人事担当者の悩みの一つに「健康保険被扶養者（異動）届」に関する手続きがあります。入社した従業員に被扶養者がいたり、従業員の結婚・出産により被扶養者が増えたりした場合、その都度被扶養者加入手続きをおこなわなければなりません。

そのほか、「被扶養者の削除」「被扶養者の記載事項の変更」などの手続きの際にも、従業員に健康保険被扶養者届を記入してもらい、日本年金機構や健康保険組合に提出する必要があります。

この記事では、健康保険の適用事業所で必ずおこなう「被扶養者」に関する手続きの流れや、健康保険被扶養者届の提出が必要なケースについてわかりやすく解説します。

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1. 健康保険被扶養者届とは

健康保険被扶養者（異動）届とは、従業員の家族が健康保険の被扶養者として認定されるために必要な書類です。正しく届出が完了すると、従業員の家族が被扶養者として認定されます。

健康保険被扶養者（異動）届は、扶養人数が増減するたび必要になり、届け出をしなくてはなりません。例えば、結婚した時、出産した時、子供が独り立ちした時など、ライフステージの変化と共に手続きが必要になるため、一人の従業員でも複数回手続きが発生することも多いです。

ただし、従業員の家族であれば誰でも健康保険の扶養に入れるわけではありません。扶養家族として認められるためには、対象となる範囲や収入に関する基準など、一定の条件を満たす必要があります。

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2. 健康保険被扶養者届が必要になるケース

従業員の家族を健康保険の被保険者にする以外にも、健康保険被扶養者届の手続きが必要になるケースはいくつかあります。ここでは、健康保険被扶養者届の提出が必要になる具体的なケースについて説明します。

2-1. 従業員の扶養人数が増加した場合

従業員が結婚・出産した場合や、親を扶養することになる場合など、従業員の扶養人数が増えることになった場合、その扶養家族を健康保険に加入させるために、健康保険被扶養者届の提出が必要です。

ただし、同居することになった場合でも、被扶養者の要件に当てはまっていない場合は扶養人数が増えることにはなりません。「同居＝扶養する家族が増えた」とはならないため、十分に確認が必要です。

2-2. 従業員の扶養人数が減少した場合

従業員が離婚した場合や、扶養家族と死別した場合、子どもが就職して独立した場合など、扶養人数が減ることになった場合も、その扶養家族を健康保険の被保険者から外すために、健康保険被扶養者届の提出が必要です。

被扶養者の要件から外れているにもかかわらず、被扶養者として取り扱った場合は、保険料や税金の追加納付や、医療費の返還などが発生する恐れがあります。

2-3. 被扶養者の氏名などに変更・訂正がある場合

扶養家族の氏名が変わった場合や、生年月日・性別などに誤登録があった場合などにも、変更・訂正をおこなうため、健康保険被扶養者届の提出が必要です。なお、健康保険組合によっては、健康保険被扶養者届と氏名変更届などのように、書類を分けているケースもあるため注意しましょう。

参考：2-3：家族を被扶養者にするとき、被扶養者となっている家族に異動があったとき、被扶養者の届出事項に変更があったとき｜日本年金機構

結婚・出産などにより、従業員に被扶養者が発生した場合、事業主を経由して健康保険被扶養者（異動）届を提出する必要があります。

原則として、健康保険の被扶養者は、日本国内に住所を有する方に限られます（海外特例の例外あり）。後期高齢者医療制度の対象となる75歳以上の方（65歳～74歳で一定以上の障害があって申請をした方）も、健康保険の被扶養者には該当しません。

また、被扶養者の認定を受けるためには、「被扶養者本人の収入要件」「同一世帯の条件」の2つの条件を満たす必要があります。ここからは、健康保険被扶養者届の提出が必要な被扶養者に該当するための具体的な条件について詳しく紹介します。

3. 届出が必要な被扶養者に該当する条件

結婚・出産などにより、従業員に被扶養者が発生した場合、事業主を経由して健康保険被扶養者（異動）届を提出する必要があります。

原則として、健康保険の被扶養者は、日本国内に在住し、住民票を有する方に限られます。後期高齢者医療制度の対象となる75歳以上の方（65歳～74歳で一定以上の障害があって申請をした方）も、健康保険の被扶養者には該当しません。

また、被扶養者の認定を受けるためには、「被扶養者本人の収入要件」「同一世帯の条件」の2つの条件を満たす必要があります。ここからは、健康保険被扶養者届の提出が必要な被扶養者に該当するための具体的な条件について詳しく紹介します。

3-1. 被扶養者に該当する範囲

健康保険における被扶養者として認定されるためには、被保険者との続柄を確認することが重要です。勤務先で支給される家族手当の対象者や所得税法上の扶養親族とは必ずしも一致しないため、注意が必要です。

被扶養者に該当するのは、次の条件を満たす親族です。

被保険者との関係が以下の場合（同居・別居を問わず）

• 配偶者
• 子、孫および兄弟姉妹
• 父母、祖父母等の直系尊属

被保険者との関係が以下の親族で、被保険者と同居している者

• 上記以外の三親等内親族（伯叔父母、甥姪とその配偶者など）
• 内縁関係の配偶者の父母および子（当該配偶者の死後、引き続き同居する場合を含む）

これらの条件に加え、日本国内に住所を有していることが必要です。

3-2. 被扶養者本人の収入要件

被扶養者としての認定を受けるには、本人の収入要件を満たす必要があります。被扶養者本人の収入要件は「年間収入130万未満（月額108,333円未満）」です。

ただし、被扶養者が60歳以上または障害者である場合は、「年間収入180万未満（月額150,000円未満）」が被扶養者の収入要件となります。ここでいう「年間収入」とは、過去1年間の収入のことではなく、被扶養者の資格が発生した日以降の年間の見込み収入のことを指します。

なお、年間収入には、障害年金や失業手当などの非課税対象のものも含まれるため注意しましょう。また、被扶養者本人の居住形態に応じ、以下の2つの条件を満たす必要があります。

• 同居の場合：収入が扶養者（被保険者）の収入の半分未満
• 別居の場合：収入が扶養者（被保険者）からの仕送り額未満

ただし、収入が同居中の扶養者（被保険者）の収入の半分を超える場合でも、世帯収入の状況を総合的に勘案し、被扶養者の認定を受けられるケースがあります。

3-3. 夫婦ともに収入がある場合はどうなる？

夫婦いずれかがパート・アルバイトで働いているなど、夫婦ともに収入がある共働き世帯も少なくありません。夫婦ともに収入がある場合、被扶養者の人数にかかわらず、「年間収入の多い方」が扶養者に該当します。

なお、扶養者が育児休業制度などを利用し、扶養者の年間収入が被扶養者の年間収入を一時的に下回った場合でも、育児休業中の被扶養者の異動手続きをおこなう必要はありません。

参考：従業員（健康保険・厚生年金保険の被保険者）が家族を被扶養者にするとき、被扶養者に異動があったときの手続き｜日本年金機構

4. 健康保険被扶養者届の記入例・書き方

引用：従業員（健康保険・厚生年金保険の被保険者）が家族を被扶養者にするとき、被扶養者に異動があったときの手続き

健康保険被扶養者届には正確な情報を記載しましょう。ここでは、日本年金機構が提供する健康保険被扶養者届を参考に、項目ごとの具体的な記入方法を紹介していきます。

4-1. 事業主記載欄

事業主記載欄には勤務先の企業が事業所の名称、所在地、事業主の氏名、電話番号などを記入します。また、事業所整理記号には法人ごとに付与された記号を記載する必要があります。さらに、被扶養者の収入要件を事業主が確認したことを示すために、事業主確認欄の「確認」を○で囲みます。

4-2. 被保険者欄

被保険者欄には、被保険者の氏名・生年月日・個人番号（マイナンバー）・資格取得年月日などを記載します。また、被保険者整理番号欄には、企業が被保険者ごとに割り振る特定の番号を書きます。さらに、収入欄には今後1年間の年収見込み額を具体的に記入します。

4-3. 配偶者である被扶養者欄

配偶者を被扶養者にする場合、配偶者である被扶養者欄に情報を記載します。まず、配偶者の氏名、生年月日、性別（続柄）、住所（同居の有無）、収入、個人番号（マイナンバー）、被扶養者になった日などを記載します。

なお、氏名欄の提出日は、被保険者が事業主に提出した日を記載する点に注意が必要です。住所欄では、同居または別居のいずれかを○で囲み、住民票に記載されている住所を正確に記入しましょう。

被扶養者（第3号被保険者）になった日欄には、被保険者の健康保険加入と同時に提出する場合、被保険者欄の取得年月日と同日を記載します。それ以外のタイミングで提出する場合は婚姻年月日など実際に被扶養者になった日を記載します。ただし、配偶者が20歳未満または60歳以上の場合、第3号被保険者に該当しないため、この欄の記入は不要です。

また、被扶養者情報に変更があった場合は変更内容とその理由を備考欄に記載し、別居の場合は1回あたりの仕送り額も明確に記載します。企業側では、戸籍謄本などで被保険者と被扶養者の続柄を確認し、続柄確認済みのチェック欄に確認の印をいれましょう。

4-4. その他の被扶養者欄

子どもや親を健康保険の被扶養者として申請する場合、その他の被扶養者欄に記入が必要です。ここには氏名、生年月日、性別、続柄、住所（同居の有無）、個人番号（マイナンバー）、収入、被扶養者になった日などを記載します。配偶者の申請時と同様、被扶養者として認められるための基準や注意点があるため、必要に応じて詳細な確認をおこないましょう。

5. 健康保険被扶養者届の申請に必要な書類

健康保険の被扶養者の認定を受けるためには、健康保険被扶養者（異動）届の提出が必要です。また、それ以外にも、必要に応じて添付書類を用意する必要があります。ここでは、健康保険被扶養者届の申請に必要となる書類について詳しく紹介します。

5-1. 被扶養者（異動）届・国民年金第3号被保険者関係届

従業員の配偶者や子、親などを健康保険の扶養に入れるためには、健康保険被扶養者届の作成・提出が不可欠です。また、協会けんぽ（全国健康保険協会）に加入している場合、年金の扶養に関する手続きも同時におこなえます。この場合、健康保険被扶養者届と国民年金第3号被保険者関係届が一緒になっている書式を用いましょう。

一方、組合健保（健康保険組合）に加入している場合、健康保険の扶養の手続きは組合健保で、年金の扶養の手続きは日本年金機構でおこないます。健康保険被扶養者届と国民年金第3号被保険者関係届を原則として別々で作成し、届出する必要があるため注意しましょう。なお、健康保険被扶養者届や国民年金第3号被保険者関係届のフォーマットは、各健康保険組合や日本年金機構で取得できます。

関連記事：国民年金第3号被保険者関係届とは？定義や提出が必要なケース・手続きを解説

5-2. 続柄確認・収入要件確認のための書類

健康保険被扶養者届を提出するときに必要な添付書類は、「続柄確認のための書類」「収入要件確認のための書類」の2点です。日本年金機構によると、添付書類として次のようなものが該当します。

続柄確認のための書類は、原則としてコピー不可であり、原本の提出が求められます。また、収入要件確認のための書類については、所得税法上の「控除対象配偶者」または「扶養親族」に当たる場合、事業主の証明があれば提出する必要はありません。

5-3. 仕送りの事実とその金額が確認できる書類（該当者のみ）

別居中の家族を被扶養者にする場合には、仕送りの事実とその金額を確認するための書類が求められます。具体的には、預金通帳の写し（通帳の名義および振込日と金額のページ）や振込明細書、現金書留の控えなどです。ただし、16歳未満または16歳以上の学生にはこれらの書類は不要です。

5-4. 内縁関係が確認できる書類（該当者のみ）

内縁関係にある配偶者も、収入などの一定の条件を満たせば、被扶養者として認定を受けられます。この場合、内縁関係を確認するための書類として、次のようなものの添付が必要です。

• 内縁関係にある両人の戸籍謄本・戸籍抄本
• 被保険者の世帯全員の住民票

戸籍謄本・戸籍抄本や住民票は、提出日から遡り90日以内に発行されたものが認められます。また、住民票はコピー不可で、個人情報保護の観点から個人番号（マイナンバー）の記載がないものとする必要があります。なお、これらの書類はあくまでも一例で、状況によっては他の書類が求められる可能性もあるため注意しましょう。

5-5. 資格確認書・健康保険証（該当者のみ）

健康保険被扶養者届を用いて、被扶養者から外す手続きをする場合や、被扶養者の登録情報を変更する場合などには、既に交付されている資格確認書や健康保険証の添付が必要です。紛失してしまった場合は、資格確認書回収不能届や被保険者証回収不能届の添付が必要になります。

参考：従業員（健康保険・厚生年金保険の被保険者）が家族を被扶養者にするとき、被扶養者に異動があったときの手続き｜日本年金機構

6. 健康保険被扶養者届の手続き方法

健康保険被扶養者（異動）届を作成し、添付書類を準備したら、実際に提出をおこないます。ここでは、健康保険被扶養者届の手続き方法について詳しく紹介します。

6-1. 健康保険被扶養者届はどこでもらえる？

健康保険被扶養者届（健康保険被扶養者（異動）届）は、日本年金機構のサイトからダウンロードして入手することができます。

届出書と記入例をそれぞれ入手できるため、必要なものを選びましょう。ファイル形式はPDFとExcelの2種類が用意されています。どちらも内容は同じであるため、使いやすい方を選べば問題ありません。

なお、PDFファイルを開くにはAdobe Acrobat Reader、Excelファイルを開くにはMicrosoft Excelなどの専用ソフトが必要です。ファイルを開いて印刷するだけであれば、無料のソフトでも対応できるため、必要な場合は併せてダウンロードしましょう。

参照：被保険者資格の取得・喪失、被扶養者関係届書｜日本年金機構

6-2. 健康保険被扶養者届の提出先

健康保険被扶養者届の提出先は、協会けんぽと組合健保のどちらに所属しているかで異なります。

協会けんぽに所属する場合の提出先は、日本年金機構（事務センターまたは管轄の年金事務所）です。一方、組合健保に所属する場合の提出先は、各健康保険組合となります。

また、協会けんぽの場合は「資格や報酬にかかわる届出書」と「健康保険の給付にかかわる申請書」で提出先が異なることがあります。管轄の年金事務所や全国健康保険協会の支部に確認しておきましょう。

6-3. 健康保険被扶養者届の提出期限

健康保険被扶養者届は、決められた期日までに提出しなければなりません。

健康保険被扶養者届の提出期限は、健康保険法により事実発生から5日以内と定められています。もしも提出期限までに手続きをしないと、扶養開始日（認定日）が遅れ、その間は被扶養者本人が国民健康保険に加入して保険料を負担しなければならない可能性もあります。従業員とのトラブルを生まないためにも、健康保険被扶養者届の提出期限を守り、正しく手続きをしましょう。

6-4. 健康保険被扶養者届の提出方法

健康保険被扶養者届の提出は、窓口・郵送・電子申請から選べます。いずれも方法でも変わりはありませんが、郵送の場合は提出期限に注意しましょう。

窓口持参

健康保険被扶養者届は、日本年金機構や健康保険組合の窓口に持参することで提出できます。事前に窓口の営業時間を調べておくことで、スムーズに提出が可能です。

ただし、窓口が混み合っていると、手続きまでに時間を要する可能性があります。また、窓口の営業時間外には提出できないため、担当者の業務時間に制約が生じる点にも注意しましょう。

郵送

健康保険被扶養者届は、窓口に持参するだけでなく、郵送で提出することもできます。郵送であれば、窓口の営業時間に関係なく手続きが可能です。また、わざわざ窓口に出向く必要もないため、担当者の業務負担を削減できます。

ただし、郵送の場合、切手代などの郵送費用がかかります。また、投函日と到着日にズレが生じ、提出期限に間に合わない恐れもあるため、早めに手続きをしましょう。「簡易書留」や「特定記録」など、追跡可能な方法で送ると安心です。

参考：全国の事務センター一覧（健康保険・厚生年金保険の適用に関する届書等を郵送する場合）｜日本年金機構

電子申請

健康保険被扶養者届は、電子申請でも提出できます。電子申請なら、窓口が閉まる夜間・休日もふくめ、24時間365日いつでも手続きが可能です。また、郵送コストも削減できます。

電子申請の利用にあたっては、あらかじめ事業主側で電子証明書を取得し、本人確認をおこなう必要があります。健康保険被扶養者届の手続きを効率化したい場合は、電子申請の利用も検討しましょう。なお、健康保険被扶養者届の電子申請が非対応な健康保険組合もあるため、事前によく確認しておくことが大切です。

関連記事：社会保険手続きの電子申請義務の対象や申請方法について解説

7. 健康保険被扶養者届の提出が必要なケースを理解して正しく処理しよう

健康保険被扶養者届を提出すべきケースは、「被扶養者の認定」「被扶養者の削除」「被扶養者の記載事項の変更」の3つです。結婚や出産などにより、新たに従業員の被扶養者が増えた場合は、必ず「健康保険被扶養者（異動）届」を提出しましょう。

健康保険被扶養者届の手続きをおこなう場合、窓口持参や郵送よりも「電子申請」が便利です。電子申請に対応した労務管理システムを導入すれば、届出書類の作成を自動化し、人事担当者の業務負担を軽減できます。