電子印鑑は、デジタル化が認められている取引に使用する場合に、法的効力が保証されています。そのため、会社実印を電子化することが可能です。ただし、実印と同等の効力を得るためには、電子署名やタイムスタンプの付与が必要なため注意しましょう。

この記事では、会社実印とその他の印鑑との違いや、電子印鑑の法的効力、電子印鑑を使用するうえでの注意点を解説します。

1. そもそも会社実印とは？いつ使う？

会社実印とは、会社で押す印鑑のなかで、特に重要度の高い書類に対して使用する印鑑です。
役職印、丸印、代表者印とも呼ばれています。

会社設立時には代表者が会社実印の印影を法務局に届け出る義務があり、印鑑登録をすることで実印として認められます。

丸形の印鑑を使用するケースが多く、外枠に法人名、内枠に「代表取締役印」と記載されているのが一般的です。
会社実印は法人名義を変更する際に、法務局で改印手続きが必要です。なお、会社実印には氏名を入れないため、代表取締役が変わる場合には特に手続きは必要ありません。

会社実印を押印するケースとしては、印鑑証明が必要な手続きや、重要性の高い契約締結時、法的手続きが該当します。具体的な手続きは以下のとおりです。

・不動産売買契約書
・抵当権などの設定契約書
・官公庁の入札届出書類
・企業買収契約書

2. 会社実印以外の印鑑について解説

会社で利用する印鑑を総称して社判といいます。社判には、会社実印以外にも、角印、銀行印と呼ばれる印鑑も存在しており、それぞれ法的効力や利用する場面が異なります。

ここでは会社実印とその他印鑑との違いや、それぞれの用途について解説します。

2-1. 角印（社印、会社印）

角印は、会社印や社印などとも呼ばれていて、会社のなかでは認印に相当する印鑑です。
法務局に届け出る義務はないため会社実印ほどの効力はないものの、実務上は頻繁に利用します。
角印内に法人名が書かれているタイプのものが主流です。

なお、角印には会社名が入るため、法人名の変更時には作り変える必要があります。
企業活動に必要な書類に対し、会社が発行した信頼性の担保として押印するケースが多いでしょう。押印する具体的な書類は以下のとおりです。

・請求書
・納品書
・見積書
・領収書
・社内文書

2-2. 銀行印

法人銀行口座を開設する際、銀行に届け出る印鑑のことです。口座からの出金など資金管理の際に必要です。

2-3. ゴム印（住所印）

会社名や住所、電話番号、メールアドレスなどが入った横判のことです。封筒への押印や、郵送物の差出人欄への押印に使用します。

2-4. その他の印鑑

上記で説明したもの以外にも、「割印」や「契印」などと呼ばれる捺印種別があります。
簡単に説明すると、2つの印鑑の使用用途は下記のとおりです。

・契印…製本した契約書の表紙と背表紙に捺印する印鑑
・割印…2枚以上の書類の関連性などを示すために押印される印鑑

これらの印鑑は、専用に印鑑を作成する必要はなく、署名で使用した印鑑をそのまま使用すれば問題ありません。

3. 電子印鑑に法的効力はあるのか？

電子印鑑も一定の条件を満たすことで、実印同等の法的効力を得られます。
ここでは、電子印鑑が法的効力を得られる条件、会社実印として利用できるケース、電子印鑑の作り方について解説します。

3-1. 電子印鑑の法的効力は電子署名法により保証される

通常の印鑑は民事訴訟法第228条4項の「私文書は、本人（中略）の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。」という条文により、法的効力が保証されています。

対して、電子印鑑の法的効力は、以下の電子署名法第3条により担保されています。

「電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（中略）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（中略）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。」

引用：「押印に関するQ&A」｜経済産業省

ただし、ここで記載されている電子署名とは、単なる電子的に行ったサインではない点に注意が必要です。

3-2. 電子印鑑が実印として有効なケース

ここからは前項の説明を踏まえて、法的効力を得るにはどのような電子印鑑である必要があるのかについて、具体的に説明します。

まず、電子署名法第3条が規定する電子署名と認められるためには、国から指定を受けた認証局によって発行された電子証明書の付与が必要です。電子証明書とは、電子的な身分証明書に相当するものです。

電子印鑑は下記2つの付与によって、裁判などでも有効な法的効力を得ることができます。

・電子署名：署名の本人性と非改ざんの担保
・タイムスタンプ：文書の存在性と非改ざんの担保（電子文書がその時刻に存在し、以降改ざんされていない証明）

以上のように、電子署名とタイムスタンプを証明する、適正な電子証明書が発行されている場合、電子印鑑も会社実印と同様の使い方ができます。

契約書は電子的な方法での締結と保管が認められているため、会社実印を押印する契約書締結を電子化することによって、迅速な契約対応を実現することができます。

関連記事：電子印鑑とは？法的効力や導入時のメリット・デメリット、作成方法を解説！

3-3. 電子印鑑の作り方

電子印鑑は下記の通り、さまざまな方法で作成することができます。
無料で作る方法と有料で作る方法で、分けて紹介します。

（1）無料の電子印鑑の作り方
・印影を画像データに取り込み電子文書に添付する
・WordやExcelで印鑑画像を作成する
・無料ツールで電子印鑑を作成する

（2）有料の電子印鑑の作り方
・電子契約サービスを導入し電子署名やタイムスタンプを付与する

法的効力を得るためには、有料サービスを利用して、電子署名やタイムスタンプなどの改ざんを防ぐ仕組みを取り入れなければなりません。社外との重要な取引で使用したい場合には、有料で電子印鑑を作成するようにしましょう。

4. 電子印鑑を使用する上での注意点

電子印鑑を会社実印として利用する場合、電子化が認められていない契約があること、取引先への対応が必要なことなどに注意しましょう。また、電子契約の導入では、セキュリティ対策の確認も必要です。

4-1. 電子化が認められていない契約書類がある

行政手続きの電子化が進む一方、地方自治体の電子入札の普及率は高くありません。また、事業用定期借地契約などは公正証書を添付するため、書面による契約が必要です。

以上のように、会社がおこなう契約手続きのなかには、現在でも電子化が認められていないものが多く存在します。それらの手続きでは電子印鑑は使用できないので注意しましょう。

4-2. 取引先で電子印鑑を認めているか

e-文書法や電子帳簿保存法の整備が進むにつれて、電子契約だけでなく、企業取引に必要な多くの書類の電子化が可能となりました。しかし、取引先によっては会社全体として電子印鑑の使用を認めておらず、電子契約に対応できないケースもあります。

また、電子契約の種類によっては、書面での手続きを希望されたとき、電子的方法を強要することを禁止しています。取引先との契約に電子印鑑を使いたいときは、事前に使用可能かどうか確認が必要です。

4-3. セキュリティ対策は施されているか

先述のとおり、電子印鑑は印影の画像データのように、セキュリティ対策が施されていないものには法的効力がほぼありません。しかし、有料の電子契約サービスを導入すれば安心かといえばそうとは限らず、提供企業によってセキュリティレベルに違いがあります。

通信は暗号化されているか、電子証明書はどのように発行しているか、認定タイムスタンプを付与しているかなど、どのようなセキュリティ対策を施しているかの確認も必要です。

5. 電子印鑑は実印としても有効に使用することができる！

電子証明書が付与されている電子印鑑は法的効力が保証されているため、会社実印と同じように使用することができます。そのような状態を実現させるためにも、電子署名やタイムスタンプ、セキュリティ対策などもあわせて確認するようにしましょう。

ただし、なかには、電子化がまだ認められていない契約書も存在するため、自社で取り扱う書類の電子化が可能かどうかは事前に確認してから、電子印鑑や電子契約サービスの導入をおこなうのがおすすめです。