交通費精算は領収書なしでもよい?不要の理由と経理処理の方法とは
更新日: 2024.3.8
公開日: 2020.11.18
jinjer Blog 編集部
交通費精算は営業担当者や経理担当者にとってかなりの負担となる業務の一つです。
交通費精算書の内容が間違っている場合は差し戻しが発生し、実際の精算までかなり時間がかかることも珍しくありません。
交通費精算書には交通費を建て替えたことを証明する領収書を添付する必要がありますが、時に領収書を紛失してしまったり、そもそも領収書が発行されない場合もあります。
交通費精算は領収書がなくてもおこなえるでしょうか。もし領収書なしで交通費精算が可能なのであれば、どのようにおこなうべきなのでしょうか。
「交通費精算で領収書が必要な場合と不要な場合って何が違うの?」
「接待に使ったタクシー代ってどの勘定科目になるの?」
「ガソリン代って交通費に含まれるの?」
などなど交通費に関してちょっとした不安や疑問を感じたことはないでしょうか。
交通費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。
そこで今回は交通費に関するよくあるQ&Aや経理担当者が知っておくべき交通費の基本知識などを網羅的にまとめた資料をご用意しました。
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1. 交通費精算を領収書なしでもできるの?
結論からいうと、交通費精算は領収書がなくてもできます。
租税法では、交通費の場合領収書が発行されないこともあるため、領収書なしで交通費精算することも認められています。
しかし、すべての費用精算で領収書がないものを認めてしまうと、不正の横行につながりかねません。
さらに税務署の監査が入った場合に、領収書が添付されていなければ確かに交通費として精算したという証明ができず、罰則対象となる可能性もあります。
そこで、租税法では領収書なしでの交通費精算が可能であっても、「社内ルールとして領収書がなければ交通費精算はできない」としている企業がほとんどです。
そのため、領収書をなくしてしまった場合は、まず経理担当者に社内ルールを確認しましょう。もし社内ルールで領収書が必須と規定されている場合は、交通費精算は難しいかもしれません。
一方で一定金額内であれば領収書なしでも良いというルールであれば、ルールに則って交通費精算をおこなうようにします。
2. 交通費精算に領収書が不要でも認められる事例
近距離で公共交通機関を利用した場合は、領収書がなくても交通費精算がおこなえることがあります。
「少額の交通費」の上限額をいくらと判断するかは会社によって異なりますが、3万円未満と規定している企業が一般的です。
これは、消費税法で「3万円未満(税込み)の場合、領収書の提出は不要」と規定されているからです。
たとえば、ある営業担当者が取引先を訪問するために、片道1480円、往復2960円の電車賃を使ったとします。
このケースでは3万円未満の経費であるため、領収書がなくても交通費精算が可能と考えられます。
2-1. 3万円以上の交通費で領収書がない場合の対応
さらに3万円以上の交通費であっても、やむを得ない事情がある場合には領収書なしでの交通費精算が可能です。
たとえば「領収書を発行してもらえなかった」という場合は、その旨を記載しておくことで交通費精算をおこなえるでしょう。
先述のとおり、社内規程に則っていれば領収書なしでも交通費精算をおこなえますが、税務調査において不適切との指摘を受けることがないよう十分な注意が必要です。
このように交通費は通常の経費精算とは異なり、領収書の対応以外にも税率の細かい規定にも対応する必要があるため、ケースごとに柔軟に対応することが必要になります。とはいえ、毎回調べて対応していると工数と時間がかかってしまいます。
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3. 交通費精算を領収書なしで処理する方法
ここでは、領収書がない場合の交通費申請について、一般的な方法を解説します。
実際の申請や処理方法は、会社の規程によって異なる場合があるため、よく確認してからおこなうようにしましょう。
一般的な手順は以下のとおりです。
- 交通費申請書や出金伝票を作成する
- 領収書がない理由や代用できる書類を添付する
基本的な流れは、領収書がある場合の交通費精算の方法と変わりません。
ただし、税務署から指摘を受けないように、領収書がない理由の記載や不正な申請ではないことを証明できるものの添付があると良いでしょう。
3-1. 交通費申請書や出金伝票を作成する
まずは通常通り交通費精算書を作成します。日付や氏名、金額、目的地、訪問目的などをしっかり記入しましょう。
円滑に交通費精算をおこなうためにも、決められた期日までに書類を作成する必要があります。
交通費精算書は企業によってフォーマットが大きく異なるため、注意が必要です。ミスを極力減らすためにも、交通費精算書は間違いや漏れがないよう細心の注意を払いましょう。
また小規模な企業であるなら、領収書がない場合に直接出金伝票に記入して提出するという方法もあります。
出金伝票には交通費精算書と同様、日付や勘定項目、金額などを記入する欄があり、誰から見ても経費として使われたことが分かるような記載が必要です。
とくに出金伝票は出発地や目的地を記載する欄がありません。そのため概要欄にはどこからどこまで、何のために経費を使ったのかをできるだけ細かく記載するべきです。
出金伝票とは
出金伝票とは、「会社のお金(現金)で支払ったことを証明する書類」のことを指します。
主には以下の内容をまとめておく必要があるでしょう。
- 利用日時
- 申請日時
- 申請者名
- 利用経路
- 利用金額
- 利用目的
正確には、自社で利用しているフォーマットをご確認ください。
3-2. 領収書がない理由や代用できる書類を添付する
領収書は、経費が使われたことを客観的に示すものとして添付が求められています。
領収書なしで交通費精算を処理する場合には、どちらの方法を使うとしても領収書と同じほどしっかりと経費を証明できるような書き方をすべきなのです。
もしICカードの利用履歴がある場合は、履歴を印字して添付するのも良いでしょう。
また、ネットで購入した場合は購入完了のメールも証憑の変わりとして利用できる場合があります。
確実に利用していることや金額に誤りがないことを証明できるものがある場合は、従業員に添付するよう案内しましょう。
4. 基本は領収書添付、領収書なしは例外と思うべき
領収書なしでも交通費精算は行えますが、基本的には領収書を添付して生産をおこなうべきであることに変わりはありません。
領収書は誰から見ても確実な経費の証明となるので、できる限り領収書がもらえるよう努力を払いましょう。
それによって経費精算システムなどを活用して簡単に、効率的に交通費精算がおこなえるのです。
「交通費精算で領収書が必要な場合と不要な場合って何が違うの?」
「接待に使ったタクシー代ってどの勘定科目になるの?」
「ガソリン代って交通費に含まれるの?」
などなど交通費に関してちょっとした不安や疑問を感じたことはないでしょうか。
交通費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。
そこで今回は交通費に関するよくあるQ&Aや経理担当者が知っておくべき交通費の基本知識などを網羅的にまとめた資料をご用意しました。
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