業務効率化に役立つワークフロー管理を解説します。
社内のさまざまな業務の無駄を省き、効率化するためにワークフロー管理は便利です。
実際にワークフロー管理を導入し、業務を効率化する方法も紹介するので、ぜひ実践してください。

目次
1. ワークフロー管理とは？
2. ワークフロー管理の業務具体例
3. ワークフローで管理する目的とメリット
4. ワークフローで管理するシステムの選び方
4. ワークフロー管理で業務を効率化しよう

1. ワークフロー管理とは？

ワークフローは業務の流れを意味します。
業務にはさまざまな流れがあり、一人だけでなく複数の従業員や部署が携わっていることも多いです。
業務を効率化するにはワークフローを明確にし、無駄を省くことが重要です。
業務の流れであるワークフローを管理することで、いつ、誰が、何をしているのかが一目でわかりやすくなり、進捗状況を確認しやすくなるなどのメリットもあります。
ワークフロー管理に特化したシステムも多数登場しているため、これらを有効活用すればすぐにワークフローの見直し、管理ができます。

1-1. システムでワークフローを管理する重要性とは

ワークフロー管理とは、企業内の業務プロセスを一元管理し、自動化および効率化する仕組みです。システムを導入することで業務の進捗状況を可視化し、手続きの滞りや無駄を排除できます。この可視化により、リアルタイムで業務の進捗を把握でき、例えば申請書が上長や経理部門の承認で止まっている状況を一目瞭然にします。
さらに、ワークフロー管理システムを用いることで、業務の属人化を防ぎます。管理職ごとに承認作業のペースが異なると業務の進行に差が出ますが、システムの導入により進捗を統一管理できるため、品質のばらつきをなくすことが可能です。
また、紙ベースのワークフローからオンラインに移行することで、書類の手渡しや郵送といった非効率なプロセスを削減できます。ワークフロー管理システムを活用することで、申請から承認、決裁までを迅速に行えるため、業務全体の効率化が実現します。ワークフロー管理の導入は、企業にとって業務プロセスの透明性、業務の属人化防止、そして業務効率化に貢献する重要な要素です。

2. ワークフロー管理の業務具体例

実際にワークフローを用いて管理できる業務どんなものがあるのでしょうか。
ワークフローツールを導入することで属人化した業務を改善したり、滞りやすい承認フローを自動化することができ課題解決に繋がりますので、業務例を参考に会社でのDX化を検討しましょう。

2-1. 経費の清算

経費の清算プロセスでは、清算のための書類を作成し、申請から承認、経理が決裁を行い支払うため多くのステップがあります。
従来の経費精算では、精算書を作成し領収書を添付し、上長の承認を経て経理部門が決裁する流れが一般的でした。しかし、ワークフロー管理システムを導入することで、このプロセスをオンラインで一元管理できます。例えば、経費精算書の作成から承認、決裁までをすべてシステム上で完結し、リアルタイムで進捗を確認可能です。さらに、このシステムはデータを会計ソフトや会計システムへも連携できるため、経理部門や財務部門の業務効率を大幅に向上させることができます。管理職やシステム担当者にとって、経費精算をワークフローで管理することは、書類の作成、承認、決裁をスムーズな流れでできるだけでなく、入力したデータを経理部門、財務部門が確認しやすくなり、迅速かつ効率的な経費処理を実現するための重要な手段となるでしょう。

2-2. 勤怠管理

従業員の出退勤実績を記録・管理する勤怠管理は、ワークフロー管理に適した業務であり、タイムカードや自己申告による手間を省くためにワークフロー管理を導入する例もあります。従来はタイムカードを用いて手作業で勤務時間を集計していた企業も多かったですが、ワークフロー管理システムを導入することで、このプロセスが大幅に効率化されます。例えば、勤怠の打刻漏れがあった場合でも、システム上で該当者に自動で通知し、迅速な修正対応を促すことができます。システム上で各種申請の承認プロセスも自動化されるため、従業員の働き方や労働時間の適正管理が行いやすくなります。これにより、企業全体の生産性向上と業務効率化を図ることができるでしょう。
また、勤怠管理システムは給与計算と連携することで、各従業員が勤怠時間を打刻するだけで給与計算まで対応するため、人事の負担も大幅に減らすことができます。また計算ミスも減り、給与関連のトラブルを未然に防げますので、関連業務の効率化も実現可能です。

2-3. 業務報告

業務の報告のために情報を集めたりデータをまとめたり、さらに書類を作成し、上司の承認を受けるなどの手間もワークフロー管理システムを導入すればカットできます。
データをいつでも閲覧でき、書類作成や報告もシステム内で完結します。
オンラインで報告書を確認できるようにすれば、テレワークやリモートによる会議にも対応でき、時間や移動コストもカットできます。
ワークフロー管理をオンラインですることで、承認が早くなったり、業務を進めやすくなったりします。一方で、ワークフローをどのようにオンラインでおこなうことができるのかあまりわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方に向けて、当サイトでは、ワークフローシステムの基本や導入前から導入後までに企業がおこなうべきことをわかりやすく解説した資料を無料でお配りしています。ワークフローのオンライン化について、具体的な業務フローのイメージをつけたい方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

2-4. 稟議の回覧

稟議の回覧は、複数の承認が必要な業務において非常に重要です。従来の方法では、起案者が手作業で稟議書を作成し、権限者に押印を依頼する流れが一般的でした。しかし、ワークフロー管理システムを導入することで、このプロセスを大幅に効率化できます。具体的には、稟議の起案から承認、決裁までの全てのステップをオンライン上で完結できます。
管理職やシステム担当者にとっては、稟議の進行状況をリアルタイムで把握できる点が大きな利点です。どの承認者で稟議が止まっているのかも容易に確認でき、迅速な対応が可能です。また、システムでは承認ルートが自動設定され、関係者への通知も即座に行われるため、時間のロスを減少させられます。さらに、承認履歴が保存されるため、後からの確認や監査対応も容易です。このように、ワークフロー管理システムは、稟議の回覧を効率的かつ透明性の高いプロセスへと進化させる役割を果たします。

3. ワークフローで管理する目的とメリット

ワークフロー管理を導入する目的は企業により違います。
導入前に目的を明確にし、最適なシステム、導入方法を選びましょう。

3-1. 業務の進捗が可視化できる

ワークフロー管理を導入すると、いつどこで誰が何に対応しているのかわかりやすくなります。
さまざまな部署、場所で多くの人が一つの業務に携わる場合、進捗確認がおろそかになる可能性があります。
結果業務に遅れが生じたり、責任の言及をしにくくなったりするケースもあります。
ワークフロー管理で進捗状況をすぐ確認できるようにすれば、業務の遅れを減らし、効率駅な作業ができます。

3-2. 業務の属人化や担当者による品質の違いを減らす

ワークフロー管理を導入すると、従業員一人の負担が減り、従業員ごとの品質の違いも低減できます。
一人の担当者に業務を任せきりにしていると、担当者の負担が大きくなるだけでなく異動、退職の後業務がうまく回らなくなる可能性もあります。
ワークフロー管理で何をすべきかが明確になっていれば、誰が担当しても業務内容を高いクオリティに維持できます。

3-3. エクセル等書類作成の業務負担軽減

書類作成にワークフロー管理を導入するなど、業務を大幅に効率化する目的もあります。
複数の担当者に書類を確認してもらう必要がある場合、現在誰が書類を持っているのかわからなくなったり、郵送のため数日間のタイムラグが発生したりすることもあります。
ワークフロー管理システムで書類をオンライン化すれば、いつでもどこでも書類を確認でき、リアルタイムで書類の承認も可能です。
その他各業務の無駄を見つけて減らし、効率的に業務を回すためにもワークフロー管理は役立ちます。

3-4. コンプライアンスの強化

ワークフロー管理を導入すると、いつ誰がどのように対応したかなどが明確になります。
責任を押し付け合うことがなくなり、どの段階でミスが発生したかをすぐに判断できます。
不正や偽造も難しくなり、クリーンな業務をしやすくなります。
特に経理など社内のお金を取り扱う部署では、不正を未然に防ぐ取り組みをしなければなりません。
さらに、書類をオンライン化することで、紛失や盗難、消失のリスクも下げられます。
印刷コストや郵送にかかるコスト、やりとりの時間もカットできるというメリットもあります。

3-5. コストの削減

ワークフローをシステムで管理することで、紙や印刷、郵送、切手などの物理的なコストを大幅に削減できます。ペーパーレス化によって保存やファイル整理も効率化され、申請書や稟議書の記録もデータ形式で適切に集計、保存されます。Excelなどのツールを活用してデジタル形式で業務を行うことで、オフィス環境が整理され、セキュリティも向上します。さらに、プロセスの自動化により業務効率が向上し、人件費の削減も期待できます。これにより、総合的なコスト削減が実現され、ビジネスの競争力が向上します。適切なソリューションを選定することで、効率的なワークフロー管理が可能となり、企業全体のコスト管理に貢献します。

4. ワークフローで管理するシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶ際は、改善したい業務に最適なワークフロー管理システムを選びましょう。
ワークフロー管理システムを導入しただけでは業務の効率化は図れません。システム選びの段階から明確な目的を持ち、それに合わせて行動しましょう。
勤怠管理に特化している、経費精算に特化している、書類のオンライン化に特化しているなど、ワークフロー管理システムにはさまざまなタイプがあります。
効率化したい業務を明確にした上で、最適なシステムを選ばなければなりません。また、費用面も確認しましょう。
無料版のシステムも存在しますが、機能面では制限がついているケースもありますので、有料版のシステムをおすすめします。検討の際は、支払い続けるだけの価値があるシステムなのかを、デモ期間などを利用して確認しましょう。

4-1. 申請書類の作成や承認ルートが設定できる

システムを選定する際、ワークフロー管理システムは申請を行う社員や承認・決裁を行う社員にとって使いやすいことが求められます。具体的には、申請書類の作成が簡単に行えるか、メニュー画面のレイアウトやUIがよく操作性に優れ、申請書の書式が分かりやすいかを確認することが重要です。さらに、各種申請に対する承認ルートが柔軟に設定できることは不可欠です。これにより、各部署や業務に適したワークフローの構築が容易になり、申請から決裁、精算までのプロセスがスムーズに進行します。管理職やシステム担当者は、ワークフローシステムの機能性と利便性を十分に評価し、最適なシステムを選ぶことが企業全体の業務効率化に繋がると言えるでしょう。システムの使用の際にストレスなく操作できることが、効率的な業務運営の鍵です。

4-2. スマートフォンやタブレット端末に対応している

スマートフォンやタブレット端末に対応したシステムを選ぶことが重要です。これにより、オフィスにいなくてもリアルタイムでワークフローが管理できます。モバイルデバイス対応のシステムを選ぶことで、移動中でも迅速に承認業務が行え、企業全体の効率性が向上します。特にクラウド型のワークフロー管理システムは、インターネット接続があればどこからでもアクセス可能なため、管理者やシステム担当者にとって非常に便利です。モバイル対応とクラウドの連携により、業務の連続性を確保し、ビジネスのスピードと柔軟性を向上させることができます。

4-3. データ出力機能が搭載されている

業務効率を向上させるためには、ワークフローシステムの選定においてデータ出力機能が重要です。企業の管理職やシステム担当者が決定するシステムにおいて、経費精算や勤怠管理などの業務が完了した後、そのデータを他のシステムと連携する必要があります。システム内でのみデータを管理する仕様では、データの活用範囲が制限されます。エクセルやCSVファイルとしてデータをエクスポートし、統計や分析、データ連携など他の業務に活用できる機能を持つシステムを選ぶことが求められます。これにより、データを外部システムと連携させることができ、企業全体の生産性向上に寄与するのです。

4-4. 従業員向けに行う研修のサポートがある

いきなりワークフロー管理システムを導入しても、従業員が使いこなせないと負担やストレスになってしまいます。
結局誰も使っていなかったという事態にもなりかねないため、導入後はすぐに研修を行う必要があります。
どの従業員に依頼してもきちんと使いこなせるレベルにすれば、業務効率化にも大きく役立ちますので、まずは研修時に利用できるマニュアル等のサポートが受けられるかという点も確認しておきましょう。

4. ワークフロー管理で業務を効率化しよう

業務の効率化に役立つワークフロー管理を解説しました。
日々の業務にはさまざまなフローがありますが、部署や従業員にとってストレスになっている可能性もあります。
また、業務を見直さないと時間や経費を無駄にし続けてしまう可能性もあります。
ワークフロー管理を導入すれば、業務の効率化を図れます。
無駄や不正を発見し、未然に防ぎやすくなるのもワークフロー管理導入のメリットです。
ワークフロー管理システムには多くの種類があり、サービス内容も費用も大きな違いがあります。
導入する際はどの業務を見直したいのかを明確にした上で、最適なサービスを選びましょう。