会社にとって絶対に意識しなくてはいけないのが内部統制です。昨今はコンプライアンスへの意識が高まりつつあります。外からも厳しい目でコンプライアンスを遵守しているか、法令違反はないかなどが見られるようになりました。

コンプライアンス違反や法令違反を犯さないために、整備しなくてはいけないのが内部統制です。本記事では内部統制について解説いたします。また、ワークフローを活用して内部統制を行う際のポイントも紹介しているので、ぜひご確認ください。

1. 内部統制とは？

内部統制とは会社を健全に運営するための仕組みのことです。金融庁が定める定義では「統制環境、リスクの評価と対応、統制活動、情報と伝達、モニタリング（監視活動）及びＩＴ（情報技術）」の6つの要素を取り入れることで、内部統制の目標をすべて達成できるようになるとされています。内部統制を整備することは「上場企業と取締役会を設置している大企業」のみ法律によって定められています。つまり、中小企業などは内部統制の整備を行う義務はありません。
しかし、業務効率化などのメリットはあるので、ほとんどの企業は内部統制の整備に積極的に取り組んでいます。そもそも「会社を健全に運営する」というのはどういったことでしょうか。要素を分解して説明します。

1-1. 統制環境

統制環境は内部統制の基盤となる重要な要素であり、企業の経営層から全社員までが一貫して取り組むべき事項です。健全な運営をするための内部統制の強化には、まず経営層がガバナンスを確立し、倫理的な価値観を浸透させることが不可欠です。このため、ポリシーや手続きを明確に定め、全社員に理解させることが重要です。

具体的な方法としては、継続的な社員教育プログラムの実施、内部監査の強化、リスクマネジメントの徹底などが挙げられます。また、適切なワークフローシステムの導入によって業務プロセスを可視化し、効率化することも有益です。こうした取り組みを通じて、内部統制を強化し、企業が持続的に成長できる体制を整えることが求められます。

1-2. リスクの評価と対応

内部統制の重要な要素であるリスクの評価と対応は、経営者や管理職が組織の安定と成長を確保するために欠かせないプロセスです。まず、リスク評価のフレームワークを導入し、潜在的なリスクを定量的に評価します。これには業務プロセスや情報システムに関連するリスクも含まれ、全体的な影響度や発生確率を基に優先順位を設定します。その上で具体的な対応策を策定し、リスクの軽減や回避、受容といったアクションプランを実行します。これにより組織の健全な運営を維持し、予測可能な問題に対する備えを強化することが可能です。内部統制の強化方法として、定期的なリスクアセスメントや効果的なワークフローシステムの選定も非常に重要です。

1-3. 統制活動

統制活動は、リスクを適切に管理し、企業の業務を効率的に遂行するための具体的な行動や手段を指します。事業活動における統制活動にはいくつかの要素が含まれます。まず、監査手続きです。これは、経営者や管理職が事業活動の健全性を確認し、改善点を特定するための重要なステップです。次に、規則の遵守チェックリストがあります。これにより、法規制や内部規則が守られているかどうかを定期的に見直し、必要な改善策を講じることができます。また、内部監査も統制活動の一環であり、事業活動全般の適正性や効率性を内側から評価し、リスクの早期発見や未然防止に役立ちます。これらの取り組みを通じて、企業は内部統制を強化し、持続可能な事業活動を確保することができます。

1-4. 情報と伝達

「情報と伝達」は内部統制の重要な要素であり、企業内での情報共有と迅速な意思決定を支える基盤となります。適切な情報の伝達は、社員が問題やリスクを正確に理解し、迅速に対応するために不可欠です。具体的には、定期的な報告会の実施や最新のコミュニケーションツールの導入といった施策が挙げられます。これにより情報の透明性が高まり、経営陣や管理職は正確なデータに基づいた意思決定が可能となります。さらに、ワークフローシステムの選定においては、情報の一元管理や自動化された通知機能を備えたものを選ぶことで、業務効率の向上と内部統制の強化が図れます。企業の成長を支えるためにも、「情報と伝達」の整備は欠かせない取り組みです。

1-5. モニタリング（監視活動）

モニタリングは、内部統制の実効性を持続的に確認し、改善を推進するための重要な活動です。企業の経営者や管理職、情報システム担当者にとって、この活動は内部統制の強化に欠かせない要素です。四半期ごとの内部監査や定期的な評価を実施することで、統制の実行状況を詳細に確認し、問題点やリスクを早期に発見して対応策を講じます。また、モニタリング活動には、最新のワークフローシステムの導入も有効です。選定するシステムは、リアルタイムでデータを監視し、異常値や不正行為を迅速に検出する能力を持つことが求められます。これにより、企業全体の統制機能が強化され、信頼性の高い内部統制環境が構築されます。

1-6. ITへの対応（情報技術）

ITへの対応は、情報システムが内部統制をサポートし、リスクを軽減するために必要な対策を講じることです。具体的には、システム化を進めることで業務プロセスの標準化や自動化が可能となり、ヒューマンエラーを減少させます。また、DXの導入により企業全体でのデータ共有と分析が促進され、経営判断の迅速化と精度向上が図れます。さらに、電子化によってペーパーレス化が進み、物理的な書類の紛失リスクを軽減するとともに、業務効率の向上も実現できます。具体的な対策としては、アクセス制御やデータ暗号化、システムの監査ログなどを導入することが挙げられます。これにより、情報の不正アクセスや改ざんを防止できるほか、内部監査や外部監査においても透明性が高まり、信頼性の高いシステム運用が可能となります。

2. 内部統制の目的

内部統制の目的を理解することは、企業の経営者や管理職、情報システム担当者にとって非常に重要です。内部統制の主な目的は、企業の業務効率の向上、財務報告の正確性の確保、法令遵守の徹底、資産の保護です。これらを達成することで、企業は信頼性の高い経営基盤を築けます。

特に情報システムの整備は、内部統制を強化するための重要な手段です。適切なワークフローシステムの導入により、業務プロセスの透明性が向上し、不正行為やミスを未然に防げます。また、管理職はワークフローシステムを活用することで、リアルタイムでの進捗管理やリスク検知を行えるため、迅速な意思決定が可能になります。このように、内部統制は企業の健全な成長と持続可能な経営に欠かせない要素であり、その目的と重要性を理解し、適切なシステムを導入することが求められます。

2-1. 企業の業務効率の向上

企業の内部統制の重要な目的は、業務の有効性と効率性を確保することです。社員が自らのやり方で業務を進めると、会社として業務を管理することができません。その結果、業務が属人化してしまい、急なお休みがあった際に誰かが代行して作業を行うことができなくなり、このような事象は会社にとってあまり望ましくありません。業務の非効率化にも繋がってしまいます。内部統制はそういった不正やミスを未然に防ぎ、ビジネスプロセスをスムーズに進行させ、会社が健全に活動できるように金融庁によって定められているのです。
このように経営者や管理職、情報システム担当者は、内部統制の強化を通じて企業のリスク管理能力を高め、業務全体のパフォーマンスを向上させることが求められています。対策としては、業務プロセスの各段階で適切なチェックすることが大切です。そのため、情報システムやワークフローシステムの導入によって、業務の透明性と追跡可能性が向上し、問題の早期発見と迅速な対応が可能となります。

2-2. 財務報告の正確性

内部統制の一つの主要な目的は財務報告の信頼性の確保です。正確で信頼性の高い財務報告は、投資家やステークホルダーが企業の健全性を評価するために不可欠です。横領や脱税などの不祥事を起こさないようにするのが内部統制を整備する1つの目的ではありますが、こういった問題は気づかぬうちに不正を行ってしまうケースもあります。
例えば、脱税とは意図して不正に経費を計上したり資産を隠したりして行われるケースばかりではありません。単純な経理担当者のの計算ミスの結果、誤った金額の税金を納付してしまい、脱税につながる可能性もあるのです。
こういった意図的ではない法令違反を犯さないためには、内部統制を整備しておく必要があります。経営者や管理職、情報システム担当者は、信頼性の高い財務報告を実現するために財務データの正確性を保証するための枠組みを提供し、ダブルチェックの仕組みを導入しておけば、計算ミスが起こる可能性や不正行為を未然に防ぐことができます。計算を自動で行うシステムを導入していれば、手動作業による計算ミスを減らせるのと同時に業務効率化にも繋がります。さらに自動化することでデータの一貫性と透明性を保持します。

2-3. 法令遵守の徹底

内部統制は企業の法令遵守を支える重要な基盤です。社会が企業を監視する目は厳しくなりつつあります。少しのミスが法令違反に繋がり、それによって企業は大きな信用・信頼の損失につながる可能性があるため、内部統制は徹底して整備しておかなくてはいけません。
法令遵守のための内部統制には、定期的なコンプライアンスチェックやリスク管理体制の整備、社員への教育・訓練の実施が含まれます。また、有効な内部統制の一環として、業務プロセスと責任の所在を明確にすることが求められます。これにより、法令違反を未然に防ぐと同時に、万が一違反が発生した場合でも迅速に対応することが可能です。企業の持続可能な発展を目指す上で、内部統制の強化は欠かせない要素です。

2-4. 資産の保護

企業資産の保全は内部統制の重要な目的の一つです。企業は資産の移動や使用状況をリアルタイムで監視し、不正や不注意による資産の損失を防ぎ、持続可能な成長を確保する必要があります。内部統制により企業の各部門ごとに資産が正しく運用され、情報システムを通じて効率的に管理することで、資産管理の正確性と透明性が向上します。このように情報システムを介して資産を管理することで、不正や不効率な操作を迅速に検出し潜在的な問題を未然に防ぐことができます。

3. ワークフロー（ワークフローシステム）とは？選定する際の重要ポイント

ワークフローとは会社が定めている業務の流れのルールのことです。例えば、ボールペンがなくなったので新しく購入したいとします。

その際に上司にボールペンが買いたいという旨の申請を行い、その上司が管理部門に申請を行い、最後に総務担当が発注するといった流れでボールペンが購入されるとします。この流れがワークフローです。

ワークフローがないとボールペンがなくなったことに気づいた人が勝手に購入して経費計上したり、どうやって購入すればいいかわからないのでいつまでも新しいボールペンが購入されなかったりします。

会社が業務を管理するためには、ワークフローを設けることが欠かせないのです。

ワークフローシステムを活用する場合、紛失や今どこで稟議が止まっているのかがわからないなどの問題を解決することができます。当サイトでは、ワークフローシステムの基本から導入する前・した後の流れについてわかりやすく解説した資料を無料でお配りしています。ワークフローシステムを導入することでどのような課題が解決されるのか知りたい方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

関連記事：ワークフローとは？意味や作り方・システムの比較方法も解説

3-1. 対応フォーマットへの柔軟性

企業の業務フローは多種多様であり、そのフォーマットも組織ごとに異なるため、対応フォーマットへの柔軟性が高いワークフローシステムを選定することが重要です。まず注目すべきポイントは、社内ルールを徹底するために必要な申請書に対応しているかどうかです。また、承認プロセスをどれだけ細かく設定できるかという柔軟性も必要です。
ワークフローシステムの中には、稟議申請だけでなく経費精算にも対応可能なものもあります。複雑な稟議・決裁の承認ルートを簡単に実現することができます。その中でも機能として注目したいのは、承認のほかにも回覧や承認ステップの分岐、スキップ、代理承認などの経柔軟な設定に対応しているのかという点です。業務効率化に大いに役立つため、利便性の高さに注目して選定しましょう。

3-2. ログ管理機能

内部統制を強化する上で、ワークフローシステムの選定にはログ管理機能がついているのかというポイントが重要です。システムは稟議や決裁に至る全てのやりとりを詳細に記録する必要があるため、具体的には、操作ログや承認プロセスを「いつ、誰が、どのようなコメントを残し、何をしたか」を的確に追跡できることが理想的です。
また、各業務の更新記録も欠かせません。操作履歴が画面に一覧表示され、証跡として「いつ誰が申請書を見たか」「申請書のファイルをダウンロードしたか」が分かるシステムは、人為的ミスや不正業務の早期発見に役立ちます。このような詳細なログ管理機能を持つシステムを導入することで、企業の内部統制を強化し、信頼性の高い業務運営を実現できます。

3-3. 監査へ機能対応

監査対応機能が充実しているワークフローシステムを選ぶことは、内部統制を強化する上で重要なポイントです。具体的には、システムに集約されたログや情報を迅速に監査対応に提出できる機能が求められます。これにより、内部監査や外部監査がスムーズに行われるだけでなく、必要な書類や情報に素早くアクセスできます。さらに、システムの使いやすさや検索性の高さも重要で、これらが整備されていることで、統制活動がより効率的に行われます。企業の経営者や内部監査担当者にとって、こうした機能を持つワークフローシステムは、内部統制の強化に貢献する有力なツールとなります。

4. ワークフローで内部統制を強化するメリット

ワークフローの導入は内部統制の強化に繋がります。
メリットは以下の3つです。
・業務プロセスの一貫性が保たれるミスがおこりにくい
・万が一に不正行為やミスがあった場合にも早期発見が可能となる
・業務プロセスが可視化されるため管理がしやすい

なぜなら、どのように業務を進めればいいかワークフローに沿って明確になっていれば、社員は独自の判断でミスや法令違反を犯す可能性が少なくなるからです。
会社がワークフローを導入していれば、事前に会社が法律上問題のないやり方を指定して社員に行わせることができます。会社が事前にチェックした業務を社員が行うことになるので、業務プロセスに一貫性があり法令違反は起こりづらいのです。
また、業務を進めていく際には、上司などから承認を受けなくてはいけない場面があります。仮に間違った方法で業務を進めようとしても、承認ルートがワークフローで定められていれば、誰かが問題に気づけるのです。こういった点も法令違反の防止に繋がるメリットになっています。
これにより、管理職や経営者は組織全体の内部統制を効果的に監視しやすくなります。また、ヒューマンエラーが最小限に抑えられるため、法令遵守や業務手順の標準化が促進されます。さらに、これにより従業員全体の業務効率も向上し、企業の社会的信用も向上します。ワークフローシステムの導入は、内部統制の強化により、企業運営の多方面で重要なメリットを提供します。

5. ワークフローを活用して内部統制を行うポイント

ワークフローを活用して内部統制を行う際には、3つのポイントを意識する必要があります。それらについて確認していきましょう。

5-1. ワークフローがわかりやすい

まずはワークフローの内容がわかりやすいことです。新入社員でもそのワークフローを見れば業務の流れが理解できるようにしておきましょう。

ワークフローがわかりづらいと、社員がその内容を誤解してしまい、ミスにつながる可能性があります。専門用語などを使ってワークフローを作るのはできれば避けるのが望ましいです。

しかし、わかりやすく記載をするにも限界があるので、わからなかった場合にどうすればいいかも明記しておくとよいでしょう。間違った判断のまま業務を進めさせないようにしてください。

5-2. ワークフローを確認できる場所を明確にしておく

次にどこにワークフローが記載してあるかを明確にしてください。承認に関するワークフローなどはシステムを導入することで、自動的にその順番通りに承認が進むようになっています。

しかし、業務はオンライン上で処理できるものばかりではありません。どのように業務を進めればいいかわからなくなった際に、ワークフローをすぐ確認できるような環境を構築しておくことが大切です。

社員にはワークフローを確認できる場所を周知しておきましょう。ワークフローを導入してはいるものの、誰も確認しておらず有効に活用されていないケースはあります。そうならないようにワークフローの確認場所を明確にしてください。

5-3. 運用コストを考える

業務の流れを会社が定めるだけであれば、運用コストはかかりません。しかし、承認などのプロセスが円滑に進むようにしようとすると、優れたシステムの導入は必須です。その際に発生するコストについては、よく考える必要があります。

コストが安ければいいというものでもありません。会社にとって負担にならず、導入するメリットが大きいシステムを選ぶ必要があります。システム導入にかけられる予算について、まずは洗い出してみてください。

6. ワークフローの導入で内部統制を強化できる理由を理解して検討しよう

ワークフローの活用は内部統制の強化に役立ちます。まだ、ワークフローを導入していない企業の方は、この機会にワークフローの導入を検討してみてください。