人事・採用担当者にとって、従業員を採用した際におこなう入社手続きは重要な業務のひとつです。新入社員がスムーズに入社できるよう、採用担当者は然るべき手続きをおこない、受け入れ体制を整える必要があります。

そこで今回は、採用担当者がおこなう従業員の入社手続きの流れや、手続きに必要な書類、注意すべきポイントなどをまとめたマニュアルを一挙公開します。

1. 採用担当者がおこなう入社手続きの手順

新しい人材を採用した際、担当者がおこなうべき入社手続きの流れをご紹介します。

1-1. 入社手続きに必要な書類を提出してもらう

入社手続きをおこなうにあたり、新入社員からいくつかの書類を提出してもらう必要があります。どんな書類が必要かはケースによって異なりますので、あらかじめリストにして入社予定の方に渡しておきましょう。

入社手続きに必要な書類について、詳しくは後述します。

1-2. 法定三帳簿を作成する

法定三帳簿とは、労働基準法および同法に基づいたガイドラインによって作成・保管が義務づけられている労働者名簿・賃金台帳・出勤簿のことです。

それぞれの法定帳簿の特徴は以下の通りです。

労働者名簿：従業員の氏名や年齢、住所などの個人情報を記載した名簿

賃金台帳：賃金計算の基礎となる事項や賃金の額、賃金計算期間など、賃金にまつわる項目を記載した台帳

出勤簿：従業員の出勤日や労働日数、労働時間数などを記した帳簿

これらの帳簿は法律上5年間の保存が義務づけられていますが、経過措置により現在は3年間となっています。ただし、経過措置がいつ終了しても良いように、5年間保存する運用が推奨されます。なお、保存期間の違反には、30万円以下の罰金が科せられる可能性があるため注意が必要です。

法定三帳簿は、人事異動の検討に用いられたり、適正な賃金を支払っているかどうかチェックするために使用したりする大切な帳簿ですので、新入社員を採用したら忘れずに作成しておきましょう。

1-3. 社会保険の加入手続きをおこなう

常時5人以上の従業員を使用する個人の事業所（農林漁業、サービス業など一部除く）、または常時従業員を使用する法人は、法律によって社会保険（健康保険と厚生年金）への加入が義務づけられています。

上記の条件に該当する場合は、年金事務所または健康保険組合に対し、「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を提出する必要があります。

提出期限は雇用の開始から5日以内と制限があるので、新入社員を採用したら速やかに手続きを開始しましょう。

1-4. 雇用保険の加入手続きをおこなう

管轄のハローワークで「雇用保険被保険者資格取得届」を提出し、雇用保険の加入手続きをおこないます。

提出期限は、雇用した日の翌月10日までなので、こちらも採用が決まったら優先的に手続きを済ませる必要があります。

1-5. 給与・住民税の申告をおこなう

住民税の手続きは、前年の所得の有無や、入社前の徴収方法によって変わってきます。

前年の所得がほとんどない場合は、手続きをすぐにおこなう必要はありません。他の従業員と同様、翌年の1月に「給与支払報告書」を市区町村へ提出して、6月より特別徴収します。多くの場合、新卒採用者がこのケースに該当するでしょう。

一方で、前の会社の特別徴収を引き継ぐ場合は、前の会社から送付される「給与所得者異動届出書」に必要事項を記入して市区町村に提出します。また、入社前に普通徴収によって住民税を納付していた場合は、「特別徴収切替申請書」を市区町村に提出して手続きをします。中途採用者は、どちらに該当するか事前に確認しておきましょう。

なお、特別徴収は企業の規模や従業員の数に関係なく、給与支払者の法定義務となっているため、給与から天引きして納税するのが原則です。新入社員が入ったら、どのケースに該当するか判断して手続きをおこないましょう。

1-6. 入社日の当日までに受け入れ準備を済ませておく

入社手続きには、必要書類の作成や回収だけでなく、新入社員への案内も含まれています。入社日当日の持ち物や就業場所、時間についても正しく案内しておきましょう。

また、社内での受け入れ準備も必要です。配属先が決まっている場合は、部署内の従業員に通達するとともに、デスクや椅子、キャビネットなどの手配をおこないます。また、当日にすぐ業務に取り掛かるのか、研修をおこなうのかもすり合わせておく必要があるでしょう。

2. 入社手続きに必要な書類一覧

入社手続きの際、従業員に用意してもらう必要がある書類をまとめました。

2-1. 年金手帳

厚生年金への加入手続きにおいて、基礎年金番号を確認するために必要な書類です。年金手帳または基礎年金番号通知書の写しを提出してもらうのが一般的です。なお、2022年4月1日に年金手帳の交付が廃止されたため、それ以降に年金制度に加入した方には、基礎年金番号通知書の写しを準備してもらいましょう。

なお、新入社員が年金手帳や基礎年金番号通知書を紛失した場合は、基礎年金番号が分かれば手続きが可能です。それさえも分からない場合は、マイナンバーで手続きすることもできます。

参考：資格取得届を提出したいのですが、基礎年金番号がわからない者がいます。どうしたらいいですか。｜日本年金機構

2-2. 雇用保険被保険者証

雇用保険加入手続きに必要な書類です。退職時に前の職場から交付されているはずなので、提出を求めましょう。

新卒者の場合は不要です。

2-3. 源泉徴収票

年末調整に必要となる書類です。雇用保険被保険者証と同じく、退職時に前の職場から交付されるものなので、年内に採用する場合は提出してもらいます。

年を越してから入社する場合は不要です。

2-4. 扶養控除等申告書

所得税や住民税などに必要な書類です。会社ごとに申告書が用意されていますので、従業員に渡し、必要事項を記入・捺印してもらいましょう。

なお、扶養控除等申告書は、扶養家族の有無にかかわらず、全員に提出してもらいます。

2-5. 健康保険被扶養者（異動）届、国民年金第3号被保険者資格取得届

採用する従業員に配偶者や子などの家族がいる場合に必要となる書類です。扶養する家族がいない場合は提出を求める必要はありません。

2-6. マイナンバー

雇用保険や社会保険の加入時に必要です。マイナンバーカードまたは、マイナンバーがわかる通知カードの写しを提出してもらいます。

2-7. 給与振込先の届出書

給与振込先を届け出るための書類です。会社ごとに用意されている届出書を渡し、必要事項を記入したうえで提出してもらいます。万全を期するなら、振込先口座のコピーの提出を求めてもOKです。

その他、会社の就業規則によっては、健康診断書や身元保証書などの提出を求めるケースもあります。

当サイトでは、これまで紹介した入社手続きの手順や必要な書類などを詳しく解説した「入社手続きマニュアル」を無料配布しています。 入社手続き対応でお困りの担当者の方は、ぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

3. 提出期限に注意！入社手続きで押さえておくべきポイント

入社手続きをおこなうにあたり、特に注意しておきたいのが必要書類の提出期限です。

前述の通り、雇用保険や社会保険の手続きには期限が設けられていますので、雇用を開始したらすぐにでも手続きを始める必要があります。

もし手続きの期限を大幅に過ぎてしまった場合、雇用保険では雇用開始日から手続き日までの全期間分の賃金台帳と出勤簿を提出すると共に、遅延理由書を作成・提出する必要があります。

一方、社会保険の場合も、本来の提出期限から60日以上経ってから手続きする場合は、賃金台帳や出勤簿の提出が必要です。

いずれの場合も、手続きが遅れると余計な手間がかかるうえ、従業員にも迷惑が掛かってしまいますので、すみやかに手続きを始めることが大切です。

4. 入社手続きでミスを防ぐコツ

入社手続きは期限や法定ルールが多く、ミスが起きやすい業務です。代表的なものとして、書類の提出期限超過、社会保険の加入漏れ、書類の紛失などが挙げられます。これらは従業員の不信感や、行政指導につながるおそれもあるため注意が必要です。

ミスを防ぐには、入社日から逆算したスケジュール表の作成が有効です。「入社前」「入社日当日」「入社後〇日以内」といった区切りで、必要な手続きと期限を可視化しておくことで、対応漏れを防ぎやすくなります。あわせて、チェックリストを活用することで、対応漏れや担当者によるばらつきを減らすことができます。

さらに、e-Govなどの電子申請の活用も有効な対策です。書類の持ち運びをなくせるため、紛失リスクを低減できます。提出先に足を運ぶ必要もなくなり、業務の効率化と安全性の向上を同時に図れる点がメリットです。

このように、入社手続きは「注意する」だけでなく、「ミスが起きにくい運用」に整えることで、業務の安定性の向上が可能となります。

5. 入社手続きの流れをつかんでスムーズに行動しよう

入社手続きは、従業員の雇用保険や社会保険に関わる大切な業務ですので、迅速かつ適切に処理しなければなりません。しかし入社手続きには、さまざまな書類が必要で、手続きの種類も多いです。もし従業員が多くなったり、入退社の頻度が高くなったりした場合は、後々対応しきれなくなる恐れがでてくるでしょう。

システムを導入することで工数削減ができますので、早めの導入がおすすめです。電子化のメリットとデメリットが気になる方はぜひこちらの記事をご覧ください。

参考記事▶入社手続きを電子化するメリット・デメリットを徹底解説

特に提出期限が設けられている手続きは優先的に着手し、新入社員が安心して働ける環境を整えておきましょう。