ICカードに対応した経費精算システムを導入し、旅費交通費の支払いを交通系ICカードにまとめると、旅費精算を効率化することが可能です。

ただし、既存の仕組みを一旦壊して、新しい旅費精算のやり方を取り入れるのは決して簡単なことではありません。

便利なシステムがあっても使われなければ意味がないので、人事・経理・現場の人間が相互に話し合いながら、会社にとって最もメリットの大きいシステムを導入するようにしましょう。

この記事では、旅費精算をICカードで効率化する方法や、ICカードを使った経費精算のメリット、ICカードの導入に必要な社内の準備等を解説します。

1. 旅費精算でICカードを使うには経費精算システムとカードリーダーが必要

ICカードを使って旅費精算を効率化する方法は、経費精算システムを導入し、社内にカードリーダーを設置することです。

1-1. 経費精算システムを導入して手書きの旅費交通費の申請を電子化する

既存の経費精算システムにICカードの読み取り機能がない場合、まずはシステムの見直しを進めましょう。

ただ、経費精算システムの中にも、ICカードに対応しているものとそうでないものがありますので、経費精算同士の比較・検討が必要になります。

1-2. 交通費の支払い方法をなるべくICカードに一本化する

次に、ICカードの準備が必要になります。具体的には、旅費交通費の支払い用に会社でICカードを取得し、営業や外回りをする社員に配布しましょう。

会社の経費として、処理する支払いデータの中に個人の食費や交通費が入っていると、いちいち「これは旅費精算用のデータではない」という処理をする必要が出てきます。

できれば、業務用のICカードを会社負担で用意したほうが業務改善を進めやすいです。

1-3. カードリーダーで旅費の支払いに使ったICカードを読み取る

旅費精算をICカードで効率化する場合、ICカード内の情報を読み取るためのカードリーダーの用意も欠かせません。

ただし、市販されているカードリーダーのすべてが交通系ICカードの中身を読み取れるとは限りません。場合によっては、指定メーカーの製品をそろえる必要も出てきます。

また、カードリーダーを社内に何台用意するのかも重要です。

例えば、出張等から戻ってきたときに全員がカードリーダーを利用できるようにするなら、オフィスの入り口に設置すると良いでしょう。

ただ、利便性を考えると、各社員のデスクにカードリーダーを置いていたほうが便利です。

予算に余裕があるなら、ICカードリーダーの読み取り機能を持ったスマホを社員に配布して、手元で申請を出してもらうという方法もあります。

システムの入れ替えやカードリーダーの購入など、各準備は大変ですが、ICカードと使った旅費精算の効率化自体は少ないステップで実現可能です。

関連記事：旅費精算とは？方法や流れ、処理時の注意点を解説

2. 旅費精算にICカードを利用する4つのメリット

旅費精算にICカードを利用するメリットには、以下のようなものがあります。

2-1. 旅費交通費の申請が楽になる

旅費精算の手続きでは、出張をした後に「交通費」「宿泊費」「その他雑費」等を所定のフォームや書類に記入して経理に提出し、内容をチェックしてもらうという流れが一般的です。

ただ、従来のやり方だと単純に作業工数が多いので、出張をする度に面倒な作業が必要になってしまいます。

業務や職務の関係上、日常的に出張が必要な社員だと、領収書の管理や経費の申請だけで月に数時間浪費することになってしまうでしょう。

しかし、経費精算をシステム化し、交通費をICカード決済でまとめてしまえば、少なくとも移動費の申請時間と手間を短縮できます。

2-2. 経理担当者側の申請・確認作業も軽減できる

ICカードを活用した旅費精算を導入すると、システム上で申請された経費の承認・拒否が簡単にできるようになるため、経費の申請を受けた経理担当者側の負担も楽になります。

「出張に行く」「出張中の経費はICカードやスマホアプリで申請してもらう」という習慣ができると、「申請を忘れている人に催促をする」といった余計な仕事をする必要もありません。

2-3. 利用履歴が残るため経費の不正利用や入力ミスが起こりづらい

ICカードのメリットとして無視できないのが、履歴の存在です。

現金で出張費を仮払いしてもらい、後日精算するという方法を取っていると、どうしても「交通費にいくら使ったのか忘れてしまった」「記入ミスや勘違いで実際の費用と申請額が違う」といったミスが出てしまいます。

しかし、ICカードで旅費を支払うようにしておけば、カードの利用履歴を読み取るだけで、いつ・どこで・いくら使ったのかを簡単に調査できます。

実際の費用と申請費用を見比べてチェックする作業が不要になり、ICカードの性質上使った費用の水増し等もできないため、経費の不正申請といったトラブルも予防可能です。

関連記事：経費精算の不正防止のためにやっておきたい4つの施策

2-4. 旅費精算を振り込めば会社で小口現金を管理する手間がなくなる

旅費精算のシステム化に合わせて、旅費精算を振り込みで処理すると、社内で小口現金を管理する手間がなくなるというメリットもあります。

金銭のやり取りを口座経由で行えば、記録が残るのでトラブルも起こりづらいです。

何より、社員の旅費精算をするために、銀行へ行って小口現金を用意したり、精算をする度に現金出納帳を記入したりする必要もありません。

社内で小口現金を扱っていると、帳簿と実際の金額の管理に気を使うので、経費の精算以外に現金を使う用事が少ない場合はキャッシュレス化を進めると良いでしょう。

関連記事：旅費精算は小口現金より振込がおすすめな3つの理由

3. 旅費精算にICカードを使うためにおこなっておきたい2つの準備

ただ単にシステムだけを用意しても、旅費精算を効率化することはできません。導入したシステムとICカードを活用できるように、社員教育をしたり、社内ルールを整備したりしましょう。

3-1. 経費精算のシステム化と同時に社員教育を進める

「旅費の支払いはICカードでおこなう」「仕事用のICカードで私用の買い物をしない」など、システムの刷新にあたって必要なルールは明文化し、周知徹底することが重要です。仕組みを作るだけでなく、使い方をしっかりと説明することで、便利さを知ってもらいましょう。

3-2. 旅費精算システムの導入後しばらくはサポート体制も必須

旅費精算システムを導入したら、しばらくの間どんな些細な疑問や悩みでも受け付けるサポート窓口を用意することも大切です。

もちろん、導入したシステムのサポートも利用すべきですが、社内に相談できる場所があると、質問のハードルが下がります。

初期の段階で利用者を増やせば、後は自然と新しい方法が普及していくため、導入直後のサポートには力を入れましょう。

4. まとめ

ICカードに対応した経費精算システムを導入すれば、出張に行く社員と経費の申請を受ける経理担当者双方の負担を減らせます。

ただ、旅費精算の中で、ICカード払いができるのは多くの場合交通費に限られます。実際の出張では、ホテル等の宿泊費や各種雑費の支払いも必要なので、ICカード以外の方法を併用して、簡単に経費を申請できるシステムを選びましょう。

その点、ジンジャーの経費精算システムでは、使った経費のレシート等をスマホで撮影し、外出先の隙間時間を使って経費を申請することができます。

システムの導入や見直しに合わせて、経理や仕事の効率化を考えている場合は、思い切って社内の勤怠管理・経費精算をより便利なシステムに入れ替えましょう。