中小企業ではいまだに人事評価制度の導入率が低いままです。人事担当のリソース不足により後回しになりがちですが、人事評価制度の導入は、従業員のモチベーションアップや業績向上など、企業にとって多くのメリットがあります。この記事では、中小企業に人事評価が必要な理由とその導入方法、そして注意点について、詳しく解説します。

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1. 人事評価制度とは

人事評価とは、企業が従業員の成果やスキル、モチベーションなどを評価するものです。その評価基準を正しく設定し、運用する仕組みが人事評価制度です。構成されている要素や導入目的をまずは見ていきましょう。

1-1. 3つの機能で構成される従業員の評価制度等級制度

人事評価制度は「等級制度」「評価制度」「報酬制度」の3つの機能から成り立っています。

1-1-1. 等級制度

等級制度とは、従業員の職務や役割、能力に応じて決定されるランク制度です。等級制度には昇進や異動の基準が明確に設定されており、従業員のキャリアアップを促す役割があります。また、適切な人材育成や人材配置にも役立ちます。

1-1-2. 評価制度

評価制度は、従業員の業績や能力に応じて評価する制度です。例えば、KPI（Key Performance Indicator）や業務目標など、定量的、定性的な評価基準を設けて、業績評価を実施します。また、360度評価やフィードバック制度を導入し、上司や同僚からの評価も反映させます。

1-1-3. 報酬制度

報酬制度は、等級や評価に応じて従業員に与える報酬や待遇を決定する制度です。年次昇給や賞与、ボーナスなどがあります。報酬制度は、従業員のモチベーション向上や、優秀な人材の活用・確保を促す役割があります。ただし、公平性や透明性を担保するためにも、明確な基準が必要です。

1-2. 人事評価制度を導入する目的

企業が人事評価制度を導入する主な目的は、次の3つです。

1. 従業員の適切な処遇の決定
2. 適切な人材育成
3. 企業方針の明示

人事評価制度で設定した評価基準をもとに、従業員を公平に評価して処遇を決め、人材育成に役立て、企業発展につなげることを目的としています。また、企業方針を明示することで新規採用にも活用できます。

人材の有効的な活用と育成をするうえで、人事評価制度は欠かせないものです。

1-3. 中小企業における人事評価制度の現状

人事評価制度は企業を発展させるために重要なものですが、中小企業での導入率は決してよいものではありません。とくに従業員数が5名〜20名規模の企業では、人事評価制度の導入率が35％ほどに留まっている状態です。従業員数が増加すると、それに比例して人事評価制度の導入率は上がっていきます。
これは小規模の企業ではコア業務で人や時間が消費され、人事評価に割くコストがないことが大きな原因だと考えられています。「小さい会社だから必要ない」という考えもありますが、中小企業でも人事評価制度は必要です。その理由は次項で解説していきます。

参考：第2節　人的資本への投資と組織の柔軟性、外部人材の活用｜中小企業庁

2. 中小企業で人事評価制度が必要な理由

人事評価制度が大企業だけではなく、中小企業でも必要な理由を3つに分けて紹介します。

2-1. 公平性のある評価をおこなうため

人事評価制度を導入することで、評価基準や評価方法を設定し、評価プロセスを透明化することできます。公正な評価ができるようになるだけでなく、従業員が自分自身の評価基準や評価方法を知ることで、職場に対する心理的安全性も高まります。

2-2. 従業員のパフォーマンスアップを図るため

大企業に比べると社員数が少ない中小企業では、従業員一人ひとりが企業全体の業績に与える影響が大きいです。そのため、業績を上げるには「少数精鋭」型の組織を目指さなければなりません。

人事評価制度を導入すると、従業員それぞれの得意・不得意が明確にわかるようになり、適切な人材育成、人材配置ができるようになります。評価制度によって従業員が自分自身の成長やキャリアアップのための目標を設定し、それに向けて努力することでモチベーションアップにもつながります。

2-3. 離職率を低下させるため

社員数の少ない中小企業では、たった一人でも離職者が出るとかなりのダメージを負ってしまいます。人材不足に陥ると、事業自体を存続できなくなることもあります。新しい従業員を雇おうにも、即戦力となる人材を獲得するには時間的・金銭的コストが必要です。そのため、従業員の定着率をあげることは中小企業の業績アップや経営の安定化に重要なポイントです。

従業員のモチベーションに直結する人事評価制度を導入すると、従業員の企業への思い入れや愛着心を高めることにつながります。また、「努力を正しく評価してくれる」「自分の成果が給与や待遇アップに直結する」という思いがさらなるモチベーションアップをもたらします。

2-4. コミュニケーションを活性化するため

人事評価制度を導入し、正しく従業員を評価するには、少人数でのミーティングやそれぞれの従業員と個別に会話するなど、密なコミュニケーションが求められます。

とくに従業員数の少ない中小企業では、一部の従業員の不満が拡散されやすいです。コミュニケーションを活発にしておくことで、従業員間の理解を深め、上司に悩みを相談しやすい環境も整えられます。また、普段から従業員の雰囲気を把握しておくことで、トラブルを未然に防ぐことも可能です。

3. 人事評価制度の導入により解決できる中小企業の課題

人事評価制度を導入すると、以下のような課題を解決しやすくなります。いずれも中小企業が抱えがちな課題で、解決できれば従業員のやる気を引き出して生産性の向上を目指せるでしょう。

3-1. 人手不足

業種によっては慢性的な人手不足になっている中小企業もあるでしょう。

人事評価制度は、人材を有効活用できるようになることも導入メリットのひとつです。現在と同じ人員数でも、適材適所を実践することで効率アップが図れます。また、離職率を下げることでも、急な人手不足や新規採用ができない問題を解決しやすくなるでしょう。

3-2. 評価の不公平感

人事評価制度を導入し、評価基準を明確にすると評価の納得感が高まります。

「頑張ったのに認めてもらえない」「自分だけ評価が低いのはなぜか」という不満や疑問は、モチベーションの低下に直結します。透明性の高い評価ができれば、従業員と企業のエンゲージメントを高められるでしょう。

3-3. 評価にかかる時間

人事評価をする際に、評価の基準がないと評価者が迷って余計な時間がとられます。その結果、正確な評価ができずに不公平感が高まることも少なくありません。
そうした問題は人事評価制度で評価基準を定めることで解決できます。評価者の負担も人事評価制度によって解決できる課題です。公平性が担保された評価の仕組みをつくり、人事評価制度を運用する上での工数削減を心がけていきましょう。

4. 人事評価制度を導入するタイミングと導入方法

中小企業が人事評価制度を導入すべきタイミングと、その導入方法について解説します。

4-1. 人事評価制度を導入すべきタイミング

中小企業が人事評価制度を導入すべきタイミングは、主に次の3つです。

1. 従業員数が50名以上
2. 制度や給与形態の見直しをする
3. 新規採用や人材確保をする

すでに人事評価制度を導入している中小企業も、上記のタイミングで人事評価制度の見直しや整備をおこないましょう。会社のフェーズに合わせた人事評価制度にできれば、形骸化しない効果的な制度として運用できます。

4-2. 人事評価制度の導入方法

中小企業が人事評価制度を導入する際には、主に次の2つの方法が考えられます。

1. 自社で人事評価制度を設計する
2. 専門のコンサルティング会社に依頼する

自社で人事評価制度を設計する場合は、企業方針や価値観を評価に反映できるほか、社内の状況によってすぐに評価制度を変更できるというメリットがあります。加えて、外注するよりも格段にコストは抑えられるでしょう。

一方、専門のコンサルティング会社に依頼する場合は、第三者視点からの公平な意見を評価制度に取り入れられるというメリットがあります。また、自社に人事評価制度を設計する人材のリソースがない場合にも役立ちます。

4-3. 人事評価制度の設計方法

人事評価制度を設計する場合は、次のような流れで進めます。自社で設計する場合も、外注先に依頼する場合も、基本的な流れは変わりません。

1. 目標や目的の明確化
2. 評価基準の決定
3. 評価手法の決定
4. 実際に人事評価制度を運用
5. 人事評価制度のアップデート

一般的に、人事評価制度の設計には半年から1年程度かかるとされています。大切な従業員の待遇を決める軸となる制度であるため、急がずに検討と修正を重ねて自社にとって最適な基準を決めましょう。

5. 人事評価制度を導入する際の注意点

人事評価制度は設定や運用方法を誤ると効果がないどころか、マイナスに働くことも考えられます。導入する際は以下の4つの注意点に気をつけましょう。

5-1. 事業規模に合わせた制度・運用方法にする

人事評価制度には決められた項目や形式はありません。効果的な制度にするには、事業規模や業種に合わせた基準を決め、自社独自のシステムにすることが重要です。

また、運用方法も事業規模に合わせると無駄を省くことができます。
多くの中小企業では、紙やExcel、スプレッドシートなどで人事評価シートを作成し、人事評価をおこなっています。新規システムの導入に比べてコストは抑えられますが、データの共有・確認が難しいというデメリットもあります。

ごく少人数しかいない企業ならば従来の方法でも問題ありませんが、従業員数が増えてきたら人事評価システムの導入をおすすめします。人事評価制度の形骸化を阻み、定着を図れるでしょう。さらに、人事担当者の負担の軽減や評価の「見える化」につながるため、業務の大幅な効率化が期待できます。

5-2. 分かりやすくシンプルなものにする

人事評価制度は、内容を全従業員に浸透させることで効果を発揮します。経営陣や評価者だけが理解できていても意味がありません。
とくに評価基準や等級制度など、従業員の待遇に直結する内容は、誰が読んでも分かりやすい書き方にすることが大切です。

5-3. 評価者の研修を実施する

綿密な人事評価制度を導入しても、評価者がその意味を理解していなければ、正当かつ公平な評価はできません。とくに、評価者の個人的な感情が従業員の評価に反映されることは絶対にあってはなりません。不公平な評価は従業員の間に不満を生んでしまいます。

評価者によって評価にばらつきが出ないように、人事評価制度の導入時には評価者への研修を実施するようにしましょう。

5-4. フィードバックをおこない改善していく

人事評価の結果に対して、上司から適切なフィードバックをおこない、従業員への評価結果の報告や評価結果に基づく新たな目標設定をしましょう。従業員の少ない中小企業では人材育成に非常に役立ちます。個別でフィードバックする機会を設け、モチベーションアップやスキルアップにつなげましょう。

同時に、人事評価制度そのものに対するフィードバックを受け付けるようにしてください。企業の状況に適した制度を維持することが、人事評価制度を正しく運用するポイントです。

6. 中小企業は事業規模に合わせた人事評価制度の導入で課題の解決を

日本の中小企業では人事評価制度の導入が進んでいません。導入していたとしても、うまく運用できていない企業が多く、従業員が制度の存在を知らないことも多いです。人事評価制度の導入・運用は、従業員の処遇決定やモチベーションアップ、さらには企業の生産性アップにもつながります。積極的に人事評価制度を導入し、企業力の向上を目指しましょう。

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