人事評価シートを上手に活用した人事評価制度の運用管理が基本 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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人事評価シートを上手に活用した人事評価制度の運用管理が基本

会議

人事評価は社員のモチベーション維持に欠かせませんが、運用管理は人事評価シートを活用するのが基本です。どのように人事評価シートを活用すれば、上手に運用管理ができるのでしょうか。

今回は職種や役職ごとの人事評価シートや、人事評価制度を上手に運用するためのシートの作成方法、人事評価シートで重視するべき項目について解説します。公平性のある人事評価のために、上手に人事評価シートを活用しましょう。

関連記事:人事評価はなぜ必要?導入して考えられるメリットやデメリット

【従業員の評価、適切におこなえていますか?】

人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

本資料では、制度の種類や導入手順、注意点まで詳しくご紹介しています。
組織マネジメントに課題感をお持ちの方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

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1. 職種や役職によって異なる人事評価シートとは?

不満

従業員一人ひとりに公平な人事評価を行うためには、人事評価シートが欠かせません。人事評価シートの基準となる評価項目は基本的に同じですが、職種や役職によって異なる設定をする必要があります。

ここでは、いくつかの職種と管理職の人事評価シートの書き方を紹介します。

1-1. 営業職

営業職は、さまざまな職種のなかでも目標が数値化しやすく、客観的な評価がしやすい職種です。営業職の人事評価シートは以下のような評価項目や内容が考えられます。

①業績基準

・業務目標達成度
 目標基準を達成できたか、業務の効率化を図ってより良い成果が出せたか

・プロセス管理能力
 チーム内での連携をとり、チームとしての成績を達成できたか

・顧客管理能力
 新規顧客獲得率を達成できたか、顧客からの満足度は得られたか

②能力基準

・製品に関する理解:自社製品の特徴や優位性を理解しているか、製品に関するアップデートを常に理解しているか
・リスク管理能力:クレームやトラブル発生時に上司に速やかに報告できたか
・顧客に対する理解:顧客の事業内容や歴史、組織構成等を十分理解しているか、顧客のニーズを十分に把握しているか
・セールススキル:プレゼンテーション能力が十分にあるか、ヒアリング力・分析力が十分にあるか、コミュニケーション力が十分にあるか

③情意基準

・規律性:就業規則を遵守できたか、上司の指示に従って行動できたか
・協調性: チーム内や他部署とコミュニケーションをとって仕事を遂行できたか、同僚をサポートする姿勢を見せられたか
・責任感: 自分の仕事を最後まで責任を持って遂行できたか、求められる役割を理解し、期待に応えられるよう取り組めたか
・積極性: 問題点を解決し、業務の範囲を拡大する取り組みができたか

1-2. バックオフィス部門

バックオフィス部門は、営業職のように目標が数値化しづらい職種です。日々の業務の成果や、業務の遂行能力などを盛り込んだ人事評価シートを作成しましょう。

①業績基準

・業務目標達成度: 与えられた仕事を完了できたか
・正確性: 正確にミスなく処理できているか
・迅速性: 与えられた仕事を期日までに完了できたか
・計画性: 効率よく計画的に仕事を処理したか

②能力基準

・知識・スキル: 業務に必要な能力やスキルがあるか、業務で使用する機器を問題なく使用できるか
・理解力: 業務の目的や手順を理解しているか、業務の進捗や問題点を迅速に把握できるか
・対応力: 進捗状況を上司やチームにわかりやすく説明できるか、相手の主張に冷静に対応できるか
・企画力: 効率よく業務ができるよう提案できたか

③情意基準

・協調性: チームや他部署と連携して業務ができたか、同僚が忙しいときにきちんとサポートができたか
・規律性: 就業規則を遵守したか、上司の指示に従って行動できたか
・責任感: 自分の業務を責任を持ってやり遂げたか、自分の役割を理解し、期待に応えられるよう取り組んだか
・積極性: 主体性を持って仕事に取り組んだか、問題を改善しようとする姿勢があったか

1-3. 技術職

技術職は長期的な視点での評価も重要となります。プロジェクトの工程に対して、どんなプロセスを踏んでいるのか、計画した工程通りに進んでいるのかなどを評価できる人事評価シートを作りましょう。またチーム内での連携が取れているかも、評価のポイントになります。

①業績基準

・品質: 求められる品質を確保できたか、定期的に品質管理を行なっているか
・コスト: 予算通りにプロジェクトを終了できたか、コストをモニタリングして生産性を向上できたか
・スケジュール: 当初に計画したスケジュール通りにプロジェクトが進んでいるか、他部門やチームと連携してタイムマネジメントが行えたか

②能力基準

・品質管理: 手順書通りの作業を行いながら不具合を是正し、結果を確認できたか、自主検査項目を確認して業務を遂行し品質を維持できたか
・工程管理: 工期の遅れがないか都度調整を図ったか、作業中の問題点を確認し、適切な改善を図っているか
・リスク管理能力: クレームやトラブルは速やかに上司に報告したか

③情意基準

・規律性: 就業規則を遵守できたか、上司の指示に従って対応できたか
・協調性: チームや他部門、顧客とコミュニケーションを取って業務を遂行できたか、同僚のサポートをする姿勢を見せられたか
・責任感: 与えられた業務を責任を持って完遂できたか、求められる役割を理解し、期待に応えられるよう取り組めたか
・積極性: 主体性を持って自分の役割に取り組めたか、問題点を解決し、業務の効率化を図ろうと努力したか

関連記事:人事評価シートの具体例「技術職」のチェックポイント

1-4. 管理職

部下の指揮を取り、集団をまとめる力が求められる管理職は、リーダーとしての役割が求められます。人事評価シートにも、マネジメント力やリーダーシップなどの評価項目を盛り込みましょう。

①業績基準

・業務目標達成度: 管理職として率先して業務に取り組み、担当部署の業務目標を達成できたか
・部下指導・育成: 部下の特性に合わせて指導を行い、意欲を高める工夫をしたか
・マネジメント: 業務を適切に割り振って部門のマネジメントができたか

②能力基準

・リーダーシップ: 組織を掌握し、組織全体の力を最大限発揮できたか
・コミュニケーション: 部下・上司・他部門と円滑なコミュニケーションが取れたか
・対応力: 状況や条件に応じて臨機応変な対応ができたか
・能力・スキル: 担当部署の業務に必要な知識やスキルは備わっているか

③情意基準

・経営認識: 会社の方針や理念を十分に理解しているか
・協調性: 自己の都合にとらわれず、上司や部下と協力して業務を完遂できたか
・責任感: 自分に求められる役割に責任を持ち、会社の利益向上のために取り組めたか

2. 人事評価の質を高め公平に評価できるシートを作ることが重要

公平

人事評価の質を高め、公平性のある評価をするためには、評価すべき項目を明確にし、必要な評価項目を押さえた人事評価シートが必要です。評価項目が曖昧では、評価される側は不公平感を感じてしまい、評価者によって評価にバラつきが生まれてしまいます。また重要な項目が抜けていては、質の高い人事評価ができません。

人事評価は従業員のモチベーションを大きく左右し、それが会社全体の業績につながります。評価すべき項目を明確にし、職種・役職ごとにどんなポイントが重要なのかを熟考しましょう。

しかし、人事評価シートの作成は人事評価の工程の一要素にすぎません。人事評価を行う本来の目的は、従業員のモチベーション管理や組織の生産性の向上です。

人事評価制度の手順には、他にも評価者に正しく評価するためのシート活用法のレクチャーや従業員に対する正しいプロセスでのフィードバックなどがあります。
当サイトではそれらを詳しくまとめた「わかりやすい!人事評価の手引き」というガイドブックを配布しています。こちらから無料でダウンロードできますので、適切な人事評価制度の作成や改善にご活用ください。

3. 人事評価シートで重視される項目とは?

重要

人事評価シートで重視される項目は、職種によって異なります。日々の成果が数値化しやすい営業職であれば、業務基準が重視されることが多いです。長期的な視点での評価が求められる技術職は、能力基準が重視されることが多いでしょう。

業務の数値化が難しいバックオフィス部門は、数値化できる業務を見極め、それにプラスして能力基準や情意基準で総合的に評価する必要があります。

関連記事:人事評価の項目はサンプルやテンプレートを見て自社オリジナルにしよう
関連記事:人事評価制度で重要な3つの基準の評価項目について解説

4. 人事評価シートは職種・役職ごとに評価項目を検討しよう

ビックリマーク

人事評価シートは人事評価制度を運用・管理するうえで非常に重要になります。ただ、全ての職種・役職で同じ評価基準を設けては、職種・役職ごとの成果がわかりづらく、求めている役割を果たしているかどうかも判断することができません。

人事評価シートを作成する際は、職種・役職ごとにどんな成果・役割が求められているのかを考えて作成してみてください。

【従業員の評価、適切におこなえていますか?】

人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

本資料では、制度の種類や導入手順、注意点まで詳しくご紹介しています。
組織マネジメントに課題感をお持ちの方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

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吉田 菜穂子

吉田 菜穂子

クラウドサービス比較のメディア運営を経て、jinjerBlog編集部に加入。バックオフィス向けサービス「ジンジャー」を導入いただいたお客様に事例取材をおこない、現場の課題をキャッチアップしながら、人事業務や契約業務に役立つ情報をお届けします。

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