立替金とは、取引先や従業員に代わって一時的に企業が支払ったお金の仕訳をするために用いられる勘定科目です。
混同しやすい勘定科目として仮払金や貸付金、預り金といったものが挙げられます。

資産になるか、利子が発生するか、期日はあるのか、立替金の勘定科目としての特徴を正しく押さえておきましょう。

今回は、立替金の勘定科目について、対象になる費用や仕訳方法について詳しく解説します。

関連記事：立替金の基本的な部分や仮払金・貸付金・預り金との違いをわかりやすく解説

1. 立替金とは

まずは立替金に該当するのがどのようなお金なのか理解しておきましょう。似たお金の動きをしていても、立替金にならないケースも多いため、その違いにも注意が必要です。

1-1. 会社が一時的に立て替えたお金の勘定科目

立替金とは、取引先や従業員に代わって一時的に企業が支払ったお金の仕訳をするために用いられる勘定科目です。
混同しやすい勘定科目として仮払金や貸付金、預り金といったものが挙げられます。

本来であれば会社側が支払わない費用などに対して、会社が一時的に支払っておくといったシーンは珍しくありません。
このような一時的なやり取りでも仕訳しておく必要があります。

ここで用いられる一時的な勘定科目が立替金です。
似たような勘定科目として挙げられる仮払金や貸付金、預り金と比べると、従業員や取引先が支払うべき費用を会社が一時的に立て替えるという点で明確に異なります。

代表的な例の1つとして、役員の旅費を立て替えた場合が挙げられます。
このほかにも、配送料や一時的に支払った材料費など、取引先が支払うように約束していたものを会社が立て替えた際にも勘定科目となります。

1-2. 立替金に該当しない場合もある

立替金に該当するのは、基本的に会社が従業員や取引先が支払う費用を立て替えた場合にのみ使うものです。

逆のパターンで、本来は会社が支払う費用を従業員や取引先に一時的に肩代わりしてもらうことは多々ありますが、その場合は立替金を使用しません。

「従業員や取引先が立て替えて支払う」という表現をすることがあるため、勘違いが発生しやすい部分です。仕訳にまだ慣れていない場合は間違えないように注意しましょう。

また立て替えている期間が長くなる場合や、期日を決めている場合などは立替金を使いません。後述する混同しやすい勘定科目を確認し、正しく仕訳しましょう。

2. 立替金の仕訳方法

立替金に該当する費用は多岐にわたります。具体例を見ながら実際に仕訳する方法について見ていきましょう。

2-1. 立替払いをした場合

まず、立替金が発生したときです。従業員や取引先に代わって、会社が立替払いをしたものを仕訳するケースです。

例として、役員の旅費（40,000円）を会社が立て替えて支払うシチュエーションでみてみましょう。

実際の仕訳は以下のとおりです。

借方		貸方
立替金	40,000円	現金	40,000円

借方科目に立替金として40,000円を入力し、貸方科目に現金として40,000円と記載するだけです。

2-2. 立替金を回収した場合

続いて、そのお金を回収した際には消込処理が必要となります。
今回は役員報酬から天引きすると仮定します。

借方		貸方
現金	40,000円	立替金	40,000円

立て替えていた40,000円が返ってきたとして、このように仕分けをおこないます。

この処理ができるのは立て替えている期間が短い場合に限るため、長期間になる場合は貸付金として取り扱う必要が出てきます。

関連記事：立替金が売上になるケースや実務上の立替金の位置づけについて解説

3. ケース別に混同しやすい勘定科目との違いを解説

本来であれば当事者が支払うべきお金を、誰かが立て替えるということから、立替金のほかに似た勘定科目として仮払金や貸付金、預り金が挙げられます。

• 仮払金：会社があらかじめざっくりとした金額を支払った場合の勘定科目
• 貸付金：会社が従業員や取引先などに対してお金を貸した場合の勘定科目
• 預り金：従業員や取引先から先にお金を預かっておき代わりに支払った場合の勘定科目

これらを踏まえたうえで、以下のシチュエーションがどの勘定科目に該当するのか考えてみましょう。

1. 取引先が支払う約束の配送料を一時的に自社で立て替えた
2. 従業員が出張するため必要となるであろうお金を会社が支給した
3. 従業員に対して返済期間を決めて現金を貸した
4. 従業員の給与から源泉所得税を差し引いた

それぞれ、どのように仕訳されるのか詳しく解説していきます。

3-1. 取引先が支払う約束の配送料を一時的に自社で立て替えた

このケースの勘定科目は、立替金が該当します。
配送料は1回の運送では少量の費用ですが、積み重なれば大きなお金となります。

量が増えるほど消込処理も大変になるため、早い段階でできるだけわかりやすく仕訳をしておきましょう。

実際に仕訳する方法を紹介します。
まず、会社側で取引先が負担する約束の配送料を一時的に支払っておくため、以下のようになります。

借方		貸方
立替金	330円	現金	330円

お金を立て替えると、手元の現金自体は減っていますが、やがて支払ってもらう立替金が資産として増えるため、貸方となります。

その後、立て替えたお金を取引先から回収した場合の消込処理は以下のとおりです。

借方		貸方
現金	330円	立替金	330円

一時的に会社が支払って資産として手元にあった立替金が消込処理によって減少するため、このようになります。

3-2. 従業員が出張するため必要となるであろうお金を会社が支給した

このケースでは、従業員に対してざっくりとした金額を支給していたのであれば、前払金として仕訳をします。
ざっくりとしたお金を支給する場合は、立替金ではなく前払金です。

今回は、出張に向けて15万円を支給したと仮定します。

借方		貸方
仮払金	150,000円	現金	150,000円

出張では、どういった場面でお金が必要となるかはわかりますが、端数まで細かく予想することはできません。
従業員に対して支給したために会社の現金は減っているため、貸方科目が現金となります。

摘要欄には「交通費および交際費の仮払い」と後からわかりやすいように記入しておきましょう。

やがて出張から戻ってきたら、精算をします。
今回のケースでは支給した金額を使い切らなかったとしましょう。

借方		貸方
旅費交通費	82,500円	仮払金	150,000円
交際費	42,500円	現金	25,000円

振替仕訳であるため、貸方科目が仮払金です。
かかった旅費交通費と交際費を記入しましょう。

しかし使い切ってはいないため、それだけでは金額が一致しません。
そこで、残ったお金を現金とします。
摘要欄には「仮払金の精算」と記載しておきましょう。

関連記事：従業員立替金が発生する例について具体的なシチュエーションを解説

3-3. 従業員に対して返済期間を決めて現金を貸した

このケースでは、返済の期日を決めているため、貸付金となります。
貸付金も、貸す際と返してもらう際の2つのアクションがあるため、消込処理が必要です。

今回は、返済期間を3ヵ月とし、100万円を貸し付けたと仮定します。

借方		貸方
短期貸付金	1,000,000円	当座預金	1,000,000円

返済期間が1年以内であるため、借方科目は短期貸付金です。
やがて貸し付けたお金を2回に分けて50万円ずつ返してもらいました。
貸付金になるため、利子も含まれます。

借方		貸方
現金	508,500円	立替金	500,000円
		利息	8,500円

該当する貸付金がなくなるまで、返済の際には同様の仕訳をします。

3-4. 従業員の給与から源泉所得税を差し引いた

このケースは、従業員が支払うべき所得税を会社が一時的に給与から預かって支払うため、預り金として分類されます。

実際の仕訳例を見てみましょう。

借方		貸方		適用
給与	600,000円	現預金	500,000円	5月分の給与
		預り金	100,000円	5月分の源泉所得税

給与からあらかじめ天引きするため、このような仕訳となります。
やがてその預り金を用いて従業員に代わって所得税を支払ったのであれば、以下のような消込処理をします。

借方		貸方		適用
預り金	100,000円	現預金	100,000円	5月分の源泉所得税

4. 立替金の勘定科目や仕訳方法は比較してチェックしよう

立替金と混同しがちな前払金や貸付金、預り金が挙げられますが、これらとの違いや仕訳におけるポイントは、実際に具体例を見てみるとわかりやすいでしょう。

似たようなシチュエーションでも、場合によっては勘定科目が異なる場合があるため注意が必要です。
たとえば、すでに立替金として仕訳していたものの、一向に返してもらえる気配がないのであれば、返済期日を定めて貸付金にしなければいけません。

比較しながら勘定科目を正しく覚えて適切な仕訳ができるようにしましょう。