「保険料控除申請書の書き方がわからない」

「提出が必要な人は？」

「提出についての注意点を知りたい」

上記の疑問をお持ちではありませんか。

従業員が保険料控除を申請するとき、企業は保険料控除申告書を受け取る必要があります。しかし、正しい書き方を把握していないと、問い合わせがあったときに適切に対応できません。

本記事では、保険料控除申請書の書き方をわかりやすく紹介します。提出が必要な人や添付書類、そのほかの年末調整に必要な書類とあわせて解説するので、ぜひ参考にしてください。

目次
1. 保険料控除申告書とは
2. 保険料控除申告書の提出が必要な人
3. 保険料控除申告書の書き方
4. 保険料控除申告書の添付書類
5. 保険料控除申告書の提出についての注意点
6. 保険料控除申告書以外に年末調整に必要な提出書類
7. 従業員からの問い合わせに対応するために書き方を把握しておこう

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1. 保険料控除申告書とは

保険料控除申告書とは、給与所得者が保険料控除を受けるために必要な書類です。その年の正しい所得税額を算出する手続きである「年末調整」をおこなう際に、勤め先に提出します。

保険料控除が適用されると、支払った保険料に応じた一定額が所得から差し引かれる仕組みです。課税対象となる所得が少なくなることで、住民税や所得税の負担が軽減されます。

企業は必要事項が正しく記入された保険料控除申告書を受け取り、無くさないように管理しましょう。税務署への提出は不要ですが、求められたとき提出できるように保存することが重要です。

その年の保険料控除申告書は、国税庁のホームページからダウンロードできます。わかりやすい記載例もあるので、ぜひチェックしてください。

参考：給与所得者の保険料控除の申告｜国税庁

2. 保険料控除申告書の提出が必要な人

「その年の1月1日から12月31日の期間中に各種保険料を支払った人」は、保険料控除申告書を提出しましょう。年末調整では、以下のような保険料控除の申請が可能です。

自動車保険や火災保険など一部の保険料は該当しないため、注意が必要です。企業を通して支払った社会保険料控除も申請は不要なので、あらかじめチェックしておきましょう。

3. 保険料控除申告書の書き方

保険料控除申告書では、保険料控除の種類ごとに記入欄が用意されています。

1. 生命保険料控除
2. 地震保険料控除
3. 社会保険料控除
4. 小規模企業共済等掛金控除

該当する記入欄を正確に記入するために、書き方をチェックしておきましょう。

3-1. 生命保険料控除の書き方

生命保険料控除の申告書の書き方は、10月ごろに保険会社が送付する「保険料控除証明書」を参考にしてください。保険料控除申告書の記載に従い、3種類の保険料を別々に計算しましょう。

1. 「新保険料」と「旧保険料」の合計額をそれぞれ記入する
2. 新保険料を「算式I」に当てはめて計算した金額（最高で4万円）を記入する
3. 旧保険料を「計算式II」に当てはめて計算した金額（最高で5万円）を記入する
4. 「計算式I」と「計算式II」の計算結果を合計して記入する（最高で4万円）
5. 「計算式Iと計算式IIの合計」と「計算式IIの計算結果」を比較して大きいほうの金額を記入する
6. 生命保険料控除の合計金額（最高で12万円）を記入する

それぞれの項目の最高額を超えたときは、切り捨ててください。なお、介護医療保険料は、「旧保険料（平成23年12月31日以前）」と「新保険料（平成24年1月1日以降）」の区分は不要です。

3-2. 地震保険料控除の書き方

地震保険料控除は、「地震保険料控除証明書」の内容を参考に記入します。地震保険は火災保険とセットで契約しますが、控除の対象にできるのは地震保険にかかる保険料のみです。

地震保険料控除証明書を確認して、「地震保険契約」と「旧長期損害保険」を区分して記入します。項目を転記したあとは、以下のように計算しましょう。

1. 「地震保険の合計金額（最高で5万円）」を計算する
2. 「旧長期損害保険の合計金額（最高で1万5,000円）」を計算する
3. 地震保険料控除の合計金額（最高で5万円）を記入する

旧長期損害保険の合計金額が1万円を超える場合、「金額×1/2＋5,000円」で計算してください。最高で1万5,000円なので、金額が超えたときは1万5,000円とします。

3-3. 社会保険料控除の書き方

社会保険料控除は、会社を通さず支払った社会保険料があったときに、記入する項目です。例えば以下のようなケースが該当します。

• 勤め先が社会保険に加入しておらず自分で社会保険料を支払った
• 日常生活の財産を共にする親族の代わりに社会保険料を支払った
• 転職期間中など自分で社会保険料を支払った期間がある

「保険料の納付書」や「社会保険料控除証明書」から、必要事項を転記します。あとは社会保険料を合計した金額を記入すれば完了です。

3-4. 小規模企業共済等掛金控除の書き方

「小規模企業共済等掛金払込証明書」から、本年中に支払った掛け金の金額を転記しましょう。定められた上限内であれば、すべての掛け金を控除できます。

該当する種類ごとに記入して、小規模企業共済等掛金控除の合計金額を計算してください。なお、企業型DC（企業型確定拠出年金）は、従業員側ではなく企業側が確認して反映させる必要があります。

4. 保険料控除申告書の添付書類

保険料控除申告書の提出を求めるとき、以下のような添付書類が必要です。受ける保険控除の種類によって添付書類が異なるため、あらかじめチェックしておきましょう。

保険料控除証明書をなくした場合は、発行元の保険会社に問い合わせすることで再発行してもらえます。国民年金の控除証明書は、ねんきんネットやねんきん加入者ダイヤルから再発行の申請が可能です。

参考：控除証明書とは何ですか。｜日本年年金機構

参考：控除証明書をなくしてしまったのですが再発行できますか。｜日本年年金機構

5. 保険料控除申告書の提出についての注意点

保険料控除申告書の提出について、企業が確認しておくべき注意点をまとめました。

1. 提出のルールを決めておく
2. 内容に不備がないかチェックする
3. 転職した場合は新しい勤め先に提出する

トラブルやミスを防止するために、あらかじめチェックしておきましょう。

5-1. 提出のルールを決めておく

期限や再提出など提出に関するルールを決めておくことが重要です。企業は年末調整に関する書類を、「その年の最後に給与などの支払いを受ける日の前日」までに税務署に提出します。

間に合うように提出期限を決めておき、再提出や訂正についてもルールを明確にしておくことが重要です。なお、期限に間に合わなかった場合は、従業員自身が確定申告で申請する必要があります。

5-2. 内容に不備がないかチェックする

従業員から受け取ったあとは、不備がないか必ずチェックしましょう。具体的には以下に注意が必要です。

• 必要事項の記入漏れ
• 数字や契約内容の転記ミス
• 控除額の計算間違い

不備を放置した場合、支払うべき税金に過不足が発生する可能性があります。訂正や修正を求める必要があるので、早いタイミングで確認しましょう。

よくある従業員の不備として以下が挙げられます。

• 控除証明書の証明額を記入している
• 控除額の上限を超えた申告をしている
• 控除証明書の提出方法が従業員で異なる

5-2-1. 控除証明書の証明額を記入している

保険料控除額を申告する際、控除証明書に記載されている「証明額」ではなく、「申告額」を記入する必要があります。しかし、多くの従業員が控除証明書に記載された「証明額」をそのまま申告額として記入してしまうケースが見受けられます。このミスは、証明額が先に目に入りやすいため、誤って記入されることが多いです。

このような記入ミスを防ぐためには、事前に「証明額ではなく申告額を記入すること」を徹底して周知することが不可欠です。特に、国民健康保険料や後期高齢者医療保険料の控除証明書が発行されない場合には、「国民健康保険の納付額のお知らせ」などの納付額が確認できる書類を参照するよう指導し、正しい額を申告するようにします。さらに、記入時に参照した書類を必ず添付することを忘れないように指導しましょう。

5-2-2. 控除額の上限を超えた申告をしている

生命保険料や地震保険料などの保険料控除には、控除額に上限が設けられています。従業員がこの上限を超えて申告してしまうことがしばしばあります。特に、上限があることを知らない、または知っていながら手元にある全ての証明額を記入してしまうケースです。

担当者が申告内容をチェックする際には、全ての情報を確認した後に、上限額を超えて申告されていることに気づくことがあります。そのため、不要な確認作業が発生し、作業が遅延する原因になります。

5-2-3. 控除証明書の提出方法が従業員で異なる

控除証明書の提出方法について、従業員が正しい方法を理解していない場合、提出された証明書が不完全であったり、必要な情報が読めなかったりすることがあります。これにより、照合作業がスムーズに進まず、時間がかかる原因となります。

スムーズに突合作業を進めるためには、従業員に対して「控除証明書の提出方法」を明確に指示することが必要です。具体的には、「どの情報が必要か」「どのように書類を提出するか」など、正しい手順を伝えることが大切です。従業員がどの情報が重要かを理解することで、無駄な手間を減らし、効率的に作業を進めることができます。

5-3. 転職した場合は新しい勤め先に提出する

保険料控除申告書は、年末調整の時期に所属している企業に提出します。中途入社した従業員には、勤め先からもらった源泉徴収票の提出を求めましょう。

転職するまでに個人で支払っていた社会保険料があるなら、記載する必要があります。なお、退職後に年をまたいで転職した場合は、従業員が自ら確定申告をしなければいけません。

5-4. 年末調整に間に合わなければ従業員に確定申告してもらう

従業員によっては保険料控除申告書を始めとして、必要な書類の提出が年末調整に間に合わないケースがあります。万が一、年末調整に間に合わなかった場合や、申告書類の不備などが発生した場合には、従業員に確定申告をしてもらう必要があります。確定申告は従業員の負担になってしまうため、年末調整に間に合わせるようにアナウンスしておきましょう。

6. 保険料控除申告書以外に年末調整に必要な提出書類

保険料控除申告書やその関連書類以外で年末調整に必要な提出書類は、以下の通りです。

従業員によって提出を求めるべき書類は異なります。不備なく必要書類を受け取るために、書き方をチェックしておくことが重要です。

参考：各種申告書・記載例（扶養控除等申告書など）｜国税庁

参考：年末調整で住宅借入金等特別控除の適用を受ける方へ｜国税庁

7. 従業員からの問い合わせに対応するために書き方を把握しておこう

給与所得者が保険料控除を申請する場合は、保険料控除申告書を提出します。問い合わせを受けたり不備がないか判断したりするために、企業側も書き方を把握しておくことが重要です。

提出が必要な人や記入欄別のわかりやすい書き方を解説したので、ぜひ参考にしてください。添付書類や注意点もチェックしておき、スムーズに年末調整を終わらせられるようにしておきましょう。

入社手続きや従業員情報の管理、 人事業務を効率化する方法

人事労務担当者の実務の中で、従業員情報の管理は入退社をはじめスムーズな情報の回収・更新が求められる一方で、管理する書類が多くミスや抜け漏れが発生しやすい業務です。

さらに、人事異動の履歴や評価・査定結果をはじめ、管理すべき従業員情報は多岐に渡り、管理方法とメンテナンスの工数にお困りの担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

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