旅費精算書は出張などから帰ってきた社員が立て替えた経費の精算のために提出する書類です。

旅費計算書をすべて手書きで作成するのは大変な作業なので、エクセルで作成したいと考えている方もいるでしょう。

では、旅費精算書をエクセルで作る方法やメリット・デメリットについて見ていきましょう。

1. 旅費精算書をエクセルで作成する方法

旅費精算書をエクセルで作成するのはそれほど難しくありません。

法的に決まった書式があるわけではなく、会社ごとに作成することができるからです。

ただし、旅費精算書に含まれているべき項目はある程度決まっているので、漏れがないようにしておく必要があります。

一般的に使われている旅費精算書の項目は、以下とおりです。

• 旅費精算の申請日
• 申請者の所属部署
• 氏名
• 出張期間
• 出張先
• 宿泊費
• 交通手段
• 交通費
• 日当

もし仮払金があるのであれば、どのくらいの差額が発生したかなども記入する必要があるかもしれません。

この際に、テンプレート作るか、ダウンロードすることをおすすめします。

必要な項目を入れて、1から旅費精算書を作ることもできますが、インターネットでは、エクセルで使用できる旅費精算書のテンプレートがたくさん提供されています。

いずれも無料のテンプレートなので、ダウンロードしてそのまま使ってもよいでしょう。

表の色が変更できたり、自動計算になっていたりと便利な機能が付いているテンプレートもあります。

関連記事：旅費精算とは？方法や流れ、処理時の注意点を解説

2. 旅費精算書をエクセルで作成する4つのメリット

では、旅費精算書をエクセルで作成することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

2-1. 手書きの文字よりも見やすい

手書きで提出された旅費精算書は、人によって文字が見にくくなることがあります。

記入者にとっては見やすい文字であっても、経理担当者は読みにくいと感じるかもしれません。

読みにくい文字で記入された旅費精算書が提出されると、経理担当者が細かい点をチェックするのに時間がかかってしまいます。

その点、エクセルで旅費精算書を作成すれば、どんな人が提出した書類でも同じ書体で記入されるのでとても便利です。

経理担当者も書類の内容をチェックしやすくなり、業務もスムーズにおこなえることでしょう。

2-2. 経費の計算が楽になり間違いが少なくなる

旅費精算書では、必ずどのような経費を使ったかを報告しなければなりません。

出張の際に使った交通費、宿泊費、飲食費などすべてを合計して精算を申請することになります。

この経費の計算が間違っていると、経理担当者が申請者へ書類を差し戻さなければならなくなり、旅費精算に時間がかかってしまいます。

経費の精算を申請する社員が、電卓で経費を計算すると間違いが生じやすくなるでしょう。

エクセルで旅費精算書を作っておけば、経費をすべて自動的に合計してくれるので間違うことはほとんどなくなるはずです。

エクセルで旅費精算書を作成すれば、申請から処理までがこれまでよりもスムーズにおこなえるようなるでしょう。

2-3. 電子データとしての保存が可能

旅費精算書をエクセルで作る3つ目のメリットは、データとしての保存が可能であるという点です。

もし、紙の申請書で旅費精算をおこなった場合、申請書や領収書をファイリングして最低7年間保管しておかなければなりません。

紙を保存するためにはかなりのスペースが必要で、書類の紛失・劣化の恐れもあります。

さらに修正や変更があった場合に、大量の書類の中から特定の申請書を探すのはなかなか大変です。

加えて旅費精算書や領収書を別の場所に送る際にも、封筒に入れて郵送しなければならず手間がかかります。

旅費精算書をエクセルで作っておけば、電子データとしてハードディスクに保存しておけるためスペースがほとんど必要ありません。

エクセルファイルであれば、メールに添付して社内外を問わず誰にでも簡単に送付することができるでしょう。

すべての旅費精算書の名称を分かりやすくしておけば、修正や変更の際に特定の書類を探すのが容易になります。

経理担当者の業務を効率的におこなうために、エクセルは非常に役立つのです。

2-4. 低コストで実現可能

エクセルは、通常Windowsのパソコンに標準装備されているものなので、旅費精算書を作成するために莫大なコストをかける必要はありません。

旅費精算書のテンプレートを無料でダウンロードした場合、まったくお金をかけずに旅費精算書を電子データとして作成できるでしょう。

経費精算システムを導入すると、かなりのコストがかかってしまうので、お金をかけたくない企業はエクセルで旅費精算書を作成するとよいでしょう。

3. 旅費精算書をエクセルで作成する3つのデメリット

旅費精算書をエクセルで作成することには多くのメリットがあります。しかし、人によってはエクセルを使いこなせなかったり、フォーマットを一から作る工数がかかったりなど、デメリットもあるので注意が必要です。

3-1. 機能が限定的になる

エクセルは経費の自動計算などの機能があり、便利な表計算ソフトになっています。しかし、経費を精算するためのソフトではないため注意が必要です。

自分自身で必要な項目を編集するため、旅費精算でカバーできない部分が生じることがあります。

出張の多い企業では、エクセルの機能だけでは不十分になってしまう恐れがありますが、エクセルの表計算以外に経理担当者が計算する必要がある場合も多々あるため、機能が限定的になることを踏まえ、エクセルで運用していきましょう。

3-2. 入力ミスや不正は防げない

続いてのデメリットは、入力ミスや故意の不正が防げないという点です。

エクセルを使っても、旅費精算書に記入する金額は申請者本人が入力しなければなりません。人が入力している以上、ミスを完全に排除することはできないでしょう。

さらに経費を水増しして申請することも可能です。

エクセルで旅費精算書を作ったとしても、上司や経理担当者が書類を細かくチェックする義務は変わらず、負担が大幅に軽減するとは限りません。

3-3. エクセルのスキルが必要

エクセルで旅費精算書を作っても、関数やマクロなどのスキルがないと効果が限定的になってしまいます。

普段からエクセルを使っている人や、インターネットで関数やマクロについて調べて使いこなせる人がいれば問題ありませんが、そうでないと業務の負担を減らすことは難しくなってしまうでしょう。

さらにエクセルに詳しい人が経理担当者から外れた際に、他の人が構築されたシステムを使いこなせるとは限りません。

誰かがいなくなっても旅費精算に支障をきたさないよう、エクセルをどのように使うのか、どのような関数を使えばよいのかといった情報は経理部の中で共有する必要があります。

4. 旅費精算の流れ

旅費の精算は次のような流れでおこないましょう。

ステップ1： 出張申請をする

遠隔地へ出張する場合は、あらかじめ出張する旨を上長に申請し、許可を得ます。
この際、出張計画書や出張申請書を提出し、どの程度の旅費がかかるのかを申請することで、後の経費精算をスムーズにできるように手続きを進めます。

ステップ2： 出張して立て替え払いをする

そして出張先において、実費を立て替え払いをおこないます。
ホテルの宿泊費なども会社名で領収書をもらい、経費申請の際に労務に渡せるよう、保管場所を覚えておきましょう。

ステップ3： 出張して立て替え払いをする

旅費精算書は、出張の目的や用件、訪問先などは必ず記載が必要です。また、移動した距離や移動手段などを詳細に記入しましょう。旅費精算書の記入が終わった際に、経理に提出する前に上長に確認してもらう必要があります。その後は、事前に承認をもらっている出張計画書と照合し、予定外の支出が発生していないかチェックします。

ステップ4： 経理に提出して精算

上長の承認印をもらったら、経理に提出して精算を受けましょう。

これが旅費交通費精算の主な流れになっています。

5. エクセルを使って旅費精算書をスムーズに作成しよう

エクセルで旅費精算書を作る場合は会社に合わせたカスタマイズが必要です。

インターネット上にある旅費精算書のテンプレートを使えば、どのような会社でも簡単にエクセルで旅費精算書を作ることができます。しかし、旅費精算書のテンプレートをダウンロードしただけでは、旅費精算の負担を軽減することはできません。

会社ごとに決められている旅費精算のルールに合わせて関数を設定したりマクロを組んだりすることが必要になるでしょう。
エクセルで旅費精算書を作成する場合には、その活用方法まで想定しておきましょう。