テレワークの普及が広まるなか、多くの企業が導入しているのが電子印鑑や電子署名です。

実際に印鑑を押したり署名をしたりする必要がなくなるため、とても便利な仕組みですが、偽造を防ぐためにどのような認証が行われているのでしょうか。

本記事では、電子印鑑や電子署名の違いや、認証の仕組みについて詳しく解説します。

1.電子印鑑と電子署名の違いとは？

電子印鑑と電子署名は、似たような言葉ではありますが、言葉の定義は異なります。

この違いについてしっかり理解しておかないと、取引先と認識が異なってしまい、契約書を交わすのに手間取ってしまうかもしれません。最悪の場合、契約が不成立になってしまう恐れもあります。

では、電子印鑑と電子署名の違いについて見ていきましょう。

1-1.電子印鑑とは？

電子印鑑とは、電子文書に押印された印影それ自体を指す言葉です。したがって、何の情報も与えられていない電子印鑑そのものには、法的な効力もそれほどないことを覚えておきましょう。

電子印鑑は、無料で作成することもでき、エクセルやワード、PDFなど一般によく用いられるソフトや電子文書上に押印できます。ただ、誰でも作れてしまうものなので、偽造されてしまう恐れもあり、ビジネス上の利用については認印程度の効力しかないと考えるべきです。

重要な契約では無料の電子印鑑を使うのは避け、社内での文書の閲覧などの際に用いるのが適切といえます。

ただし、有料で電子印鑑を作成することで、法的効力を担保させることも可能です。

関連記事：電子印鑑とは？法的効力や導入時のメリット・デメリット、作成方法を解説！

1-2.電子署名とは？

電子署名とは、電子文書に対して付与される署名のことを指します。電子印鑑との大きな違いは、電子署名には本人が署名したという証明する効力がある点です。

無料の電子印鑑は偽造の恐れがあり本人が押印したという証明にならない一方、電子署名がおこなわれていれば間違いなく本人が署名したことが分かる点が大きな違いとなります。

したがって、重要な契約においても電子署名は有効で、企業同士の契約書の取り交わしなどにも利用できます。
取引先に赴いて契約書を作成する必要がないので、時間の節約になるでしょう。

1-3.電子サインとは？

電子印鑑や電子署名とも異なる用語に電子サインがあります。

電子サインは、電子上でおこなう契約や承認のプロセスのことを指します。広い概念であるため、電子サインという言葉だけでは、具体的にどのようなプロセスが発生しているのかを判断することはできません。

2.電子印鑑における認証の仕組み

電子印鑑自体は、印影そのものを指す言葉なので、法的効力が高いわけではありません。実際の文書でも実印と認印とでは効力が異なるのと同様、通常の電子印鑑は認印程度の効力しかないのです。

しかし、有料の電子印鑑の中には、認証によって法的効力を持たせているものもあります。

では、法的効力を持たせる仕組みについて見ていきましょう。

2-1.タイムスタンプなどの識別情報が付与される

電子印鑑はタイムスタンプなどの識別情報が付与されることにより、認証され法的な効力が発生します。

タイムスタンプとは、ある出来事が起こった日付や時刻などを示す文字列です。タイムスタンプは誰でも発行できるものではなく、タイムスタンプの要求、発行、検証というプロセスを経て認証されます。

まず利用者は電子印鑑を押す電子文書のハッシュ値を生成し、時刻認証局（TSA）に送付します。これにより、タイムスタンプの要求がおこなわれるのです。

ハッシュ値は、電子文書の内容が1文字でも変更されればまったく異なる文字列となるため、非常にセキュリティの高いものです。TSAは受け取ったハッシュ値と時刻情報を結合させ、タイムスタンプを発行します。

タイムスタンプが発行されると、今度は検証という作業に移ります。検証は、元の電子文書から再度ハッシュ値を計算し、タイムスタンプに含まれているハッシュ値と符合するかを確認することでおこなえます。

ハッシュ値を元の電子文章から算出することは非常に簡単なので、タイムスタンプの検証は素早くおこなえるでしょう。

こうして電子印鑑が認証されれば、電子文書や電子印鑑がTSAに送られたものと同じであることが確認でき、改ざんや偽造が起こっていないと証明することができます。

3.認証を受けた電子印鑑を利用するメリット

認証を受けた電子印鑑を利用するとさまざまな恩恵を受けることができます。とくにビジネスシーンで電子印鑑は役立ちますが、どのようなメリットがあるかについて把握しておくことは重要です。

ここでは、認証を受けて法的効力を持つ電子印鑑を利用するメリットを5つ紹介します。

3-1.コスト削減

認証を受けた電子印鑑を利用すれば、これまで発生していたさまざまなコストを削減できます。

実際の契約書を使っていたころは、長い契約書をすべて印刷して保管しなければなりませんでした。ファイリングして保管していた場合には、紙代やインク代はもちろん、ファイル代などもかかっていたことでしょう。加えて、ファイルを保管しておくためのスペースを確保し、管理費用もかかったはずです。

しかし、電子印鑑を利用すれば、こうしたコストをすべて削減できます。電子文書はパソコンやハードディスクに保管し、コンパクトにまとめられるでしょう。

3-2.業務の効率化

これまでは契約書の取り交わしのために、契約書を印刷して郵送したり、取引先まで実際に赴いたりする必要がありました。

そこで電子印鑑を導入することによって、契約書をパソコンで作成し、メールなどで相手に送付すれば、取引先は都合の良い時間に電子印鑑で押印できます。取引先にアポイントを取って訪問する必要もないので、時間を有効に使えるでしょう。

3-3.セキュリティの高さ

認証を受けた電子印鑑を利用すれば、高いセキュリティを保つことができます。

これまでは契約書の改ざんを防ぐために、契印などが用いられていました。

しかし、電子印鑑の認証はそれよりもさらに高いセキュリティを実現します。1文字でも文章が変更されれば、それがハッシュ値に反映されるので、調べれば改ざんが判明します。

また、ハッシュ値から元の文章を復元するには膨大な計算が必要となるため、実質不可能です。押印がより簡単で、しかもセキュリティが高いとなれば、多くの企業が電子印鑑を採用するのもうなずけるでしょう。

3-4.なりすましの防止

認証を受けた電子印鑑を使用することで、なりすましの押印を防止することもできます。

前項のセキュリティの高さにも関連しますが、認証を受けた電子印鑑の場合、電子証明書によって本人性が担保されています。

そのため、社外の第三者はもちろん、部門の承認を得ずに担当者によって捺印されるような事象も発生しづらくなります。

3-5.文書の耐久性の強化

電子文書と電子印鑑で契約書を作成すれば、文書が汚損・劣化する心配がほとんどありません。

紙の契約書の場合、年月とともに文書が劣化したり、紛失・汚損したりする恐れがありました。

しかし、電子印鑑を用いて電子文書を作成・保管すれば、半永久的に保管が可能です。

もちろん、データ消失などによって契約書がなくなってしまう事態に備えて、クラウドに保存するなどの体制が必要となりますが、紙の契約書よりも耐久性が高くなるのは間違いないでしょう。

4.電子印鑑の作成方法

電子印鑑の作成方法は大きく3通りあります。
どのような目的で使用するかに応じて、最適な方法で作成するようにしましょう。

4-1.印影をスキャンして作成する

1つめに紹介するのが、印影をスキャンして作成する方法です。
アナログの印鑑を捺印した紙面をスキャンして、画像データ化することで作成可能です。

見かけ上は実際の印鑑と同じデータにはなりますが、タイムスタンプが付与されていなかったり、本人性の担保ができなかったりなどのデメリットを認識しておきましょう。

社外ではなく、社内で完結するやり取りに対して使用するのがおすすめです。

4-2.無料ツールで作成する

2つめは無料ツールで作成する方法です。
エクセルやワードでは、下記の流れで簡単に電子印鑑を作成することができます。

1.「挿入」の「図」から円形を選択して挿入
2. 設定を「塗りつぶしなし」に設定し、円の上に名字をテキストで入力
3. 図と文字の色を赤に設定
4. 全体のバランスを整えて図として保存

4-3.有料ツールで作成する

3つめは有料ツールで作成する方法です。

セキュリティや本人性の担保を重要視するのであれば、有料ツールでの電子印鑑作成が最もおすすめです。有料ツールで作成する多くの場合、電子印鑑のデータに対して認証が施され、法的効力を持つようになります。

ツールによって作成方法は異なりますが、社名やデザインを設定するだけで簡単に作成できるものが多いです。

5.電子印鑑に法的効力を持たせるためには認証作業が重要

電子印鑑そのものだけでは、法的効力が発揮されないため、いざというときに使用できない場合があります。そのような事態が発生してしまうのを防ぐためにも、認証フローを経た電子印鑑を使用するのがおすすめです。

適切な方法で電子印鑑を導入することで、自社の業務を効率化していきましょう。