従業員の退職手続きをするとき、間違えられやすいのが「離職票（雇用保険被保険者離職票）」と「離職証明書（雇用保険被保険者離職証明書）」です。
離職票と離職証明書は名称が似ていますが、それぞれ異なる書類です。

スムーズな退職手続きのため、離職票と離職証明書の違いを知っておきましょう。

この記事では、離職票と離職証明書の違いや、離職票が交付されるまでの流れ、離職票の交付に必要な離職証明書の書き方のポイントについて解説します。

1. 離職票と離職証明書の違いは？離職票の交付に離職証明書が必要

離職票と離職証明書は、ともに雇用保険に関する書類ですが、それぞれ用途が異なります。
離職票は正式名称を「雇用保険被保険者離職票」といい、企業を退職した従業員がハローワークで失業保険の給付を受けるために必要な書類です。

それに対し、離職証明書は正式名称を「雇用保険被保険者離職証明書」といい、離職票の交付を受けるために企業がハローワーク（公共職業安定所）に提出する書類を指します。

離職票と離職証明書の違いは以下の通りです。

• 離職票
  ハローワークで発行される書類。退職者が失業保険の給付を受けるために必要となる。
• 離職証明書
  事業主（企業）が発行する書類。ハローワークから離職票の交付を受けるために必要となる。

従業員が離職票の交付を希望しない限り、企業は従業員の退職後すみやかに離職証明書を作成し、ハローワークに提出しなければなりません。

関連記事：離職証明書とは？必要なケースや記載事項をわかりやすく解説

1-1. 退職証明書とは？

退職証明書とは、従業員が退職する際、それを証明するために会社が発行する書類です。退職証明書は、労働基準法第22条で定められており、従業員が請求したら、遅滞なくこれに応じる義務があります。

従業員は退職後、転職先に退職を証明したり、社会保険（国民年金や国民健康保険）の手続きをしたりするために、退職証明書が必要になるケースもあるので、求められたらすみやかに作成・交付することが大切です。なお、退職証明書には、従業員が請求しない事項については記入してはいけない決まりもあるので注意しましょう。

関連記事：退職手続きで会社側はいつまでに何をする？手続き一覧と流れをくわしく解説

2. 離職票が交付されるまでの流れ

離職票が発行されるまでには、さまざまな手続きが必要です。ここでは、離職票が交付されるまでの流れについて詳しく紹介します。

2-1. 従業員に退職届を提出してもらう

まずは従業員から退職の意思を確認し、証拠に残すため、退職届を提出してもらいましょう。退職届は、離職票の発行手続きに必要となるケースもあるので正しく管理することが大切です。

また、社会保険の資格喪失手続きや、業務の引き継ぎなどを円滑におこなうためにも、就業規則などに退職届の提出期限を明記することが重要です。なお、労働者には退職の自由があり、退職届の提出が遅れたからといって、正当な理由もなく強引に退職の引き止めをおこなうと、労働基準法や民法に抵触し、罰則を課せられたり、損害賠償を請求されたりする恐れもあるので注意しましょう。

関連記事：労働基準法による退職届は何日前までに必要？辞める際の法的ルールを解説

2-2. 退職予定者に離職票の交付が必要か確認する

従業員が退職後すぐに転職し、失業手当を受給しない場合など、離職票の交付を希望しない場合、原則として、離職票を発行するための離職証明書の作成・提出が不要となります（雇用保険法施行規則第7条）。そのため、退職届を提出してもらったら、従業員に離職票の交付の必要性について確認しましょう。

参考：雇用保険法施行規則｜e-Gov法令検索

2-3. 離職証明書を作成して資格喪失届とともに手続きをする

退職予定者が離職票の交付を希望する場合、離職票を発行するため、離職証明書を作成する必要があります。離職証明書は、資格喪失届（雇用保険被保険者資格喪失届）とともに、所轄のハローワークに提出が必要です。

資格喪失届および離職証明書の提出期限は、被保険者でなくなった日の翌日（従業員の退職日の翌々日）から10日以内です。手続きが遅れると、離職票が交付されるまでに時間を要し、従業員とトラブルを生む恐れもあるので、期日までに正しく提出をおこないましょう。

関連記事：雇用保険被保険者資格喪失届が必要になるケースや書き方を解説

2-4. ハローワークから離職票の交付を受ける

資格喪失届・離職証明書をもとに、雇用保険の資格喪失手続きが完了したら、後日ハローワークから会社に離職票（離職票-1、離職票-2）が交付されます。ハローワークから直接退職者に送付されるわけではないので気を付けましょう。

2-5. 会社から退職者に離職票を送付する

ハローワークから会社に離職票が届いたら、すみやかに退職者に送付しましょう。離職票は失業手当の受給手続きに必要となる書類で、会社情報や個人情報も含まれています。郵送で手続きする場合、確実に退職者に届けられるよう、「簡易書留」や「特定記録郵便」などの送達記録が残る方法で送るようにしましょう。

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3. 離職証明書の書き方のポイント

ハローワークからスムーズに離職票の交付を受けるため、離職証明書の書き方を確認しておきましょう。
離職証明書は電子申請のほか、所轄のハローワークなどから書式を入手できます。

離職証明書の左半分には退職者の賃金支払状況などを記載し、右半分には離職理由を記載する必要があります。賃金支払状況や離職理由は、失業手当の受給資格や支給額に直接関わるため、正確かつ丁寧に記入することが大切です。
離職証明書の書き方のポイントを詳しく紹介します。

3-1. 「被保険者番号」と「事業所番号」がすぐわかるようにしておく

離職証明書の①欄と②欄には、それぞれ退職する従業員の雇用保険被保険者番号と、雇用保険事業所番号を記入する必要があります。
すぐに記入できるよう、被保険者番号と事業所番号をいつでも確認できるようにしておきましょう。

なお、被保険者番号と事業所番号がわからない場合は、所轄のハローワークから交付される「雇用保険被保険者資格取得等確認通知書」などで調べられます。

関連記事：雇用保険被保険者証とは？必要になるケースや発行のタイミングも解説

3-2. 左半分には退職者の賃金支払状況などを記入する

離職証明書の左半分の⑧欄から⑭欄までには、退職者の賃金支払状況などを記入します。
スムーズに記入するためには、日頃から従業員の勤怠や賃金支払状況を整理しておくことが大切です。

具体的には、退職者が雇用保険に加入していた期間である「被保険者期間算定対象期間」と、賃金が支払われた期間である「賃金支払対象期間」を把握する必要があります。
記入が終わったら、賃金支払状況などの記載内容を退職者本人に確認してもらい、離職証明書の2枚目の⑮欄に本人による署名または記名押印をおこなってもらいます。

3-3. 右半分には退職者の離職理由を記入する

離職証明書の右半分の⑦欄には、退職者の離職理由を記入します。
主な離職理由として、次のようなものがあります。

• 事業所の倒産等によるもの
• 定年、労働契約期間満了等によるもの
• 事業主からの働きかけによるもの（解雇など）
• 労働者の判断によるもの（労働条件への不満など）
• その他

離職証明書をハローワークに提出する前に、離職理由に相違がないか退職者本人に確認してもらうことが大切です。
問題がなければ、離職証明書の2枚目の⑯欄に、本人による署名または記名押印をお願いします。

関連記事：項目別の離職証明書の書き方や注意点を解説

4. 離職証明書や離職票の提出・交付に関する注意点

離職証明書の書き方のほかにも、離職証明書・離職票の提出・交付には、さまざまな気を付けるべき点があります。ここでは、離職証明書や離職票の提出・交付に関する注意点について詳しく紹介します。

4-1. 離職証明書以外に添付書類が必要になるケースもある

雇用保険の資格喪失手続きでは、離職証明書以外に、資格喪失届が不可欠です。また、次のような添付書類も必要です。

• 労働者名簿
• 賃金台帳・給与明細書
• 出勤簿・タイムカード
• 退職の理由が確認できる書類（雇用契約書や退職届、就業規則など）の写し

従業員の退職の仕方によって、必要となる添付書類も変わってくるので、早めに手続きする準備をおこなっておきましょう。

参考：資格取得届に必要な書類｜厚生労働省

関連記事：雇用保険被保険者資格喪失届の書き方や提出時に必要な添付資料などを解説

4-2. 離職証明書は電子申請でも提出できる

雇用保険の資格喪失手続きは、「ハローワーク窓口」「郵送」「電子申請」の3種類から選び手続きをします。電子申請を選ぶ場合、離職証明書も電子化して作成・提出することができます。

電子申請を選択すれば、24時間365日場所を問わず手続きが可能です。また、郵送コストも削減できます。ただし、電子申請をするためには、事前にe-Govアカウントの取得やアプリのインストールなどの準備が必要です。また、一部の法人（資本金1億円超えの企業など）については、雇用保険被保険者資格喪失届の提出について電子申請が義務化されているので気を付けましょう。

参考：2020年４⽉から特定の法人について電子申請が義務化されます。｜厚生労働省

関連記事：雇用保険被保険者資格喪失届はどこでもらう？提出先や添付書類などを解説

4-3. 退職者が59歳以上の場合は離職票の交付が必須

従業員が離職票の交付を希望しない場合、原則として、離職証明書の作成・提出が不要です。しかし、退職時に59歳以上の従業員については、希望の有無に関係なく、離職票を交付する必要があります（雇用保険法施行規則第7条）。そのため、雇用保険の資格喪失手続きの際、離職証明書も必ず作成・提出しなければならないので気を付けましょう。

4-4. 離職票を正しく交付しなければ罰則の可能性あり

雇用保険法第76条第3項に則り、従業員が離職票の交付を希望したら、企業は手続きをする義務があります。もしも離職票の交付手続きをしなければ、雇用保険法第83条第4項に基づき、6ヵ月以下の懲役もしくは30万円以下の罰金の罰則が課せられる恐れもあります。離職証明書・離職票の違いを正しく理解し、適切に手続きをおこないましょう。

参考：雇用保険法｜e-Gov法令検索

5. 離職票の交付手続きのよくある疑問

離職票は退職者がハローワークで失業保険の給付を受けるための大切な書類です。
そのため、離職票の交付までの流れを事前に確認し、確実に交付されるように手続きをおこないましょう。

また、離職証明書に記載する離職理由について、企業と退職者の間で相違がある場合、所轄のハローワークから確認を求められる可能性があります。

ここでは、離職票の交付手続きに関してよくある疑問への回答を紹介します。

5-1. 離職票がなかなか交付されない場合は？

離職票はハローワークで手続きをおこなった後、交付されます。
もし離職票がなかなか交付されない場合、次のような原因が考えられます。

• 雇用保険資格喪失届と離職証明書を提出していない
• ハローワークの手続きが遅れている（繁忙期に多い）
• 離職票の送付先が間違っている

離職証明書を提出したにもかかわらず、離職票がなかなか交付されない場合、一度ハローワークに問い合わせてみましょう。

5-2. 従業員との間で離職理由の相違がある場合は？

従業員との間で離職理由の相違がある場合、ハローワークから確認を求められるケースもあります。
離職理由は、企業側が離職証明書の右半分の⑦欄に記入する項目です。

とくにトラブルが起きやすいのが、離職理由が「自己都合」か「会社都合」かという問題です。
離職理由をめぐるトラブルに発展しないよう、離職証明書の⑦欄に記入する際は、必ず退職者本人と協議をし、本人の同意のうえ⑮欄に署名または記名押印をお願いしましょう。

5-3. 退職者が離職票を紛失した場合は再発行できる？

退職者が離職票を紛失した場合、再発行することもできます。退職者から再発行の依頼があったら、会社でも手続きできますが、再発行までに時間を要するケースもあります。そのため、退職者本人がハローワークにて「雇用保険被保険者離職票再交付申請書」を用いて手続きするよう伝えましょう。

再発行手続きは、窓口・郵送だけでなく、電子申請でもできます。なお、退職日から4年以上が経過した場合、離職証明書の保管期間が過ぎているため、必ずしも企業が離職票の再発行手続きに応じる必要はありません（雇用保険法施行規則第143条）。

参考：雇用保険被保険者離職票再交付申請書｜ハローワーク

参考：雇用保険被保険者証の再交付について｜厚生労働省

6. 離職票と離職証明書の違いを知り、スムーズな退職手続きを

離職票と離職証明書はよく似ていますが、それぞれ異なる目的で使用される書類です。
離職票は退職者がハローワークで失業給付を受けるための書類で、離職証明書は離職票の交付のため、企業がハローワークに提出しなければならない書類を指します。

離職票の交付をめぐって、企業と退職者の間でトラブルが起きるケースも少なくありません。
そのため、離職票が交付されるまでの流れや、離職証明書の書き方、離職票の交付手続きでありがちなミスを事前に確認し、確実に離職票が交付されるよう手続きを実施しましょう。