小口現金とは企業内に置いておく少額のお金のことで、主に交通費や消耗品費の購入、または急遽発生する慶弔費などに使われます。
ただ、小口現金の処理は面倒な作業を伴い、経理の作業が増える原因にもなっています。加えて不正や横領などの犯罪にも発展するケースもあります。

今回は、小口現金管理の問題や原因、また小口現金の廃止を検討している企業に向けて、廃止することのメリットとその方法について解説します。

近年では「小口現金の廃止」が進んでおり、多くの企業がキャッシュレス化を実現させています。無駄な作業を減らし業務効率を増やすためにも、ぜひ本記事に目を通してみてください。

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目次
1. 小口現金の管理は横領が起こりやすい
2. 小口現金を廃止する3つのメリットとデメリット
3. 小口現金を廃止する方法
4. 小口現金の廃止には多くのメリットがある

1. 小口現金の管理は横領が起こりやすい

経費精算を小口現金で管理していることにより、横領や不正に繋がったケースが多くあります。
主に小口現金を管理する担当者が犯罪を犯すケースがほとんどで、短期的な犯行の場合もあれば、中長期的な犯行の場合もあります。
数年後に発覚し、気づいた時には何に使われたかもわからないようなこともあります。

そもそもなぜ小口現金で管理することが横領や不正に繋がりやすいのか、次の節で詳しく見ていきましょう。

1-1.横領や不正がおこる原因

横領といっても種類は色々あります。
皆さんがイメージしやすいのは、やはり現金の抜き取りではないでしょうか。
小口現金の担当者が企業に一人しかいないことも多く、犯行に手を染めやすい環境となっているケースが多いです。

また手の込んだ場合ですと、偽の書類を作成し経費として利用したという口実で現金を引き出すこともあります。

色々な種類がありますが、社内で監視する体制が整ってないことが主な原因になります。

1-2.横領を防止する方法

横領を防止する一番の方法は社内で担当者を増やすことや監視する体制をつくることです。
定期的に通帳を確認したり、経理の従業員を増員する方法があります。

しかし小口現金で管理する以上、直にお金に触れることができるため常にリスクははらみます。
そのため小口現金を廃止する検討する企業も年々増えています。ここからは小口現金を廃止するメリットを解説していきます。

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2. 小口現金を廃止する3つのメリットとデメリット

小口現金を廃止することで得られるメリットは、主に3つです。以下のメリットは小口現金を採用している企業であれば、必ず得られるといっても過言ではないでしょう。小口現金を廃止できないかと考えている場合はメリットを把握しておきましょう。

2-1. 小口精算業務の消滅による業務負担軽減

小口現金を廃止することで得られる最大のメリットは「毎日・毎月行う小口現金の残高確認作業」や「小口現金による取引業務・記帳業務」がなくなるという点にあります。

原則として小口現金と帳簿の残高確認作業は、毎日おこなうことが必要です。なぜなら、扱っているのが会社のお金であり1円でも誤差が出ていると問題であるためです。

もちろん、1回の確認にかかる時間は少ないかもしれません。ただ小口現金の担当者は、それだけを担当しているわけではありません。したがって長いスパンで考えたとき、それに割く時間や労力は大変大きくなるのです。

また小口現金の取引は1日に1回とは限りません。何回も取引が発生する可能性もあるため、その都度、担当者が本来やるべき業務が中断されてしまうことも考えられます。これは決して効率的とはいえないでしょう。

さらに、小口現金業務は非常に精神的負担も大きいと言われているのです。上述したように、これは会社のお金であるためミスは許されませんし、しっかり原因が分かるまでは帰れないといった制約もついてきます。

これは小口現金担当者にとってストレスになりかねません。

小口現金を廃止することで、以上のリスクやデメリットを回避できるでしょう。

2-2. 小口現金の盗難や紛失などのリスク回避

小口現金は現金、つまり現物ですから盗難や紛失のリスクが常に付きまといます。しっかり対策を取っている企業でも、100％盗難や紛失は起こらないとは言い切れないでしょう。

また、小口現金の横領も可能性として否定できません。小口現金を扱う際は、これらのリスクと向き合っていく必要があるのです。

しかし廃止してしまえば、会社に置いておく現金がなくなるため、盗難、紛失、横領のリスクはなくなります。

2-3. 申請者とその関係者の業務負担も減る

上述したように、小口現金に関する業務はとても大変です。経理担当や小口現金担当だけではなく、申請する従業員やその上司なども同様で、その都度申請書を作成し、上司の確認を取って実際に小口現金担当者のところまで赴き取引業務をおこなうことになるのです。

これだけでも本業の妨げになるのは明らかでしょう。規模が大きい企業であればあるほど面倒な業務になります。

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2-4.小口現金廃止のデメリット

小口現金を廃止することのデメリットも少なからずあります。
やはり小口現金があることにより従業員が経費を立て替える必要もなくなるため、社員の金銭的負担は少なくなります。例えば切手や収入印紙を補充する際に小口現金があれば、利便性は高いでしょう。他にも急な出費や不測の事態への対応も可能な点です。

しかし、これらのデメリットは法人カードや経費精算システムを利用すればカバーすることができるため、基本的には小口現金を廃止する方向で考えるのが望ましいでしょう。

3. 小口現金を廃止する方法

では実際に、小口現金を廃止する方法について触れていきましょう。基本的に小口現金を廃止するためには、以下のような準備や切り替えが必要です。

3-1. すべての取引を口座振替に切り替える

まずは取引に現金を使用しない環境づくりが大切です。もし企業に直接集金にくる業者がいる場合は、支払いを口座振替に変えてもらいましょう。

ただ、いきなり「口座振替に代えさせてほしい」と依頼してもすぐ切り替えることは難しいかもしれません。依頼して了承を得た場合は、いつから切り替えるかも話し合っておきましょう。それまでは小口現金で対応してください。

3-2. 法人用のクレジットカードを作成する

現金を使わない環境にするためにはキャッシュレス決済が可能となる手段を確保しなければいけません。

おすすめなのは、「法人や事業用のクレジットカード」です。多くのカード会社が法人用のカード作成に対応しているので、自社にとってメリットが大きいカード会社はどれか比較し、選ぶと良いでしょう。

用意する法人カードの枚数は会社の規模に寄りますが、今まで頻繁に小口現金を使用していた部署ごとに1枚あれば問題ないはずです。

もし営業部のように移動が多い部署や職種の場合は、交通系ICカードの支給も検討するようにしましょう。交通系ICカードがあれば使用者の履歴がすべて記録されるので、管理しやすくなるはずです。

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3-3. 従業員への周知徹底

小口現金を使用しない環境を物理的に作ることも大切ですが、実際に取引をおこなう社員が理解していなければ意味がありません。必ず従業員に周知徹底させましょう。

ポイントは「明日から切り替わります」といったような、急な変更はしないことです。他の業者と同様かそれよりも前に知らせておき、一定期間待つようにしましょう。

いきなり切り替わることで、混乱してしまう従業員もいるはずです。少なくとも1～2ヵ月は猶予を作るようにしてください。

3-4. 立替経費を活用して給与清算とする

小口現金の廃止は、実質「従業員の立替経費への切り替え」をすることを意味します。今まで申請すればその都度経費として精算してもらえていましたが、小口現金を廃止することで、一旦従業員に立て替えてもらうことになるのです。

立て替え替えた分は「給与」として後日清算することでキャッシュレス化が可能になります。もちろん、この旨は事前に従業員へ周知させなければいけません。

3-5. 立て替えが難しいほど大きな金額は「仮払金」として処理

仮払金とは、従業員に対して前払いされる大まかなお金のことで事前にまとまった金額を支給します。清算方法は立替金と同じように「給与」として後日差し引くようにすれば、キャッシュレス化となるでしょう。

3-6.法人カードと経費精算システムの導入

経費精算システムは小口現金廃止により拍車をかけてくれるはずです。このシステムは経費に関する清算工程をすべて自動化してくれるというメリットがあり、経理担当者の負担をより軽減させてくれます。

ただ、前提として法人用のクレジットカードや交通系ICカードとの連携が必須であり、これらが連携されていないとデータ取り込みが複雑化するので気を付けましょう。システムを選ぶときも連携が可能なものを選ぶようにしてください。

ここまでで小口現金をなくす手段として法人カードや経費精算システムが選択肢として紹介してきましたが、導入するとはいってもどんな準備が必要なのか、またどんな手順で法人カードや経費精算システムを選べばいいのかわからないご担当者の方もいらっしゃるでしょう。そのような方に向けて廃止方法から導入の手順まで網羅的に解説している資料を無料で配布しております。気になる方はこちらからご覧ください。

4. 小口現金の廃止には多くのメリットがある

経理や小口現金担当者からしてみると、小口現金を導入して得られるメリットはそこまでありません。それよりも業務が一層大変になるというデメリットの方が大きいのです。

またキャッシュレス決済が進む現代において、小口現金を廃止しても企業が被る損害はほぼ無いでしょう。まだ小口現金を採用している企業や、廃止しようか検討中の企業はぜひこれを機に前向きな廃止に進路を進めてみてはいかがでしょうか。