仕訳帳と総勘定元帳の違いや転記方法について解説

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更新日: 2024.7.5
公開日: 2022.5.13 jinjer Blog 編集部

決算書の作成に欠かせない仕訳帳と総勘定元帳ですが、この2つの帳簿には役割や作成方法などの違いがあるため、転記をする際に混乱してしまうことがあるかもしれません。

しかし、それぞれの特徴や役割を理解しておけば、複雑なイメージのある転記もわかりやすくなります。また、決算書作成のミスの軽減にも役立ちますし、会社の財政状態の把握も簡単におこなえるようになるでしょう。
本記事では、仕訳帳と総勘定元帳の違いや総勘定元帳の作成方法、転記について解説していきます。
関連記事：仕訳とは？借方・貸方の考え方や仕訳の手順をわかりやすく解説

1. 仕訳帳と総勘定元帳の違い
2. 総勘定元帳を使用するメリット
3. 総勘定元帳の書き方
4. 総勘定元帳の作成方法
5. 仕訳帳から総勘定元帳への転記について
6. 転記のミスを防止する方法
7. 総勘定元帳は管理システムで効率よく作成しよう

会計の基本は「勘定科目」と「仕訳」
86個の勘定科目と仕訳例をまとめて解説

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1. 仕訳帳と総勘定元帳の違い

仕訳帳と総勘定元帳は、どちらも勘定科目や出入金を記載する帳簿なので、同じようなものと思うかもしれません。しかし、役割はまったく異なります。これら帳簿の違いは、それぞれの特徴を知るとわかりやすいでしょう。
ここでは、それぞれの帳簿の特徴について解説します。

1-1. 仕訳帳

仕訳帳は、出費や収入があった際、それらの取引内容や金額、勘定科目を日付順に細かく記録した帳簿のことをいいます。

例：〇月〇日に、△△を売り上げて￥100,000が振り込まれた

このように、取引によってどのようにお金が動いたのかを記録をするのが仕訳帳です。実際の仕訳帳は文章ではなく、下記のような表に記入していきます。

日付	借方		貸方		摘要
日付	勘定科目	金額	勘定科目	金額	摘要
4/2	消耗品費	1,000円	現金	1,000円	ボールペン
4/10	仕入れ	200,000円	買掛金	200,000円	A社

仕訳帳は日々の取引を時系列で記録していくので、日付ごとになぜお金が動いたかを確認できるのが特徴です。

1-2. 総勘定元帳

総勘定元帳は、仕訳帳に日付ごとに記録していた内容を、勘定科目ごとに分けて記録する帳簿です。総勘定元帳の勘定科目は「現金」や「売上」、「売掛金」などがありますが、勘定科目ごとの取引内容や残高をすぐに確認できるため、何にいくら使ったかを知りたいときに役立ちます。また、現時点での現金残高や借入金などをすぐに把握できるというのも特徴です。

総勘定元帳の項目は、「日付」「相手勘定科目」「摘要」「仕丁」「金額（借方・貸方）」の5つになるので、仕訳帳からこれらの項目に分けて転記します。

2. 総勘定元帳を使用するメリット

仕訳帳があれば、会社のお金の動きを把握することができるので、総勘定元帳を作成するのは面倒に感じるかもしれません。しかし、総勘定元帳を作成することで、下記のようなメリットを得られます。

会社の財政状況が一目で分かる
ミスを見つけやすい

ここでは、これらのメリットについて解説していきます。

2-1. 会社の財政状況が一目でわかる

総勘定元帳は、会社の取引を「現金」と「売上」などの勘定科目ごとにまとめられているので、それぞれの勘定科目の残高を簡単に把握できます。仕訳帳だけでは、「今、いくら借入金があるのか」「預貯金がどれぐらい残っているのか」などを知りたくても、日付順の記録から辿っていかなければなりません。そのため、個別の残高情報を把握するまでには手間も時間もかかってしまいます。

総勘定元帳であれば、現金や借入金など残高を知りたい勘定科目の帳簿を確認できるので、会社の財政状況が一目でわかるというメリットがあるのです。

2-2. ミスを見つけやすい

決算書を作成する際に、各勘定元帳の金額があわなかった場合には、どこでミスしているのを確認しなければならないので、帳簿を調べる必要があります。

仕訳帳は日付でまとめられているので、記載ミスを探すとなると相当な時間がかかってしまいます。しかし、総勘定元帳であれば、勘定科目ごとに取引内容が記載されており、残高の内訳を簡単に確認できるので、どこでミスをしたのか見つけやすいというメリットもあります。

3. 総勘定元帳の書き方

総勘定元帳は、仕訳帳→総勘定元帳の順で作成します。

仕訳帳に記入された取引を、勘定科目ごとに書き写したものが総勘定元帳です。
勘定科目ごとに取引内容や金額を記入するところを「勘定口座」といい、現金の勘定口座には現金のみの取引を、売上の勘定口座には売上のみの取引を記入します。
そのため総勘定元帳では、現金の勘定口座に現金以外の取引が記入されることはありません。

このような帳簿では、左側を「借方」・右側を「貸方」と呼びます。
勘定科目によって「増えた場合には借方に記入する」・「減った場合には貸方に記入する」と決まっており、勘定科目によっては逆の場合もあります。
現金の場合は、増えた場合は借方に記入し、減った場合は貸方に記入する決まりです。

例えば、仕訳帳に下記のような記録があった場合、以下の表のように記入します。

「2022年1月1日に1,000円の売上があり現金が1,000円増えた」
「2022年2月1日に500円の備品を購入し、現金が500円減った」

日付	相手勘定科目	借方金額貸方	貸方金額	残高
2022年1月1日	売上	1,000		1,000
2022年2月1日	備品		500	500

日付順に記入していくので、1月1日には売上分の1,000円の残高がありましたが、2月1日に備品を購入して500円減ったため、「1,000－500=500」で残高は500円となります。

その後の現金の動きによって残高欄を変更していくので、現在の現金残高が一目で分かる便利な帳簿になります。

しかし、そもそも各取引においてどんな勘定科目を使って仕訳するのか、その勘定科目が資産、負債、純資産、収益、費用のいずれに当たるのかを把握していないと正しい仕訳はおこなえません。
正しく帳簿をつけるためには、正しい簿記の知識が必要です。当サイトでお配りしている「勘定科目と仕訳のルールブック」では、80種類以上の勘定科目の一覧とそれぞれの仕訳例を解説しています。
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4. 総勘定元帳の作成方法

総勘定元帳の作成方法には法的な決まりがないため、フォーマットは企業によって異なります。少し前までは手書きで作成する会社もありましたが、現在は下記のような作成方法が主流となっています。

会計システム
テンプレートやExcel

ここでは、それぞれの作成方法を解説します。

4-1. 会計システムを導入する

会計システムとは、経理担当者が手作業でおこなう帳票類の作成や管理を自動化するシステムです。製品によって機能の違いはありますが、仕訳の入力や集計、総勘定元帳や決算書の作成を自動でおこなってくれます。

入力は手作業になりますが、仕訳帳から総勘定元帳に自動で転記することが可能なので、経理担当者の業務負担を大幅に減らせます。

入力ミスがないか、残高があっているかなどの確認は必要になるものの、すべてを手作業でおこなうよりもミスが少ないため、会計システムで総勘定元帳を作成する企業は増加傾向にあります。

4-2. テンプレートやExcelで作成する

会計システムは、ほとんどの経理業務を自動化できますが、ランニングコストが発生します。会社の規模によっては、システムを入れるほどではない、というところもあるかもしれません。そういった場合は、テンプレートやExcelで作成するという方法がベストです。

Excelはほとんどのパソコンにインストールされているので、費用をかけずに作成できます。ただし、表作成の知識がないと、フォーマットを作るのが難しいのがデメリットです。

表作成ができない場合は、テンプレートを使うと良いでしょう。総勘定元帳のテンプレートであれば、土台が出来上がっているので、1から作成する必要はありません。フォーマットに入力していくだけでいいので、経理業務経験が浅い方でも簡単に作成できます。

5. 仕訳帳から総勘定元帳への転記について

総勘定元帳は仕訳帳をもとに作成するため、仕訳帳の内容を書き写す作業をおこないます。
このように、仕訳帳から総勘定元帳へ書き写す作業を「転記」といいます。
仕訳帳も借方と貸方にわかれていますが、総勘定元帳では勘定科目ごとに増えた場合に記入する場所と、減った場合に記入する場所が異なるため注意が必要です。

仕訳帳から総勘定元帳へ転記する例を解説します。

日付	借方	貸方
2022年3月1日	備品　1,000	現金　1,000
2022年3月15日	現金　10,000	仕入　10,000

仕訳帳では、借方と貸方の両方に勘定科目を記入します。

2022年3月1日の内容は、「現金で備品を1,000円購入した」というお金の動きを意味しています。

・現金が1,000円減った理由は、備品を1,000円購入したから

このような内容が仕訳帳では一目でわかるようになっており、お金が増減した記録とその理由が記録されています。
そのため、借方と貸方の金額がズレることはありえません。

上記の仕訳帳を総勘定元帳に転記していくと、以下の表になります。
今回作成した仕訳帳では、勘定科目が「現金・備品・仕入」と3つあるため本来であれば3つの勘定口座を作成することになりますが、今回は現金のみ作成していきます。

日付	相手勘定科目	借方金額貸方	貸方金額	残高
2022年3月1日	備品		1,000	ー1,000
2022年3月15日	仕入	10,000		9,000

仕訳帳では、借方か貸方に「現金」の勘定科目を記入しますが、総勘定元帳では現金の取引のみをまとめているため「現金」を記入する必要はありません。
そのかわりに、「相手の勘定科目＝現金が増減した理由」と動いた金額を記入します。

6. 転記のミスを防止する方法

手書きで仕訳帳の作成から総勘定元帳への転記をする際は、記入漏れなどのミスが起こりやすいですが、大きなミスは決して許されません。転記のミスを防ぐためには、二重確認や別の人に確認してもらうなど、念入りな確認作業が必要になります。
また、仕訳帳に記入したらすぐに転記するなど、こまめに転記をおこなうことで一度の転記作業の量を減らし、ミスを防ぐ方法もあります。

しかし、人がおこなう作業になるため、100%ミスを防ぐのは難しいのが実情です。
会社の取引やお金の動きは手で数えられるほどの件数ではありませんので、後々ミスが発覚した場合、ミスの原因を突き止めるのは簡単ではありません。

このようなミスを防止するには、仕訳や転記の負担も減らせる「管理システム」を導入するのがベストです。
転記以前に仕訳の時点でミスがあると、転記した総勘定元帳もズレが生じてしまうため原因を見つけるのに手間がかかります。
しかし、管理システムを使えば、申請書をもとに自動で仕訳をおこなってくれるためミスをする心配がありません。
正確に素早く仕訳ができる管理システムを使えば、経理の作業効率も上がりミスの防止にもつながります。

7. 総勘定元帳は管理システムで効率よく作成しよう

パッと見ただけでは仕訳帳と総勘定元帳は同じように見えますが、それぞれ役割は全く違います。

総勘定元帳の作成に必要な仕訳帳は、取引やお金の動きがあるたびに記録する必要があります。つまり、仕訳帳は「日々の細かいお金の動きを忘れないようにメモしたもの」というイメージで、それらを項目ごとにまとめたのが総勘定元帳です。

総勘定元帳は決算書の作成には欠かせない重要な帳簿で、会社の財政状況を把握するためにも必要になるので、ミスなく作成しなければなりません。管理システムを活用すれば、勘定科目を設定するだけで自動的に仕訳ができる、総勘定元帳への転記ミスのリスクを軽減できるなどのメリットがあるので、経理全体の業務効率アップのためにも導入を検討してみることをおすすめします。

会計の基本は「勘定科目」と「仕訳」
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などなど会計の理解を深める際に前提の基礎知識となる勘定科目や仕訳がよくわからない方もいらっしゃるでしょう。

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