電子帳簿保存法では、領収書などの国税関係の書類を電子化して保存するための要件として、タイムスタンプの付与が義務付けられています。

「タイムスタンプの仕組みや意味がわからない」そんな声も多く聞かれます。

そこで、電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの仕組みや意味についてわかりやすく解説いたします。

1. 電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの仕組み

タイムスタンプとは、領収書などの電子データが改ざんされていないことを証明するものです。

では電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの仕組みはどうなっているのでしょうか。

1-1. タイムスタンプは認定事業者が発行するマーク

タイムスタンプの仕組みはそれほど複雑ではなく、基本的に「要求」「発行」「検証」という3つのステップによって行われます。

たとえば、ある領収書を電子データにするとしましょう。

【要求】

領収書を電子データとして保存したい利用者は、スキャナ保存された領収書の信頼性を確保するためにタイムスタンプ局と呼ばれる事業者に対してタイムスタンプの発行を要求します。

ハッシュ値と呼ばれる保存したい領収書情報をタイムスタンプ局に送ります。

【発行】

タイムスタンプ局は確かにその時刻にその情報を受け取ったことを証明するタイムスタンプトークンを返信します。タイムスタンプトークンとはいわば証明書のようなもので鍵がかけられており、利用者とタイムスタンプ局双方が保管します。

これがタイムスタンプの発行です。

【検証】

もし領収書が改ざんされていないか証明したい場合、利用者はタイムスタンプ局から鍵を受け取ってタイムスタンプトークンを開け、ハッシュ値と情報の違いがないかを確認します。

これが検証となり、2つの情報に違いがなければ領収書は改ざんされていないことが証明できるのです。

領収書など、納税に直接関係する書類に関しては、タイムスタンプによって改ざんされていないと証明できることが非常に重要です。

関連記事：電子帳簿保存法のタイムスタンプって何？利用方法や要件も解説

2. タイムスタンプ付与のための3つの注意点

タイムスタンプは改ざんを防止するために非常に有効ですが、利用には注意点もあります。

2-1. 有効期間内に要求する

まずはタイムスタンプを要求すべき時期です。

領収書をスマートフォンで撮影したり、スキャナ保存したりする際にはタイムスタンプが必要です。

もし領収書を受領した本人が電子データにする場合、領収書に署名したうえでスキャナ保存し、タイムスタンプを付与するまでのすべての手続きをおおむね3営業日以内に行わなければなりません。

※2021年の電子帳簿保存法改正により、2022年の施行より最長約２か月と概ね７営業日以内になります。

期間が過ぎてしまうとタイムスタンプを付与しても有効な領収書とは認められないので注意しましょう。

2-2. 定期検査までは原本を破棄しない

2つ目の注意点は、原本を破棄する時期です。

タイムスタンプを付与したからといって、すぐに領収書などの原本が破棄できるわけではないことも覚えておかなければなりません。

電子帳簿保存法では領収書のほかにも、契約書、納品書、請求書、預金通帳、借用証書なども電子データとして保存することが可能です。

スキャナ保存した後はすぐに原本を破棄したいところですが、電子データが法的な要件を満たしているかを定期検査でチェックする必要があります。

必要な情報が映っていなかったり、画質が悪くて読み取れなかったりした場合には原本が必要です。

タイムスタンプが付与されていても、必ず定期検査が終了した後に原本を破棄するようにしましょう。

2-3. タイムスタンプは有料

領収書や帳簿などの国税関係書類をスキャナ保存する場合に必要なタイムスタンプですが、導入には費用がかかります。

日本データ通信協会から認定を受けている業者は現在7つあり、その中から企業が任意に選んでタイムスタンプの発行を要求することになります。

費用を知るためには、タイムスタンプ局に問い合わせなければなりませんが、タイムスタンプの月額利用料を公開している業者もあります。

あるタイムスタンプ局では、アカウントを発行するための費用が6,000円、月々1,000個のタイムスタンプの発行費用を含めた月額基本料金が8,000円、さらにアカウントの管理費用として月額500円かかります。

1ヶ月に膨大な量の領収書を扱う企業ならば、月額利用料が高額になることも考えられます。

タイムスタンプの導入を検討する前には、ランニングコストについても調査する必要があるでしょう。

3. 電子帳簿保存法のタイムスタンプの仕組みを知っておくべき人

社内の誰もが電子帳簿保存法のタイムスタンプの仕組みを知っていればよいのですが、周知が難しい場合もあるでしょう。

しかし、少なくとも、領収書を受領することがある従業員と、経理担当者の方は、タイムスタンプの仕組みを知っておきべきです。

3-1. 領収書を受領することがある従業員

電子帳簿保存法で付与が義務付けられているタイムスタンプについて知っておくべき人の中には、領収書を受領することが多い従業員が含まれます。

領収書を受領した本人がスマートフォンで撮影したり、スキャナ保存したりして経費精算を行う場合、タイムスタンプの付与が必要です。

これらの作業をおおむね3営業日以内に行わなければならないため、迅速に手続きします。

※2021年の電子帳簿保存法改正により、2022年の施行より最長約２か月と概ね７営業日以内になります。

もし、領収書を受領した従業員がタイムスタンプの要求の仕方を知らなければ、期限内に領収書を電子的に保存することが難しくなってしまうでしょう。

結果として電子帳簿保存法の要件を満たさないまま領収書を保存してしまい、領収書が有効なものであると認められなくなってしまうかもしれません。

とくに、領収書を受領することが多い営業職の従業員は、タイムスタンプの仕組みや付与の仕方について学んでおくことが重要です。

3-2. 経理担当者

電子帳簿保存法のタイムスタンプについて知っておくべきなのは経理担当者も同様です。

経理担当者は、タイムスタンプが付与された領収書を精査して経費精算を行う必要があるからです。

さらに重要な点として、経理担当者は定期検査を行う立場にあります。

会社が顧問契約を結んでいる税理士がいれば別ですが、経理担当者がすべてのデータをチェックして、領収書などが鮮明に写っているか、電子帳簿保存法の要件を満たしているかを確認しなければなりません。

経理担当者は、データが改ざんされていないかをチェックする必要があるため、タイムスタンプの仕組みについて詳しく理解しておく必要があるでしょう。

4. 電子帳簿保存法のタイムスタンプの仕組みを理解するには？

2020年10月に改正された電子帳簿保存法を社内で適用するには、営業職や経理担当者だけでなくより多くの社員がタイムスタンプの仕組みを理解しているのが理想です。

タイムスタンプの仕組みを理解する方法の一つは、日本データ通信協会のホームページを閲覧することです。

タイムスタンプ局を認定している日本データ通信協会のホームページには、タイムスタンプの仕組みはもちろんのこと、申請方法や認定業者の一覧、タイムスタンプがなぜ必要なのかといった詳しい説明が掲載されています。

社員一人ひとりがタイムスタンプの仕組みや使い方を理解できるように、ルールを周知することも必要です。

周知する担当者に負担がかかるかもしれませんが、より多くの従業員がタイムスタンプの仕組みを理解すれば、経費精算の負担を大幅に軽減することができるでしょう。

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5. タイムスタンプの仕組みを理解して適切な運用を

タイムスタンプの仕組みはそれほど難しいものではありません。領収書を電子化するためには必ず理解しておきましょう。

税務調査で指摘を受けることのないよう、電子帳簿保存法や社内ルールの周知を徹底し、適切に運用できるようにしましょう。

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