1. 総務部門でDX推進が必要な理由

総務部の業務は、書類のやりとりや備品の管理、従業員とのコミュニケーションといった仕事が中心のため、デジタル化は向かないと言われることが多く、これまでDX化の推進は後回しにされる傾向にありました。
そんな総務部の在り方をがらりと変化させたのが、2020年初頭から瞬く間に世界に蔓延した新型コロナウイルスです。

社会の変化の中で出社せずに働く「テレワーク」をが推奨され、従来のオフィスや仕事の進め方がここ数年で大きく変化しました。

テレワークの導入により、働く場所が多様化した今、労働環境を整備する方法や、従業員とのコミュニケーションの方法に対する見直しが求められています。

単純に総務部門の業務量が増加するのはもちろんのこと、現実問題として、個々の家庭を訪問して環境整備やコミュニケーションをおこなうことはできません。また、ほかの部門とスムーズに連携するためには、資料や書類の作成と処理といった業務の効率化は必須です。そのため、デジタル化を含む総務部のDXが必要不可欠となっています。

2. 総務をDX化する3つのメリット

新型コロナウイルスの影響により、半ば強制的にDXを推進しなければならなくなった企業も多いかもしれませんが、総務のDX化にはさまざまなメリットがあります。自社が抱えている課題や問題の解決につながる効果も期待できるので、ぜひこの機会に総務のDX化を積極的に推進してみましょう。ここでは、総務のDX化で得られるメリットを3つ紹介します。

2-1. 働き方改革の推進

総務部門の業務は、労働環境の整備から従業員の健康管理まで多岐にわたりますが、紙媒体の書類や対面コミュニケーションといったアナログな方法でおこなわれているものも多く、手間や時間がかかるところが課題となっています。

総務のDX化が進めば、RPAやチャットボットといったITツールの導入、電子帳簿保存法に則ったペーパーレス化などにより、備品管理や従業員とのコミュニケーション、情報共有の効率化が可能です。総務部の業務全般にかかる手間や時間を大幅に削減し、労働環境を改善することができます。

また、総務部門のアナログな業務が減少すれば、テレワーク中の出社を最低限にて、働き方改革を推進することが可能です。

2-2. 全社の労働生産性の向上

総務部門の業務は他部門とも密接に関係しています。アナログな方法を採用していると、ほかの部門にも余計な手間と労力を使わせかねません。総務部門の業務をDX化すれば、煩雑な書類のやりとりや、日程の調整が必要な対面コミュニケーションなどが不要になるため、業務上の負担が軽減されます。

企業としては、総務部門や連携するほかの部門が本業に専念できることで、会社全体の労働生産性が上がり、売上や業績の向上などの効果を期待できる点が大きなメリットです。

2-3. テレワーク導入の円滑化

テレワークの導入をきっかけに総務のDX化に着手したという企業も多いです。これからリモートでの働き方を検討する場合でも、総務のDX化によってテレワークの導入を円滑に進められるメリットがあります。

たとえば、Web会議システムの導入や書類の電子データ化、クラウドによる情報共有といった環境があらかじめ整備されていれば、オフィス以外の場所にいても社内の人間とコミュニケーションを取ることが可能です。また、契約書・請求書などの書類作成や、承認作業もオンライン上で完結させることができます。

このように、総務DXを推進すれば、働き方のニーズ変化にも柔軟に対応できるようになります。そのため、自社にあわせたテレワークの導入もスムーズに進めることが可能です

3. 総務DX推進に向けた5つのステップ

ここでは、総務DXを推進させるための5つのステップを紹介します。

3-1. DX推進組織を構築・整備する

総務DXを推進させるには、他部署・部門との協力が不可欠です。また、総務担当者が既存業務と並行してDX業務に取り組むと、負荷が大きく、思うように総務DXを進められない可能性があります。そのため、自社のニーズにあわせた組織編成を実施して、DX推進組織の構築・整備をおこなうことが大切です。

DX推進組織を構築すれば「DX化に集中して取り組める」「DX推進のスピードを向上できる」といったメリットが得られます。ただし、DX推進組織の構築方法はさまざまです。デジタル技術に詳しい人材が自社にいない場合は、外部から確保する必要があります。外部からの確保が難しいのであれば、自社でDX人材を育成するのも一つの手です。

3-2. 総務業務の課題を洗い出す

組織改革を実施できたら、DX推進組織が主体となり、総務業務の課題を洗い出しましょう。DXの実現においてデジタル技術の活用が鍵となります。そのため、デジタル技術が得意とする点を念頭におきながら、アナログな作業や属人的な業務を洗い出すと、総務DXをスムーズに推進することが可能です。

3-3. DX推進施策を策定する

総務業務での課題を洗い出したら、優先順位を決めて、課題解決へのDX推進施策を策定しましょう。施策を策定する際には、DX推進によって実現したいビジョンを明確化することが大切です。ビジョンが明確になれば、目的・目標が明らかになり、具体的な施策を策定しやすくなります。

3-4. 自社のニーズにあうツールを導入する

DX推進施策を策定できたら、実際に施策を実施しましょう。総務DXを推進するうえで、ITツールの活用は不可欠です。自社の規模・目的と一致していないシステムを導入すると、使いづらく定着しない可能性もあります。

ITツールの選定をおこなう際は、総務部門の従業員が使いやすいかどうかを考慮に入れたうえで、機能や料金、セキュリティ、サポートなどの観点から、複数のツールを比較して決めることが大切です。また、ITツールの導入が初めての場合は、無料トライアル期間のあるツールを利用して使用感を確かめてみるのもおすすめです。

3-5. 施策の検証と見直しをおこなう

実際にITツールの導入などの施策を実施したら、定期的に施策の検証・見直しをおこなうことが重要です。総務部門に限ったことではありませんが、DXの実現には時間がかかることも少なくありません。そのため、現場の声を聞いたうえで、ITツールの運用方法の変更など、改善できる点があれば定期的に施策の見直しを実施しましょう。

4. 総務をDX化する際の注意点

総務部門の業務をDX化するにあたり、注意しておきたいポイントを2つ紹介します。

4-1. 総務部門でDX化を進める目的を明確にする

DXはデジタル技術を活用して自社が抱える問題や課題を解決し、業界で優位に立つことを目的におこなわれるものです。DXの実現において、ITツールを導入することは手段であり、目的ではない点に注意が必要です。また、他社にならってデジタル化を推進しても、それが自社の課題やニーズにマッチしているとは限らず、思ったような成果が得られない恐れもあります。まずは、なぜ総務部門の業務をDX化するのか、その目的やねらいを明確にするところからスタートしましょう。

そのためには、自社が抱える問題と課題を洗い出し、DXによる解決が期待できるかどうかを精査することが大切です。目的があいまいなままDX化を推進すると、現場の理解を得られず、余計な混乱を招く事態になりかねません。現場の声もヒアリングしながら、DX化の目的や目標を明確化するのがポイントです。

4-2. DX化できる業務とできない業務を分ける

総務部門の業務は多岐にわたりますが、必ずしもそのすべてをDX化する必要はありません。中には、従来通りのアナログな方法で取り組んだほうが効率の良い業務もあるかもしれません。総務DXを進めるにあたっては、DX化したほうが良い業務、しないほうが良い業務を明確に区分しておきましょう。

また、総務部門の業務は数が多い分、一度にDX化を推進しようとすると現場に混乱が生じる恐れがあります。まずはDX化の優先順位が高い業務から少しずつ取り組み、段階的に拡大していくのがおすすめです。

5. 総務DXの成功事例

ここでは、総務DXの成功事例を紹介します。成功した事例を参考にして、ぜひ自社の総務部門のDX化に役立てましょう。

5-1. RPAツールにより定型業務を自動化

RPAツールを活用して、総務部門の業務の一部を自動化し、業務の効率化やコスト削減に成功した事例があります。

総務部門では、備品購入のための情報収集・管理や勤怠管理データの入力・チェックなど、定型的な業務も多くあります。RPAツールはこのような定型業務の自動化を得意としています。そのため、事務作業においてRPAツールを導入すれば、業務負担を軽減し、生産性を向上させることが可能です。また、業務の自動化により、総務担当者は他の重要な業務に専念することができるようになります。

5-2. チャットボット導入で社内問い合わせ業務を効率化

AI機能の搭載されたチャットボットを導入し、社内問い合わせ業務を効率化して、工数の削減に成功した事例があります。

総務部門の主な業務の一つに、他部署・部門からの問い合わせの対応があります。自分の所属している部門・部署で問題解決ができない場合、総務に問い合わせが集中し、業務負担が大きくなることもあります。

チャットボットを導入すれば、問い合わせの多い質問に対する回答をテンプレート化するなど、従業員が自分で問題解決できる仕組みを構築し、総務部門への問い合わせを削減することが可能です。また、対応状況をステータス管理することで、対応漏れや重複対応を防止し、業務を効率化することができます。

5-3. 電子契約サービスによってペーパーレス化を実現

電子契約サービスを導入し、紙の契約書の管理を減らして、ペーパーレス化の実現に成功した事例があります。

総務部門では、申請内容の確認や契約書の印刷・捺印といった業務に、限られたメンバーで対応しなければならないこともあります。紙媒体の書類を使った業務があるため、出社せざるを得ない状況となり、テレワークなどの多様な働き方を実現できないケースもあります。

電子契約サービスを導入すれば、オンライン上で契約業務を完結できるので、柔軟な働き方を推進することが可能です。また、紙の契約書の確認・保管作業がなくなることでペーパーレス化を進めて、総務業務の効率化をおこなうことができます。

5-4. クラウド郵便管理を導入してテレワークを推進

クラウド郵便管理サービスを導入して、郵便物をオンライン上で確認できる仕組みを構築し、総務部門のテレワーク推進に成功した事例があります。

総務部門は郵便物の対応をするためにオフィスへ出社しなければならず、テレワーク推進が進まないことも少なくありません。クラウド郵便管理サービスを導入すれば、出社しなくても郵便物の確認ができるようになり、多様な働き方を推進することができます。また、郵便物の確認後は、簡単に転送・破棄できるので、業務の効率化も期待できます。

6. 総務をDX化すればテレワークの導入もスムーズになる

総務の役割は、会社経営の円滑化や、労働環境の整備を進めることですが、テレワークという新たな働き方の導入により、総務部門の業務にも改革が求められています。従来通りのアナログな方法では、オフィス以外の場所で働く従業員の労働環境を整備することが難しいです。そのため、総務部門の業務のDX化を推進し、オフィスから離れていても働きやすい理想の環境づくりを目指しましょう。