従業員を雇用する際には、さまざまな手続きが必要となります。その中のひとつが労働条件通知書で、雇用契約を結ぶうえで重要な書類です。

労働条件通知書には、必ず記載すべき項目もあれば任意で記載すべき項目があるので、作成の際には記載漏れがないよう注意が必要です。

この記事では、労働条件通知書の内容とソフトを使って作成可能なのか、ソフトの選び方なども併せて解説します。

1. 労働条件通知書とは？

従業員を雇用する際に、雇用した従業員に渡す書類が労働条件通知書です。従業員を雇う立場である事業主、使用者は雇用する労働者に対して労働条件通知書を交付することが労働基準法第15条にて義務付けられています。［注1］

労働条件通知書に記載する内容は次の2つです。

• 絶対的明示事項：労働契約期間や始業～終業時刻など法律で明記が義務付けられている事項
• 相対的明示事項：退職金ほか口頭での通達でも認められる事項

従業員とのトラブルを避けるためには、絶対的明示事項の記載だけでなく、相対的明示事項に該当するルールがないかを確認し、ある場合は記載するようにしましょう。

［注1］厚生労働省 栃木労働局｜労働条件の明示

1-1. 労働条件通知書を交付する対象

労働条件通知書を交付する対象は従業員すべてです。正社員に限らずアルバイト、パート、契約社員なども交付対象です。

しかし、派遣社員の場合、スタッフを雇用しているのは派遣会社のため、派遣先の会社が労働条件通知書を交付する必要はありません。また、業務委託で働いている従業員に対しても労働条件通知書の交付は不要です。

労働条件通知書は、労働者と直接雇用契約を締結する際に交付するものです。そのため、派遣会社と労働者が契約する場合や、業務委託契約の場合には交付する必要はありません。

1-2. 雇用契約書との違いは？

従業員を採用した際は、労働条件通知書だけでなく雇用契約書も発行します。労働条件通知書と雇用契約書とは異なります。

労働条件通知書は、企業から従業員に対して労働条件を通知する（伝える）書類なのに対して、雇用契約書は『契約書』のため、企業・労働者で取り交わす書類です。雇用契約書は契約書として扱われるため、企業、労働者どちらも記名捺印をして、1部ずつ保管するようにしましょう。

なお、雇用契約書は労働条件通知書と異なり、法的に発行が定められているわけではありません。しかし、採用した従業員との後々のトラブルを避けるためには、労働通知書と同じく発行するようにしましょう。

2. 労働条件通知書を電子媒体で交付するための要件とは？

労働条件通知書は、人事や労務のソフトを使用して作成することが可能です。

労働条件通知書は従来の交付方法は紙のみでした。しかし、労働基準法施行規則が改正されたことによって、一定の要件を満たすことで、電子媒体での交付が可能になりました。交付可能な電子媒体とはメール、FAXだけでなくメッセージアプリやSNSまでも含まれます。

ただし、電子交付するための要件があるのでチェックしておきましょう。

2-1. 労働者が電子媒体交付を希望する

労働条件通知書を電子媒体で交付するために満たすべき要件とは、通知書を受け取る側である労働者が、電子交付を希望するかどうかです。つまり、労働者が電子交付を希望する場合のみ、労働条件通知書を電子交付することができます。

労働者が電子交付を希望していない、もしくは希望を明らかにしていないのであれば、ソフトで作成したとしても従来どおり紙で交付しなければなりません。

労働者が電子交付を希望しているかどうかわからない、電子交付を希望するか労働者に確認していないのにもかかわらず、労働条件通知書を電子交付しないようしましょう。そのためには、労働条件通知書の電子交付を希望するかどうかのやり取りがわかるように保存しておくのがおすすめです。

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2-2. 労働条件通知書をプリントアウトできる

労働条件を電子交付するためには、労働者が希望する必要があります。しかし、労働者の希望以外にも、労働条件通知書をプリントアウトできることも要件です。

労働条件通知書を作成する一般的なソフトであればプリントアウト機能もついていますし、メールやメッセ―ジアプリ、SNSなどもプリントアウト可能です。そのため、労働条件通知書をプリントアウトできるという要件は、さほど心配する要件ではないでしょう。

労働条件通知書を電子化するメリットやデメリットについては下記の記事をご覧ください。導入手順についても解説しているため、導入のイメージがより具体的になるでしょう。

関連記事：雇用契約書・労働条件通知書を電子化する方法や課題点とは？

3. 労働条件通知書を作成するソフトの選び方

労働条件通知書を作成するソフトは数多く発表されています。そのため、どのソフトを導入しようか迷ってしまうかもしれません。

労働条件通知書を作成するソフトを選ぶ際は、次のポイントを押さえておきましょう。

• セキュリティ機能が備わっているか
• 導入によってどれくらいの効率化が実現できるか
• 自社にとって使いやすいソフトかどうか

ここでは、これらのポイントについて解説します。

3-1. セキュリティ機能が備わっているか

労働条件通知書を作成するソフトは、セキュリティ機能が備わっているかを確認しましょう。

セキュリティ機能はさまざまで、タイムスタンプの付与や保存ファイルの暗号化などがあります。自社で求めるセキュリティの度合いに応じて選ぶようにしましょう。

3-2. 導入によってどれくらいの効率化が実現できるか

検討しているソフトを導入することによって、どれくらいの作業効率化につながるかも事前に確認しておきます。

例えば、書類だけを作成するソフトではなく、業務に必要な従業員の情報も一元管理できるソフトであれば、情報管理・活用という面での効率化も期待できるでしょう。

また、一括で書類を送信できる機能があれば、入社した従業員が多くても書類の封入作業や1人ひとりに送信する作業を省けます。

3-3. 自社にとって使いやすいソフトかどうか

自社にとって使いやすいソフトか、ということも大切です。

労働条件通知書をはじめとする、人事労務に必要な書類を作成する担当者が使いづらいと感じてしまっては、業務の効率化につながらないどころか、ソフトの使用が浸透しない可能性もあります。

使いやすいソフトかどうかを確認するには、無料トライアルが用意されている物を選ぶのがおすすめです。無料トライアル期間があれば、操作性を把握して、使いやすいかどうかを見極めることができます。

4. 労働条件通知書はソフトを使用して効率化しよう

労働条件通知書は雇用する側である事業主、使用者が労働者に対して通知する書類です。労働条件通知書には労働契約期間や始業、終業時刻などが記載されており、交付は法律によって定められています。

ただし、フォーマットに決まりはないので、労働条件通知書はソフトを使用して作成することも可能です。また、ソフトによって作成した通知書はメールやSNS、メッセージアプリにて交付できるので、プリントアウトや従業員に渡すなどの手間を省くこともできます。

つまり、ソフトで労働条件通知書を作成することは、業務の効率化につながるのです。ただし重要な書類なので、業務効率化を実現するためにソフトを選ぶ際は、セキュリティ機能の有無や実際にできることなど確認しましょう。