タイムカードを打刻し忘れてしまった場合は?従業員への対策と防止策をご紹介

タイムカードを使うことで、従業員の出勤・退勤時間を正確に把握することができます。

しかし、従業員が打刻を忘れるとトラブルが起きてしまう可能性もありますので、この記事では打刻忘れが発生した場合におこなうべき対応と、未然に防ぐための方法について紹介します。

「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」

働き方改革が始まり、「タイムカードの集計工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからない・・」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。そのような課題解決の一手として検討していきたいのが、勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入には、以下のようなメリットがあります。

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

働き方改革を成功させるため、ぜひ「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」をご参考にください。

 

1. タイムカードの打刻忘れは本人に直接確認する

タイムカードの打刻忘れがあった場合は、本人に直接確認してみましょう。この場合、忘れた理由や勤務状況をあわせてたずねる必要があります。なぜなら、それらは勤務時間の管理や給与計算に関わるためです。

たとえば、勤務したにも関わらず打刻を忘れていた場合、その日に働いた分が給与に含まれなかったというトラブルを引き起こします。そのようなことを引き起こさないためにも、しっかりと本人から話を聞きましょう。

2. 打刻を忘れていた従業員への対応とは

打刻を忘れてしまった従業員に対しては、ペナルティを課すか始末書を書かせるという2つの対応策があります。

2-1.打刻を忘れた従業者にペナルティを与える

タイムカードの打刻を忘れた従業員に対してペナルティを課すことはできますが、1回で減給できる額も1日分の平均賃金における半額と決まっています。

また、あらかじめペナルティに関することを就業規則に記載しておくとスムーズです。

2-2. 始末書を書かせる方法も有効

ペナルティを与えるのではなく、始末書を従業員に書かせる方法も使えます。ただし、無理やり書かせることはできません。そのため、従業員が自主的に始末書を書くように伝えることが大切です。ペナルティのように厳格なルールは定まっていないため、一般的な対応策となっています。

2-3. ただし賃金を払わないのはNG

タイムカードの打刻を忘れたからといって賃金を払わないのは、労働基準法違反として扱われる恐れがあります。あくまでタイムカードは従業員の勤務時間を管理するためのものです。賃金をもらうためにはタイムカードの打刻が絶対必要というわけではありません。

3. 打刻忘れを防止するための対策法とは

従業員の打刻忘れを防ぐ方法を、3つご紹介します。どの方法が自社に合うのか考えたうえで、気になるものを実践してみてください。

3-1.打刻忘れの理由に対策法が隠されている

自社にぴったりと合うような対策法を見つけたいのであれば、打刻を忘れた従業員の理由を分析してみましょう。分析することで、打刻忘れが起きてしまう原因が見つけられます。例えば「タイムレコーダーが見当たらなかったから」という理由であれば、タイムレコーダーが設置されている場所が問題です。

そのような問題であれば、入り口部分といった目立つところに設置することで防げることでしょう。

3-1-1. タイムレコーダーの近くにポスターを掲示 

タイムレコーダーの近くに打刻忘れに関するポスターを貼ることで、打刻忘れを防げる可能性が高まります。それ以外の場所でも問題ありませんが、目立つところへ貼るようにしましょう。

たとえば上記で述べたように、会社の入り口であればポスターが目立ちます。目立つことで従業員の目に止まりやすくなり、打刻忘れの防止が期待できます。

3-1\2.正しい勤怠管理の重要性を啓蒙する

タイムカードの打刻忘れが多い場合、その理由の一つとしては従業員が勤怠管理の重要性を知らないということが挙げられます。この場合は、改めて従業員に勤務時間の重要性を啓蒙する必要があります。

勤怠管理は給与計算の大きく関わるほか、長時間労働の抑制などに繋がるため、従業員一人ひとりが正しくタイムカードを打刻しなければなりません。勤怠管理の重要性を伝えることで、従業員の意識が改善されることでしょう。

3-4.3.打刻忘れのないシステム導入を検討する

打刻忘れを防ぐために、タイムカードから勤怠管理システムへ切り替えてみる方法も検討してみましょう。勤怠管理システムによっては打刻を忘れてしまった場合に知らせてくれるアラート機能が搭載されているものもあります。ただし、全ての勤怠管理システムに搭載されているわけではないため、導入する際には必ず機能面を確認しましょう。

4. まとめ

今回は、タイムカードの打刻忘れへの対応方法や対策方法などについて紹介しました。打刻を忘れた従業員に対してはペナルティや始末書の提出などがおこなえますが、その分注意点があります。

対策方法はポスターの掲示や勤怠管理システムへの切り替えなど、さまざまな方法があります。自社の働き方や雇用形態などを把握したうえで、打刻を忘れた従業員への対応方法や対策方法を考えてみてください。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードと勤怠管理システムの違いを23ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」をご参考にください。