ワークフローの改善のために専用のシステムを導入する企業が増えています。
しかし、ほとんどの従業員が使用するワークフローシステムの導入や入れ替えを行うのは影響範囲が広く、一度入れ替えたらしばらくそのシステムを使わなければなりません。
そのためワークフローシステムは慎重に選定する必要があります。

本記事では、ワークフローとは何か基本情報から、システムを導入しワークフローをデジタル化するメリット、ワークフローシステムの選定や導入時のポイントについて紹介します。

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1. ワークフローシステムとは？意味を確認

ワークフローシステムとは、業務の一連の流れや承認フローをシステム上に登録し、申請や承認、回覧をシステム上で完結できるようにするものです。
改めてワークフローとワークフローシステムの違いを知り、ワークフローシステムの意味を確認していきましょう。

1-1. ワークフローとワークフローシステムの違い

ワークフローとは、組織内のルールに則ってあらかじめ決められた「業務の流れ」やその「流れを図式などで示したもの」のことです。
複数人がかかわる業務では、その内容によって承認のフローが異なります。フローが異なると承認する人が変わってしまい管理が複雑になってしまいます。
そこで、業務の種類ごとにワークフローを定義して型化し、その型を活用することで都度承認者が誰なのかといった確認作業が不要になり、その業務に関わる従業員のすべてがスムーズに申請をおこなうことができるようになります。
またオンライン上で承認状況を確認できるため、稟議承認の遅延や漏れを防ぐことができます。

従来は人の手によりワークフローが確立され、紙ベースの管理がおこなわれてきました。しかし現代ではIT化が急激に進んでおり、ワークフローを細かくカスタマイズできるシステムが開発されるようになりました。また、ワークフローシステムを導入する企業も増加傾向にあります。
ワークフローシステムとは、パソコンやスマホ、タブレットなどを使ってワークフローを回すための専用システムです。
業務の流れを確立し周知しておけば、誰が対応しても同一の処理ができるため、ミスやトラブルの軽減が期待できます。

2. ワークフローシステムを導入する3つの手段

ワークフローシステムを導入する手段として、以下の3つの手段があります。

1. 自作する（社内で内製化する）
2. システムを導入する（パッケージ）
3. システムを導入する（クラウド）

それぞれについて説明していきます。

2-1. ワークフローシステムを自作する

ワークフローシステムは以下の方法で自作することが可能です。

1. Excelを使う
2. Googleフォームを使う
3. オープンソースを使う

1はプログラミングの知識がなくても簡単に自作できますが、承認ルートの確認や稟議書の提出などは手動で行う必要があります。
2もプログラミングの知識がなくても自作可能で、メール通知や承認機能なども実装することができます。
ただ、スクリプトは自身で組む必要があります。
3は無償で公開されているオープンソースを利用し、高度なワークフローシステムを自作する方法です。
非常に自由度が高い方法ですが、プログラミングの専門的な知識、スキルが必要となります。
なお、どの方法を選んだとしても、長期的な視点で構築すること、自社にとって必要な機能を見極めること、柔軟性のあるシステムを目指すことが大切です。
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2-2. パッケージ型のワークフローシステムを導入する

まず初めに、ワークフローシステムにはパッケージ型とクラウド型のものがあります。
サービスの事業者や情報サイトによっては、クラウドシステムを利用する場合は「ワークフローシステム」、専用のソフトウェアを用いる場合は「ワークフローソフト」といったように呼び方を分けている場合があります。
パッケージ型のワークフローシステムは、自社で用意したサーバーで構成されたネットワークで利用するものになります。セキュリティ面を重視する場合はパッケージ型のワークフローソフトが選ばれることが多いです。

2-3. クラウド型のワークフローシステムを導入する

一方クラウド型のワークフローシステムは、ベンダーやサービスプロバイダーがインターネットを介して提供する形態です。組織は自社のサーバーを持つ必要がなく、ワークフローシステムのインフラストラクチャーやメンテナンスはプロバイダーが管理します。
自社側で行う準備作業が少なく済むため、手軽に導入できることがメリットです。

3. ワークフローシステムの基本機能

ワークフローシステムの概要をご理解いただいたところで、次に、ワークフローシステムを用いることで、具体的にどのようなことができるようになるのか基本機能を紹介します。
以下は人事労務業務においてワークフローシステムと相性の良い例です。他にも多くの業務がワークフローシステムで効率化できる可能性があります。

休暇申請と承認プロセス

従業員が休暇を申請し、上司や人事部門がそれを承認するプロセスは、ワークフローシステムで効果的に自動化できます。
従業員はシステムを介して休暇を申請し、管理者は電子的に申請を承認または拒否できます。

経費精算

従業員が仕事に関連する経費を報告し、承認を得るプロセスは、ワークフローシステムで効果的に管理できます。経費データをオンライン上で入力・申請し、上司や会計部門がそれを承認することができます。

採用プロセス

採用活動には多くの手続きが含まれており、候補者の応募、面接スケジュールの調整、内定の発行などがあります。ワークフローシステムを使用することで、これらのプロセスを効率化し、候補者の進捗を追跡することができます。

研修とトレーニング管理

従業員の研修やトレーニングプロセスをワークフローシステムで管理することで、研修の申し込みや承認、進捗の追跡、成果の評価などを効率的に行うことができます。

パフォーマンス評価

従業員のパフォーマンス評価を行うプロセスも、ワークフローシステムで管理することができます。目標の設定、フィードバックの収集、評価の記録などを電子的に行うことで、プロセスの透明性と一貫性を向上させることができます。

購買申請と承認プロセス

従業員が必要な物品やサービスの購入を申請し、上位管理者や認可担当者が承認するプロセスにもワークフローシステムを取り入れることができます。ワークフローシステムを導入することで申請は電子的に行われ、承認者はシステムを介して申請を審査し、必要な場合はコメントや修正リクエストを提供できます。

プロジェクト提案と審査

従業員が新しいプロジェクトアイデアを提案し、プロジェクト管理チームがそれを審査するプロセスもワークフローシステムによる管理が可能です。提案内容はシステム上で記入され、審査者は詳細な情報や予算に関する情報を検討して承認または却下の判断を下します。

4. ワークフローシステムを導入するメリット

ここからは、ワークフローシステムを導入する具体的なメリットについて紹介します。

4-1. 業務にスピード感が生まれる

紙ベースの書類には、やり取りに時間がかかるという問題点がありました。
承認する人が不在であったり別部署に郵送したりする場合には、数日という時間がかかってしまうこともあります。書類回付や送付というワークフローに数日間という時間がかかってしまうのは非効率的です。
デジタル上でワークフローを素早く回すことができれば、業務のスピードは飛躍的にアップします。

4-2. ヒューマンエラー対策になる

紙ベースの書類を使ったワークフローではたびたびミスが起こってしまいます。特に、ワークフローのプロセスが多い職場では、伝達のミスや記載のミスが増えてしまうものです。
ミスが起こるたびに書類を作り直したり伝達し直したりといったプロセスを繰り返すのは非効率的です。ときには複合的なヒューマンエラーが起こり、大きなトラブルに発展してしまうことがあるかもしれません。
ワークフローシステムは一連のフローを管理できるシステムです。フローが可視化できるので伝達のミスが起こりにくくなり、さらに状況を逐一チェックすることが可能となります。また、データのミスも入力のし直しという簡単な対処で修正できます。
ヒューマンエラーを減らして効率よく業務を回せるのも、ワークフローシステム導入の良さといえるでしょう。

4-3. リスクマネジメントにつながる

専用のワークフローシステムにはセキュリティシステムが搭載されています。システム上に保存されたデータはセキュリティで保護されるため、情報漏洩のリスクを大きく軽減することが可能となるのです。
紙ベースの書類には持ち出しによる紛失や汚損、保管中の紛失といったリスクがあります。これらの管理の負担を軽減するためにも、セキュリティ対策が万全なシステムを選んで導入してみましょう。

4-4. 内部統制をはかれる

ワークフローの導入は、内部統制の強化につながります。
業務の進行手順が明確になることで、社員がミスや法令違反を犯す可能性が減るためです。

特に、業務の進め方が不明瞭な場合は社員が独断で進めることになり、会社が法令遵守を確認できません。しかし、ワークフローを導入することで、会社が法的に適切な手順を指示し、社員がその手順に従って業務を行います。
さらに、承認ルートが明確に定義されていれば、必要な情報が関係者に適切に伝達され、間違った方法で業務を進めようとしても問題が早期に発見できるのです。

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4-5. ペーパーレスを実現できる

紙ベースの書類を削減できるのも、ワークフローシステムで業務改善を行う大きなメリットです。
紙の書類には印刷代や郵送代、書類の保管コストといったさまざまなコストがかかります。デジタルに移行すれば、これらのコストはかからなくなり、企業全体のコストダウンを実現できます。
ワークフローシステムを導入すれば、データを保存してオンライン上で検索やチェックを行うことが可能となります。書類のファイリングをしたり必要な書類を探したりといった手間が省けるのもシステム導入のメリットといえます。
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4-6. リモートワークに対応できる

紙ベースの書類は社内でのやり取りが基本となるため、出社しなければ処理できませんでした。リモートワークをしたいにもかかわらず書類処理のためにわざわざ出社しなければならないというのは、従業員にとって大きな負担になってしまいます。
ワークフローシステムを使えるようになれば、各種申請や承認はオンライン上で行なえます。在宅勤務やリモートワークなど多彩な環境に対応できるのも、ワークフロー改善の大きなメリットです。
このようなワークフローシステムのメリットを把握したうえで、どのようにワークフローシステムを選べばよいのかわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そのような方に向けて、当サイトではワークフローシステムの選び方からワークフローの導入イメージまでわかりやすく解説した資料を無料でお配りしています。ワークフローシステムの導入を検討されている方は、こちらからダウンロードしてご活用ください。

5. ワークフローシステムのデメリット

ワークフローシステムを導入することで得られるメリットをお伝えしましたが、導入することのデメリットもあります。デメリットを知ることで、導入時や運用時のリスクヘッジにもつながります。システム導入を成功させるためにも、メリットとデメリットの両面を理解しましょう。

5-1. コストと導入期間

ワークフローシステムの導入には、ソフトウェアやハードウェアの購入、カスタマイズ、トレーニングなどのコストがかかります。

また、導入には時間とリソースを要するため、予算やスケジュールの計画が重要です。

5-2. カスタマイズの複雑さ

企業の業務プロセスは多様で複雑な場合があります。ワークフローシステムをカスタマイズして特定の要件に合わせる必要がある場合、設定やカスタマイズが難しいことがあります。

柔軟性が高いシステムなのかといった点と、カスタマイズ時にどこまでサポートが関与してくれるのか、もしくは設定作業も対応してくれるのか、といった点を考慮してシステムを選定する必要があります。

5-3. システム導入によるユーザー（従業員）の抵抗変更抵抗

従業員が以前の手順やプロセスに慣れている場合、新しいワークフローシステムへの移行に対する抵抗が生じることがあります。

事前に導入することの意義やメリットなどを丁寧に周知することはもちろん、システムをスムーズに利用するための研修、問い合わせが来た際の対応などサポート体制の用意が重要となります。

5-4. ワークフローシステムの依存

ワークフローシステムに依存することで、システムがダウンした場合に業務が止まってしまうリスクがあります。

適切なバックアップやシステムがダウンした時の代替手段を確保しておくとより安心です。

5-5. 更新と保守

ワークフローシステムは絶えず変化するビジネス環境に合わせて更新と保守が必要です。新しい要件や技術の導入に対応するために定期的なアップデートが必要です。

システムを導入しただけで終わりではなく、使いやすいワークフローシステムにするには定期的な更新や保守作業が発生することを念頭に置いておくとよいでしょう。

6. ワークフローシステム（ソフト）を比較検討する際のポイント

ここでは、ワークフローシステムやソフトを比較するポイントを解説します。自社の会社規模や用途によって比較内容は異なるため、確認しておきましょう。

6-1. 企業規模に合ったツールであるか

ワークフローシステムにおける承認フローは、企業の規模に比例して複雑になります。
小規模な企業であれば、承認フローも短期化かつ単純化されているため、シンプルなワークフローシステムでも十分対応できます。
一方、大手企業は独自のルールを導入している場合が多く、ワークフローシステムが長期化かつ複雑化していることがほとんどです。
また、大手企業の場合は人材が多いぶん、セキュリティ対策や閲覧制限なども必須です。
シンプルなワークフローシステムには高度なセキュリティ機能やアクセス制限などが設けられていない場合が多いため、企業規模が大きい場合は多機能かつ柔軟に対応できるワークフローシステムを選ぶようにしましょう。

6-2. 必要とする機能を満たしているか

ワークフローシステムに搭載されている機能は製品によって大きく異なります。
多くの機能を搭載したものを選べばあらゆる場面で活用できて便利ですが、その一方、デジタル移行に慣れていない従業員が多い部署に対して多機能ツールを採用すると、かえって混乱を招くおそれもあります。
多彩な機能に対応しているものも多いですが、たくさん機能があればよいというわけではないのです。

特にワークフローシステムを初めて導入する場合、多機能なシステムを選ぶと現場になかなか浸透せず、実用化までに時間がかかってしまう可能性があります。
そのため、ワークフローシステムを導入する際は、まず自社が抱えている課題や問題を明確にし、それを解決できる機能が搭載されているかどうかを基準にシステムを選ぶとよいでしょう。
自社の問題解決に欠かせない機能をリストアップし、優先順位を設けておけば、必要な機能を持つワークフローシステムを絞り込みやすくなります。
自社に必要な機能が過不足なく搭載されたものを選びましょう。カスタマイズができるワークフローシステムであれば、不要なシステムをオフにして必要なもののみを採用するなどの柔軟な対応ができます。

6-3. 操作やメンテナンス、既存システムとの連携はしやすいか

ワークフローシステムの操作性が複雑だと、慣れるまでにある程度の時間がかかります。
従業員からの問い合わせやトラブルの発生率なども高くなるため、初めてワークフローシステムを導入するなら、なるべく操作性がシンプルなものを選ぶのがおすすめです。
具体的には、マニュアルを見なくても直感的に操作できるか、画面が見やすいかなどを基準にするのがポイントです。
また、システムのメンテナンス方法が複雑でないか、社内だけでスムーズに対応できそうかどうかもチェックしておきましょう。
自社ですでに経費管理システムや人事管理システムなどを利用している場合は、それらと連携できるかどうかも重要な要素となります。
既存のシステムに対応しているかどうかから逆引きしてシステムを絞り込むのも一つの方法でしょう。社内の別のシステムと連携させて使えるワークフローシステムを導入すれば、さまざまなワークフローをデジタル上で柔軟に進められます。また、重複する業務プロセスを削減できるのも外部連携できるシステムの魅力です。
自社の既存システムとの相性がいいワークフローシステムを選び、業務効率化を目指しましょう。

6-4. 価格形態、契約形態が自社に適切か（クラウド型、オンプレミス型）

ワークフローシステムはクラウド型とオンプレミス型の2つに区分されます。
クラウド型は外部サーバーでデータをやり取りする方法で、インターネット環境下であればいつでもどこでもデータを閲覧したり、編集したりすることができます。
初期費用も安く抑えられるため、導入コストを節約してシステムを利用したい場合にもおすすめの方法です。
一方のオンプレミス型は、社内に専用サーバーを設置してシステムを導入する方法です。
企業のニーズや目的に合わせて一からシステムを構築できるため、クラウド型よりも自由度の高いところが利点です。
ただ、クラウド型に比べて初期導入費がかさむこと、メンテナンスの手間がかかることがネックです。
自社の目的や用途に合わせてクラウド型とオンプレミス型のどちらを選ぶか慎重に検討しましょう。

7. ワークフローシステム選定のポイントを導入の流れに沿って解説

ワークフローシステムをどのような業務に取り入れられるのかイメージできましたでしょうか？

世の中にはさまざまなワークフローシステムが存在します。どれも便利そうな機能を備えていて魅力的なものが多いです。
どのような特徴のシステムがあるのか知っておくことも重要ですが、闇雲にシステムを調べるだけでは自社に合ったシステムを適切に比較検討することは難しいです。

そこで、ワークフローシステムを選定する際のポイントを導入の流れに沿ってご紹介します。キーワードは「事前準備」です。

7-1. 導入の流れを理解しスケジュールをおさえよう

まずいつまでに新しいシステムを導入したいか目安の時期を決め、そこからスケジュールを立てましょう。スケジュールを立てるには導入までの流れを正しく理解しておかなければなりません。以下に一般的なシステム導入までの流れを記載しましたので、ご参考にしてください。

ニーズの調査: 1週間〜2週間
現状の業務プロセスの調査と分析、ワークフローシステムによって解決すべき課題を特定します。

プロジェクト計画: 2週間〜4週間
導入の範囲や目標、予算、スケジュールを定義します。
プロジェクトチームの組成や役割の割り当てを行います。

システム選定: 2週間〜4週間
まとめた要件や予算、スケジュールを元に、システム開発元へのヒアリングや提案書を作成してもらいます。作成してもらった提案書の評価を行い、どのワークフローシステムを導入するか選定します。

カスタマイズと設定: 4週間〜12週間
選定したワークフローシステムをカスタマイズし、要件に合わせます。
ワークフローの設計やプロセスの定義を行います。

データ移行と統合: 2週間〜8週間
既存のデータの移行や他のシステムとのデータ統合を行います。

テストとトレーニング: 2週間〜4週間
システムのテストとバグの修正を行います。
同時に従業員へのトレーニングを実施します。せっかく業務効率改善のためにワークフローシステムを導入しても、従業員が適切に扱うことができなければ効果はありません。操作がよくわからず面倒と思わせてしまうと業務効率がかえって下がってしまう上、モチベーションの低下が起きるおそれもあります。
ワークフローシステムを導入する際には、すべての従業員が感覚的に扱えるようなものを選びましょう。講習会や研修を1回行えば操作方法を十分に覚えられるようなものであれば、負担がかかることはありません。
また、従業員に十分な周知をすることや、従業員が困っているときにきめ細やかなサポートを行うことも大切なポイントです。

導入と展開: 1週間〜2週間
ワークフローシステムを本番環境に導入し、従業員に実際の業務で使用を開始していただきます。

モニタリングと改善: 継続的に実施
導入後はシステムのパフォーマンスをモニタリングし、必要に応じて改善を行います。

7-2. 利用者にアンケートを取りニーズを探ろう

スケジュールや導入までの流れが理解できたら、次はシステム導入の目的や要件の定義に移りがちですが、その前段階か要件定義と並行して、現状の利用者に使いにくい点や継続して利用したい機能などないか調査することをおすすめします。
実際にワークフローに沿って業務をしている従業員にアンケートを取ったり、業務にかかっているプロセスや時間を確認することで、システム選定の際に新たに考慮すべき点が見つかるかもしれません。

7-3. 目的と要件の定義をしよう

従業員のニーズが見えてきたところで、今回のワークフローシステムの目的や絶対に盛り込みたい機能、自社で用意できる環境や予算など、要件を整理しまとめていきます。
ここでまとめた目的や要件を元に候補となるベンダー選定や、ベンダーとの交渉を行なっていきます。
一般的に用意しておくべきとされる項目を以下に記載します。

• どの業務プロセスにワークフローシステムを取り入れたいか
• 希望するセキュリティ用件
• 他に連携させたいシステムはあるか
• 予算とスケジュール

7-4. 現状のプロセスを整理しよう

目的や要件と一緒に、現状の業務プロセスをまとめておかなければなりません。より具体的にまとめてあればあるほど、システム選定時にベンダー側も具体的なイメージができ、実現できる機能の有無が確認できます。一方で現状の業務フローのプロセスをひとつひとつまとめるのはかなり大変です。
以下に最低限抑えておくとよいポイントをご紹介します。

• 業務プロセスとタスク
• ユーザーロールと権限
• フローとルート

7-5. 社内の技術者を巻き込もう

業務フローシステム単体では、ノンプログラミングで作成できるものも増えていますが、現状社内で使用しているシステムと組み合わせて使いたい場合や、置き換える場合などにおいては、プログラミングやシステム・サーバー周りの知見は必要です。
早めに情報システム部や現状システムを管理しているIT担当者に協力を仰ぎ、システム選定時から巻き込むことでリスクヘッジにつながります。

ワークフローシステムの導入の流れについて概要をお伝えしましたが、さらに詳しく知りたいという方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方に向けて、当サイトではワークフローシステムの選び方からワークフローの導入イメージまでわかりやすく解説した資料を無料でお配りしています。ワークフローシステムの導入を検討されている方は、こちらからダウンロードしてご活用ください。

8. ワークフローシステムのポイントを押さえて失敗を防ごう

ワークフローシステムには、業務の効率を高められることやセキュリティ対策ができることなど、数多くのメリットがあります。一方、自社に合っていないワークフローシステムを導入してしまうと、思ったように運用できずかえって手間がかかってしまうことがあるかもしれません。
自社に合った機能が多く搭載されているものやカスタマイズができるものを選ぶのが、ワークフローシステム導入の失敗を防ぐためのポイントです。