企業間で取引を行う際に、さまざまな書類が必要になります。
特に納品書と請求書は、記載する内容が似ており、明確な違いが分からない方も少なくないでしょう。

この記事では、納品書と請求書の違いを解説します。
請求書の発行時に気をつける6つのポイントまで紹介するので、ぜひ参考にしてください。

1.納品書と請求書は役割が異なる

納品書と請求書は、それぞれ役割が異なります。
納品書は、自社の商品やサービスを納品する際に同封する書類のことです。

納品した商品の名称や数量、金額まで記載されているので、受取先は納品物を明確に把握することができます。
また納品書は、受取先にいつ届いたのか確認できるため、受け取った証拠にもなります。

一方で請求書とは、自社の商品やサービスの納品後に発行する書類です。
あらかじめ取引先と決定した期日までに、入金をお願いする役割があります。

請求書には支払いの期日や支払い方法、商品の個数や金額まで記載します。
請求書を発行することで、期限までに支払いを行う義務があることを取引先に知らせることが可能です。

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2.納品書は商品の納品時と同時に発行する

納品書は、自社の商品やサービスを納品するタイミングに発行するのが一般的です。
納品書は、注文通りに納品されたのか確認するための書類になります。

そのため、納品時に同時に発行しなければ、受取先は内容を把握することができなくなるのです。
受取先の不安を取り除くためにも納品するタイミングに発行し、同封する必要があるでしょう。

2-1.納品書は納品前に送ってはならない

納品前に納品書を送るのは、注文先の迷惑になるので注意が必要です。
仮に納品される前に納品書を送ってしまうと、納品物と照らし合わせて確認するのが難しくなります。

納品物が届くまで納品書を保管しなければならないので、注文先の負担になってしまう場合もあります。
他にも不測の事態で納品が厳しくなった場合に、混乱を招く恐れがあるので、納品前には送らないようにしましょう。

2-2.納品書の発行が遅すぎるのもNG

納品書の発行は納品するタイミングに行うのが一般的ですが、やむを得ない事情の場合は後から発行するケースもあります。
しかし、後から発行する際は注文先に迷惑がかかるので、なるべく早く対応しましょう。

納品書の発行が遅くなると、注文先の業務に遅れを生じさせてしまいます。
納品書は金銭が絡む業務なので遅いほど、精神的なストレスにもなります。

注文先に迷惑をかけてしまうので、できるだけ早く発行しましょう。

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3.納品書を発行する際に気をつける6つのポイント

納品書を発行する際はタイミングだけでなく、さまざまな面で注意が必要です。
以下では、気をつけるべき主な6つの内容を解説します。

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3-1. 見積書の内容と合致させる

納品書を発行する際は、見積書の内容と合致させる必要があります。
なぜなら納品書と見積書の内容が合っていないと、トラブルに発展する可能性があるからです。

たとえば、見積書の内容と納品書の内容が異なっている場合に、どちらが正しいのかわからなくなります。
当然、金額も変わってしまうので見積書に比べて高額になる場合もあります。

発注者の経理担当者に混乱を招いてしまうだけでなく、不信感まで与えてしまうでしょう。
発注先との信頼関係を崩さないためにも見積書の内容と合致させてトラブル防止に努めることが重要です。

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3-2. 納品書の日付は出荷日になる

納品書の日付は、原則商品の納品日を記載します。
しかし、商品を発送する場合は、出荷日を記載するのが一般的です。

商品を発送する際に、正確な納品日を把握するのが難しくなります。
交通事情や不測の事態によって遅延が発生する可能性があるので、代わりに出荷日を記載する必要があります。

3-3. 納品書は基本的に同じ形式のフォーマットを使う

納品書を発行する際は、基本的に同じ形式のフォーマットを使いましょう。
毎回納品書のフォーマットが変わると、発注先は確認しづらく困惑してしまいます。

発注先がスムーズに確認できるように、同じ形式のフォーマットを使うことが大切です。

同じ形式のフォーマットを使うためには、書式の統一化も重要です。
担当者によって書式がバラバラにならないように、自社のフォーマットを明確にして周知させましょう。

3-4. 発注先から指定の形式を求められるケースもある

先ほど同じ形式のフォーマットを使う重要性を説明しましたが、発注先から形式の指定がある場合は話が変わります。

発注先によっては、納品物の確認をしやすくするために、納品書の形式を指定する場合があります。
形式の指定がある場合は、柔軟に対応することで発注者からの信頼や評価に繋がるため、できる限り答えましょう。

基本的には、以下の内容が記載してあれば納品書として成立します。

・通番（事務処理の際にわかりやすくするための通し番号のこと）
・宛先（発注者と受注者の連絡先）
・作成者（納品書の作成者）
・納品日（出荷日）
・明細（商品の内容、単価、数量、合計金額など）
・担当者印

上記以外の項目を指定された場合は、フォーマットから追加する必要があります。

新しく作成した請求書は、形式の指定をした企業専用の請求書として保存しておきましょう。

3-5. 納品書の発行は電子データでも可能

納品書の発行は、紙だけでなく電子データでも可能です。
電子データを発行することで、商品の納品後すぐに納品書を送付できます。

わざわざ印刷する手間や同封する手間を省けるので、業務を効率化できます。

ただし、電子データを発行する場合は発注先の理解が必要です。
発注先によっては、紙の納品書が必要なケースがあるため、事前に相談するようにしましょう。

ちなみに電子データの発行は、オフィスのアプリケーションがあれば手軽に電子化可能です。
帳票作成システムやワークフローシステムを導入することで、半自動的に納品書の発行や送付が行えます。

これまで手作業が必要だった業務も半自動化できるので、手間やミスの削減の効果が期待できるでしょう。

3-6. 納品書の発行後は一定期間保管する義務がある

納品書を発行する際は、その後の対応にも注意が必要です。
納品書は取引の証拠となる「証ひょう書類」に該当するので、会社法によって一定期間保管する義務があります。

法人の場合に、法人税法にて納品書を7年間保存する必要があります。
また個人事業者の場合は、5年間の保管期間が定められています。

そのため、納品書の発行後はデータの控えを紛失しないように保管する必要があります。
納品書の保管は、印刷した紙で保管する方法と電子データとして保管する2つの方法があります。

4.納品書は取引先との信頼関係に繋がる

納品書と請求書は、それぞれ役割が異なります。
特に納品書は、納品した商品の名称や数量、金額まで記載されているので、納品物を明確に把握することが可能です。

納品書を発行することで、受取先へ安心感を与えることができます。
ただし、納品書を発行する際は見積書の内容と合致させることや、同じフォーマットを使い続ける必要があります。

特に見積書との内容が異なるとトラブルに発展する恐れがあります。
取引先との信頼関係を崩さないためにも、なるべく記載ミスが起きないように注意しましょう。