取引先の関係者に結婚式やお葬式などのイベントがあった際、会社の名前でご祝儀や香典を出すことがあります。これら慶弔費は、ビジネスと直接の関連はありませんが、経費として仕訳をすることが可能です。

ここでは、ご祝儀や香典などの慶弔費について、勘定科目や経費とするための条件、会計処理方法と合わせて解説します。パートナー企業や得意先が多ければそれだけ慶弔費での出費が多くなるので、正確に理解しておきましょう。

1. ご祝儀は経費として処理することが可能

ご祝儀や香典といった慶弔費は経費として処理することができます。ただし、渡す相手によって勘定科目が変わることや、経費とするためにはいくつかの条件がある点に注意が必要です。

1‐1. 経費として処理できるのは事業に関係のある相手のみ

慶弔費を経費として処理できるのは、ご祝儀や香典を渡す相手が自社と関係のある個人、団体、企業など、ビジネスに関係のある場合のみとなります。そのため、基本的には親族や知人、友人など個人的な付き合いでの慶弔費は経費とすることができません。ただし、親族や知人、友人であっても業務上で関係があるケースでは、経費としての処理を認められることもあります。

1‐2. 勘定科目は渡す相手によって変わる

慶弔費を経費として処理する際の勘定科目は、誰に渡したかによって変わります。取引先やお得意様などに支払った場合は「接待交際費」、従業員へ支払った場合は「福利厚生費」として計上しましょう。これら接待交際費や福利厚生費の消費税は非課税となります。

また、地域行事（祭りなど）に「ご祝儀」として出したお祝い金は接待交際費ではなく「寄付金」となるケースがあります。寄付金として処理する場合は、寄付の区分によって経費として算入できる金額が変わることや、所定の書類が必要となる点に注意が必要です。

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慶弔費を経費とする場合は事前に慶弔費支給規定などを定めておく

従業員へ支払うご祝儀や香典を接待交際費や福利厚生費で処理するのであれば、あらかじめ慶弔費の支給に関する規定を設けておきましょう。福利厚生費とする場合は社員全員を対象にしなければいけません。

こうした規定を設けることで「出産のお祝い金」「災害見舞金」「傷病見舞金」「出産祝い」「入学・卒業祝い」「還暦祝い」「新築祝い」「開店・開業祝い」なども、経費として処理することができます。

このような規定を設けた場合、必ず規定に従って支給をする必要があり、規定に反して支払いがない場合は給与未払いとして処分対象となるため注意しましょう。

1‐3. 金額は「社会通念上、一般的であること」が基本

取引先や従業員へのご祝儀、香典であっても、過度に高額な場合は経費として認められません。明確な上限などは定められてはいないものの「社会通念上で一般的」であることが条件とされています。そのため、数十万円、数百万円といった高額な慶弔費は税務調査で否認される恐れが高いといえるでしょう。目安としては、ご祝儀で30,000～50,000円、香典で5,000～10,000円程度とされています。

1‐4. 領収書の代わりにメモや案内状を保管する

一般的に出費を経費とするためには領収書などが必要です。しかし、ご祝儀や香典では領収書をもらうことはありません。そのため、メモ書きなどで「支払った日付、支払った金額、相手の名前、内容」を記録し、案内状や席次表、会葬礼状などと合わせて保管しておきましょう。また、支払った際に出金伝票を起こす方法もあります。

お金ではなくお祝いの品や祝花を贈った場合は領収書をもらい、但し書きは「お品代」「お花代」「品名」など贈ったものがわかるようにしておきます。万が一税務署に説明を求められた場合に対応ができるよう、どのような贈り物なのかわかるよう案内状や礼状を一緒に残しておくと安心です。

1‐5. 交通費や宿泊費も経費で処理できる

結婚式やお葬式などに参加する際に、会場への移動や宿泊が必要となった場合は、この交通費や宿泊費も経費として処理が可能です。そのため、冠婚葬祭に伴って移動費、宿泊費が発生した際は、領収書を残しておきましょう。従業員に関係するケースでは「旅費交通費」、取引先などのケースは「接待交際費」として計上します。

ただし、交通費や宿泊費においても、経費として計上するためには「社会通念上認められる範囲内」でなければいけません。車が用意されているにもかかわらずタクシーを使用する、必要以上に高級なホテルに宿泊するといった場合は、損金への算入が認められないため注意しましょう。

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2. ご祝儀の仕訳方法

ご祝儀や香典などの慶弔費を経費として処理する際の仕訳方法についてご紹介します。

2‐1. 福利厚生費として仕訳する場合

＜例＞従業員の結婚式に関してご祝儀として30,000円を渡した

福利厚生費は給与ではないため給与計算や年末調整で給与加算せず、源泉所得税も非課税です。

2‐2. 接待交際費として仕訳する場合

＜例＞業務で付き合いのある企業の上場祝いとして50,000円を支払った

ご祝儀には上限が定められているわけではありませんが、社会通念上で相当の額でなくては経費として認められません。相手との関係に合わせてご祝儀の額は変わるかと思いますが、過度に高額な場合は注意しましょう。高額なご祝儀を支払った場合は、一度接待交際費として処理し、過剰な部分を法人税の申告書で損金不算入処理を行う必要があります。

2‐3. 給与や役員賞与として仕訳する場合

社会通念上で一般的を超える金額をご祝儀とした場合、渡した対象が従業員であれば給与、役員であれば「役員賞与」として処理しなければいけません。

＜例＞従業員へ結婚祝いとして30万円を支払った

ご祝儀で支払った場合も社会通念上で一般的ではない場合、給与として処理を行わなければいけません。給与であるため、給与計算や年末調整で源泉所得税徴収の対象となります。

＜例＞役員の子どもの結婚祝いとして50万円を支払った

役員報酬では「定期同額給与」「事前確定届出給与」「利益連動給与」については損金算入が認められているものの、その他の報酬は損金に算入できません。役員への報酬は法人税にも影響し、ご祝儀が過大と認定された場合は、所得税と法人税で追徴される恐れがあるため注意が必要です。

3. 経費になる条件をおさえて正しく計上しよう

ご祝儀や香典などの慶弔費も経費として処理することが可能です。また、冠婚葬祭に関連して発生した交通費や宿泊費も経費とすることもできます。ただし、慶弔費を支払った相手によって勘定科目が変わることや領収書の代わりとなるメモ・案内状を残しておかなければいけない点に注意しましょう。

また、経費として処理できるのは、あくまでも事業として関係のある人の場合のみです。私的な付き合いに関するご祝儀や香典は経費とすることはできません。

慶弔費は、数千～数万円程度の出費ですが、重なればそれだけ金額も大きくなるため、経費になる条件をおさえて正しく経費として処理を行いましょう。

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