今回は医療現場における勤怠管理の難しさについて紹介します。医療現場（病院）といえば、常に大勢の看護師やスタッフが勤務しているので、「人員に心配はいらない」と考える方も多いでしょう。しかし、実際は常に人手不足なうえに勤怠管理が複雑で、ミスが許されないシビアな環境です。

なぜ医療現場の勤怠管理は難しいのか、それらの悩みを解決に結び付けるおすすめの勤怠管理システムを見ていきましょう。

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1. 多くの医療機関が抱える勤怠管理の課題とは

医療現場ならではの複雑な勤務体制には、勤怠管理をおこなう人事担当者の頭を抱える問題がたくさんあります。

また勤怠に関する悩みは、人事担当者のみならず看護師にも及びます。多くの医療機関でみられる勤怠管理の課題について、確認してみましょう。

1-1. 複数拠点や勤務形態により勤怠管理が困難

医療機関では、診療報酬を得るために必要な要件を満たすため、人員配置には細心の注意が必要です。宿直のルールが週に1回など特定の頻度で決まっているため、シフト作成には相応の時間がかかることが考えられます。さらに、職員の急な都合でシフトが変更になることもあり、代わりの人員を見つけるのが困難な場合も生じるでしょう。

1-2. 夜勤や当直による給与計算業務が煩雑

医療従事者には応召義務があり、入院設備のある病院は24時間態勢で患者に対応します。医師や看護師は夜勤や当直勤務が一般的であり、給与計算は日をまたいだ勤務や割増手当も考慮する必要があるため、複雑です。また、夜勤のない事務スタッフもいるため、勤務形態や就業時間がバラバラであることから、手作業での給与計算集計は非常に手間がかかります。

1-3. 手書きの日報管理が多く、実態の把握が難しい

多くの医療機関では手書きの日報による勤怠管理が一般的です。医療機関の複雑な勤務形態に柔軟に対応するためですが、タイムカードを使わない医師もいるため、実態の確認に手間がかかることがあります。自己申告制の日報では正確な勤怠情報の把握や不正打刻の防止が難しく、労務管理上の問題も見逃しやすくなります。

1-4. 診療報酬の要件を考慮したシフトの作成が困難

医療機関では、診療報酬を得るために必要な要件を満たすため、人員配置には細心の注意が必要です。宿直のルールが週に1回など特定の頻度で決まっているため、シフト作成には相応の時間がかかることが考えられます。さらに、職員の急な都合でシフトが変更になることもあり、代わりの人員を見つけるのが困難な場合も生じるでしょう。

1-5. 働く看護師にとってもシフトによる負担が大きい

悩みが多いのは人事担当者ばかりではありません。そういった勤務環境は、働く看護師にも影響があります。特に多い悩みは以下の2つです。

1. シフトがギリギリに決まる
2. 人手不足のために残業が多い

1つ目は、シフト提示が月末ギリギリであることです。煩雑な勤怠管理業務によって人事は多忙であるため、仕方がないことかもしれません。しかし、それによって次月の予定を立てづらいのが難点です。

2つ目は人手不足の問題です。24時間態勢ということもあり、医療現場は常に人手不足になっています。看護師の業務には意外にパソコンの入力作業が多いのですが、基本は患者さんへの対応が優先です。

そのため、終業後にしかパソコン入力などの事務作業ができず、結果として月の残業時間が多くなってしまいます。病院では残業代がキッチリ全額出ますが、看護師たちの疲労度は計り知れません。

2. 医療の2024年問題「医師の働き方改革」とは？

2024年4月から「医師の働き方改革」が始まります。概要は以下の通りです。

• 勤務医の年間における時間外労働上限は、原則960時間
• 万が一上限を超えてしまう場合は都道府県の指定を受けることで、年1,860時間まで拡大が認められる
• 月100時間以上の時間外労働・休日労働が見込まれる医師全員に面接指導が義務付けられる
• 勤務間のインターバルの確保

2019年に働き方改革関連法が改正され、年次有給休暇の取得義務化や時間外労働の罰則化などが順次適用されました。ただし医療業界では過重労働が常態化していたため、猶予期間が5年間が与えられました。

これらの法改正に対応するには、手書きでの管理を廃止し、客観的な勤怠記録が求められます。勤怠管理システムは、労働状況のリアルタイム把握も可能となるため、時間外労働の管理にも役立ちます。

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3. 医療機関に最適な勤怠管理システムの特徴とは

医療現場の勤怠において、人事担当者も従業員も頭を悩ませている方も多いでしょう。この難しい問題を解決に導く、医療向け勤怠管理システムの機能について紹介します。

3-1. 勤務形態に合わせたシフトが作成できる

医療現場は、医師や看護師以外にも様々な職種の人が働く現場です。医師や看護師、医療従事者など、それら全てを人事担当者が管理しなければなりません。

勤怠管理システムでは、それぞれの勤務形態に合わせたシフトを自由に作成してスケジュール管理ができるため、楽に作成できるので大変便利です。夜勤や当直、休憩時間など複雑に入り混じるシフトもスムーズに作成できます。

また、時間帯に応じて必要な職種とその人数を登録しておけば、シフト作成時に職種ごとに人員の過不足を表示してくれるなどの機能も備わっており、シフト作成にかかる工数を減らすことも可能です。

3-2. リアルタイムで勤怠のチェックができる

紙媒体でシフトを確認していた時と違い、勤怠管理システムであればスマホやパソコンなどのあらゆる端末で情報を共有することができます。

急なシフト変更が多い医療現場では、シフト変更などの再周知が一度で済むため、シフト管理者、従業員の双方にとって効率的になります。

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4. 医療現場におすすめな勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムの導入をお考えの医療機関の方に必見です。複雑な勤怠事情を抱える医療現場に、備わっていると便利な勤怠管理システムの機能を見ていきましょう。

4-1. 複数の業務を同時に処理できるシステム

従業員数の多い医療現場は、シフトの作成のみならず勤務実績やスタッフ側から申請される休暇に対する手続きなど、あらゆる業務をおこなわなければなりません。

複数の仕事を、複数の媒体で処理するのは負担が大きいので、勤怠に関わる業務は勤怠管理システムでまとめて処理しましょう。

4-2. 様々なデバイスで打刻と共有が可能なシステム

様々な職種のスタッフが働く医療現場では、打刻や各種申請に適したデバイスも異なります。

パソコンが一人一台支給されていない職種でも、様々なデバイスで打刻や各種申請ができるシステムであれば、スマホ・パソコン・タブレットで打刻や勤怠の確認をリアルタイムでおこなえます。人事担当者とスタッフの双方が勤怠管理を楽におこなえるでしょう。

4-3. アラート機能で働き過ぎを事前に抑制可能なシステム

タイムカードや紙で勤怠管理をしている場合、締め日に集計するまで総労働時間がわからないため、集計してみて初めて、残業の上限規制を超えてしまっていた、ということも起こりえるでしょう。

また、人事担当者が業務に追われている場合、勤務時間の超過や連続勤務してしまったスタッフに気付かず見逃してしまうこともあるかもしれません。しかし、システムであれば総労働時間がリアルタイムで確認できるため、人事担当者のみならずスタッフ自身で労働時間が管理できるほか、アラート機能で働きすぎを通知してくれれば、早期の改善もおこないやすくなります。

ここまで、病院など医療施設が勤怠管理システムを導入する際に確認しておきたい機能をご紹介しましたが、あわせてシステムの比較検討～システム導入～運用開始までの流れを確認しておくことで、システム導入に必要な準備や運用開始までの期間を把握することが可能です。

当サイトでは、勤怠管理システムを導入して運用開始するまでにどのようなことが必要になるかをまとめたガイドブック「勤怠管理システム導入完全ガイド」を無料で配布しているため、こちらより資料ダウンロードページをご覧ください。

5. 医療現場向けの勤怠管理システムで、勤怠管理を効率化しよう

総合病院などの医療現場は、365日24時間、常に患者に対応できるように準備しています。その環境こそが勤怠管理を難しくしているのです。人事担当者の人数が少ない中にあっても、スタッフの個人的な休暇や離職に素早く対応しなければなりません。そういった煩雑な業務に対応できるように開発されたのが「医療向け勤怠管理システム」です。

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