始末書とは、従業員が社内でミスや不祥事を起こした場合に提出させる書類のことです。

「始末書と顛末書との違いは？」「従業員に提出させる際の注意点を知りたい」など、疑問を持っている方も多いでしょう。

本記事では、始末書の概要や顛末書との違い、記載する項目や雛形などを解説します。

最後まで読むと、従業員に始末書を提出させる場合の注意点や効果などを把握できるでしょう。

1. 始末書とは

始末書とは、従業員が社内でミスや不祥事を起こした場合に提出させる書類です。

ミスや不祥事の事実関係を明白にし、従業員に反省や謝罪の意を示させ、再発防止に努めるために提出を求めます。

従業員に自ら始末書を作成してもらうことで、再発防止のための意識改革につながるでしょう。

1-1. 始末書の目的・必要性

始末書は、社員が業務上のミスや不注意によって生じた問題について詳細を報告し、反省するための文書です。なぜ始末書が必要なのか、その理由は以下のとおりです。
まず、事実関係の確認が重要です。社員がトラブルを引き起こした理由を具体的に説明することで、企業は問題の本質を理解できます。
次に、反省と謝罪が不可欠です。お詫びを通じて社員自身が自分の過ちを認識し、責任を明確にすることが求められます。さらに、再発防止策の提示も重要な要素です。社員はマネジメント視点を持って、問題が発生した原因を分析し、具体的な改善策を提案し、同じミスを繰り返さないようにする必要があります。
始末書の作成を通じて、社員は自分の行動を見つめ直し、企業全体の業務効率向上に寄与できます。一般的に、始末書の提出は社員の意識改革を促し、企業の信頼性を維持するためにも極めて重要です。

1-2. 始末書を提出させるケース

始末書を提出させるケースにおいては、従業員に責任がある不祥事やトラブルに関して、反省や再発防止措置を促す目的があります。具体的には以下の場合に始末書の提出が適用されます。

1. 大幅な遅刻や無断欠勤
2. 貸与物や備品の紛失
3. 社内外での交通事故
4. 業務上のミスによる損害
5. セキュリティ違反

以上のように、始末書を提出させるケースでは、ルール違反や重大なミスが発生した際に、その原因と対策を明確にすることが重要です。これにより、企業全体としてのトラブル防止と改善が図れます。

1-3. 始末書と顛末書・反省文の違い

始末書と類似した文書に顛末書や反省文があり、それぞれの違いは以下のとおりです。

始末書	従業員が社内でミスや不祥事を起こした場合に提出させる書類
顛末書	社内でミスや不祥事が起こった際に経緯や発生日時を記録する書類
反省文	従業員が起こしたミスやトラブルが軽微な場合に提出させる書類

始末書には、書類を提出させることで従業員に反省の意を示させ、再発防止に努める意図も含まれています。一方で顛末書は、ミスが生じた経緯などの事実関係を報告する書類です。

また、反省文はミスやトラブルの内容が軽微で、改善の余地がある場合などに提出させます。始末書は懲罰の対象になる可能性が高いですが、反省文は懲罰の対象にならない場合が多い点が特徴です。

関連記事：顛末書と始末書の違いは？提出を求めるべきケースや基本のフォーマットを紹介

2. ケース別始末書のひな形・テンプレート

始末書を作成する際の参考として、以下の場合における始末書の例文を紹介します。

2-1. 遅刻した場合の例文

○○部　○○部長　殿

始末書

○年○月○日
○○部○○課　○○（提出者氏名）　印

この度は9月12日に開催された会議に遅刻してしまい、誠に申し訳ございませんでした。遅刻の原因は、私が乗車していた電車の遅延により、会社への到着が遅れたことにあります。代替の交通手段を探して会社に向かいましたが、結果的に会議の開始時刻に30分遅刻してしまいました。

社会人としての責任を果たせず、非常に反省しております。以前にも同様の理由で遅刻したことがあり、今回が2度目の遅刻となります。再発防止を徹底できていなかったことについて深く反省し、関係者の皆様には心よりお詫び申し上げます。

今後は、同様の遅刻を繰り返さないように、交通情報を常に確認し、スケジュールに余裕を持った行動を心掛けることをお約束いたします。誠に申し訳ございませんでした。

○○（提出者氏名）

2-2. 貸与物や備品を紛失した場合の例文

貸与物や備品を紛失した場合の始末書の例文を紹介します。

○○部　○○部長　殿

始末書

○年○月○日
○○部○○課　○○（提出者氏名）　印

この度は、会社から貸与された携帯電話を紛失し、誠に申し訳ございませんでした。

紛失の原因は、自宅での管理が不適切だったためです。9月10日の夜、帰宅後に携帯電話を確認したところ、見当たりませんでした。自宅内を捜索し、家族にも尋ねましたが、見つかりませんでした。

貸与品である携帯電話の管理が不適切だったことを深く反省しています。今後は紛失しないよう、特に帰宅時や外出時の管理を徹底し、鍵のかかる場所に保管するなど、慎重に管理します。

この度の件、誠に申し訳ございませんでした。今後同様の事態が発生しないよう努めます。

○○（提出者氏名）

2-3. 交通事故を起こした場合の例文

○○部　○○部長　殿

始末書

○年○月○日
○○部○○課　○○（提出者氏名）　印

この度、社用車の運転中に交通事故を起こし、深くお詫び申し上げます。

交通事故の原因は私の信号無視でした。信号無視により発生した事故で直行先のクライアント様にもご迷惑をおかけしました。被害者には個人的に謝罪を行い、誠意を持って対応を進めています。

会社にも運行供用者責任および使用者責任を発生させ、損害賠償や保険等級への悪影響等、ご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。今後は交通ルールを徹底遵守し、再発防止に努めます。

これまでの業務における運転を改め、社用車を運転する際には交通安全意識を一層高め、事故防止に万全を期します。重ねてお詫び申し上げますとともに、今後ともよろしくお願い申し上げます。

○○（提出者氏名）

2-4. 業務上のミスにより自社や取引先に損害を与えた場合の例文

始末書の書き方や提出時の注意点、その効果について理解を深めることは、人事担当者や管理職にとって重要です。以下は業務上のミスにより自社や取引先に損害を与えた場合の始末書の例文です。
—

例文：
〇〇部長

〇月〇日、私の不注意により取引先へ多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。具体的には、発注業務において入力ミスが発生し、結果として納期が大幅に遅延しました。この出来事により、取引先に深刻な損害を与えてしまったことを深く反省しております。

今後同様のミスを再発させないために、以下の対策を講じることをお約束いたします。
まず、発注業務のフローを見直し、二重確認のシステムを導入します。また、ミスを未然に防ぐためのトレーニングを全スタッフに実施します。これにより、品質管理と業務効率を向上させてまいります。

このたびは、誠に申し訳ございませんでした。今後は信頼回復に努める所存です。

○○（提出者氏名）

—

この例文は、具体的なミスの内容とその対策を明確に述べることで、誠意と再発防止への意思を伝えています。明確な対策提案と謝罪の表現が重要です。

3. 始末書に記載する項目・構成要素

始末書の雛形は、以下のとおりです。

年　月　日＿＿＿＿＿＿＿＿株式会社 ＿＿＿＿＿＿＿＿殿 部署＿＿＿＿＿＿＿ 氏名＿＿＿＿＿＿＿ 始末書 発生日時 状況内容 反省等 今後の対応 備考

以下の項目別に詳しく見てみましょう。

1. 発生日時
2. 状況内容
3. 反省等
4. 今後の対応

3-1. 発生日時・年月日

発生日時には、ミスや不祥事を起こした年月日と時刻を記載させます。右上に記載する始末書を作成した年月日とは異なるため、混乱しないように注意してください。

トラブルが長期間続いたものである場合は、時系列に沿って記載してもらうと後々振り返る際にもわかりやすいでしょう。

3-2. 状況内容

状況内容には、ミスや不祥事を起こした場所や原因、経緯などを簡潔に記載させます。読み手が理解しやすいように書くためにも、以下を意識してもらうと良いでしょう。

• 一文は短く書く
• 言い訳は書かない
• 事実のみを記載する

遅刻した場合に記載する状況内容の例文は、以下のとおりです。

「私は◯月◯日から◯月◯日の間に◯回遅刻をし、業務に支障をきたしました。遅刻は自己管理能力の低さが原因であり、弁解する余地もありません。」

備品を紛失した場合に記載する状況内容の例文は、以下のとおりです。

「私は◯月◯日◯時ごろ、帰宅途中に◯◯付近で会社から貸与されている携帯を紛失しました。紛失した当日に警察に遺失届を提出しましたが、現在も見つかっておりません。」

3-3. 反省・謝罪文

反省等では、従業員がトラブルが生じたことを認め、謝罪の言葉が書かれているか確認します。

遅刻した場合に記載する反省等の例文は、以下のとおりです。

「遅刻によりお客様ならびに関係各所に多大なるご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。」

備品を紛失した場合に記載する反省等の例文は、以下のとおりです。

「会社から貸与されている携帯の紛失により、会社や業務に多大なる損害を与え、深く反省しております。」

3-4. 今後の対応

今後の対応には、同様のトラブルを再発させないための改善策などが記載できているか確認してください。

再発防止策が明確に書かれている場合は、より深く反省し、トラブルを起こさないために行動できるでしょう。

遅刻した場合に記載する今後の対応の例文は、以下のとおりです。

「今後は二度と遅刻をすることのないよう、睡眠時間を確保し、自己管理を徹底します。」

備品を紛失した場合に記載する今後の対応の例文は、以下のとおりです。

「今後は携帯を失くさないように使用しない場合は鞄にしまい、取り扱いには細心の注意を払います。」

4. 始末書の提出を依頼する流れ

始末書の提出を依頼する流れは、以下のとおりです。

1. 従業員や関係者と事実関係を確認する
2. 始末書を提出させる
3. 改善に向けてフォローや指導をする

まずは従業員や関係者に事実関係を確認します。ミスや不祥事の内容、原因などをヒアリングし、事実を明らかにしてから始末書に記載させることが必要です。

また、従業員が滞りなく始末書を提出できるように、記載項目や提出方法などは事前に決めておきましょう。

フォーマットを作成しておいたり、提出方法などの流れを社内で周知したりしておくと、従業員もスムーズに提出しやすくなります。

5. 会社が始末書を書かせる場合の2つの注意点

会社が始末書を書かせる場合の2つの注意点は、以下のとおりです。

就業規則に明記する
正確な内容を記載させる

5-1. 懲戒処分として提出させる場合

始末書の提出や懲戒処分に関する決まりは、就業規則に明記しておきましょう。
始末書の提出は、就業規則に基づいた処分の一つです。就業規則に始末書の提出に関する記載がなければ、従業員に提出させられません。
あらかじめ始末書に関して取り決めをし、就業規則への明記を忘れずにおこないましょう。
参照：第１１章 表彰及び制裁｜厚生労働

5-2. 業務命令として提出させる場合

業務命令として始末書を提出させる場合は、その理由と目的を社員に明示し、理解を得ることが重要です。雇用契約に基づく指揮命令権限の行使として、始末書の提出が必要かつ合理的であるかどうかを見極めることが求められます。不必要または不合理な形で始末書を提出させると、パワハラと見なされるリスクがあるため、注意してください。

具体的には、パワハラの責任を問われないためには、会社は従業員に対して安全配慮義務（労働契約法第5条）を遵守し、使用者責任（民法第715条第1項）に基づく損害賠償リスクを回避する必要があります。従業員が不安やストレスを感じることなく、会社方針に従う環境を整えることが求められます。これにより、適切な理由と合理的な目的で始末書を提出させることが、企業全体の信頼性と健全な労働環境の維持に寄与します。

6. 始末書で期待できる2つの効果

始末書で期待できる効果は、以下の2つです。

1. 文字に起こすことで自省を促せる
2. パフォーマンス力の高い組織の構築につながる

6-1. 文字に起こすことで自省を促せる

始末書にトラブルの内容や原因、再発防止のための対策を書かせることで、従業員に自省を促せられます。文字に起こすと口頭で伝えるよりも気持ちが整理され、反省の意が深まるためです。

また、当事者が自分の言葉で書くことで、トラブルの原因や改善策が記憶に定着するでしょう。今後は同様のミスや不祥事を起こさないように、従業員自身が行動や態度に注意を向けられます。

6-2. パフォーマンス力の高い組織の構築につながる

始末書は、パフォーマンス力の高い組織の構築につながります。社内でミスや不祥事を起こした人物が適切な処分を受けることで、ほかの従業員の納得感を得られるためです。

トラブルを起こした当事者が適切な処分を受けなければ、ほかの従業員が会社に不信感を抱く場合もあるでしょう。

疑心暗鬼な状態が続くと、社内全体の生産性やモチベーションに悪影響を及ぼす可能性もあります。

ミスや不祥事があった際に適切に処分すれば、従業員同士が協力できる一体感を持った組織の構築が可能です。

7. 始末書を提出させたあとの対応

始末書を提出させたあとは、従業員が改善できているか否かのチェックをします。従業員が始末書を提出したあとも同様のトラブルやミスを繰り返しているなら、始末書を提出させた意味がありません。

場合によっては上司との面談を実施するなど、工夫して再発防止に努めましょう。

また、従業員が改善できていない場合は、出勤停止や降格、減給などの検討が必要です。

7-1. 仕事に取り組む姿勢に改善があるのかチェックする

始末書提出後は、その社員の仕事に取り組む姿勢が改善されているか慎重にチェックすることが重要です。始末書は問題行動の改善を促すために提出させるもので、それだけで終わらせては効果がありません。始末書提出後も継続的に改善指導を行い、社員の進捗をモニタリングすることが必要です。

具体的には、外資系企業でも導入されている業務改善計画（Performance Improvement Plan）を参考にするのが効果的です。上司と従業員が共同で改善目標を設定し、定期的にその進捗状況を確認する仕組みです。特に問題行動が能力や注意力の不足に起因する場合、この計画を用いることで、社員の改善状況を会社側が明確に把握できます。

始末書提出後の改善を監視し、適切なフィードバックを行うことで、従業員の業務パフォーマンスを向上させ、企業全体の生産性を高めることができます。

7-2. その後も改善されていない場合は懲戒処分を検討する

始末書を提出させたにもかかわらず、従業員の問題行動に改善が見られない場合は、さらなる懲戒処分を検討すべきです。懲戒処分を行う際には、適正な要件を満たすことが重要です。特に、従業員の行為の性質や態様を慎重に評価し、過度な処分を避けることが求められます。これは懲戒権の濫用防止に直結し、従業員とのトラブルを未然に防ぐためです。

問題行動が改善されない場合でも、いきなり重い懲戒処分を行うのではなく、段階的な処分を行うことが望ましいです。例えば、初めは戒告や譴責を実施し、その後も改善が見られない場合に減給や出勤停止といった措置を取るべきです。

さらに、懲戒処分と同時に従業員に改善指導を継続することも重要です。改善指導を怠ると、その後に行う懲戒処分が無効と判断されるリスクがあります。したがって、公正かつ効果的な管理職の対応が求められます。

8. 始末書に関わるQ＆A

始末書について正しく理解するために、関連するQ&Aを紹介します。

8-1. 始末書の提出様式は？

始末書の提出様式に定まった形式はありませんが、統一感を持たせるために、企業独自のフォーマットを用意して従業員に提供することも推奨されます。フォーマットを指定することで、情報の漏れや記載ミスを防ぎ、忙しい管理職や人事担当者にとっても確認が容易になります。このように、適切な始末書の提出様式を導入することが、企業内の秩序と信頼関係の維持に役立ちます。

8-2. 始末書を書かないとどうなる？

始末書を書かない場合、多くの問題が生じる可能性があります。まず、その社員の責任が曖昧になり、問題の原因が明確にならないため、再発防止策が十分に講じられません。これにより、同じ問題が繰り返される可能性が高まります。さらに、企業全体の信頼性が損なわれるリスクも存在します。人事担当者や管理職は、始末書の効果的な書き方や提出時の注意点を理解し、適切に運用することで、組織内の秩序と信頼性を保つことが重要です。

8-3. 始末書何枚でクビになる？

始末書の枚数が即座に解雇に直結するわけではありませんが、繰り返し提出が求められる場合、信頼性が低下し、最終的には解雇の可能性も考えられます。始末書の提出は主に就業規則に基づく懲戒処分の一環です。この処分には譴責や戒告が含まれ、軽微な違反行為に対して行われます。反復して軽微な違反行為を行った場合でも、通常は減給、出勤停止、諭旨退職、そして最終的には懲戒解雇と順を追って厳罰化が進みます。しかし、軽微な違反行為を三回程度行ったからといって即座に解雇が有効とされるケースは少ないです。結論として、始末書の枚数自体が直接解雇につながるわけではなく、違反行為の内容と頻度が重要な要素となります。

9. 始末書でミスやトラブルの再発防止に努めよう

従業員に始末書を提出させると自省が促され、組織全体のパフォーマンス力の向上にもつながります。

また始末書によって明確な事実関係を把握できるため、従業員自身もミスの原因となる行動の改善が可能です。

始末書でミスやトラブルの再発防止に努め、組織の生産性を向上させましょう。