従業員の退職手続きをするとき、間違えられやすいのが「離職票（雇用保険被保険者離職票）」と「離職証明書（雇用保険被保険者離職証明書）」です。
離職票と離職証明書は名称が似ていますが、それぞれ異なる書類です。

スムーズな退職手続きのため、離職票と離職証明書の違いを知っておきましょう。

この記事では、離職票と離職証明書の違いや、離職票が交付されるまでの流れ、離職票の交付に必要な離職証明書の書き方のポイントについて解説します。

1. 離職票と離職証明書の違いは？離職票の交付に離職証明書が必要

離職票も離職証明書も雇用保険に関する書類ですが、それぞれ用途が異なります。
離職票は正式名称を「雇用保険被保険者離職票」といい、企業を退職した従業員がハローワークで失業保険の給付を受けるための書類です。

それに対し、離職証明書は正式名称を「雇用保険被保険者離職証明書」といい、離職票の交付を受けるために企業がハローワーク（公共職業安定所）に提出する書類を指します。

離職票と離職証明書の違いは以下の通りです。

• 離職票
  ハローワークで発行される書類。退職者が失業保険の給付を受けるために必要となる。
• 離職証明書
  事業主（企業）が発行する書類。ハローワークから離職票の交付を受けるために必要となる。

従業員が離職票の交付を希望しない限り、企業は従業員の退職後すみやかに離職証明書を作成し、ハローワークに提出しなければなりません。
また、本人の希望の有無にかかわらず、従業員が退職した時点で59歳以上の場合もハローワークに離職証明書を提出し、離職票の交付を受ける必要があります。

関連記事：離職証明書とは？必要なケースと退職証明書との違い

2. 離職票が交付されるまでの流れ

離職票が交付されるまでの流れは、次の4ステップに分けられます。

1. 退職する従業員に対し、離職票の交付が必要か確認する
2. 離職票の交付が必要な場合は、雇用保険被保険者資格喪失届と離職証明書を作成し、所轄のハローワークに提出する
3. ハローワークから「離職票-1」「離職票-2」の交付を受ける
4. 退職する従業員に「離職票-1」「離職票-2」を送付する

離職票の交付までの流れからわかる通り、従業員の退職後も離職票が必要かどうかの確認や、「離職票-1」「離職票-2」の送付など、退職者本人とのコミュニケーションが発生します。

雇用保険法施行規則7条によると、企業は「退職日の翌日から10日以内」に離職証明書を作成し、所轄のハローワークに提出しなければなりません。

従業員からいつ退職の申し出があっても対応できるよう、離職票の交付までの流れや、離職証明書の書き方をあらかじめ確認しておきましょう。

また、従業員の退職時には、離職証明書以外に資格喪失届の提出も必要になり、社会保険資格の喪失届に関しては提出期限が異なるため注意が必要です。

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3. 離職証明書の書き方は？事前に確認しておきたいポイント3つ

ハローワークからスムーズに離職票の交付を受けるため、離職証明書の書き方を確認しておきましょう。
離職証明書は電子申請のほか、所轄のハローワークなどから書式を入手できます。

離職証明書の左半分には退職者の賃金支払状況などを記載し、右半分には離職理由を記載する必要があります。
離職証明書の書き方のポイントを3つ紹介します。

3-1. 「被保険者番号」と「事業所番号」がすぐわかるようにしておく

離職証明書の①欄と②欄には、それぞれ退職する従業員の雇用保険被保険者番号と、雇用保険事業所番号を記入する必要があります。
すぐに記入できるよう、被保険者番号と事業所番号をいつでも確認できるようにしておきましょう。

なお、被保険者番号と事業所番号がわからない場合は、所轄のハローワークから交付される「雇用保険被保険者資格取得等確認通知書」などで調べられます。

3-2. 左半分には退職者の賃金支払状況などを記入する

離職証明書の左半分の⑧欄から⑭欄までには、退職者の賃金支払状況などを記入します。
スムーズに記入するためには、日頃から従業員の勤怠や賃金支払状況を整理しておくことが大切です。

具体的には、退職者が雇用保険に加入していた期間である「被保険者期間算定対象期間」と、賃金が支払われた期間である「賃金支払対象期間」を把握する必要があります。
記入が終わったら、賃金支払状況などの記載内容を退職者本人に確認してもらい、離職証明書の2枚目の⑮欄に本人による署名または記名押印を行ってもらいます。

3-3. 右半分には退職者の離職理由を記入する

離職証明書の右半分の⑦欄には、退職者の離職理由を記入します。
主な離職理由として、次のようなものがあります。

• 事業所の倒産等によるもの
• 定年、労働契約期間満了等によるもの
• 事業主からの働きかけによるもの（解雇など）
• 労働者の判断によるもの（労働条件への不満など）
• その他

離職証明書をハローワークに提出する前に、離職理由に相違がないか退職者本人に確認してもらうことが大切です。
問題がなければ、離職証明書の2枚目の⑯欄に、本人による署名または記名押印をお願いします。

関連記事：項目別の離職証明書の書き方や注意点を解説

4. 離職票の交付手続きのよくある疑問3つ

離職票は退職者がハローワークで失業保険の給付を受けるための大切な書類です。
そのため、離職票の交付までの流れを事前に確認し、確実に交付されるように手続きを行いましょう。

また、離職証明書に記載する離職理由について、企業と退職者の間で相違がある場合、所轄のハローワークから確認を求められる可能性があります。

ここでは、離職票の交付手続きでトラブルになりやすい3つのポイントをそれぞれ解説していきます。

4-1. 離職票がなかなか交付されない場合は？

離職票はハローワークで手続きをおこなった後、交付されます。
もし離職票がなかなか交付されない場合、次のような原因が考えられます。

• 雇用保険資格喪失届と離職証明書を提出していない
• ハローワークの手続きが遅れている（繁忙期に多い）
• 離職票の送付先が間違っている

離職証明書を提出したにもかかわらず、離職票がなかなか交付されない場合、一度ハローワークに問い合わせてみましょう。

4-2. 従業員との間で離職理由の相違がある場合は？

従業員との間で離職理由の相違がある場合、ハローワークから確認を求められる場合があります。
離職理由は、企業側が離職証明書の右半分の⑦欄に記入する項目です。

とくにトラブルが起きやすいのが、離職理由が「自己都合」か「会社都合」かという問題です。
離職理由をめぐるトラブルに発展しないよう、離職証明書の⑦欄に記入する際は必ず退職者本人と協議を行い、本人の同意の上で⑮欄に署名または記名押印をお願いしましょう。

4-3. 退職者が離職票を紛失した場合は？

退職者が離職票を紛失した場合は、すみやかに離職票を再発行する必要があります。
離職票の再発行には、ハローワークに「雇用保険各種届に係る再交付申請書」を提出する必要があります。

なお、退職日から4年以上が経過した場合、離職証明書の保管期間が過ぎているため、企業は離職票の再発行手続きをおこなう必要は必ずしもありません。
退職者から問い合わせがあった場合は、所轄のハローワークで退職者本人が手続きをおこなうよう伝えましょう。

5. 離職票と離職証明書の違いを知り、スムーズな退職手続きを

離職票と離職証明書はよく似ていますが、用途は全く異なる書類です。
離職票は退職者がハローワークで失業給付を受けるための書類であり、離職証明書は離職票の交付のため、企業がハローワークに提出しなければならない書類を指します。

離職票の交付をめぐって、企業と退職者の間でトラブルが起きるケースも少なくありません。
そのため、離職票が交付されるまでの流れや、離職証明書の書き方、離職票の交付手続きで陥りやすいミスを事前に確認し、確実に離職票が交付されるよう手続きを実施しましょう。