介護業で勤怠管理システムを導入するメリット!おすすめシステムは?

介護業では、2交代制や3交代制と勤務形態が様々なため、勤怠管理にお困りの企業が多いことでしょう。勤務形態が様々で管理しにくいタイムカードや出勤簿だと忘れてしまう時があるなど、勤怠管理における悩みを抱えている方もいらっしゃるのではないのでしょうか。

今回は、このような悩みを解決するために、介護業に勤怠管理システムを導入するメリットや、勤怠管理システムの選び方をご紹介します。

これだけ抑えておけば大丈夫!「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

・勤怠管理システムが普及している3つの理由
・勤怠管理システムの4つのメリット
・勤怠管理システムの導入までに必要な8つのステップ

勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

 

1. 介護業に勤怠管理システムは必要なのか

介護業に勤怠管理システムは必要なのでしょうか。介護業によくある勤怠管理のお悩みを紹介し、勤怠管理システムを導入することでどのようなメリットがあるのか、お悩みを解消できるのかを見ていきます。

1-1. 介護業によくある勤怠管理のお悩み

勤怠管理システムを導入していない介護業では、勤怠管理に関して以下のようなお悩みがあるのではないでしょうか。

1-1-1. 日勤と夜勤で管理がしづらい

介護施設の場合、24時間利用者のケアをおこなうため、2交代制や3交代制など多様な勤務形態を取り入れています。また、日勤や夜勤も管理しなければいけません。そのため、勤怠管理がおこないにくくなります。

1-1-2. タイムカード・出勤簿だとミス・不正が起こる

介護業はとても忙しい仕事のため、タイムカードや出勤簿で勤怠管理をしていると、ミスや不正が起こる可能性が高いといえます。また、忙しさのあまり、時間を超過して残業せざるを得ない状況もあるでしょう。

そのような状況では、残業時間を少なく提出してしまうなど、正確に従業員の勤務状況を管理できない場合があります。

1-2. 介護業の勤怠管理システム導入メリット3つ

勤怠管理システムを導入することで、上記の悩みを解決した上で、以下のような3つのメリットを生むことができます。

1-2-1. 勤務形態が多様でも管理しやすくなる

介護業は、勤務形態が2交代制や3交代制に分かれているだけではなく、常勤や非常勤など雇用形態も様々な従業員が在籍しています。タイムカードや出勤簿で勤怠を管理している場合、勤務形態や雇用形態に合わせて勤怠データを分ける手間が必要です。

しかし、勤怠管理システムを導入すれば、勤務形態や雇用形態が多様であっても、自動かつ目的別に勤怠データを集計してくれます。

1-2-2. 手書きの勤務表をチェックする必要がない

勤怠管理に手書きの勤務表を使用している場合、人事担当者が従業員全ての勤務表を目視で確認していく必要があります。勤務表にミスや記入漏れがあると、その都度従業員に確認を取らなければなりません。そういった目視確認には、確認ミスが起こる可能性もあります。

しかし、勤怠管理システムを導入すれば、従業員がスマホやPCで入力したデータを自動で集計してくれるため、人事担当者が勤務表を確認するといった手間もなくなり、ミスを防ぐことができます。

1-2-3. 不正やタイムカードの押し忘れがなくなる

介護施設はとても忙しい現場であるため、ついついタイムカードの押し忘れが起こってしまう可能性があります。また、出勤簿管理の場合には、忙しさのあまり記入を後回しにして、後日まとめて曖昧な記憶で記入してしまうこともあるでしょう。さらには残業時間を偽って不正に勤怠を入力する場合もあるかもしれません。

勤怠管理システムを導入すれば、そんな悩みを解決することができます。勤怠管理システムでは、勤怠入力を忘れるとアラートで通知してくれるシステムや、残業時間が超過していると通知してくれる機能があるからです。

人事担当者がリアルタイムで勤怠データを管理しやすくなるので、勤怠入力の不正やミスの抑止にも繋がります。

2. 介護施設おすすめ勤怠管理システムの選び方

介護業におすすめの、勤怠管理システムの選び方をご紹介します。勤怠管理システムには様々な機能が備わっていますが、介護業のお悩みを解決できるのは以下の3つの機能が備わっているものです。

2-1. 多様な打刻方法が揃っている

勤怠管理システムには、パソコン・タブレット・スマホ・チャットアプリなど様々な打刻方法が用意されているものを選択しましょう。

訪問看護をおこなっている従業員が、訪問先でも自身のスマホやタブレットで勤怠を入力することが可能になります。

2-2. シフトを自動作成できる

勤怠管理だけではなく、従業員のシフトを自動作成してくれる機能が備わった勤怠管理システムもあります。スマホやパソコンから従業員に希望シフトを入力してもらい、それを元に簡単な操作で日単位・月単位で細かくシフトを作成できます。

3. 自動でリアルタイムに勤怠データを集計

勤務状況や勤務実績をリアルタイムに確認できる勤怠管理システムをを選択しましょう。そうすれば、簡単に従業員の勤務データを集計できます。

勤務時間に合わせて自動で休憩時間を算出して控除もしてくれるため、勤務時間の入力ミスを防いでくれます。従業員が入力した勤怠データを元に自動で集計してくれるため、人事担当者の負担が減り、業務効率の向上にもつながるでしょう。

3. まとめ

介護業の勤怠管理のお悩みや、勤怠管理システムを導入するメリット、介護業におすすめの勤怠管理システムを紹介しました。

多様な勤務形態をとる介護業においては、勤怠管理システムを導入していない場合、勤怠管理が難しく、入力ミスや不正の発生といった悩みを抱えていることでしょう。勤怠管理システムなら、そんな悩みを一気に解決してくれます。

勤怠管理システムを使用し、効率的な勤怠管理をおこないましょう。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にどのような機能があって、どのような操作画面なのかを知りたい」という人事担当者様のために、jinjerを題材に勤怠管理システムでできることや操作画面を35ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「1分でわかるjinjer勤怠」をご参考にください。