働き方改革が声高に叫ばれるなか、従業員の労働時間の上限をしっかり守ろうという意識が企業のなかでも高まってきています。従来であれば、長く働くほどよいという風潮があり、徹夜でも仕事をする従業員が一定数存在するといった状況でした。

しかし、働き方改革法の施行や働き方に対する人々の意識の変化などにより、今では従業員の労働時間をしっかり管理して労働時間も抑制するのが主流となっています。加えて、2019年の4月からは労働時間の上限を超えると罰則が科せられることになりました。

では従業員の労働時間の上限を超過した場合の企業が科せられる罰則と、それによる企業への影響について見ていきましょう。

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1. 労働基準法の改正により従業員の労働時間の上限が変更

従業員の労働時間は労働基準法によってしっかりと定められています。この上限をしっかり把握しておかないと労働基準法違反となる可能性があります。

従業員の労働時間は、労働基準法によって1日8時間、1週間に40時間、法律で定められた休日を毎週少なくとも1回と決められています。

これ以上の労働をさせる場合、企業は労働者と36協定の締結をし、労働基準監督署に届け出ることによって時間外労働をさせることができます。

時間外労働は月最大45時間、年間で360時間と定められています。ところが繁忙期などの企業ではときにこの上限を超えて労働しなければならない状況が生じ得ます。

そこで特別条項付きの36協定というものが存在します。これは年間6ヶ月までこの上限を超えて時間外労働させることができる労使協定です。

つまり年間6ヶ月までであれば、罰則なしでどれだけでも従業員に残業させることができたわけです。その結果、特別条項が法の抜け穴となってしまい、過度な時間外労働による過労死やうつ病などの原因の1つとなってきました。

こうした現状を踏まえて、2019年4月の改正により時間外労働には罰則付きの上限規制が設けられました。

具体的には、特別条項を結んでいても時間外労働には以下の上限を守らなければなりません。

• 時間外労働と休日労働の合計は月100時間未満
• 時間外労働は年間720時間以内
• 2～6か月の平均が80時間以内
• 36協定の一般条項を超えられるのは年に6回まで

2.従業員の労働時間の上限超過で企業が受ける罰則とは？

2019年4月から施行された法律により、従業員の時間外労働時間が上限規制を超過した場合に罰則が適用されることになりました。

これまでは法律ではなく大臣告示による上限だったため法的拘束力がありませんでしたが、今回の改正によって法的拘束力が生まれ、より強力に労働者の権利や健康を守ることができるようになったのです。

では、もし企業が従業員の労働時間の上限を超過した場合には、具体的にどんな罰則が科せられるのでしょうか。罰則は「6ヶ月以下の懲役」もしくは「30万円以下の罰金」となり、悪質なケースであれば厚生労働省によって企業名がインターネット上に公表されます。

上記の罰則事項だけではなく、労働基準監督署からの厳しいチェックを受けることがあります。違反企業として労働基準監督署より通告されてしまうと、「社内の状況が改善されているか」「再度違反を犯していないか」といったことをチェックされます。

2-1. 労働時間を超過することによる様々な悪影響

「労働時間を超過しても、罰金を払えば済むなら大した問題ではない」というわけではなく、労働時間の超過は罰則以上の悪影響を企業に及ぼします。

インターネットが普及した現代では、罰則を受けたことはおろか、労基署から是正勧告を受けただけでも簡単に情報が広まってしまいます。その結果、「あの企業はブラック企業だ」と思われ採用において不利になったり、上場や資金調達などに悪影響を及ぼしかねません。

「記録上超過しないようにつじつまを合わせればよい」とサービス残業をさせることがあれば、従業員から労基署へ申告され、監査に入れらてしまう可能性もあるため、ごまかしをせずにしっかりとした勤怠管理を行いましょう。

3. 残業時間の超過で罰則を受けないための従業員の勤怠管理の対策

故意に従業員の労働時間の上限を超過している企業は論外ですが、しっかり勤怠管理をしていないと知らないうちに違反を犯している恐れもあります。そのため従業員一人ひとりの勤怠管理をしっかりおこなわなければなりません。

ではどのように勤怠管理をしていけばよいのか見ていきましょう。

3-1. 勤怠管理の対象と項目を把握する

従業員の勤怠管理を適切におこなうためには、対象が誰か、どういった項目をチェックすべきかを知らなければなりません。

まず対象者ですが、管理監督者やみなし労働時間制の適用者を含め、全ての労働者の勤怠管理をおこなう必要があります。

アルバイト、パート、派遣なども同様に勤怠管理が必要です。勤怠管理すべき項目には始業時間、就業時間、労働時間、休憩時間が含まれます。こうした時間は1分単位で管理しなくてはなりません。

さらに時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間については割増賃金を支払わなければならないので正確な時間の把握が必要です。出勤日、欠勤日、休日出勤日、有給取得日、有給の残日数なども有給の取得状況を把握するのに必要な情報となります。

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3-2. 勤怠管理の手法について

では勤怠管理の手法にはどんな種類があるのでしょうか。まずもっともわかりやすいのはタイムカードでしょう。使い方がシンプルで誰でも簡単に覚えられます。タイムカードの機械を購入すれば後はカードを買えばいいだけなので非常に低コストです。

中小企業を中心に非常に人気の高い勤怠管理の方法となっています。しかし始業時間と就業時間しか記録できないため、休日出勤や残業時間、有給取得日数など細かい情報は記録できません。加えてアナログな方法なので、記録された時間をもう一度パソコンに入力するなど手間がかかることもあります。

勤怠管理の別の手法はICカードを使用する方法です。会社にカードの読み取り機を設置し、そこに従業員がICカードをあてることで勤怠管理をおこなえます。電子マネーをそのまま勤怠管理に使えるシステムもあり、勤怠管理がほぼ自動でおこなえます。

ただし、ICカードを忘れたり無くしたりしてしまった場合にはその日から勤怠管理がおこなえなくなります。さらにすべての人が同じ電子マネーを利用しているとは限らないというデメリットもあります。

加えて紙やエクセルを使った勤怠管理も考えられます。従業員一人ひとりが出社・退社した時に紙に書き込んだり時間を入力したりする方法です。エクセルを使った勤怠管理の場合、時間を入力するだけで自動的に労働時間や休憩時間を計算してくれるので手間がかかりません。

加えて、エクセルはほとんどのパソコンにインストールされているのでほとんど費用をかけずに導入することができます。その一方で客観的な記録とならないこと、入力間違いや不正申告が起こり得ることなど問題点もあります。

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3-3. 勤怠管理システムの導入が企業にとって急務

このようにどの勤怠管理の方法もそれぞれメリットやデメリットがありますが、現在ではスマートフォンやパソコンなどと連携して出勤や退勤の打刻、集計、分析などを一括でおこなうことができるシステムを導入する企業が増えてきています。

労働時間の超過を防ぐ際に課題となるのが「自己申告制のため、正確な労働時間か分からないこと」「労働時間をリアルタイムに把握できないこと」の2点です。

勤怠管理システムであれば、多様な打刻方法でどこにいても打刻ができるため、正確な労働時間を記録することが可能です。また、労働時間もリアルタイムに集計されるため、上限を超過しそうな社員がわかったり、アラートで注意を促すことも可能です。

「言葉だけだと分かりづらいので、システムだと実際にどのような運用になるのか知りたい」という場合は、当サイトで無料配布しております「残業ルールBOOK」をご覧ください。勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」の実際の管理画面を例に、残業時間の超過をどのようにシステムで防ぐか紹介しておりますので、ご興味のある方はこちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

4. まとめ

2019年4月から、従業員の労働時間の上限を超過した場合の罰則が設定されました。中小企業には1年間の猶予が与えられているとはいえ、従業員の勤怠管理を適切におこなうことが企業に求められています。

懲役刑や罰金刑を避けるために、さらには企業イメージを守るためにも、労働時間の上限を超えないように細心の注意を払うようにしましょう。客観的な記録をしっかり残すことによって、適切な勤怠管理をしている企業であることを証明できるのです。

*「東京都内の労働基準監督署における令和2年の定期監督等の実施結果」東京労働局、2021年