ワークフロー管理とは?見直しの必要性・効率化する方法を解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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ワークフロー管理とは?見直しの必要性・効率化する方法を解説

ワークフロー
業務効率化に役立つワークフロー管理を解説します。
社内のさまざまな業務の無駄を省き、効率化するためにワークフロー管理は便利です。
実際にワークフロー管理を導入し、業務を効率化する方法も紹介するので、ぜひ実践してください。

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1. ワークフロー管理とは?

ワークフローは業務の流れを意味します。
業務にはさまざまな流れがあり、一人だけでなく複数の従業員や部署が携わっていることも多いです。
業務を効率化するにはワークフローを明確にし、無駄を省くことが重要です。
業務の流れであるワークフローを管理することで、いつ、誰が、何をしているのかが一目でわかりやすくなり、進捗状況を確認しやすくなるなどのメリットもありまあす。
ワークフロー管理に特化したシステムも多数登場しているため、これらを有効活用すればすぐにワークフローの見直し、管理ができます。
下記ではワークフロー管理の一例を紹介します。

1-1. 経費の清算

経費を清算するためには清算のための書類を作成し、経理が決裁を行う必要があります。
ワークフロー管理を導入すれば、書類の作成、承認、決裁をスムーズな流れでできるだけでなく、入力したデータを経理部門、財務部門が確認しやすくなります。

1-2. 勤怠管理

タイムカードや自己申告による手間を省くためにワークフロー管理を導入する例もあります。
ワークフロー管理システムを導入すれば各従業員が勤怠時間を打刻するだけで給与計算まで対応するため、人事の負担も大幅に減らせます。
計算ミスも減り、給与関連のトラブルを未然に防げます。

1-3. 業務報告

業務の報告のために情報を集めたりデータをまとめたり、さらに書類を作成し、上司の承認を受けるなどの手間もワークフロー管理システムを導入すればカットできます。
データをいつでも閲覧でき、書類作成や報告もシステム内で完結します。
オンラインで報告書を確認できるようにすれば、テレワークやリモートによる会議にも対応でき、時間や移動コストもカットできます。
ワークフロー管理をオンラインですることで、承認が早くなったり、業務を進めやすくなったりします。一方で、ワークフローをどのようにオンラインでおこなうことができるのかあまりわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方に向けて、当サイトでは、ワークフローシステムの基本や導入前から導入後までに企業がおこなうべきことをわかりやすく解説した資料を無料でお配りしています。ワークフローのオンライン化について、具体的な業務フローのイメージをつけたい方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

2. ワークフロー管理の目的

ワークフロー管理を導入する目的は企業により違います。
導入前に目的を明確にし、最適なシステム、導入方法を選びましょう。

2-1. 業務の進捗を確認する

ワークフロー管理を導入すると、いつどこで誰が何に対応しているのかわかりやすくなります。
さまざまな部署、場所で多くの人が一つの業務に携わる場合、進捗確認がおろそかになる可能性があります。
結果業務に遅れが生じたり、責任の言及をしにくくなったりするケースもあります。
ワークフロー管理で進捗状況をすぐ確認できるようにすれば、業務の遅れを減らし、効率駅な作業ができます。

2-2. 担当者による品質の違いを減らす

ワークフロー管理を導入すると、従業員一人の負担が減り、従業員ごとの品質の違いも低減できます。
一人の担当者に業務を任せきりにしていると、担当者の負担が大きくなるだけでなく異動、退職の後業務がうまく回らなくなる可能性もあります。
ワークフロー管理で何をすべきかが明確になっていれば、誰が担当しても業務内容を高いクオリティに維持できます。

2-3. 業務を効率化する

書類作成にワークフロー管理を導入するなど、業務を大幅に効率化する目的もあります。
複数の担当者に書類を確認してもらう必要がある場合、現在誰が書類を持っているのかわからなくなったり、郵送のため数日間のタイムラグが発生したりすることもあります。
ワークフロー管理システムで書類をオンライン化すれば、いつでもどこでも書類を確認でき、リアルタイムで書類の承認も可能です。
その他各業務の無駄を見つけて減らし、効率的に業務を回すためにもワークフロー管理は役立ちます。

2-4. コンプライアンスの強化

ワークフロー管理を導入すると、いつ誰がどのように対応したかなどが明確になります。
責任を押し付け合うことがなくなり、どの段階でミスが発生したかをすぐに判断できます。
不正や偽造も難しくなり、クリーンな業務をしやすくなります。
特に経理など社内のお金を取り扱う部署では、不正を未然に防ぐ取り組みをしなければなりません。
さらに、書類をオンライン化することで、紛失や盗難、消失のリスクも下げられます。
印刷コストや郵送にかかるコスト、やりとりの時間もカットできるというメリットもあります。

2-5. 書類作成の業務負担軽減

書類のひな形、フォーマットをワークフロー管理で作成すれば、書類作成における業務負担も軽減できます。
ワークフロー管理システムには常に最新のフォーマットをダウンロードしてくれるタイプのものもあるため、古いフォーマットをいつまでも使いまわしてしまう心配もありません。
特に法改正などで大きな影響を受ける業務の場合、最新の書類を作成する手間が省けるのは大きなメリットです。

3. ワークフロー管理を効率化する方法

ワークフロー管理システムを導入しただけでは業務の効率化は図れません。
システム選びの段階から明確な目的を持ち、それに合わせて行動しましょう。
ワークフロー管理を効率化し、業務内容を改善する方法を紹介します。

3-1. 最適なシステムを選ぶ

改善したい業務に最適なワークフロー管理システムを選びましょう。
勤怠管理に特化している、清算に特化している、書類のオンライン化に特化しているなど、ワークフロー管理システムにはさまざまなタイプがあります。
効率化したい業務を明確にした上で、最適なシステムを選ばなければなりません。
また、費用面も確認しましょう。
支払い続けるだけの価値があるシステムなのかを、お試し期間などを利用してチェックします。
多機能すぎても使いこなせなければ意味がないため注意してください。

3-2. 従業員の研修を行う

いきなりワークフロー管理システムを導入しても、従業員が使いこなせないと負担やストレスになってしまいます。
結局誰も使っていなかったという事態にもなりかねないため、導入後はすぐに研修を行いましょう。
どの従業員に依頼してもきちんと使いこなせるレベルにすれば、業務効率化にも大きく役立ちます。

3-3. 改善したい業務の内容を洗い出す

業務フローに複数の従業員、部署が携わっている場合、そのフローを一度洗い出すことも大切です。
中には余計な手間が入っていたり、しなければならない手続きを踏んでいなかったり、書類を見落とすリスクの高い方法を取っていたりする可能性もあります。
業務内容を洗い出すことで業務の無駄を発見し、今一度効率化に向けた動きをしやすくなります。
ワークフロー管理システムに業務フローを入力していつでも進捗状況を確認できるようにすれば、ミスを未然に防ぎやすく、万が一ミスが起きたとしてもどの段階で問題が発生したのか突き止めやすくなります。

4. ワークフロー管理で業務を効率化しよう

笑顔で話し合いしている様子

業務の効率化に役立つワークフロー管理を解説しました。
日々の業務にはさまざまなフローがありますが、部署や従業員にとってストレスになっている可能性もあります。
また、業務を見直さないと時間や経費を無駄にし続けてしまう可能性もあります。
ワークフロー管理を導入すれば、業務の効率化を図れます。
無駄や不正を発見し、未然に防ぎやすくなるのもワークフロー管理導入のメリットです。
ワークフロー管理システムには多くの種類があり、サービス内容も費用も大きな違いがあります。
導入する際はどの業務を見直したいのかを明確にした上で、最適なサービスを選びましょう。

稟議の承認をもっとスムーズにしたいと感じていませんか?

「承認までの流れが遅い」「今誰が稟議を持っているのかがわからない」「承認のためだけに出社しなければいけない」 などのお悩みを抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ワークフローをシステム化することで、以下のようなメリットがあります。 ①リアルタイムでの承認・進捗状況が把握できる ②リモートワークなどどこにいても稟議対応ができる ③稟議の紛失リスクがない

ワークフローシステムが自社の課題解決につながるかどうかを知るためには、まずワークフローシステムが何かを知っておく必要があります。

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大杉結希

大杉結希

クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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