給与支払報告書とは、事業者が従業員に支払った給与などの金額を、従業員の住所地の市区町村に報告するための書類です。源泉徴収票と混同されがちですが、提出先や目的が異なります。市町村は給与支払報告書をもとに住民税の金額を決定するため、事業者には提出が義務づけられているものです。

本記事では、給与支払報告書の書き方や作成の流れ、提出期限・方法をわかりやすく解説します。正しく作成・提出するために、ぜひ最後までご覧ください。

関連記事：給与明細とは？保管期間や注意点、記載項目までくわしく解説

1. 給与支払報告書とは

給与支払報告書とは、事業者（給与支払者）が従業員に対して、前年1年間（1月1日〜12月31日）に支払った給与や賞与の総額などを、従業員が翌年1月1日時点で居住している市区町村へ報告するための法定書類です。市区町村は、この報告書を基に住民税額を確定し、後日通知をおこないます。

給与支払報告書の対象は、正社員だけではなく、パート・アルバイト・役員など、給与や報酬を受け取るすべての従業員が含まれます。原則として、年の途中で退職した従業員についても提出が必要です。ただし、前年中に退職し給与支払総額が30万円以下の場合は省略ができます。

また、給与支払報告書を市区町村へ提出する期限は、年末調整の翌年1月31日です。

これは地方税法で定められた法定義務であり、提出を怠ると1年以下の拘禁刑または50万円以下の罰金が科される可能性があります。期限に遅れると、従業員の住民税の分割回数が減少したり、住民税の算定に影響したりするため、必ず提出期限を守りましょう。

なお、給与支払報告書は、総務省や自治体のホームページからフォーマットをダウンロードできます。

参考：個人住民税と特別徴収について｜東京都

1-1. 給与支払報告書は2つの書類で構成されている

給与支払報告書は「個人別明細書」と「総括表」の2つによって構成されています。それぞれの目的や役割の違いを理解しておくと作成の際にスムーズです。

・個人別明細書

個人別明細書は、従業員1人につき1枚作成する書類です。給与を受け取る従業員ごとの住所、氏名、生年月日、給与額、社会保険料額、扶養親族の情報などを記載します。住所や扶養親族、金額に記載ミスなどがあると、従業員の住民税額に影響を及ぼすおそれがあるため、正確に記載しましょう。

・総括表

総括表は、個人別明細書をまとめるための表紙のような書類です。何人分の個人別明細書を提出したか、退職した人の有無などを記載します。そのため、従業員が住んでいる市区町村の数だけ作成しなければなりません。多くの自治体では、12月頃に専用の統括表を事業所へ送付しているので、それを活用するとよいでしょう。

1-2. 給与支払報告書と源泉徴収票の違い

給与支払報告書と源泉徴収票は、いずれも従業員に支払った給与や控除額などをまとめた書類です。記載する内容はほぼ同じですが、給与支払報告書には、住民税の納付方法とマイナンバーの記載が必要となります。

大きく異なるのは、提出先と利用目的です。

給与支払報告書の提出先は、翌年1月1日時点で従業員が居住している市区町村となります。利用目的は、住民税額の算定です。

一方、源泉徴収票は主に従業員本人へ交付します。利用目的は、年末調整の内容の確認や、確定申告での活用です。税務署への提出は、給与等の支払金額が500万円超など提出義務の要件に該当する場合のみに限られます。

それぞれの違いを正しく理解し、作成・提出をおこないましょう。

参考：No.7411 「給与所得の源泉徴収票」の提出範囲と提出枚数等｜国税庁

関連記事：給与支払報告書と源泉徴収票の違いとは？提出先や電子化・一元化のポイントも紹介
関連記事：源泉徴収票の作成方法や記載内容をわかりやすく解説

1-3. 給与支払報告書と給与支払証明書の違い

給与支払報告書と給与支払証明書は、いずれも給与に関する情報をまとめた書類です。ただし、提出先と利用目的が異なります。

1-2章で説明したとおり、給与支払報告書は、事業者が市区町村へ提出する法定書類で住民税額を計算するために使用されます。

一方、給与支払証明書は、従業員本人が第三者に収入を証明するための書類です。税務目的ではなく、住宅ローンや賃貸契約などの各種申請時に、源泉徴収票だけでは証明が足りない際に、勤務先へ依頼して発行してもらいます。この書類には公的な定型フォーマットはなく、事業者が任意の様式で作成します。また、証明する期間を自由に設定できる点も特徴です。

給与支払報告書は自治体向けの税務書類、給与支払証明書は従業員本人のための収入証明書という位置づけになります。

2.給与支払報告書の提出は必須？提出不要になる場合とは

給与支払報告書の提出は、前年に給与を受け取った人全員が対象となりますが、一部例外もあります。この章では、提出が必須な従業員と不要な従業員について説明します。

2-1. 提出必須の従業員

給与支払報告書の提出対象となるのは、前年1月1日から12月31日までの間に給与を支払ったすべての従業員です。支給額や雇用形態・役職に関わらず、給与・報酬を受け取った人全員が対象となります。

在職中の従業員だけでなく、前年中に退職した人や1回だけ給与を支払った場合なども、原則として報告が必要です。

例外として、前年中に退職し、年間の給与支払総額が30万円以下の従業員は、給与支払報告書の提出の省略が認められています。それ以外の従業員は、提出が必要となるため、名簿や支払履歴を確認し、漏れのないように作成しましょう。

2-2. 提出不要の従業員

前年中に退職した従業員で、年間の給与支払総額が30万円以下である場合、提出が免除される可能性があります。ただし、地方自治体によって運用が異なるため、30万円以下であっても提出を求めるケースもあるので注意が必要です。退職者が居住していた市区町村の担当窓口に提出可否を確認しましょう。

参考：給与支払報告書の提出｜荒川区
参考：給与支払報告書の提出について｜船橋市

3. 給与支払報告書の書き方

給与支払報告書の書き方を、「個人別明細書」と「総括表」に分けて解説します。給与支払報告書を正しく提出するためにも、それぞれの書き方を正しく理解しましょう。

3-1. 事前に準備しておく書類

給与支払報告書を作成する前に、事前に必要な書類をそろえることで、個人別明細書の作成をスムーズに進められます。

準備しておくべき書類は、次の3つです。

1. 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
   従業員本人および扶養親族の氏名・生年月日・住所などを確認し、扶養控除の内容を反映します。
2. 給与所得者の保険料控除申告書
   社会保険料や生命保険料、地震保険料など、控除対象となる保険料の情報を記載します。
3. 給与所得者の基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
   基礎控除や配偶者控除の対象者、所得金額調整控除の有無などを確認します。

給与支払報告書の様式は市区町村のホームページからダウンロードできます。総括表は市区町村によって様式が異なる場合もありますが、基本的な様式は総務省Webサイトからダウンロードが可能です。手書きの場合は3枚複写の用紙を使用すれば、一度の記入で市区町村・税務署・従業員交付用の3部を作成できます。

参考：地方税分野の主な申告手続等における様式【税目別】｜総務省

3-2. 個人別明細書の書き方

個人別明細書は、源泉徴収票と記載内容がほぼ同じです。そのため、既に作成した源泉徴収票をもとに転記すれば、基本的には問題ありません。

ただし、給与支払報告書には、住民税の納付方法とマイナンバーの記載が必要など、一部項目や書式が異なる部分もあります。提出先である市区町村の指定様式を確認し、漏れや誤りがないよう記入しましょう。

個人別明細書は、手書き・電子データのどちらでも作成可能です。手書きで作成する場合は、給与支払報告書（市区町村提出用）と源泉徴収票（税務署提出用・従業員交付用）が複写式になった用紙を使用することで、1度の記入で複数部を同時に作成できます。

次の表に主な記載事項とその書き方を紹介します。

記載事項	書き方
支払いを受ける者	従業員の住所（1月1日のもの）や氏名、受給者番号、役職名、マイナンバーなどを記載します。受給者番号とは、事業所側で社員へ付番している番号です。情報がない部分は、空欄のままでも問題ありません。
支払金額	対象年（前年1月1日～12月31日）中に支払いの確定した給与の総額を記載します。源泉徴収票の作成日現在で未払のものがあるときは、その未払額を内書きします。
給与所得控除後の金額	給与所得控除後の金額を記載します。年末調整をしていない場合は、実際に徴収した合計額を記入しましょう。
所得控除の額の合計額	給与所得控除後の給与などの金額から控除した社会保険料控除や生命保険料控除など、控除の合計額を記載します。 控除対象となるのは、社会保険料控除、小規模企業共済等掛金控除、生命保険料控除、地震保険料控除、障害者控除、寡婦控除、ひとり親控除、勤労学生控除、配偶者控除、配偶者特別控除、扶養控除、特定親族特別控除及び基礎控除の額の合計額です。ただし、「配偶者控除」と「配偶者特別控除」は、重複しての適用不可のため注意しましょう。
源泉徴収税額	年末調整後に確定した源泉徴収税額や復興特別所得税を記載します。年末調整をしない場合は、対象年中に源泉徴収すべき所得税および復興特別所得税の合計額を記載しましょう。
控除対象配偶者や扶養親族、障害者	控除対象配偶者がいる場合は「従有」に〇を記載します。配偶者がいたとしても控除対象ではない場合は空欄にしましょう。控除対象配偶者が70歳以上の場合は老人欄にも〇を書きます。配偶者以外の扶養親族16歳未満扶養親族、障害者控除の対象者、非居住者親族がいる場合は、その人数も記入します。
社会保険料の金額、控除額	給与から控除した社会保険料の総額と、「給与所得者の保険料控除申告書」にもとづいて控除した、社会保険料と小規模企業共済等掛金の額の合計額を記載します。小規模企業共済等掛金がある場合は、その金額を上段に内書きしましょう。
扶養親族	控除対象の配偶者や扶養親族、16歳未満の扶養親族の名前やマイナンバーなどを記載します。
配偶者の合計所得	配偶者が控除対象の場合は合計所得を記載します。控除対象の配偶者がいない場合は、空欄でも問題ありません。年末調整をおこなっていない方で、源泉控除対象配偶者がいる場合は、「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」に記載された、源泉控除対象配偶者の「所得の見積額」を記載します。
国民年金保険料等の金額、旧長期損害保険料の金額	その年に支払った社会保険料控除を受けた国民年金保険料などの金額を記入します。
支払者	従業員に給与を支払った事業者の情報（住所や名称、法人番号またはマイナンバー）を記載します。
摘要欄	扶養親族が5人以上いる場合、控除対象扶養親族が非居住者の場合、前職分を合算して年末調整した場合、住宅借入金等特別控除が3件以上ある場合などは摘要欄に記載します。また、住民税の納付を普通徴収にしている場合はその理由を記載しましょう。

3-3. 総括表の書き方

総括表は個人別明細書をまとめる表紙のような役割を持つ書類です。各市町村から、毎年12月中に専門の総括表が送られてきます。間違えないようにするために、送られてきた総括表を利用するか、各市町村のホームページにあるExcel形式のファイルを活用して作成しましょう。

主な記載事項とその書き方を表にまとめました。

記載事項	書き方
給与の支払期間	給与を支払った期間を記載します。
給与支払者の法人番号	事業者が法人の場合は、事業所の法人番号を記載します。個人の場合は、マイナンバーを記載します。
給与支払者の氏名又は名称	事業者の会社名および屋号を記入します。給与支払者が個人の場合は、名称ではなく個人事業主名を記載します。
事業種目	企業や事業所の業務内容を記載します。（例：製造業、小売業、建設業など）
受給者総人員	給与支払報告書を提出する年の1月1日時点の在職していて、給与の支払いを受けている者の数を記載します。
報告人員	特別徴収対象者、普通徴収対象者（退職者）、普通徴収対象者（退職者を除く）のそれぞれの人数を記載します。
所轄税務署	事業所所在地を管轄する税務署を記載します。
給与の支払い方法及びその期日	給与の支払い方法（時給・日給・月給など）と支払日（毎月25日、毎週日曜日など）を記載します。
指定番号	市区町村から通知された給与支払者番号を記載する各地方団体がホームページ等でお知らせしている「記載の手引き」に従い入力しましょう。

参考：給与支払報告書（総括表）｜総務省

本章で、住民税の金額を確定させるために必要な給与支払報告書の記載方法を解説しました。しかし、そもそも住民税がどのように算出されるか、正しい計算方法に不安はないでしょうか。

当サイトでは、給与支払報告書に記載が必要な所得税や住民税の計算方法を解説した資料を無料で配布しています。給与計算業務でお悩みの方はこちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

4. 給与支払報告書の提出先と提出期限

給与支払報告書の提出期限を守らなければ罰則のおそれがあります。提出期限を守るためにも、提出先を間違えてはなりません。本章を確認して、提出先と提出期限をきちんと把握しておきましょう。

4-1. 給与支払報告書の提出先

在職者の給与支払報告書は、その提出年の1月1日現在で従業員が居住している市区町村に提出します。例えば、令和8年1月31日までに提出すべき給与支払報告書（令和7年中の給与分）は、令和8年1月1日現在の住所地へ提出します。一方、退職者に関しては、退職日時点に住んでいた自治体へ提出しましょう。

参考：地方税法第317条の6｜e-Gov法令検索

4-2. 給与支払報告書の提出期限

給与支払報告書の提出期限は、翌年1月31日までです。1月31日が土日祝日の場合は翌月曜日が期限となります。例えば、令和7年中の給与分に係る給与支払報告書（令和7年分）は、令和8年1月31日が土曜日のため、令和8年2月2日（月）が提出期限となるでしょう。

5. 給与支払報告書の作成から提出までの流れ

これまで解説したように、給与支払報告書に関する業務は、期限までに正しい書類を提出しなければなりません。この章では、給与支払報告書の作成から提出までの流れについて詳しく紹介します。

5-1. 市区町村からの総括表を受け取る

住民税の特別徴収をおこなっている企業には、毎年12月頃に、従業員が居住する各市区町村から「給与支払報告書（総括表）」が送付されます。総括表には、会社名や所在地などの基本情報があらかじめ印字されているため、必要事項を記入するだけで提出が可能です。

ただし、この総括表は前年実績に基づいて送付されるため、これまで報告対象者がいなかった市区町村に新たに従業員を雇用した場合は、該当する自治体へ連絡し、給与支払報告書（総括表）の送付を依頼しましょう。もし用紙が届かない場合や、電子申告を利用する場合は、各市区町村のホームページから総括表の様式のダウンロードも可能です。

5-2. 年末調整をおこなう

給与支払報告書の作成前に年末調整をおこなう必要があります。これは、年末調整が完了していないと、給与支払報告書に正確な情報が記載できないためです。

年末調整の対象者は、原則としてその年の12月31日時点で在籍している従業員です。ただし、法令により詳細が定められており例外もあります。例えば、その年の給与収入が2,000万円を超える人や、災害による特例を受けた場合などは対象外です。

ただ、年末調整の対象外であっても、給与支払報告書は退職者を含むすべての従業員分を提出する義務があるため注意しましょう。

参考：No.2665 年末調整の対象となる人｜国税庁

関連記事：年末調整の対象者とは？必要な書類や確定申告との関係も解説

5-3. 給与支払報告書を作成する

年末調整が終わったら、確定した金額をもとに給与支払報告書を作成します。総括表は多くの市区町村で11月〜12月頃に事業所宛てに送付されますが、送付時期は自治体によって異なります。届かない場合は、自治体サイトからダウンロードも可能です。

あわせて、給与支払報告書の個人明細書を作成します。源泉徴収票と記載内容がほぼ共通しているため、年末調整と同じタイミングで作成すると効率的です。

5-4. 給与支払報告書を期限までに提出する

給与支払報告書の作成が完了したら、提出期限（翌年1月31日）までに提出をおこないます。1月31日が土日祝日にあたる場合は、翌営業日が期限です。給与支払報告書の提出方法は、次の3つの方法があります。

• 書面提出（郵送または窓口持参）
• 光ディスク等による提出
• 電子申告（eLTAX）による提出

電子申告や光ディスクで提出する場合は、事前の利用届出や環境設定が必要です。余裕を持って対応しましょう。

6. 給与支払報告書の訂正・追加・取消の手続き

給与支払報告書を提出した後に、記載内容の誤りや提出漏れが判明した場合は、速やかに訂正・追加・取消の手続きの必要があります。正しい情報に修正し、早めに再提出しましょう。この章では、訂正・追加・取消の手続きを解説します。

6-1. 給与支払報告書に訂正が必要な場合

給与支払報告書を提出した後に、従業員情報や金額などの記載内容に誤りがあった場合は、速やかに訂正手続きをおこなわなければなりません。訂正が必要となる主なケースについて説明します。

• 従業員情報の誤り：氏名、住所、フリガナ、マイナンバーなどが誤っている場合です。転居や結婚などで情報が変わったまま提出してしまうケースも多いため注意が必要です。
• 金額の誤り：給与・賞与の総額、源泉徴収税額、社会保険料、控除額などに計算ミスや入力漏れがあった場合は、住民税算定に直結するため訂正します。
• 提出漏れ・二重提出：提出を忘れていた従業員がいた場合は追加提出、誤って同じデータを二重に送ってしまった場合は、取消または訂正の手続きが必要です。

訂正方法は、提出手段によって異なります。

• 紙で提出した場合：誤りがあった個人別明細書を正しい内容で再作成し、摘要欄に赤字で訂正と明記して再提出します。市区町村によっては、総括表に、追加・訂正・取消欄が設けられているため、該当項目にチェックを入れましょう。
• 電子申告（eLTAX）で提出した場合：訂正区分を選択し、修正が必要な従業員分だけを再送信します。

また1年以上前の報告書の訂正はできません。正しい源泉徴収票を発行し、従業員に確定申告してもらうことで、上書きして税額を訂正します。

6-2. 給与支払報告書の追加提出が必要な場合

給与支払報告書の追加提出が必要なのは、提出時に一部の従業員の給与支払報告書を提出し忘れていた場合や、後から報告対象者が判明した場合などです。

この場合、該当する人の個人別明細書を新たに作成し、摘要欄に赤字で「追加」と明記します。総括表にも「追記」と記入したものを作成し、追加で市区町村へ提出しましょう。電子申告（eLTAX）を利用する場合は、手続区分を「追加」に設定し、追加対象者のみを新規データとして送信します。

6-3. 提出した給与支払報告書を取り消す場合

提出した給与支払報告書の内容が不要になった場合や、誤って重複提出してしまった場合には、取消手続きをします。

紙で提出したときには、取消したい個人別明細書の摘要欄に赤字で「取消」と明記し、総括表にも同様に「取消」と記載して再提出します。誤り部分に二重線を引くだけでは正式な訂正として扱われないため、新しい書類を作成して提出しなければなりません。

電子申告（eLTAX）を利用している場合は、手続区分を「取消」に設定し、該当する従業員分のみのデータを作成・再送信します。

7. 給与支払報告書を作成する際の注意点

給与支払報告書は、住民税を決定するための重要な書類です。誤って作成すると、次年度の住民税の支払いに影響します。この章では、作成する際の注意点を解説します。

7-1. 従業員のマイナンバーが必要

2017年度（2016年分）以降の給与支払報告書にはマイナンバーの記載が義務付けられています。そのため、担当者は全従業員のマイナンバーを収集する必要があります。

マイナンバーを収集する際には、本人確認と番号確認をおこない、間違いがないか確認しましょう。収集の際は、従業員に利用目的を明示し、理解を得ることが大切です。ただし、従業員側には、マイナンバー提出の法的な義務はありません。プライバシー保護を理由に提出を拒まれた場合は、無理やり提出させることはできないため注意が必要です。

まず企業側の法的根拠や手続き上の必要性を丁寧に説明し、理解を得る努力をしましょう。それでも提出が難しい場合には、市区町村に相談し、記載しないことが認められるケースもあります。従業員から提出を拒否された場合は、その経緯を文書などで記録しておきましょう。

7-2. 源泉徴収票の枚数によっては電子申告が義務化

2021年1月以降に提出する給与支払報告書は、前々年に提出した給与所得の源泉徴収票が100枚以上の場合、eLTAX（電子申告）もしくは光ディスクでの提出が義務づけられています。

税制改正前までは1,000枚以上となっていましたが、改正後の現在は100枚以上となるので、義務化の対象となっている場合、窓口や郵送での提出はできないことを理解しておきましょう。

電子申告を活用するためには、事前にeLTAXの利用届出や操作環境の準備が必要ですeLTAXを利用すれば、複数の市区町村への提出も一度の送信で完了できます。義務化対象でない企業にとっても作業効率化のために活用を検討してみましょう。

参考：地方税法第317条の6｜e-Gov法令検索

参考：No.7455 法定調書の提出枚数が100枚以上の場合のe-Tax、光ディスク等又はクラウド等による提出義務｜国税庁

7-3. 退職者の給与支払報告書の提出も必要

給与支払報告書は、対象年の1月1日から12月31日までに給与を支払ったすべての従業員が対象です。そのため、年の途中で退職した人についても、前年中の給与支払額が30万円を超える場合は提出が必要です。

退職者の給与支払報告書の提出先は退職時点の住所地の市区町村です。退職後に転居していても、転居先ではなく退職時の住所地へ提出します。住所が不明な場合でも、最後に確認できた住所地に可能な限り提出することが求められます。

退職により特別徴収ができない場合には、普通徴収切替理由書を添付して、普通徴収への切替をおこなう必要があります。個人別明細書には退職年月日を明記し提出しましょう。

また、総括表との整合性も確認しましょう。退職者や住所不明者を含む全員分の個人別明細書の提出が必要です。その人数が総括表と一致しているかも確認します。自治体によっては「給与支払額が30万円以下の退職者は提出不要」とする場合もあります。提出先自治体の基準の事前確認が大切です。

8. 給与支払報告書を提出しなかった場合の罰則

給与支払報告書の提出は法律（地方税法）で定められた給与支払者（会社など）の義務です。翌年1月31日（休日の場合は翌営業日）までに提出を怠った場合、地方税法第317条の7に基づき、1年以下の拘禁刑もしくは50万円以下の罰金の罰則が課せられるおそれがあります。

また、提出が遅れると住民税の決定が遅れ、特別徴収の1回あたりの徴収額が増えるなど従業員に影響を及ぼす可能性もあります。従業員とのトラブルにつながるリスクもあるので、正しく給与支払報告書を作成し、期限までに提出しましょう。

参考：地方税法第317条の7｜e-Gov法令検索

9. 給与支払報告書を理解して正しく提出しよう

給与支払報告書は、市町村が従業員の給与をもとに住民税を決定する重要な書類です。源泉徴収票と記載項目がほぼ同じですが、提出先は従業員の住所地の市区町村という違いがあります。また、自治体によって提出方法や添付書類の要否が異なる場合もあるため、事前に確認が必要です。

業務負担が大きい場合は、複数自治体に一括提出できる「eLTAX」の活用が有効です。年末調整や源泉徴収票、給与支払報告書の作成工数を減らす、給与計算ソフトの活用もおすすめです。e-Tax、eLTAXと直接連携して電子申告できるものもあります。

内容を正しく理解し、ミス防止のための準備を整えて提出しましょう。