パートやアルバイトの多い飲食店やコンビニ、サービス業だけでなく、介護福祉業などでもシフト作成は必須です。シフトは作成したらそれで終わりではなく、きちんと管理しなければなりません。シフトを管理することで得られるさまざまなメリットや、どのようにシフトを管理すべきなのかなどについて解説します。

1.シフト管理とは？

シフトとは、従業員の働く曜日や時間を決めた一覧のことです。
シフト制の企業、店舗、施設の場合、必要な人員を確保しながら従業員の希望を取り入れたシフト作成が必要になります。

加えて、法定労働時間（1日8時間、週40時間）や、36協定で定められた残業時間の限度、さらには深夜労働の制限などを遵守した管理が必要です。
従業員から不満が出ないようにする、欠員が出たときの補充方法を考える、忙しい曜日や時間帯に人員を多く配置するなどの配慮をするのがシフト管理です。

十分なシフト管理ができていないと作業効率が悪くなり、サービスに支障が出ることや、従業員のモチベーションが下がる原因になります。

1-1. 一般的なシフト管理の方法

シフト管理方法は主に、Excelを使う方法と専用のシステムを使う方法があります。
Excelはマイクロソフトが入っているパソコンであれば無料で作成できるため、多くの企業や店舗、施設が使っているシフト管理方法です。計算式などをあらかじめ入れておくことでシフト管理をしやすくなります。

しかし、Excelの場合は人為的ミスも起きやすく、管理が不十分だと連勤が続いて労働基準法違反に該当することや、必要以上にシフトが削られてしまうなどのリスクが高くなります。

また、毎月異なる休日や祝日、休館日、混雑日なども把握しなければなりません。
シフトのミスが後から発覚すると修正が難しく、従業員に大きな負担をかけてしまうおそれがあります。

シフト管理専門のシステムを使ってシフトを作成する方法もあります。こちらの方法は自分で計算式などを入力する必要もなく、提出されたシフトを入力していくだけで簡単にシフトを作成できます。

1-2. シフト管理の目的

シフト管理をする目的は大きく分けて３つあります。
労務管理業務の効率化

• 人件費削減
• 従業員の不満の解消

シフト管理を適切におこなうことで、バランスのいい人員配置が可能になります。業務を効率的に進められ、必要以上の残業代や人件費の発生を抑制できるでしょう。
一人ひとりの能力や経験を考慮しながら人員を組み合わせれば、サービスや業務の質を安定させつつ、新人の教育をすることも可能です。

また、ある程度経営を続けていれば、混雑する時間帯や曜日は把握することができます。
業務の多さや忙しさを把握し、閑散期や余裕のある時間帯にはシフトの人数を減らすなどの対策ができれば、人件費の最適化につながります。

さらにシフト管理が十分にされている現場は、従業員が不満やストレスを抱えるリスクが下がります。業務負担の偏りや、能力差や相性による軋轢が減ることで働きやすい現場作りが叶います。その結果、従業員のモチベーションが上がり、生産性の向上にもつながるでしょう。。

1-3. シフト管理は担当者の負担になりやすい

ここまでシフト管理の重要性をお話してきました。適切なシフト管理は、業務効率を上げて従業員のモチベーションを維持するために欠かせません。

しかし、このシフト作成や管理をする側の人の負担も考える必要があります。シフト管理をする人数が少なければ大きな負担にはなりませんが、増えると想像以上に負担が増えます。

従業員一人ひとりの希望や勤務条件などを考慮してシフトを管理する必要があり、人数が増えれば考慮すべき事項が増え、組み合わせのパターンも膨大になっていくからです。

シフト管理を円滑におこなうためには、シフト管理業務そのものの負担軽減も考慮する必要があります。

2. シフト管理で抱えやすい課題

シフト管理は業務負担が大きくなりやすく、その結果十分な管理ができなくなることがあります。どのような課題が発生しやすいのか理解し、対策や解決をしていきましょう。

2-1. シフトの作成に時間がとられる

前項でも触れましたが、従業員の人数が多いとシフト作成に長い時間がかかります。後から変更の希望がでたり、問題のあるシフトを作成してしまった場合は、修正や人員確保にさらに時間をとられるでしょう。

その結果、ほかの業務が圧迫されて長時間の残業や休日出勤を余儀なくされるケースもあります。

2-2. 不測の事態への対応が必要

急病や急用など、従業員が不測の事態によって突然シフトに入れなくなることがあります。シフトに穴ができてしまうと、ほかの従業員の負担が増えるだけでなく、業務やサービスが回らずに大きな問題になることもあります。

そうしたトラブルを防ぐために、ほかの従業員を充てたり、補充ができない場合は自分でシフトに入ったりするなど、応急的な対応が求められます。

2-3. 従業員の配置や組み合わせが難しい

シフトは人数をそろえるだけでなく、一定水準以上のサービスや生産性をだせるように、従業員を組み合わせなければなりません。

経験豊富な従業員と新人を組み合わせたり、得意分野が異なる従業員同士でサポートしあえるようにしたりするなど、従業員の個性を考えたシフト作成が必要です。

しかし、パートタイム労働者の場合は、シフトに入れる時間帯や曜日の制限があり、簡単にはできません。

こうした従業員の配置や組み合わせはシフト作成の大きな課題です。

2-4. 従業員の間で不公平感がでる

シフトに入れる時間帯や曜日が決まっている場合、どうしても忙しい時間帯にシフトに入りやすい人と、余裕のある時間帯のシフトが多い人が発生します。

こうした状況は、「同じ給料なのに業務量が違う」「楽な仕事ばかりしている」などの不満が出やすく、従業員間での不公平感につながりやすいです。

不公平感は従業員同士の不和を生み、仕事に対するモチベーションを下げてしまうでしょう。

2-5. シフトの伝達や共有がしにくい

作成したシフト表を紙に印刷して貼りだしたり、事業場や店舗のパソコンで確認したりする方式の場合、従業員はシフトを確認するためだけに立ち寄る必要があります。

「シフトがいつでるかわからず落ち着かない」「せっかく見に来たのにまだシフトが出ていない」などの問題が出やすく、従業員が不自由さを感じやすいです。

また、シフトの確認が遅れて自分が入っていることに気づかず、穴をあけてしまうケースも考えられます。

2-6. 法令違反の不安が消えない

労働基準法では、労働時間の上限が1日8時間、1週間40時間に規制されています。36協定を結んでいる場合でも「月45時間、年360時間」を超えた時間外労働は認められていません。

シフト作成では、こうした労働時間の上限を厳守することも求められます。

Excelなどによるシフト作成では、うっかりや計算の間違いによって上限を超えてしまうことも考えられるため、常に法令を守れているかという不安が拭えないでしょう。

3. アナログな方法のシフト管理では課題を解消しにくい

シフト管理ではさまざまな課題があることがわかりました。

特に紙やExcelなどによるシフト管理では、人が考えて処理する範囲が大きく、人為的なミスも発生するため担当者の頭を悩ませます。

また、人員の偏りや不足を把握しにくいため、シフトに入る人数が多すぎたり、少なすぎたりするというトラブルも起きやすいです。

シフト表を印刷して配布したり、見に来てもらったりするという手間もアナログな方法では解消が難しいでしょう。

こうした問題はシフト管理システムによって多くを解消できます。シフト管理システムはシフトの自動作成や調整、法令遵守ができるだけでなく、シフトの共有もスムーズにできます。

どのような機能があるのか精査し、シフト管理の課題解決に役立てましょう。

4. シフト管理システムの主な機能

シフト管理システムには主に以下のような機能が備わっています。

• シフトの自動作成
• シフト調整
• シフト表の共有

各機能を詳しく解説していきます。

4-1. シフトの自動作成

シフト管理システムに備わった機能のひとつが、シフトの自動作成です。手作業では膨大な時間と労力がかかるシフト作成を、システムが自動でおこないます。システムは、各従業員が事前に登録した勤務希望日時、休暇希望、シフトに入れない時間帯などを自動で読み込み可能です。

さらに、POSデータや過去の売上データから予測される必要な人員数、従業員のスキルレベル、特定の時間帯に必要な人員配置などを考慮して、最適なシフト案を提案します。

最終確認や微調整は必要ですが、時間をとられやすいシフト作成の大半を自動化できることは、大幅な業務負担の軽減につながるでしょう。

4-2. シフト調整

自動作成されたシフト案であっても、細かな調整や急な変更が必要になることがあります。シフト管理システムは、そうした調整作業もスムーズにおこなえる機能を提供します。シフトに空きが出た場合や、急な欠員が発生した場合、システム上で従業員の勤務可能日や希望をリアルタイムで確認し、最適な代替要員を迅速に把握可能です。

4-3. シフト表の共有

作成・調整したシフトは、関係者全員にスムーズに共有される必要があります。シフト管理システムは、情報共有の漏れや遅れを防ぎます。作成されたシフト表は、従業員が自身のスマートフォンやPCからいつでもどこでも確認可能です。そのため、紙のシフト表を配布したり、店舗に貼り出したりする手間がなくなります。

【関連記事】シフト管理システムとは？機能や導入するメリット・デメリットを解説！

5. シフト管理システムを導入した場合のシフト作成の流れ

実際の使用感をイメージしやすいように、シフト管理システムを導入した場合のシフト作成の流れを見てみましょう。

なお、基本となる従業員の情報（シフトに入れる曜日や時間帯、能力、経験、スキルなど）はすでに入力済みと仮定します。

5-1. 従業員がシフトを提出する

まずは従業員が希望するシフトを提出します。

• この日はシフトに入れない
• この日は〇時までしか入れない
• この期間は出張でいない
• この期間は休暇が欲しい

など、作成するシフト期間中の希望をシステムに入力することで、それを踏まえたシフト作成がおこなわれます。

5-2. システムへの情報入力

担当者が従業員からシフトの希望を集める場合は、それぞれの希望をシステムに入力していきます。紙やExcelでシフト作成をする場合は、個々の事情と必要人員を照らし合わせながら作成していましたが、シフト管理システムを使う場合は入力するだけで完了します。

また、従業員が直接システムに入力する方法もあります。こちらの場合は担当者がシフト希望を集めたり、手入力したりするてまも省けます、

5-3. 個別の対応

システムが自動で作成したシフトを元に、システムだけでは対応できない特殊な事情や、細かい調整をおこないます。

アルバイトやパートタイム労働者がいる場合は、家庭や学校の事情で細かい変更が発生しやすいです。そうした調整や人でなければ判断できない調整をおこないます。

5-4. シフトの確定

システムが作成したシフトで問題ないか、最終的には人の目で確認します。問題がなければシフトを確定し、従業員に通知・共有をおこないます。

通知と共有はシステム上でできますが、印刷して貼りだしておくことも考えましょう。年齢が高い従業員がいる場合は、アプリやシステムでは共有しきれないことがあるからです。

6. シフト管理システムを導入するメリット

シフト管理システムを導入した場合に、得られるメリットを5つ紹介します。これらのメリットは担当者の業務負担を減らすことに加え、コストカットや担当者以外の従業員の利便性も向上させます。

6-1. シフト作成・共有がスムーズになる

シフト管理システムを使うことでシフト作成が各段にスムーズになります。

シフト作成や管理にかかっていた時間を大きく削減できるため、ほかの業務に使う時間が増えます。シフト作成や管理に圧迫されていた業務が進むようになれば、勤務時間も適正化しやすくなるでしょう。

また、共有も簡単にできるため、従業員に連絡をしたり確認を促したりする手間も省けます。

6-2. シフトをすぐに確認できる

専用のサイトにアクセスしたり、データを画像にして送れるようなシステムを利用すればシフトを誰もがすぐに確認できます。

わざわざ店舗や施設に出向いてシフトを確認する必要もなくなり、従業員の負担を減らすことも可能です。
Excelで工夫しなくてもシステムが自動的に見やすいシフト表を作成してくれるというメリットもあります。

6-3.シフト忘れや提出漏れを防止できる

シフト管理システムにはアプリ形式のものもあります。従業員にこのアプリを入れてもらうことで、出勤の通知をしたりスケジュールに自動的に入力することも可能です。シフトの確認が遅れたことによる欠員や、シフトを忘れて穴をあけるということも防げるでしょう。

また、シフトの提出の締め切りを決めていればその通知をしてくれるアプリもあります。
シフトの希望が締め切りまでに集まらず、なかなかシフト作成に取り掛かれないというストレスからも解放されます。
関連記事：シフト管理を電子化するメリット・デメリットを詳しく解説

6-4. コストカットにつながる

作成したシフトはそのまま各従業員のメールアドレスや共通のチャットなどに送信できるため、連絡やプリントにかかるコストを削減することも可能です。しかし、シフト管理システムは有料のものが多く、システムの内容や金額もさまざまです。そのため、実質的にはコストが増えてしまう可能性もあります。コストに見合った効果を出すために、自社に最適な最適なシステムを探し、必要であれば無料体験期間なども利用しましょう。

6-5. ほかのシステムとの連携で勤怠管理を自動化できる

シフト管理システムは、勤怠管理システムや給与計算システムなどと連携することで、人事や労務業務を自動化できます。

シフトの内容から労働時間や残業時間を計算し、給与計算までを自動化することも可能です。実現すれば広い範囲の業務を効率化できるでしょう。

こうした自動化を実現したい場合は、ほかのシステムとの連携のしやすさが重要です。自動化をしたい場合は連携のしやすさや、既存システムとの相性も確認しましょう。

7. シフト管理システム・アプリの選び方

ここからは、実際にシフト管理システムの導入を検討したい方に向けて、システムやアプリを選ぶ際のポイントを紹介します。

7-1. 勤怠管理システムと自動連携できるものを選ぶ

シフト管理システムを選ぶ際には、既存の勤怠管理システムと自動連携できるものを選ぶことが重要です。

自動連携によりデータの二重入力を防ぎ、エラーのリスクも軽減されます。例えば、勤怠情報がシフト管理システムに自動で取り込まれることで、店長や管理者が一元的にデータを確認・管理でき、業務効率が大幅に向上します。これにより、シフト作成や調整が迅速かつ正確にでき、労務管理や人件費の適正化にも寄与します。

さらに、時間やコストの削減も期待でき、店舗全体の運営がスムーズになります。シフト管理システムを選ぶ際には、既存の勤怠システムとの自動連携機能を重視することが、効果的かつ効率的なシフト管理を実現するための鍵です。

7-2 事業規模や業種業態にあったものを選ぶ

工場、飲食店、介護、医療など、業種に適したシフト管理システムを選ぶことは、業務効率化には欠かせません。

例えば、工場では生産計画と連携し、複雑なシフトパターンや休日出勤にも対応できるシステムが求められます。飲食店ではアルバイトやパートの急な欠員に対応できる、店舗間のヘルプ機能が重要です。介護や医療分野では、24時間対応が必要なため、スタッフの配置や労働時間を適切に管理できるシステムが必要です。

これらの業種に合ったシステムを選ぶことで、効率的な運営と適切な労務管理が可能になります。

7-3. 広く雇用形態に対応できるシステムを選ぶ

正社員だけでなく、アルバイト、パート、契約社員、派遣社員などの異なる雇用形態を持つ企業が多く存在します。そのため、シフト管理システムを選ぶ際には、これら全ての雇用形態に対応できるシステムを選ぶことが重要です。雇用形態によって契約内容が異なるため、シフト管理だけでなく従業員の契約情報も正確に管理できるシステムが求められます。

特に派遣社員がいる場合は、派遣会社との契約内容に基づいてシフトを正確に管理する必要があります。契約違反が発生すると企業の信用を損なう可能性があるため、正確なシフト管理は不可欠です。適切なシステムを導入することで、全体のシフトバランスを最適化し、効率的な運営が可能となります。

7-4. 有料版を検討する

シフト管理システムを選定する際、無料版のアプリは基本機能のみの提供が多く、店舗や会社の管理者が求める高度な機能が不足する可能性が高いです。

例えば、無料版ではシフトの自動生成機能や複数店舗の統合管理機能が制限され、従業員の数や業務の複雑さに対応しきれないことがあります。有料版のシステムを選ぶと、より高精度なシフト管理を実現できます。

具体的には、リアルタイムでシフトの変更通知ができる機能や、従業員の勤務時間集計機能など、管理者の負担を大幅に軽減するツールが利用可能です。このように、有料版は効率化と最適化を図るための強力なサポートツールとなります。

7-5. 従業員の使いやすさにも着目する

シフト管理システムは、アプリを使うことで担当者以外もシフトの提出や確認ができます。このアプリが使いやすいことにも着目しましょう。機能が多くてもわかりにくいアプリでは、せっかくのシステムが活用されません。

特にスマートフォンやITに慣れていない高齢者がいる場合は、使いやすさとわかりやすさが重要です。

従業員にも実際にテスト使用をしてもらい、使い勝手が良いものを選ぶようにしましょう。

7-6. 複数のシステム・アプリを試す

シフト管理システムは種類が多く、機能やデザインはさまざまです。業種に特化したものや、得意とする処理なども異なるため、自社や自店舗に適したシステムは簡単には見つからないでしょう。

大手だから、有名だから、といった理由で選ぶと失敗しやすいです。無料版や無料期間を利用し、複数のシステムを試してみましょう。

必要なシステムを搭載していて、使いやすく、サポート体制がしっかりしているシステムを選ぶことをおすすめします。

8.シフト管理はシフト管理システムを使って効率化できる

シフト作成は店舗や施設などの経営にとって重要ですが、経費の削減や従業員のモチベーションの維持のためには十分にシフト管理をおこなう必要もあります。
シフト管理システムを利用することで、シフト作成が簡単になる、人為的ミスを軽減できるなど、豊富なメリットがあります。

シフト管理システムはさまざまなものがありますが、それぞれサービス内容や料金、使い方が異なります。
どのような機能が必要なのか、どれくらいの予算をかけられるのかなどを確認して、自社に最適なシステムを見つけましょう。効率的にシフトを管理して、より経営や従業員の育成に役立ててください。