ビジネスパーソンの方であれば、出張で新幹線を利用した際、後で領収書をもらっていないことに気づくことがあるかもしれません。切符を購入したときに領収書をもらえれば何の問題もありませんが、乗車後となると領収書をもらえるか心配になるでしょう。

新幹線乗車後にできる領収書の発行手続きについて解説します。

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1. 新幹線の領収書の必要性

電車やバスを使っての移動であれば、「支払い額が30,000円未満」となるのが一般的なので、領収書の保存は求められません。交通ICEカードを使っていれば経費精算ができますし、区間料金はインターネットで簡単に調べられるので、日常的な移動に関しては領収書も不要という会社がほとんどではないでしょうか。

しかし、新幹線の場合は料金が高額になることも多く、場合によっては30,000円を超えることもあります。30,000円を超えた場合、領収書の保存が義務となっているため領収書は必須です。また、30,000円は超えていないとしても、横領や不正行為を防ぐためにも領収書は必要不可欠といえるでしょう。

また、経費精算時だけでなく、税務調査時にも新幹線の領収書は必要です。領収書のない新幹線代が交通費精算されていると「不適切」となるケースがあるので、税務調査の有無に関わらず領収書はしっかり保管しておきましょう。

2. 新幹線乗車後にできる領収書発行手続き

新幹線に乗車した後に領収書を発行してもらうためには手続きが必要となります。

ここでは、ケース別に領収書を発行してもらうための手続きを紹介します。

2-1. 切符を購入した駅と到着駅が同じJRのエリアの場合

まずは、切符を購入した駅と新幹線の到着駅が同じJRのエリアであったケースの手続きについて紹介します。

例えば、切符を購入した駅がJR東日本の駅で、到着駅もJR東日本のエリア内の駅であるケースです。もしも、同じ2つの駅がJRのエリア内であれば、改札を出る前に係員に領収書の発行を依頼しましょう。

ここで重要なのは、改札を出る前に発行してもらわなければならないという点です。自動改札を出てしまうと切符が回収されてしまっているため、切符を購入したことを証明できません。

そのため、必ず改札を出る前に領収書を発行してもらいましょう。

2-2. 切符を購入した駅と到着駅が異なるJRのエリアの場合

切符を購入した駅と到着駅が異なるJRのエリアにあるケースでは、下記のような手続きをおこないます。

たとえばJR東日本のエリアにある駅で切符を買い、JR東海のエリアにある駅で降車した場合は、自動改札をとおる前であっても領収書を発行してもらうことはできません。

国内に存在するJR会社は6社あり、それぞれが異なる会社です。鉄道会社に限らず、他社で購入された商品の領収書を発行する企業はありません。JRも同様で、例え同じ「JR」であっても会社が異なれば領収書は発行されないのです。

このようなケースでは、係員に「無効印」を押してもらいます。無効印とは、使用済み切符に押されるスタンプです。無効印があれば旅客は自動改札機に切符を通さず持ち帰ることができます。

無効印が押された切符を持って、切符を購入した駅に戻り、領収書の発行を依頼すれば領収書がもらえます。

3. 新幹線の領収書をWEBで発行する方法

新幹線の切符を窓口で購入するのであれば、その場で領収書の発行を依頼できますが、インターネットを使って切符を購入する場合はそれができません。

ここでは、新幹線の領収書をWEBで発行する方法を解説していきます。

3-1. 領収書のデータを保存しておく

もっとも一般的かつ確かな方法は、領収書のデータを保存しておくという方法です。

JR各社では、インターネットで切符を予約できるシステムを持っています。ネット予約は、窓口に行く手間がなくなるので非常に便利な方法です。

インターネットで切符を購入すると、「予約照会」などのページから領収書を表示できます。領収書に記載する宛名を入力し領収書を表示すると、印刷したときのイメージを確認できます。これをそのまま印刷すれば領収書として活用できますが、印刷に失敗してしまったり、印刷した領収書を紛失してしまったりするかもしれません。

このような場合に備えるため、可能であればデータとして保存しておきましょう。データ保存をしておけば、万が一の場合でも簡単に再度領収書を印刷できます。

3-2. EX-ICサービスを利用する

JR東海やJR西日本では、切符を受け取らずにEX-ICカードだけで新幹線に乗車できるEX-ICサービスを提供しています。スマートフォンやパソコンでEX-ICサービスを予約すれば、切符の発券なしに新幹線に乗車できます。

ただし、切符を受け取らないサービスなので、EX-ICサービスで領収書を発行してもらうには、乗車する際に改札から出てくるICご利用票が必要です。利用票があれば、EX-ICサービスのページにアクセスして、領収書表示サービスを使えばWEBで領収書を発行することが可能です。

ICご利用票というのは、自宅や勤務先のパソコンから領収書をダウンロードもしくは印刷できるのでとても便利です。また、ICご利用票を持っていれば、新幹線の車内でも領収書を発行してもらえます。

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4. 新幹線の領収書を再発行する方法

新幹線の料金というのは交通費の中でも高額になるため、出張に行くことがわかっていても、経費精算時の領収書の提出は必須です。しかし、発行してもらうのをうっかり忘れてしまうこともあるかもしれません。また、発行しても紛失してしまうこともあるでしょう。

ここでは、新幹線の領収書を再発行する方法を、シーン別に紹介するので慌てずに対処しましょう。

4-1. みどりの窓口で購入した場合

原則としては、領収書は新幹線代を領収した証として発行されるものなので、新幹線の切符を買った時にしか発行されません。しかし、領収書をもらい忘れた場合や紛失した場合、新幹線の切符があれば、購入したみどりの窓口もしくは下車駅で再発行してもらえます。クレジットカードで支払った場合は、利用票を提示することで再発行が可能です。

ただし、切符が回収された後やクレジットカードの利用票がない場合は、支払ったことを証明できないため、再発行はしてもらえません。このような状況を回避するためには、新幹線代の支払いを常にクレジットカードにしておくことが望ましいといえるでしょう。

また、購入したことを証明できるとしても、管轄エリアが違うJRでも管轄エリアや旅行会社では発行できません。

参考：JRおでかけネット

4-2. インターネットで購入した場合

インターネットの「EXpress予約」で購入した場合は、「領収書表示サービス」で領収書を再発行できます。

パソコンもしくはスマートフォンで再発行する場合は、まずエクスプレス予約にログインします。その後、メニュー画面の「ご利用履歴・領収書の発行」で領収書を画面に表示できるので、印刷をしましょう。

EXアプリでの再発行も同様で、エクスプレス予約にログイン後、アカウントの「購入履歴・領収書」を開きます。この画面で表示対象の履歴を選択し、「領収書を発行する」をクリックすると領収書を画面に表示することができます。

ただし、「EXpress予約」以外で購入した場合は、ICカード等と改札機から出力される「EXご利用票」または切符を受け取った時の「ご利用票」が必要です。いずれかのご利用票をＪＲ各社の駅窓口や東海道・山陽・九州新幹線の車内で再発行を申し出れば、再発行が可能です。

参考：EXpress予約

4-3. 乗車中に紛失したことに気が付いた場合

乗車中に紛失したことに気が付いた場合は、下車駅の改札を出る前に、窓口に行って再発行の申し出をしてみましょう。確実ではありませんが、乗車区間（同じエリア）によっては、再発行してもらえます。

ただし、例えばJR東日本で新幹線の切符を買って、JR西日本のエリアで下車した場合は、同じJRであってもエリアが違うため再発行は難しいでしょう。再発行ができない場合は、切符を領収書代わりにするという方法があります。

切符には、乗車区間や運賃・特急料金が印字されているため、領収書の代わりにできます。持ち帰るには、「無効印（すでに使用済みであることの印）」を押してもらう必要があるので、必ず窓口に寄りましょう。

4-4. 改札を出た後は再発行ができない

改札を出た後にもらい忘れや紛失に気が付いた場合、駅に戻ったとしてもすでに切符が回収されているので、基本的に再発行はしてもらえません。

ただし、現金払い以外の方法で支払っている場合は再発行できるケースもあります。前述したとおり、インターネットやクレジットカードで購入した場合は、購入履歴もしくは利用明細が残っているので、発行してもらえる可能性があります。

また、交通ICカードや電子マネーであれば、使用履歴が残っているので、領収書の再発行はできないとしても新幹線代に使ったということは証明できるかもしれません。交通ICカードや電子マネーの使用履歴に関しては、会社によって解釈が異なるため、領収書代わりになるか確認が必要です。

もしも、社内で規定を定めていない場合は、再発行不可の場合に備えて、使用履歴や切符を領収書代わりに使えるかどうか決めておくと良いでしょう。

5. 新幹線の領収書発行の期限はとくになし

結論からいうと、新幹線の領収書を発行してもらうための期限はとくに決められていません。つまり、いつでも過去の新幹線の切符に関して領収書を発行してもらえるということです。

ただし、どのような切符を購入したかを確認できる書類などを、切符を購入した駅と同じ駅の窓口か、所属するJRのエリアが同じ駅の窓口に提示する必要があります。切符の購入を確認できる書類とは、無効印が押された切符やクレジットカードの利用明細などが該当します。

切符を確かに購入したことが証明されれば、領収書がまだ発行されていないことを確認したうえで、「〇月〇日領収分」と切符を購入した日に領収した旨を記載した領収書が発行されます。ただし、領収書発行を依頼した日の領収分とはならないことに注意しましょう。

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6. 新幹線乗車後でも領収書発行は可能

電車やバスなどの公共交通機関と異なり、新幹線の料金は高額になるため、経費精算時には領収書が必須となります。そのため、発行をし忘れてしまった場合にはすぐに対応しなければなりません。

切符の購入時に領収書をもらえなくても、乗車しているときに気づけば領収書を発行してもらうことは可能です。とはいえ、乗車したことを証明する書類が必要になりますし、どこの駅でも発行してもらえるわけではないので、時間が経ってしまうと発行は難しくなってしまいます。

まずは、切符購入時に発行してもらうことを徹底するのが基本ですが、万が一に備えて、紛失や発行し忘れた場合の担当者側の対応方法を決めておくことをおすすめします。