電子帳簿保存法における請求書のPDF化は、「発行する側」と「請求を受ける側」どちらも要件を満たす必要があります。

もし「紙でもらった請求書」もしくは「紙で発行した請求書」をスキャナ保存する場合も、電子帳簿保存法で要件が定められているため、注意しましょう。

本記事では、請求書を電子保存する方法やメリット、デメリットを分かりやすくまとめました。

保存方法をしっかりと確認して、税務調査で困ることがないようにしましょう。

※電子帳簿保存法に沿って請求書を電子化するために押さえておく必要のある注意点や要件についても別途解説しておりますので、興味のある方はご覧ください。

1. 電子帳簿保存法における請求書の電子化

請求書のPDF化は、紙の書類を減らすのに大きな貢献をしてくれます。「紙の書類でなくても大丈夫なの？」と思う方もいますが、基本的には、問題なく有効な書類として扱えます。

1-1. 請求書の2つの電子化パターン

請求書の電子化には以下の場合が考えられます。

① 請求書の発行

請求書の発行における電子化は、請求書をシステム上で発行し、電子文書あるいは電子化文書で請求先に送付することです。

一般的に電子文書はPCで作成した文書のことを言います。また、電子化文書は紙の文書をスキャナで取り込み、ファイルに変換したもののことを言います。

② 請求書の保存

請求書の保存における電子化は、送付・受領した請求書のデータを電子保存することです。

2. 請求書の電子保存における可否

ここでは請求書の電子化における基礎知識を紹介します。

2-1. 請求書をPDFファイルで相手に送付する場合

請求書をPDFファイルで送付する場合の基本知識を解説します。

① PDFファイルでの送付は可能

エクセルやワードで作成した請求書をPDFファイルに変換して、取引先に交付することは問題ありません。

PDFファイルでの保管も認められているので、ペーパーレスにできます。

② PDFの請求書に印鑑はなくても良い

紙の請求書とは異なり、PDFの請求書に印鑑を押印するのは、難易度が高い作業と言えます。

事前に印影の画像ファイルを作成しておけばいいですが、綺麗に仕上げるのは容易ではありません。

日本の法律では「請求書に印鑑を押印しなければならない」という決まりはなく、慣習によって押印しています。

印鑑が押印されていれば、偽造しにくくなるメリットがありますが、絶対になければいけないものではないということです。

取引先によっては、印鑑がないといけないという思い込みを持っている場合もありますが、丁寧に説明しておけば、問題ないことがほとんどです。

③ PDFファイルで送付した領収書は、電子データで保存しなければならない

電子帳簿保存法により、電子取引の請求書は電子データで保存しなければなりません。

電子帳簿保存法で定義されている「電子取引」とは、国税関係書類のやり取りをWeb上でおこなったものを指しています。

そのため、通販サイトなどのWeb上で売買取引したとしても、請求書を郵送した場合は電子取引に当てはまりません。

反対に、対面で売買取引をしたとしても、請求書をPDFファイルで送付した場合は電子取引として扱われます。

電子取引データ保存は、後述する要件を満たしたうえで保存する必要があるため、注意しましょう。

2-2. 請求書をPDFファイルで受け取る場合

請求書をPDFファイルで受け取る場合は、どのような点に注意する必要があるのでしょうか。詳しく解説します。

① PDFファイルで受領した場合は電子データ保存しなければならない

PDFファイルを送付する場合で解説したとおり、電子取引の請求書は電子データで保存する必要があります。

そのため、PDFなどの電子データで受領した領収書を紙に印刷して保管することはできません。

また、電子データを保存するときの要件を満たす必要があるため、対応が間に合っていない場合は取引先に相談しましょう。

② 請求書の電子保存にはタイムスタンプか事務処理規程が必要

取引先から受け取ったPDFファイルの請求書をデータで保管する場合、データの改ざんを防ぐために「タイムスタンプの付与」あるいは「事務処理規程を定めて、規程に則って運用する」必要があります。

タイムスタンプは、電子データに固有のIDと日付データを付与して、特定の日付以降、データが一切変更されていないことを証明するものです。タイムスタンプの付与は非常に厳格で、自社で勝手に付けられるものではありません。専門の業者にタイムスタンプの付与を依頼することにるので、一定の費用がかかります。

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプとは何かをわかりやすく解説した記事もありますので、別途ご覧頂けると理解が深まるでしょう。

3. 請求書を電子保存するための要件

請求書の電子化に対応するためには、以下の要件をクリアすることが必要です。

3-1. 電子データの保存要件（真実性・可視性の確保）

電子帳簿保存法上の電子データの保存要件として、「真実性の確保」が求められています。要件は以下の3点です。

 ① 訂正・削除履歴の確保（帳簿）

帳簿に係る電子計算機処理に、次の要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること。
（1）帳簿に係る電磁的記録に係る記録事項について訂正または削除をおこなった場合には、これらの事実及び内容を確認することができること
（2）帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること

② 相互関連性の確保（帳簿）

帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと。

③ 関係書類等の備付け

帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等（システム概要書・仕様書・操作説明書・処理マニュアル等）の備付けをおこなうこと

また、電子帳簿保存法上の電子データの保存要件として、「可視性の確保」が求められています。要件は以下の2点です。

④ 見読可能性の確保

帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと。

⑤ 検索機能の確保

帳簿に係る電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと。

（1）取引年月日、勘定科目、取引金額その他その帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること
（2）日付または金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
（3）2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

3-2. スキャナデータの保存要件（真実性・可視性の確保）

紙の文書をスキャナでデータ化した際の保存要件として、「真実性の確保」が求められています。要件は以下の6点です。

 ① 入力期間の制限

受領後、概ね7営業日を目安に入力をおこなうこと

業務の処理に係る通常期間を経過した後に速やかに入力する場合は、最長2カ月＋7営業日以内に入力をおこなうこと

② 一定水準以上の解像度及びカラー画像での読み取り

解像度が200dpi以上で、24ビットカラー以上でのカラー画像での読み取りであること

③ タイムスタンプの付与

スキャナ保存した書類にタイムスタンプを付与すること

④ 読み取り情報の保存

読み取った際の解像度やファイルサイズの情報を保存すること

⑤ バージョン管理

訂正または削除をおこなった場合には、その事実と内容を確認できるシステムを使用すること

もしくは、訂正または削除がおこなえないシステムを使用すること

⑥ 入力者情報等の確認

スキャン処理をおこなう担当者とその監修者に関する情報を確認できるようにしておくこと

また、紙の文書をスキャナ機器でデータ化した際の保存要件として、「可視性の確保」が求められています。要件は以下の4点です。

⑦ 帳簿との相互関連性の確保

スキャンデータと帳簿の記録事項の間の関連性を確認できるようにしておくこと

⑧ 見読可能装置の備付け

法令の要件を満たすディスプレイ・プリンタを備え付け、鮮明に、速やかに出力できるようにしておくこと

⑨ システム関連書類の備付け

システム関係書類（システム概要書・仕様書・操作説明書・事務処理マニュアル等）の備付けをおこなうこと

⑩ 検索機能の確保

取引日、取引金額などの項目から保存データを検索できる機能が備わっていること

電子帳簿保存法上の電子データの保存要件（国税庁）
電子帳簿等とスキャナ保存（財務省）

3-3. 2023年改正による変更点

電子帳簿保存法は度々改正されています。現在の法令は2022年1月に施行された内容です。また、2023年にも改正が発表され、2024年1月1日から施行されます。

主には要件の緩和が中心ですが、宥恕措置（やむを得ない理由により、電子保存がおこなえないことを税務署長が認めた場合、紙面での保存を認める特例）が廃止されることや、新たに猶予措置が整備されるなど、現在対応できていない企業ににとって、特に重要な内容が盛り込まれているため、確認しておきましょう。

詳しくは以下の記事で解説しています。

また、細かい要件を把握しても、そもそも電子帳簿保存法に関して基礎からよく理解できていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方にむけて、当サイトでは「5分で読み解く電子帳簿保存法」という資料を無料配布しております。本資料では法改正による電子帳簿保存法の細かい改正内容はもちろん、そもそも電子帳簿保存法はどのような法律で、どう対応する必要があるのかを分かりやすく解説しています。電子帳簿保存法に関して基礎から正しく理解したい、会社でも正しく対応したいという方には大変参考になる内容となっておりますので、興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

関連記事：【2023年版】電子帳簿保存法とは？概要と改正内容をわかりやすく解説

4. 電子帳簿保存法における請求書のPDF化は導入のメリットが大きい

大塚商会の調査によると、ビジネスパーソンは、年間150時間も「探す」という行為をしているそうです。

実際、過去の請求について取引先から問い合わせを受けたら、紙の請求書を簡単には見つけられない、という経理担当者も少なくないでしょう。

PDFファイルで管理できるようになれば、すぐに請求書が見つかるので、経理担当者の負担も大幅に減らせるようになります。