医療現場を働きやすい環境に!おすすめの勤怠管理システムを紹介 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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医療現場を働きやすい環境に!おすすめの勤怠管理システムを紹介

今回は医療現場における勤怠管理の難しさについて紹介します。医療現場(病院)といえば、常に大勢の看護師やスタッフが勤務しているので、「人員に心配はいらない」と考える方も多いでしょう。しかし、実際は常に人手不足なうえに勤怠管理が複雑で、ミスが許されないシビアな環境です。

なぜ医療現場の勤怠管理は難しいのか、それらの悩みを解決に結び付けるおすすめの勤怠管理システムを見ていきましょう。

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1. 医療現場の勤怠管理は「人事泣かせ」

医療現場ならではの複雑な勤務体制には、勤怠管理をおこなう人事担当者の頭を抱える問題がたくさんあります。また、勤怠に関する悩みがあるのは、人事担当者のみならず看護師にも。知られざる医療現場の裏側を見ていきましょう。

1-1. 人事も頭を抱える勤怠管理事情

人事担当者もついついサジを投げたくなる医療現場の複雑な勤怠。他業種とはどんな勤怠状況の違いがあるのでしょうか。

個人のクリニックでは、休診日や休憩が設けられています。しかし、総合病院には夜間の「救急」や「病棟」があるため、24時間態勢で看護師を配置しなければなりません。

「一度に全員を休ませることができない」これが勤怠で最も難しいポイント。スタッフが一人でも病欠などで休んだ場合、その時間を補うために数人のシフトを変更しなければなりません。

1-2. 働く看護師にもシフトへの悩みがある

悩みが多いのは人事担当者ばかりではありません。そういった勤務環境は、働く看護師にも影響があります。特に多い悩みは以下の2つです。

1. シフトがギリギリに決まる

1つ目は、シフト提示が月末ギリギリであること。煩雑な勤怠管理業務によって人事は多忙であるため、仕方がないことかもしれません。しかし、それによって次月の予定を立てづらいのが難点です。

2. 人手不足のために残業が多い

2つ目は人手不足の問題。24時間態勢ということもあり、医療現場は常に人手不足になっています。看護師の業務には意外にパソコンの入力作業が多いのですが、基本は患者さんへの対応が優先です。

そのため、終業後にしかパソコン入力などの事務作業ができず、結果として月の残業時間が多くなってしまいます。病院では残業代がキッチリ全額出ますが、看護師たちの疲労度は計り知れません。

2. 医療向けに開発された勤怠管理システムの特徴とは

人事担当者も従業員も悩ませる医療現場の勤怠。その難しい問題を解決に導く「医療向け勤怠管理システム」というものがあります。

2-1. 勤務形態に合わせたシフトが作成できる

医療現場は、看護師以外にも様々な職種の人が活躍している現場です。医師や看護師、医療従事者など、それら全てを人事担当者が管理しなければなりません。

勤怠管理システムでは、それぞれの勤務形態に合わせたシフトを内蔵ツールで楽に作成できるので大変便利です。夜勤や当直、休憩時間など複雑に入り混じるシフトもスムーズに作成できます。

2-2. リアルタイムで勤怠のチェックができる

紙媒体でシフトを確認していた時と違い、勤怠管理システムであればスマホやパソコンなどのあらゆる端末で情報を共有することができます。

急なシフト変更が多い医療現場では、シフト変更などの再周知が一度で済むため、シフト管理者、従業員の双方にとって効率的になります。

関連記事:勤怠管理システムを導入する目的とは?メリット・デメリットも確認

3. 医療現場におすすめな勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムの導入をお考えの医療機関の方に必見です。複雑な勤怠事情を抱える医療現場に、備わっていると便利な勤怠管理システムの機能を見ていきましょう。

3-1. 複数の業務を同時に処理できるシステム

従業員数の多い医療現場は、シフトの作成のみならず勤務実績やスタッフ側から申請される休暇に対する手続きなど、あらゆる業務をおこなわなければなりません。複数の仕事を、複数の媒体で処理するのは負担が大きいので、勤怠に関わる業務は勤怠管理システムでまとめて処理しましょう。

3-2. 様々なデバイスで打刻と共有が可能なシステム

上記のような便利なシステムを、職場のパソコン以外で操作できる機能が備わった勤怠管理システムはとても便利です。スマホ・パソコン・タブレットで打刻や勤怠の確認をリアルタイムでおこなえます。人事担当者とスタッフの双方が勤怠管理を楽におこなえるでしょう。

3-3. 労働時間の超過などを通知してくれるシステム

人事担当者が業務に追われている場合、勤務時間の超過や連続勤務してしまったスタッフに気付かず見逃すこともあるでしょう。しかし、システムが人事担当者に対して早めに通知してくれる機能がついていると、早期の改善もおこないやすくなります。

ここまで、病院など医療施設が勤怠管理システムを導入する際に確認しておきたい機能をご紹介しましたが、あわせてシステムの比較検討~システム導入~運用開始までの流れを確認しておくことで、システム導入に必要な準備や運用開始までの期間を把握することが可能です。

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4. まとめ

総合病院などの医療現場は、365日24時間、常に患者に対応できるように準備しています。その環境こそが勤怠管理を難しくしているのです。人事担当者の人数が少ない中にあっても、スタッフの個人的な休暇や離職に素早く対応しなければなりません。そういった煩雑な業務に対応できるように開発されたのが「医療向け勤怠管理システム」です。

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大杉結希

大杉結希

クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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