紙やExcelを使ったシフト管理は作業の手間がかかり、柔軟な変更に対応できないなど多くの問題があります。これらの問題を解決する手段がシフト管理のペーパーレス化です。

さまざまな方法があるものの、おすすめはシフト管理ツールの導入です。利便性・操作性に優れ、給与支払いシステムなどとも連携できるため、一連の業務効率化に役立ちます。

本記事では、シフト管理のペーパーレス化の必要性と進め方、注意点を解説します。

1. シフト管理をペーパーレス化する必要性

シフト管理を紙やExcelベースで進めていると、シフト作成時の手間が大きい、変更に柔軟に対応できない、シフト情報を経営に活かせないなど、さまざまなデメリットが生まれます。シフト管理をペーパーレスで進める必要性を解説します。

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1-1. 紙やExcelベースだと作業に多くの手間がかかる

紙でシフトを管理している場合、従業員にシフト希望表を提出してもらい、その内容をExcelにインプットする形が一般的です。一つひとつの希望を確認し、シフトを埋める作業は大変な手間がかかるだけでなく、転記ミスも起きやすくなります。

シフト管理システムを導入すれば、シフト希望の回収から実際のシフト作成まで、すべてデータ上で対応可能です。集計の手間が削減できるほか、ミスの防止にも効果的です。

1-2. 変更があったとき柔軟に対応できない

紙やExcelでシフト管理をしていると、急な変更に対応しづらい点もデメリットです。感染症などでシフトに大幅な変更があれば、手作業でシフトを変更するだけでなく、従業員全員に最新のシフト表の再配付が必要です。

情報が変更になれば、その都度印刷しなおしが必要となるため、紙代やインク代などのコストもかかってしまいます。また、従業員は最新のシフトを会社に行かなければ確認できません。

シフト管理をペーパーレス化すれば、変更処理も簡単にできるだけでなく、最新のシフトはすぐに全従業員にソフトやアプリを通して共有できます。

1-3. 欠員時の補充が難しい

シフトに欠員が出たときは、管理者が従業員に個別に電話をかけて補充人員を確保しなければいけません。一人ひとりに電話をかける作業は時間がかかるだけでなく、管理者のストレスにもつながります。

シフト管理ツールであれば、従業員への一斉送信機能を備えているため、少ないやり取りで欠員補充が可能です。コミュニケーションコストの削減に役立ちます。

1-4. シフト情報を経営に活かせない

紙やExcelのシフト表では、人員を確保しづらい日時、チームのスキルに偏りがでやすい曜日などが把握できず、シフト情報を経営上の判断に活かしづらくなります。

しかし、ツールによりペーパーレス化すれば、人材の過不足やチームのスキルの偏りの可視化が可能です。人材が少ない曜日は欠員補充の募集をかける、新人従業員が固まらないようにするなど、経営上の対策を講じられます。

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2. シフト管理をペーパーレス化する手順

シフト管理をペーパーレス化するなら、シフト管理ツールの導入がおすすめです。

使いやすく機能性に優れるだけでなく、給与計算ソフトなどと連携ができるものもあるため、バックオフィス業務全体の効率化に役立ちます。ここでは、シフト管理ツールを導入し、ペーパーレス化を実現する手順を解説します。

2-1. シフト管理のペーパーレス化に必要な機能を精査する

まずは、シフト管理をペーパーレス化するうえで必要な機能を精査します。

現在シフト管理をするうえで、どのような作業に時間がかかっているか洗い出します。その作業を効率化できる機能を持った、シフト管理ツールをいくつかピックアップしましょう。

注意点として、24時間勤務や夜勤がある会社や店舗では、就業規則に対応できるのか確認が必要です。

2-2. 各社のシフト管理ツールを比較する

いくつかシフト管理ツールの候補が絞れたら、基本機能・オプション機能・導入費・月額利用料・サポート体制など、必要な項目を一通り比較し検討しましょう。

なお、シフト管理ツールには無料のものもあるものの、機能に制限も多いため、どの程度の機能が使えるか事前に確認が必要です。

今後、シフト管理以外にもペーパーレス化を進めたいのであれば、会計ソフトや給与計算ソフトなどと連携できるものがおすすめです。

検討時はベンダーから資料を請求し、細かな違いも確認しましょう。

2-3. 気になるツールはトライアル導入する

シフト管理ツールの候補が絞れたら、無料トライアルなどを活用し試験導入して、実際の性能を確認しましょう。トライアルで確認するポイントは、必要な機能を備えているか、画面は使いやすいか、サポート体制は充実しているかなどです。

とくに、画面は管理者画面だけでなく、シフト申請者画面の使いやすさが重要です。実際にシフト管理表を提出するなど、従業員に一連の操作をしてもらい意見を収集しましょう。

従業員が使いにくいシステムを導入してしまうと、思うような業務効率化の効果を得られない恐れがあるため注意しましょう。

2-4. シフト管理ツール導入説明会を開く

実際に導入するシフト管理ツールが決まったら、従業員向けに導入説明会を開きます。

ツール導入によりどのようなメリットが生まれるのか、実際の使い方など、疑問に挙がりそうなことは事前に説明し、従業員の不安を解消しましょう。

2-5. 導入後もペーパーレス化のサポートをする

シフト管理ツールを導入し、ペーパーレス化を達成した後も現場のサポートは必要です。管理ツールに不足している機能はないか、使い方でわからない部分はないかなど、細かなサポートを続けることで、業務効率化の効果を得られます。

ベンダーのサポート窓口を案内するだけでなく、簡単な質問に対応できる社内マニュアルの整備や、相談窓口の設置も効果的です。

3. シフト管理をペーパーレス化した企業の成功事例

実際にシフト管理をペーパーレス化した企業では、業務の効率化とスタッフの負担軽減を実現しています。

例えば、チェーン展開するスーパーを営む企業の例では多くのスタッフのシフトを管理する必要がり、従来は紙で希望休暇を集め、Excelで勤務シフトを作成するのに膨大な時間がかかっていました。特に時間の打ち込みや、店舗ごとの予算を加味した人数の計算までかなりの工数がかかっていたといいます。

しかし、システム導入により、ある程度ひな形化したシフトスケジュールから選択して、システム上でシフトが作成できるようになったため勤務表の作成は迅速になり、スタッフ自身も安心して希望休暇を提出できるようになりました。システム内で希望休暇の日を回収できるため、紙を無くしてしまうというようなトラブルもなくなったといいます。

さらには、急なシフト変更があった場合にもシステム上で簡単にシフトが変更ができ、スタッフに向けた周知もシステムから通知できるため変更・反映までもスムーズに対応できるようになった点は大きなメリットだったといいます。

このように、ペーパーレス化は業務処理の精度向上だけでなく、スタッフの精神的な負担を軽減する重要な成功事例となっています。

4. シフト管理をペーパーレス化するときの注意点

シフト管理のペーパーレス化では、とくに導入時に多くのトラブルが想定されます。事前にワークフローを変更する、電子機器が苦手な従業員は個別にサポートするなど、対処できる点は前もって対処しましょう。

4-1. シフト管理のワークフローを変更する

シフト表の提出方法や、作成後の共有、変更時の申請など、シフト管理システムの導入によりワークフローも大幅な変更が必要です。

ワークフローはシフト管理システムの導入前に変更し、導入後も変更が必要な部分はないか、定期的に見直しましょう。

4-2. 電子機器の操作が苦手な従業員への対応

従業員の中には電子機器の操作が苦手な人もいます。シフト管理システムを使いこなせなかったり、見方がわからなかったりするのであれば、個別のサポートが必要です。

慣れないうちはシフト申請にも時間がかかる恐れがあるため、余裕を持った提出期限を設定するなどして、対処しましょう。

4-3. 紙のシフト管理時とは異なるトラブルが発生する

シフト管理のペーパーレス化では、デジタルならではのトラブルも想定されます。システムトラブルが起きたときは、まず誰に相談するか、緊急時のワークフローも設定しておくと安心です。

なお、デジタルならではのトラブルに冷静に対応したいのであれば、サポートが手厚いベンダーのシフト管理システムを選ぶのがおすすめです。

5. 面倒なシフト管理はペーパーレス化で効率化！

さまざまなシフト管理をペーパーレス化する方法があるものの、利便性や操作性、サポート体制を重視するなら、有料のシフト管理ツールの導入がおすすめです。

シフト管理ツールでペーパーレス化を実現できれば、紙シフトにありがちな作成時の手間、インプット間違い、修正が難しいなどの問題を解決できます。使いやすいシステムを導入してシフト管理を効率化しましょう。