勤怠管理や福利厚生の手続きなど、労務管理に必要な一連の業務をデジタル化し、効率化できる仕組みが労務管理ソフトです。

労務管理ソフトと一口にいっても、性能や機能、月額利用料、サポート体制は大きく異なります。導入時は自社の課題を解決できる仕組みを備えているか、事前に確認しましょう。

本記事では、労務管理ソフトとは何か、導入メリットと注意点、選び方を紹介します。

1. 労務管理ソフトとは？

労務管理ソフトとは勤怠管理や社会保険への加入手続き、給与管理などの一連の労務管理業務を、データで一元管理できる仕組みのことです。

労務管理業務は、労働基準法や厚生年金保険法、労働安全衛生法などの各関連法により、条件や上限が定められています。中には、残業時間のように超過すれば、懲役刑や罰金などの罰則が科されるものもあります。

労務管理ソフトは直観的な操作で使えたり、ほかのソフトと連携できたりするものも多く、労務管理業務の効率化を支援します。

社会保険の加入手続き書類のように電子申請ができる書類も多いため、時間やコストの削減にも役立ちます。紙やExcelよりも簡単かつ正確な管理をするうえで有効です。そんな労務管理ソフトには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。それぞれの特徴を見ていきましょう。

1-1. オンプレミス型

オンプレミス型の労務管理ソフトは、自社のサーバーに専用のソフトウェアをインストールして使用します。この方式では、自社のニーズによりカスタマイズが可能で、独自の機能を追加することができます。例えば、特定の業務フローや独自のデータ管理方法に応じた設定ができるため、自社に最適な労務管理を実現できます。ただし、システム構築や運用のコストが高く、メンテナンスも自社で行う必要があります。既存のITインフラに依存するため、導入前には慎重な計画が必要です。

1-2. クラウド型

クラウド型の労務管理ソフトは、インターネット経由でアクセスするため、専用のサーバーやネットワーク構築が不要です。オンラインで利用できるので、導入コストも低く抑えられます。また、システムのアップデートもサービス提供者が行ってくれるため、メンテナンスの手間が省けます。さらに、クラウド上にデータが保管されるため、PCやスマートフォンなど様々なデバイスからアクセス可能で、テレワークにも対応しやすいのが特徴です。カスタマーサポートも充実しており、日常の疑問点やトラブルにも迅速に対応してくれます。そのため、導入しやすく幅広い業種業態においておすすめできるのはクラウド型です。

2. 労務管理ソフトで効率化できる業務

それでは労務ソフトを導入することで、具体的にどんな労務業務がシステム化できるのでしょうか。具体例をみていきましょう。

2-1. 入退社手続き

入退社手続きは、社員が入社や退社する際に必要な手続きです。社会保険や雇用保険の加入・喪失手続き、住民税や所得税の手続きを迅速かつ確実に行う必要があります。労務管理ソフトを使えば、これらの手続きを電子申請で行うことができ、書類の作成から提出までの時間が大幅に短縮されます。また、記入ミスや手続きの漏れを防ぐためのチェック機能も備わっているため、手続きの正確性が向上します。

2-2. 各種（雇用）契約書の作成

雇用契約書は、労働者と雇用主の間で交わされる重要な書類です。労務管理ソフトを使用すれば、契約書の自動生成や電子署名が可能で、手動での入力作業を大幅に削減できます。また、秘密保持契約書や業務委託契約書など、他の契約書類も同様に作成できるため、契約書管理の効率が格段に向上します。従業員が記入した書類の回収やデータ入力もシステム上で完結でき、全ての作業を短時間で行えるようになります。

2-3. 年末調整

年末調整は、従業員の税金を正しく計算し、過不足を調整するための手続きです。労務管理ソフトを利用すれば、各種申告書の自動生成やオンライン提出が可能になります。主要な申告書類（扶養控除申告書、保険料控除申告書など）もソフト上で管理できるため、書類の紛失や記入ミスを極力防ぎます。さらに、計算作業が自動化されることで、年末調整関連の業務負担が大幅に軽減されます。

2-4. 給与計算後の明細や源泉徴収票の発行

給与計算後の明細や源泉徴収票は、従業員にとって重要な書類です。労務管理ソフトを導入すれば、給与明細のWeb配信が可能となり、従業員はいつでもどこでも明細を確認できます。紙の明細書を大量に発行する必要がなくなるため、紙代や印刷費用、郵送コストが削減されます。また、源泉徴収票の自動生成も可能なので、担当者の作業負担が軽減されるとともに、セキュリティリスクも低減されます。

2-5. 従業員情報の管理

従業員の情報管理も労務管理ソフトで効率化されます。マイナンバーをはじめ、法定調書に必要な情報を一括で管理できるため、各種申告書や手続きに迅速に対応できます。労務管理ソフトでは、従業員の基本情報、給与情報、勤怠情報などを一元管理できるため、必要な情報を簡単に確認・更新することができます。これにより、手作業でのデータ入力や管理の手間を省くことができ、従業員情報の適切な管理が可能になります。

3. 労務管理ソフトはなぜ必要？導入するメリット

労務管理ソフトの導入により以下のメリットが生まれます。それぞれ、具体的に解説します。

• 労務関係書類の作成を効率化できる
• 勤怠管理を効率化できる
• 法改正に自動で対応できる
• 電子申請で時間とコストを削減できる
• マルチデバイス対応で場所を選ばない
• ペーパーレス化で書類整理が不要になる
• コンプライアンスの強化につながる

3-1. 労務関係書類の作成を効率化できる

必要な情報を従業員に入力してもらうだけで、労務関係書類が作成できます。中には入力項目のチェック機能が含まれたソフトもあるため、軽微な間違いは事前に防ぐことも可能です。

提出から差し戻しまでオンラインで完結でき、督促もメールなどで対応できるため、書類作成時の手間や時間、ストレスの軽減に役立ちます。

3-2. 勤怠管理を効率化できる

労務管理ソフトの中には、勤怠管理ソフトと連携し打刻により勤怠管理ができるものもあります。打刻はICカードやスマートフォン、PC上で行うため不正防止に役立つだけでなく、勤怠データの自動集計も可能です。

労働時間が超過しそうなときは事前に警告を発する「アラート機能」を備えるものであれば、法定労働時間の遵守に役立ちます。

3-3. 法改正に自動で対応できる

クラウド型の労務管理ソフトは、労働基準法など労務管理に関係する法律に改正があった場合、無料で自動的にシステムをアップデートします。

労務管理部門が常に最新の法律を確認し、手作業で変更する手間を削減可能です。法令遵守と業務負担の軽減、どちらにも役立ちます。

3-4. 電子申請で時間とコストを削減できる

労務管理ソフトを導入すれば、使い慣れた画面から各種申請書類を行政機関に電子申請できます。

24時間365日いつでも労務関係書類を提出できる、郵送代や印刷代の削減につながるなど、時間とコスト、双方の削減が可能です。

3-5. マルチデバイス対応で場所を選ばない

労務管理ソフトの多くはPCだけでなく、スマートフォンやタブレットなど、デバイスを選ばず利用できます。

出張先やテレワーク中でも労務管理業務に対応でき、多様な働き方の実現にも役立ちます。

3-6. ペーパーレス化で書類整理が不要になる

労務関係書類の作成から提出、管理まで、すべてデータ上で完結でき、ペーパーレス化を実現できます。従来のように書類を紙のまま保管する必要がないため、探すときも簡単です。

ペーパーレス化は書類の整理整頓、保管場所の確保など、コストの削減にも役立ちます。

3-7. コンプライアンスの強化につながる

常に最新の法令に準拠した状態にアップデートできれば、書類作成時に過去の法律を参照し違反する恐れを防げます。労務関係書類をデータで保管できれば、紙書類のように紛失や盗難のリスクも未然に防止できます。

さらに労務管理ソフトの多くは全通信の暗号化など、強力なセキュリティ対策を施しています。企業のコンプライアンスの強化にも有効です。

4. 労務管理ソフトを導入するときの注意点

労務管理ソフトは簡単に導入できます。しかし、ソフトにより機能や性能が異なるため、十分な選定時間が必要です。

導入後はランニングコストが発生するため、費用対効果を確認したほうが安全です。PCなどに不慣れな従業員であれば、ソフトが思うように使えない恐れもあります。

4-1. システムの選定には時間がかかる

労務管理ソフトは勤怠管理や社会保険への加入手続きなど、基本的な機能は似ています。しかし、使用人数制限の有無や、外部連携、サポート範囲、月額利用料、オプション設定などの細かな仕様に違いがあるため、事前に確認が必要です。

導入後の失敗を防ぐためにも、ソフトの差を確認する、資料を請求する、無料トライアルを試すなどの選定作業には、多くの時間をかける必要があります。

4-2. 導入にはコストがかかる

クラウド型労務管理ソフトは、導入時の初期費用のほかに、月額利用料が発生します。月額利用料は利用人数やオプション設定の有無によっても異なるため、事前に確認しましょう。

なお、パッケージ型の管理ソフトは月額利用料がかからないものの、初期費用が高額になりがちです。

せっかく労務管理ソフトを導入しても使いこなせなければ、ランニングコストばかりかさむ結果となるため費用対効果の確認も必要です。

4-3. 従業員によっては使いにくい可能性がある

IT機器に不慣れな従業員が多い場合、労務管理ソフトの導入により、かえって書類作成などの作業が遅くなる可能性もあります。

だれでも簡単に利用できるように事前に講習会を開く、従業員用の操作説明書を準備する、問い合わせ窓口を開設するなどが対処法です。

5. 労務管理ソフトの失敗しないおすすめの選び方

労務管理ソフトを選ぶときは、効率化したい業務に対応する機能を備えているか確認しましょう。選び方のポイントを解説します。

5-1. 効率化したい業務・帳票に対応しているか

労務管理業務の中でも作業時間が多いなど、効率化したい業務や対応させたい帳票を洗い出し、優先順位をつけましょう。そのうえで、効率化に役立つ機能を備えた労務管理ソフトを選びます。帳票を再現できるのカスタマイズ性も重要なポイントになりますので確認しておきましょう。

5-2. 外部連携できるか

給与支払ソフトや、勤怠管理ソフトなど、現在自社で導入しているほかのソフトと連携できれば、手作業の発生を大幅に削減できます。

なお、バックオフィス業務全体を効率化させたいのであれば、給与計算から人事まで、シリーズで展開しているベンダーのソフトもおすすめです。

5-3. 操作しやすい画面か

労務担当者だけでなく、提出書類を作成する従業員も操作しやすい画面か確認しましょう。シンプルで直観的な操作ができると、システムに不慣れな人がいても安心です。

無料トライアルがあれば、実際に導入して操作性を確認するのがおすすめです。

5-4. サポート体制は充実しているか

導入時・導入後のサポートは受けられるか、サポートに費用はかかるか確認しましょう。サポート方法も操作説明書・メール・電話・現地対応など、豊富であるほど困ったときも安心です。

操作上の問題をすぐに確認できないソフトだと、業務が滞り不満の蓄積にもつながるため注意しましょう。

5-5. コストや費用が予算内で使えるか

労務管理ソフトを選ぶ際は、導入費用に加えてランニングコストも確認しましょう。自社のニーズに合ったソフトであっても、高額な費用がかかり続けるのでは導入するメリットが薄れてしまいます。導入時だけではなく、継続的に発生する費用がどのくらいなのかを比較して選ぶことが必要です。費用対効果を考慮し、総合的に判断することで、最適なソフトを選ぶことができます。

6. 使いやすい労務管理ソフトを導入して業務を効率化しよう！

労務管理ソフトは労働時間や福利厚生などの労務管理業務を電子化し、効率化できるソフトです。使いやすい労務管理ソフトの導入は、業務効率化に大きく貢献します。

どのソフトも基本的な機能は似ているものの、オプション設定の有無や月額利用料、操作性、サポート体制などに違いがあるため、導入時は入念に選定しましょう。

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