位置を変えたり、内容を変えたりして効果の低下を防ぎましょう。

3-2. タイムレコーダーの設置場所を変える

タイムレコーダーの場所が分かりにくい影響で、従業員が打刻ミスや打刻を忘れてしまうというケースもあります。その場合には、タイムレコーダーの位置を変えましょう。ポスター同様に目立つところに設置することで、タイムレコーダーの存在に従業員が気づきやすくなります。

3-3. タイムレコーダーの担当者を設ける

担当者を設けることにより、打刻ミスへの対策がスムーズにおこなえます。担当者がいない場合、誰が対策すれば良いのか混乱してしまう可能性があります。しかし、担当者を設けることでその人主導で対策を考えることができ、効率よく対策できます。

3-4. 勤怠管理システムの導入を検討してみる

会社全体の勤怠管理を見直したい場合には、勤怠管理システムの導入が一つの解決策としておすすめです。
勤怠管理システムでは、スマホやパソコンでの打刻、打刻漏れをしている場合は管理者と従業員本人にアラート通知によってお知らせしてくれる機能があります。これらの機能によって、従業員の打刻漏れによって発生していた工数の削減が期待できます。
当サイトでは、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を例に実際の管理画面を見ながら、どのように打刻漏れの対策ができるか確認できる資料を無料で配布しております。勤怠管理システムを導入することで、打刻ミスの対応が楽になると感じたご担当者様は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

【関連記事】タイムカードの正しい打刻方法とミスを起こさないための予防策

4. タイムカードは打刻ミスを防ぐために出退勤時に記録する

今回は、タイムカードの打刻ミスに対する対処法や対策法について紹介しました。もし打刻ミスが起きた際には、必ず本人に確認してください。

タイムカードに打刻ミスが起きる内容にするために、出退勤した際に、従業員へタイムカードを押すことを徹底することをおすすめします。そもそも打刻ルールが決まっていないようでしたら、以下の記事を参考に打刻ルールを定めるのも良いでしょう。
▶タイムカードで打刻ミスをなくすために用意しておきたい打刻ルールの具体例
打刻ミスに対する対処法はいくつもあるため、自社に合う方法を選ぶことが重要です。

タイムカードの打刻漏れはシステム導入で解決できる！

実際、4時間かかっていた打刻漏れの確認作業がシステム導入によりゼロになった事例もあります。

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