「健康診断結果は最低何年まで保存すればいい？」

「どのように保管すればいいのかがわからない」

上記のような疑問を抱えている人もいるのではないでしょうか。健康診断結果は、一般のもので5年、特殊なもので最大40年保存する必要があります。

今回は、健康診断結果の保存期間や保管までの流れ、注意点を解説します。健康診断結果は重要な情報なため、適切に扱えるようにしましょう。

1. 健康診断結果の保存期間

健康診断結果の保存期間を以下の流れで解説します。

1. 一般健康診断は5年
2. 特殊健康診断書は40年

それぞれ詳しく解説します。

1-1. 一般健康診断は5年

一般健康診断は、企業が5年間保管する義務があります。労働基準法や労働安全衛生法によって決められているためです。

ケースによっては、5年以上の保存が必要になる場合もあります。

1-2. 特殊健康診断書は40年

特殊健康診断の保存期間は、5年から最大40年です。長期的に労働者の健康状態を追跡し、今後の健康被害の発生を予防するために長期間の保存が義務付けられています。

なかでも放射線やアスベストなどを扱う業務は、長期的な健康の影響が懸念されるため保存期間が長くなりやすいです。

2. 健康診断結果が出てから保管するまでの流れ

健康診断結果が出てから保管するまでの流れは、次のとおりです。

1. 従業員へ通知する
2. 事後措置と産業医と実施する
3. 所轄監督署へ報告する

それぞれ詳しく解説します。

2-1. 従業員へ通知する

健康診断の結果が届き次第、受診した従業員へ通知します。従業員が自分の健康状態がわからなくなることを防ぐためです。

健康診断の結果は、一般的に「A：異常なし」～「E：要治療」の5段階で判定します。すべての検査項目が「A：異常なし」でも、必ず通知しなければいけません。

健康状態に異常がある従業員には、再検査を促したり業務内容を改善したりするなどの工夫が必要です。

2-2. 事後措置を産業医と実施する

産業医と事後措置を実施します。事後措置とは、健康を維持しつつ勤務できるようにするための措置です。具体的な措置は以下を参考にしてください。

• 産業医と従業員を面談させヒアリングする
• 安全衛生委員会で対応を相談する

上記をおこなう際は、労働環境や「基準値以上を示す検査項目数」の確認が必要です。

「今までと同じように働いても問題ないか」「問題があればどのように対応するか」を産業医や安全衛生委員会に判断してもらいます。

2-3. 所轄監督署へ報告する

従業員規模が50人以上であれば、所轄監督署へ報告します。報告および「定期健康診断結果報告書」の提出は義務であるため、必ずおこないましょう。

以下は報告書の内容の例です。

• 対象年
• 健康診断年月日
• 受診労働者数
• 所見人数
• 医師の指示人数

毎年1回提出する義務があるため、前回提出時から1年以上空かないよう注意しましょう。

3. 健康診断結果を適切に保存する方法

健康診断結果を適切に保存する方法は、次のとおりです。

1. 個人情報を保護する
2. 安全な方法で保管する
3. 定期的に確認し更新する

それぞれ詳しく解説します。

3-1. 個人情報を保護する

健康診断結果に含まれる個人情報は、企業が適切に保護する必要があります。個人情報の流出や悪用により、従業員が思わぬ被害を受けることを防ぐためです。

具体的な保護方法は以下を参考にしてください。

• アクセス権限を厳格に管理する
• 情報漏洩を防ぐために物理的なセキュリティ対策を実施する
• 電子データであれば暗号化技術を導入する

上記の措置をとることで、従業員のプライバシーを保護しつつ企業の信頼性を高められます。

3-2. 安全な方法で保管する

健康診断結果は、安全な方法で保管しましょう。紙媒体と電子媒体はどちらもメリットとデメリットがあるため、企業にとって適切だと思う方法を選択することが大切です。

媒体	メリット	デメリット
紙	みやすさに優れている 保存性に優れている	物理的な損失のリスクがある
電子	検索性に優れている 効率的に管理できる	紙媒体を電子化する手間がかかる

安全性を重視するなら、物理的な損失のリスクがない電子媒体が優れています。

3-3. 定期的に確認し更新する

健康診断結果の保管に使用するシステムは、定期的な確認と更新が重要といえます。古いデータを見直して最新情報を追加することで、有効性を維持できるためです。

規則や法律の変更により、保存期間を見直さなければいけなくなる場合もあります。

保存期間の見直しに対応するためにも、健康診断結果のシステムは定期的な確認や更新が必要です。

4. 健康診断結果を扱う際に確認するべきポイント

健康診断結果を扱う際に確認するべきポイントは、次のとおりです。

• 結果は遅滞なく通知する
• 派遣労働者の情報は派遣元事業者が責任を持つ

それぞれ詳しく解説します。

4-1. 結果は遅滞なく通知する

健康診断結果は遅滞なく通知しましょう。従業員が健康上に問題があった場合、病気の早期発見にやり素早い対処が可能になるためです。

過去には、健康診断結果の通知が遅くなったために病状が悪化したことが原因で、損害賠償を求めた裁判がおこなわれた事例があります。

万が一のケースも考え、健康診断結果はなるべく早く通知しましょう。

4-2. 派遣労働者の情報は派遣元事業者が責任を持つ

派遣社員の健康診断結果は、派遣元事業者が責任を持ちます。派遣元事業者が責任を持って健康診断を実施することから、派遣先企業では実施や保管の義務がないためです。

一方で特殊健康診断は、派遣先企業の義務になります。派遣元事業者は、派遣先から送られた結果を一定期間保存しなければいけません。

5. 健康診断結果を取り扱う際の注意点

健康診断結果を取り扱う際の注意点は、次のとおりです。

1. 個人情報の扱いに気をつける
2. 紛失や盗難の対策をおこなう
3. 保存期間を過ぎたものは適切に廃棄する

それぞれ詳しく解説します。

5-1. 個人情報の扱いに気をつける

健康診断結果を取り扱う際は、個人情報の扱いに気をつけましょう。診断書には機密性の高い個人情報が記載されており、流出や悪用により大きい被害を生む可能性があるためです。

• 個人情報保護法を遵守しつつ適切な管理体制を構築する
• 湖心情報の重要性や取り扱い方法に関する教育を定期的におこなう
• 診断書へのアクセス権限を限定する
• 診断書の閲覧やコピーに関する記録を残して追跡可能な体制にする

診断結果を扱う際は、上記を意識しましょう。

5-2. 紛失や盗難の対策をおこなう

健康診断結果を紛失したり盗難されたりしたときを想定し、対策をおこないましょう。健康診断結果は重要な情報であり、紛失や盗難が情報の悪用につながる可能性もゼロではないためです。

• 施錠できるキャビネットや保管庫に保管する
• 診断書を持ち出したり複写したりする際のルールを作る
• 電子データとして保管し暗号化やパスワード保護を徹底する
• セキュリティに優れたクラウドストレージを利用する

上記を実施するだけでも、紛失や盗難のリスクを大きく低減できます。

5-3. 保存期間を過ぎたものは適切に廃棄する

保存期間を過ぎた健康診断結果は、適切に廃棄しましょう。保存期間を過ぎても廃棄しない場合、情報漏洩や悪用のリスクが高まるためです。

• シュレッダーや溶解処理などで確実に廃棄する
• 複数人で廃棄作業をおこない相互チェックをおこなう
• 廃棄の日時や方法などの詳細を記録して適切に保管する

健康診断結果が電子データである場合は、復元不可能な方法で削除することが大切です。通常の操作で復元不可能な状態まで削除するのは難しいため、専用ソフトの使用が推奨されます。

6. 健康診断結果の保存期間を把握し、適切に保管しよう

健康診断結果の保存期間は、一般のもので5年、特殊なもので最大40年です。健康診断結果は重要な情報なため、個人情報を保護しつつ安全な方法で保管しましょう。

保存期間が過ぎた健康診断結果は、適切な方法で廃棄してください。