請求書の再発行を依頼された際に、どのように対応したらよいか悩む方は少なくありません。

この記事では、請求書の再発行を依頼された際の対応について紹介します。
再発行する際の注意点解説するので、ぜひ参考にしてください。

1.請求書の再発行は可能

請求書は、再発行することが可能です。
取引先から請求書の再発行を求められた際は、再発行の依頼を対応する必要があります。

しかし、請求書は取引を証明する文書となるので、再発行する際は慎重に行う必要があります。
また再発行が必要となる理由によって対応方法が異なるので、あらかじめ理解しておくことが重要です。

以下に、請求書の再発行を依頼する理由として、代表的なケースを3つまとめました。

・請求書の紛失による再発行
・記載内容の誤りに気付いた場合の再発行
・記載内容の誤りを指摘された場合の再発行

請求書の再発行は、上記の3つの理由で求められることが多いです。
それぞれの理由ごとに、適切な対応をしなければトラブルを引き起こす可能性があります。

そのため、それぞれに必要な対応方法を押さえておく必要があるでしょう。

1-1.そもそもなぜ請求書を発行する必要があるのか

そもそもなぜ請求書を発行する必要があるのでしょうか。

請求書とは取引先と契約を取り交わした際に金額や取引内容、振込先など重要事項を記載し、期日となる日までに取引先に支払いを求める書面のことです。

請求書を事前に発行して取引を行うことにより、その請求書が証拠となり、互いに安心して取引ができるようになります。

1-2.請求書の記載項目

請求書の記載項目は主に8つです。

・タイトル（題名）
・発行者（請求者）の情報
・請求先の情報
・取引内容（取引日・品名・単価・数量・金額など）
・請求金額
・請求書の発行年月日
・振込先情報

これらの項目を抜けもれなく記載したことを確認してから送付しましょう。

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2.請求書の再発行を依頼された際の対応方法

請求書の再発行は可能ですが、請求する理由によって適切な対応方法が異なります。
ここでは、前項で紹介した代表的な3つのケースを例に挙げて、対応方法を解説します。

2-1. 請求書の紛失による再発行の対応

取引先が請求書の紛失によって再発行を依頼した場合は、対応する必要があります。
紛失によって再発行する際は、二重請求とならないように注意が必要です。

紛失によって再発行を依頼された場合の対応方法は以下の3つです。

1.紛失した請求書の内容を確認する
2.紛失した請求書を再発行する
3.再発行した請求書を送付する

まずは、紛失した請求書の内容を確認します。
取引先から紛失した請求書の情報を聞き出し、自社に保存した請求書の控えと照らし合わせます。
同時期に複数の請求書を発行している場合は、間違えないように注意しましょう。

紛失した請求書が確認できたら、再発行を行います。
再発行を行う際は、最初に発行した請求書と見分けられるように「再発行」と押印するのが一般的です。

仮にそのまま請求書を発行してしまうと、後々二重請求となってしまうリスクがあるので再発行がわかるように記載する必要があります。

再発行した請求書を送付することで、すべての対応が完了します。
ちなみに請求書を送付する際は、挨拶状を添えるのがマナーです。

挨拶状には、紛失した請求書が見つかった場合に破棄をお願いする文面を記載しましょう。

2-2. 記載内容の誤りに気付いた場合の再発行の対応

請求書の記載内容に誤りがあることに気づいた場合は、再発行の対応が必要です。
連絡が遅くなるほど大きなトラブルになる可能性が高まるので、早急に対応しましょう。

誤りに気付いた際の対応は、以下の通りです。

1.取引先に請求書の記載内容に誤りがあったことを伝える
2.誤りのあった請求書を再発行する
3.再発行した請求書を送付する

まずは、取引先に請求書の記載内容に誤りがあったことを伝えます。
取引先に連絡する際は、誤りに対する謝罪と訂正した請求書を再発行する旨を伝えましょう。

請求書の再発行では、紛失と同様に二重請求とならないように「再発行」の押印が必要です。
また再発行した請求書を送付する際に、挨拶状に最初の請求書の破棄をお願いする文面を記載します。

2-3. 記載内容の誤りを指摘された場合の再発行の対応

請求書を送付後に取引先から記載内容の誤りを指摘された場合にも、再発行の対応が必要です。
誤りを指摘された際の対応は、以下の通りです。

1.誤りがあった請求書を確認する
2.謝罪の連絡を入れる
3.誤りのあった請求書を再発行する
4.再発行した請求書を送付する

記載内容の誤りを指摘された場合は、控えを参考に指摘内容を確認します。
誤りが確認できたタイミングで、謝罪の連絡を入れて再発行の旨を伝えます。

その後は他の対応と同様に再発行とわかるように押印して送付するまでの対応が必要です。

3.お詫びする際の対応方法

自社が作成した請求書に関して、ミスや間違いがあれば、基本的に先方からミスをご指摘いただくケースと自らミスに気づくケースの2つがあります。
どちらのケースであったとしても先方にお詫びをする必要があります。

お詫びをする際には、書面でのお詫び状、もしくはお詫びメールにて連絡しましょう。

3-1.送付状の送り方と書き方

基本的な書き方や構成に関しては以下のとおりです。

・タイトル（件名）
タイトル（件名）は、「請求書に関する記載内容のお詫び」「◯月◯日発行の請求書の誤記について」など、伝わりやすいタイトルを心がけます。

・前文
季節の挨拶や日頃の感謝を伝えるものが好ましいでしょう。

・本文
結論から請求書の間違いがあった旨を伝え、謝罪の意思を伝えましょう。そして今回の事象が起きた背景や原因を完結に伝え、今後の流れに関して提案します。最後に今後のミスが起きないような対策を施策し、先方に伝えます。

上記のような流れを意識しつつ状況に応じて柔軟に対応しましょう。

3-2.書面での再発行依頼の例文

請求書の紛失による再発行の対応

○月分ご請求書の件について

○年○月○日

○○○企業　　○○○○様

平素より大変お世話になっております。
先日お問合せ頂いた、「ご請求書の再発行」の件についてご連絡させていただきました。
こちら再発行となるため、もし紛失した請求書がお手元にございましたら、大変お手数ですが、お差し替えの上を破棄をお願いいたします。
またお忙しい中大変恐縮ですが、支払期限日までのご入金を何卒、よろしくお願い致します。

お振込み先：○○銀行　○○支店　当座　0000000　○○○株式会社

○○○株式会社
担当○○○
住所：○○
TEL ○○○-○○○-○○○
E-MAIL ○○○@○○○.jp

記載内容の誤りに気付いた場合の再発行の対応

○月分ご請求書の件について

○年○月○日

○○○企業　　　○○○○様

いつも大変お世話になっております。

本日は先日お送りした請求書に関してご連絡させていただきました。
早速ではございますが、先日お送りさせて頂いた.○○-○○○の内容に一部誤りがあったことをお詫び申し上げます。つきましては、一部内容を訂正した請求書を再発行させて頂きます。

この度、同封させていただいたご請求書は「再発行」となり、大変お手数ですが、既にお手元にございますご請求書との差し替えを行った上、破棄をお願い致します。

また、大変恐縮ではございますが、先日にもお伝えしたように、お支払期限日までのご入金を何卒、よろしくお願い致します。

お振込み先：○○銀行　○○支店　当座　0000000　○○○株式会社

○○○株式会社
担当：○○○
住所：○○
TEL ○○○-○○○-○○○
E-MAIL ○○○@○○○.jp

記載内容の誤りを指摘された場合の再発行の対応

いつもお世話になっております。
先日お問合せ頂いた請求書の件でご連絡させていただきました。請求書の○○○の内容に一部誤りがあったことをお詫び申し上げます。つきましては、ご指摘いただいた内容を訂正し、請求書を再発行させて頂きます。

この度、同封させていただいたご請求書は「再発行」となり、大変お手数ですが、既にお手元にございますご請求書との差し替えを行った上、破棄をお願い致します。

また、大変恐縮ではございますが、先日お伝えした支払期限日までのご入金の程、何卒よろしくお願い致します。

お振込み先：○○銀行　○○支店　当座　0000000　○○○株式会社

○○○株式会社
担当：○○○
住所：○○
TEL ○○○-○○○-○○○
E-MAIL ○○○@○○○.jp

4.請求書の再発行を依頼された際の6つの注意点

請求書の再発行を行う場合は、いくつか注意点があります。
ここでは、主に6つの注意点を紹介します。

4-1. 二重請求に気をつける

請求書を再発行する際は、二重請求に注意しましょう。
対応方法を紹介する際に何度も伝えましたが、再発行する際は二重請求になる可能性があります。

二重請求になると、どちらの請求書が正しいのかわからなくトラブルに発展する恐れがあります。

同じ契約に対して2つの請求書が存在しないように対策する必要があるのです。二重請求を防ぐためには、「管理番号」を記載することや「再発行」の押印をすることが効果的です。
また管理番号を記載する場合は、ルールを決めることで担当者以外でも対応できます。

4-2. 軽微な修正でもルール通りに行う

たとえ軽微な修正でもあっても、請求書の発行のルール通りに進める必要があります。
誤字脱字であっても、二重線による簡易的な訂正ではなく、新たに再発行する必要があります。

また再発行する際は「信書」に該当するので宅配事業者で郵送することができません。
必ず郵便局を利用して、送付する必要があります。

ちなみに再発行した請求書を送付する際は、請求書とともに案内状を同封するのがマナーです。
挨拶文や再発行の対応についての文章を添えましょう。

4-3. 請求書の再発行は早急に対応する

請求書の再発行が必要な場合は、早急に対応しましょう。
なぜなら、請求書の再発行を依頼される場合は、急いでいるケースが多いからです。

特にこちらの記載ミスによって再発行が必要な場合は、なおさら早く再発行しなければなりません。
取引先に迷惑をかけてしまうので、なるべく早い対応が重要です。

普通郵便で発送する場合に、1週間近くかかる場合があります。
また年末年始は郵便局が休日となるので、時期によってはさらに遅くなる場合があります。

仮に取引先に不利益が出る場合は、直接届けにいくなどの対策が必要です。
請求書の再発行に時間がかかる際は事前に電話かメールで連絡し、どの程度時間がかかるのか伝えましょう。

4-4. 発行日は前回と同じにする

請求書を再発行する際に前回記載した日付なのか、再発行した日付なのか悩むことがあります。
請求書を再発行する場合は、前回記載した日付にするのが一般的です。

ただし、取引先によっては再発行する日付を記載する場合もあります。
この場合は、見分けが付けられるように欄外に前回の発行日を記載しておくと親切です。

4-5. 支払期日を過ぎても日付を変更しない

支払い期日を過ぎた後に請求書を再発行する場合は、前回の支払期日を記載します。
ただし、延滞利息に関する契約をした場合は、支払期日を変更する場合があります。

そのため、支払い期日についてはどのような契約になっているのか確認する必要があるでしょう。

4-6. 取引先のミスでも丁重に対応する

たとえ取引先のミスで請求書の再発行が必要になった場合でも、丁重に対応することが大切です。
取引先とは、今後もお付き合いしていく関係になるので、ミスを感情的に指摘してはいけません。

今後のお付き合いを良くしていくためにも、冷静に認識をすり合わせて対応しましょう。

4-7.再発行を依頼する際のポイント

逆に請求書の紛失や先方のミスなどで再発行を依頼するケースもあります。
紛失の場合は当たり前ですが、しっかりと謝罪して、丁寧に依頼する必要があります。

先方のミスによる再発行でも丁重に依頼する必要があります。
たとえ取引先のミスだとしても、丁寧に依頼することで先方の対応がよりよくなったり、今後の信頼にもつながってくるので、慎重に対処しましょう。

5.webで請求書を発行すれば即時再発行ができ迅速な対応が可能

webにて請求書発行すれば、トラブルにも迅速な対応が可能です。
請求書の印刷から捺印、郵送などアナログで管理をすると多くの工数がかかってしまうので
これらの工程を省くことができるwebでの発行をおすすめします。

時間や手間をかけず、迅速な対応を意識して取引先との信用をなくさないように意識しましょう。web請求書発行のシステムを中長期的に検討されている方は下記の記事でシステム導入することのメリットやシステムの選定方法などを詳しく記載しておりますのでぜひご覧ください。

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6.再発行を依頼された際は適切な対応をしよう

請求書の再発行が必要となる理由によって、対応方法が異なります。
特に記載内容の誤りを指摘された場合は、取引先に迷惑がかかるので必ず謝罪の連絡を入れましょう。

また請求書を再発行する際は、二重請求とならないように注意が必要です。
前回発行した請求書と見分けられるように「管理番号」の記載や「再発行」の押印をすることが重要です。