その入社手続き、本当に万全ですか？ 抜け漏れを防ぎ、即戦力になれる業務実践マニュアル

入社手続きは確実に対応する必要がありますが、社会保険の資格取得手続きや雇用契約の締結など対応しなくてはならない項目が多く、漏れや遅れが発生してしまうこともあるのではないでしょうか。

当サイトでは、入社手続きに必要な書類や入社手続き業務のフローをまとめた「入社手続き完全マニュアル」を無料配布しております。

◆この資料でわかること

• 新卒・中途採用で異なる必要書類の整理術
• 社会保険・雇用保険手続きの正確な手順と提出先
• 担当者が押さえておくべき法的な留意点

抜け漏れや、遅滞なく入社手続きをおこなうためのチェックリストがほしい方は、ぜひこちらから資料をダウンロードの上、業務改善にお役立てください。

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1. 入社手続きで必要な8つの書類

企業が新たに従業員を雇用する際には、社会保険の加入手続きや税金の納付に必要な各種手続きをおこなう必要があります。そのため、入社時には従業員に対して、手続きに必要な書類を提出してもらうことが求められます。

入社手続きで必要となる書類は企業ごとに異なりますが、ほとんどの企業で共通して求められる書類として、次のようなものがあります。

• 労働条件通知書
• 年金手帳または基礎年金番号通知書
• 雇用保険被保険者証
• 源泉徴収票
• 扶養控除等申告書
• 健康保険被扶養者異動届
• 給与振込先の届書
• マイナンバー

それぞれの書類について、説明します。

1-1. 労働条件通知書

労働条件通知書は労働条件を示した書類で、企業が従業員を雇用する際に作成義務のある書類です。

企業は従業員が入社する際に、賃金や就業時間などの労働条件を明示しておかなければなりません。
労働条件通知書には必ず記載しておくべき絶対的明示事項があり、労働条件の明示をしていない場合は、労働基準法第120条により、30万円以下の罰金が科される可能性があります。
そのため、労働条件通知書は必ず作成して従業員に渡しましょう。

詳しい作成方法などは以下の記事でわかりやすく解説しています。

関連記事：労働条件通知書とは？雇用契約書との違いや記載事項の内容、法改正の明示ルールを解説

1-2. 年金手帳または基礎年金番号通知書

厚生年金加入手続きでは、基礎年金番号の提示が必要です。以前は年金手帳に記載されていましたが、2022年4月以降は新規に年金手帳が交付されず、代わりに基礎年金番号通知書が発行されます。なお、既存の年金手帳は引き続き利用できます。

1-3. 雇用保険被保険者証（中途入社の場合）

雇用保険被保険者証は、雇用保険への加入に欠かせない重要な書類です。この証明書は、前職を退職する際に受け取ることが一般的です。

雇用保険被保険者証は勤務先が管理している場合もあります。その場合には退職時に従業員に手渡されます。もし証明書を紛失した場合、従業員はハローワークに「雇用保険被保険者証再交付申請書」を提出することで再交付が受けられます。

なお、短時間労働者でも、加入していればこの証明書は発行されます。被保険者証が見つからない場合は、前職の企業名などをハローワークに伝えて、雇用保険被保険者番号を確認することも可能です。

また、当サイトで無料公開している「入社手続きマニュアル」では、新入社員が入社した際におこなう社会保険の加入手続きについても詳しく解説しています。 入社手続きで生じる複雑な対応でお困りの方は、ぜひこちらからご覧ください。

1-4. 源泉徴収票

源泉徴収票は、前職での給与や源泉徴収税額を確認するための重要な書類です。主に年末調整で使用され、中途入社の場合は、前職の退職時に発行された源泉徴収票を企業に提出する必要があります。

例えば、4月に新卒入社する場合でも、同年1月から3月までにアルバイトや副業で給与を受け取っている場合は、その源泉徴収票を提出する必要があります。一方、年明けに入社し、前職で当年の給与を受け取っていない場合は、年末調整に影響がないため、源泉徴収票の提出は不要です。

1-5. 扶養控除等申告書

扶養控除等申告書は、給与から差し引かれる所得税（源泉徴収額）を正しく計算するために必要な書類です。企業から渡された用紙に、従業員が必要事項を記入して提出する必要があります。

たとえ扶養する親族などがいない場合でも、申告書を提出しないと源泉徴収税額表の「乙欄」が適用され、税率が高くなります。そのため、必ず提出してもらいましょう。

なお、給与を複数の企業から受け取っている場合は、主たる勤務先でのみ扶養控除等申告書を提出できます。この場合、副業先などでは申告書の提出は不要です。

1-6. 健康保険被扶養者異動届

健康保険被扶養者異動届は、社会保険の手続きをおこなうために必要な書類です。

扶養控除等申告書と同様に、企業から渡す書類に必要事項を記入・捺印して提出してもらいますが、扶養控除等申告書とは異なり扶養義務のある家族がいない場合は提出の必要はありません。

1-7. 給与振込先の届書

給与振込先の届書は、給与を指定口座に振り込むために必要な書類です。「口座振込依頼書」ともよばれます。

この届書には、振込先口座の詳細を正確に記入する必要があります。企業によっては、口座を確認するために通帳のコピーの提出を求める場合や、システム上で提出させるケースもあります。

1-8. マイナンバー

マイナンバー（個人番号）は、雇用保険や社会保険、年末調整などの手続きに必要となる書類です。収集時には、マイナンバー情報の使用目的を本人にしっかりと伝えるようにしましょう。

また、マイナンバーカードは取得している場合と取得していない場合で提出書類が異なります。

マイナンバーカードを取得している場合

マイナンバーカードの両面コピーを提出します。

カードの裏面で番号確認をおこない、表面で本人確認をおこないます。

マイナンバーカードを取得していない場合

マイナンバーカードを取得していない場合、番号確認と本人確認を別々の書類でおこなう必要があります。

• 番号確認：通知カード、またはマイナンバーが記載された住民票
• 本人確認：顔写真付きの身分証（運転免許証、パスポートなど）

顔写真付きの身分証を持っていない場合は、健康保険証と年金手帳など、複数の書類を組み合わせて提出する必要があります。

2. 入社手続きで場合によっては必要になる書類10種類

入社時に提出が求められる書類の中には、企業や新しく入社する社員によって、必要・不要が分かれるものもあります。場合によって必要となる書類には、次のようなものがあります。

• 入社誓約書
• 雇用契約書
• 身元保証書
• 従業員調書
• 住民票記載事項証明書
• 免許や資格に関係する書類
• 卒業証明書
• 成績証明書
• 健康診断書
• 退職証明書

それぞれについて、説明します。

2-1. 入社誓約書

入社誓約書は、内定者が指定された期日までに企業に提出する重要な書類です。内容には、入社後に遵守すべき就業規則や、業務上知り得た情報の秘密保持・守秘義務に関する事項が記載されています。

署名・捺印することで、内定者は企業の規則や方針に従うことを正式に誓約することになります。なお、企業によっては、入社誓約書と内定承諾書を兼用し、内定承諾の意思表示と入社後の義務確認を同時におこなう場合もあります。

2-2. 雇用契約書

雇用契約書とは、企業と従業員の間で交わされる労働契約の内容を明文化し、合意したことを証明する書類です。作成時には、労使双方の署名・捺印が必要です。

法律上、使用者には労働条件を明示する義務があり、これをおこなう書面が「労働条件通知書」です。雇用契約書はこの通知書と兼用されることもあり、「労働条件通知書兼雇用契約書」として作成すれば、労働条件の明示義務と契約内容の証明を同時に満たすことができます。

関連記事：雇用契約書に記載すべき内容は？記載すべき項目や内容変更時の注意点を解説

2-3. 身元保証書

身元保証書は、従業員が入社後に企業に損害を与えた場合などに、身元保証人がその賠償責任を連帯して負うことを約束する書類です。署名・捺印は従業員ではなく身元保証人がおこないます。 

企業によっては、身元保証書の提出とあわせて印鑑証明書の提出を求めることもあります。なお、身元保証人は誰でもなることはできず、企業が定める一定の条件（親族であること、経済的信用があることなど）を満たす必要があります。

2-4. 従業員調書

従業員調書は、従業員マスタに登録する人事管理上の基本資料です。従業員には、扶養する家族や緊急連絡先など、個人情報に関する必要事項を記入して提出してもらいます。

決まった形式はなく、企業ごとに必要な項目が作成されるのが一般的です。なお、中途採用などでは履歴書や職務経歴書の内容を一部利用することもありますが、従業員調書として必要な情報がすべて揃うとは限らないため、必要に応じて追加で記入してもらうことが望ましいでしょう。

2-5. 住民票記載事項証明書

住民票記載事項証明書は、従業員が履歴書に記載した住所に実際に居住しているかを確認し、住民税の適正な手続きをおこなうために必要な書類です。また、労働者名簿の作成にも利用されます。

現住所の確認には住民票も使用できますが、個人情報保護の観点から、必要最小限の情報のみを記載した「住民票記載事項証明書」を活用する企業が増えています。取得は市区町村役場の窓口でおこなうのが一般的ですが、一部の自治体ではオンラインでの申請も可能です。

2-6. 免許や資格に関係する書類

企業や職種によっては、特定の免許・資格、または一定の技能や知識を有していなければ、採用が難しい場合があります。具体例としては、医療職における看護師免許や医療技術者資格、長距離ドライバーに対する無事故・無違反証明書、通訳・翻訳業務におけるTOEICやTOEFLスコアなどが挙げられます。

また、必須ではない職種であっても、資格手当や技能手当の支給がある場合には、該当する免許・資格の証明書類の提出を従業員に求めることがあります。これは、従業員の能力を正確に把握し、適切かつ公正な手当の支給をおこなうために必要な手続きといえます。

2-7. 卒業証明書

卒業証明書は、従業員の学歴を確認するために必要な書類です。特に新卒や第2新卒の場合、入社時の学歴確認のために提出を求めることが多くあります。なお、新卒採用の場合は、まだ卒業していないため、正式な卒業証明書の代わりに卒業見込証明書の提出を求めるのが一般的です。

一方、中途採用の場合は、職種や企業方針に応じて学歴確認の必要性が異なるため、卒業証明書の提出を必須とするわけではありません。必要に応じて提出を求めるケースもありますが、学歴よりも実務経験やスキルが重視される職種では、提出を求めないこともあります。

2-8. 成績証明書

成績証明書は、学校での履修科目や取得した成績が正式に記載された書類で、学業の成果を客観的に確認するための資料です。新卒採用では提出を求められることが多く、特に配属先の判断や研修プログラムの設計、能力や適性の参考資料として活用される場合があります。

一方、中途採用では原則として提出の必要はありませんが、専門職や学歴・資格が業務に直結する職種では、職務内容に応じて提出を求めることもあります。

2-9. 健康診断書

健康診断書は、従業員の健康状態を適切に把握するために企業が管理する重要な書類です。法律上、企業は従業員に対して健康診断を実施する義務があり、費用は企業が負担するのが原則です。

通常は入社後に健康診断をおこないますが、業務上の必要や手続き上の都合により、入社前に提出を求める場合もあります。新入社員が受診しやすいよう、病院や日時を指定して案内するとよいでしょう。

2-10. 退職証明書

退職証明書は、従業員が前職を退職した事実を正式に証明する書類です。主に、新しい企業での入社手続きや社会保険・年金の手続きにおいて、退職日や勤務期間を確認するための補助資料として活用されます。

また、離職に関する証明が必要な場合にも利用されることがあります。退職証明書は前職の企業が発行するため、必要となる場合は早めに依頼しておくことが望ましいでしょう。

3. 入社手続き書類の送付方法

入社手続き書類は直接手渡しすることも多いですが、郵便やメールで送ってもらう場合もあります。それぞれの方法を紹介します。

3-1.入社手続き書類の送付を郵送で依頼する場合

郵送で書類を送る場合は、A4サイズの封筒に入れると扱いやすくなります。書類は、署名と捺印をしたうえで送り返してもらう必要があるため、返送用の封筒を同封しておくと、受け取った側がスムーズに返送できて良いでしょう。

また、書類には従業員の個人情報が含まれることから、簡易書留など、追跡や補償のある方法で送付することをおすすめします。

関連記事：入社手続きの書類を郵送するときに押さえるべき3つのポイント

添え状（送付状）の書き方

入社手続き書類を郵送する際は、書類の内容や目的を明確に伝え、提出漏れや間違いを防ぐために、添え状（送付状）を同封するようにしましょう。添え状には、次の項目を記載するのが一般的です。

• 送付年月日
• 宛名
• 差出人
• 頭語・結語
• 挨拶文
• 記書き（本文）
• 送付内容（書類名と部数）

以下の添え状のテンプレートを活用すれば、内容や形式のブレを防ぎ、受け取る側も確認しやすくなります。コピー＆ペーストで用いる際は、状況に応じてカスタマイズしてください。

3-2.入社手続き書類の送付をメールで依頼する方法

入社手続きの書類を電子化し、メールなどでやり取りすることで、対面で手渡す手間を省けます。また、郵送にかかる費用や配送時間も削減できます。

メールで書類の提出を依頼する際は、相手が迷わず対応できるよう、文面を明確かつ簡潔にすることが重要です。具体的には、提出してほしい書類の名称や必要枚数を示し、提出期限を明記します。期限を過ぎた場合の対応についても触れると、トラブルを防ぐことができます。

さらに、書類の送付方法や記入漏れ・押印の有無などの注意事項も忘れずに伝えましょう。本文は丁寧な挨拶から始め、依頼の趣旨をわかりやすく示すことで、受け手がすぐに行動に移せます。連絡先や問い合わせ先を添えておくと、疑問が生じた際もスムーズに対応できます。

なお、入社手続きを電子化する場合は、不正アクセスによる個人情報の流出を防ぐため、適切なセキュリティ対策が必要です。また、電子化には従業員の同意が必要な書類もあるため注意が必要です。

関連記事：雇用契約の電子化とは？電子化のメリットや方法を解説

関連記事：【例文あり】入社手続きメールの書き方｜6つの基本を解説【企業側】

4. 入社書類をスムーズに回収して失敗を防ぐコツ

入社手続きの初期段階では、多くの書類を従業員から回収する必要があります。提出漏れや記入ミスがあると、社会保険や給与登録などの手続きが滞る原因となるため、計画的かつ丁寧な対応が重要です。ここでは、入社書類を効率よく回収し、トラブルを防ぐためのポイントを詳しく紹介します。

4-1. スケジュールを明確化して期限管理を徹底する

入社手続きには法律で提出期限が定められている書類があります。例えば、雇用保険の「資格取得届」は、被保険者となった月の翌月10日までに提出する必要があります。そのため、従業員には入社時に雇用保険被保険者証を提出してもらい、事業主は期限内に届出できる体制を整えることが重要です。

まず、提出期限や回収スケジュールを明確化し、入社予定者に事前に周知することが、書類提出の遅延や漏れを防ぐポイントです。カレンダー形式で一覧化したり、リマインドメールやチャット通知で期日を可視化したりすることで、従業員はタスクを把握しやすくなり、管理者も回収状況をリアルタイムで確認できます。結果として、未提出者へのフォローがスムーズになり、入社手続き全体の効率向上と法令遵守の徹底につながります。

参考：資格取得届の提出期限及び提出時の添付書類等について｜厚生労働省

4-2. 各書類の再発行の手続き方法をあらかじめ周知しておく

雇用保険被保険者証や基礎年金番号通知書を紛失すると、番号が不明となり、雇用保険や社会保険の手続きが遅れる可能性があります。また、前職の源泉徴収票を紛失した場合、前職分を含めた年末調整を正確におこなえません。

そのため、入社前に書類の再発行方法をあらかじめ周知しておくことが重要です。再発行の主な窓口は次の通りです。

• 雇用保険被保険者証：ハローワーク
• 基礎年金番号通知書：日本年金機構（※マイナンバーで代用できる場合もあります）
• 源泉徴収票：前勤務先

これにより、書類提出漏れや手続きの遅延を防ぎ、入社手続きをスムーズに進められます。

参考：資格取得届を提出したいのですが、基礎年金番号がわからない者がいます。どうしたらいいですか。｜日本年金機構

4-3. 記入例やチェックリストを同封する

新卒社員や、初めて手続きをする人にとっては、入社手続き書類は記入項目が多く分かりにくいため、不備や再提出が発生しやすい傾向があります。あらかじめ記入例やチェックリストを同封しておくことで、誤記入・未記入を防ぎ、担当者の確認・修正作業の負担を軽減できます。

手書き書類の場合は「記入例を赤文字で示す」「注意点を青枠や吹き出しで補足する」など、色分けや視覚的な工夫を取り入れると理解しやすく効果的です。また、押印については多くの書類で認印が使用可能ですが、身元保証書など一部の書類では実印が求められることもあります。どの書類に実印が必要かを事前に案内しておくことで、スムーズな手続きにつながります。

4-4. 従業員からの問い合わせ窓口を設ける

入社手続きに関する提出書類は、項目が多く記入方法も複雑なことが多いため、入社予定者が迷ってしまいやすい部分です。書類の不備や遅延は、その後の給与計算や社会保険手続きなどにも影響するため、早期に対応できる仕組みを整えておくことが重要でしょう。

具体的には、専用の問い合わせ窓口を設け、メールや社内チャットを活用して質問を受け付ける方法が考えられます。問い合わせ対応のマニュアルやFAQをあらかじめ用意しておくと、よくある質問には迅速に回答でき、入社予定者の不安を軽減できます。

このような体制が整っていれば、入社予定者は安心して書類を作成・提出できるだけでなく、担当者も不備の確認や再提出対応に追われることが少なくなり、業務効率の向上につながります。また、問い合わせ内容を蓄積して分析すれば、書類の記入例や説明書の改善にも活用でき、さらなる手続きの円滑化が期待できます。

5. 入社手続き書類をきちんと提出してもらおう

入社時に必要な書類は非常に種類が多いうえに、企業または職種によって、実際に提出しなければならない書類は異なります。

特に、中途入社やパート・アルバイトの採用が多い企業では、入社書類を抜け漏れなく準備するだけでも一苦労でしょう。

人事担当者は、どの書類をどのように提出してもらうのが適切なのかを明確に把握し、不備なく入社手続き書類を集められるよう、新入社員との積極的なコミュニケーションを図りましょう。

また、入社手続きにかかる工数を減らすためだったり、2019年の法改正によって認められた労働条件通知書のペーパーレス化への対応だったりと、入社手続きを電子化する企業も増えています。入社手続きを電子化するメリット・デメリットが知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

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