従業員を雇い入れている企業は、賃金台帳を作成して保存することが義務づけられています。この台帳は労働基準監督署や年金事務所などの調査の際に必要なもので、作成を怠ると罰則が科されることもあるため注意が必要です。

この記事では、賃金台帳の作成方法と法的ルールについて説明します。正しい作成方法と保存方法を押さえて、従業員への支払いを適切に管理しましょう。

1. 賃金台帳とは？

賃金台帳とは、労働基準法の第108条で作成が義務づけられている帳簿のひとつで、従業員に支払った給与に関する事項を記載しておくものです。まずは、賃金台帳について、役割や対象者など概要を詳しく見ていきましょう。

1-1. 賃金台帳の役割

賃金台帳は、従業員への給与の支払情報を記録するもので、労働者の権利や労働条件を保護するための措置の一環として作られます。

給与の労働時間に対する支払い情報や、休暇、控除などの情報を正確かつ透明に記録し、法的要件を遵守するための根拠となります。また、給与支払いのトラブルがあった際の情報源や、経営における支出管理のデータとしても活用出来ます。

賃金台帳は法定三帳簿のひとつ

法定三帳簿とは、労働基準法によって作成が義務付けられている3つの帳簿を指します。これには今回解説している「賃金台帳」をはじめ、従業員に関する情報を記載する「労働者名簿」、および「出勤簿」が含まれます。

これらの帳簿は、法律に基づいて作成・保存が求められ、企業は労働者を雇用した際に、必ず整備しておく必要があります。

1-2. 賃金台帳に記載対象者となる従業員（アルバイト）

賃金台帳を作成した際に記載対象となる人は、事業所で労働するすべての従業員です。

正社員や管理監督者はもちろんのこと、パートタイマーやアルバイト、日雇い労働者も対象となります。個人事業主の場合でも、従業員が1人でもいる場合は賃金台帳の作成が必要になります。

日雇い労働者

日雇い労働者は、賃金台帳に必ず記載する必要がありますが、注意点として継続勤務が1か月を超えない場合には「賃金計算期間」を記載する必要はありません。

これにより、短期的な雇用形態においても、適切な記録を保持し、法的要件を満たすことが求められます。正確な記載を行うことで、将来的なトラブルを防ぎ、労働者の権利保護に繋がります。

管理監督者

管理監督者は、労働基準法第41条に基づき、特定の労働時間や休憩・休日の規定が適用されない重要な立場にあります。

このため、賃金台帳においては「労働時間数」「時間外労働」「休日労働」の時間数を記載する必要がありません。しかし、深夜手当の対象となる深夜労働時間数は必ず記載しなければなりません。

さらに、働き方改革関連法により、2019年から管理監督者に対しても「労働時間の状況」を把握する義務が課されています。したがって、労働時間が適用されない管理監督者についても、賃金台帳を通じて労働時間を把握するためには、タイムカードなどの客観的な記録と併せて管理することが求められます。

2. 賃金台帳に記載すべき必須項目と書き方

賃金台帳に記載する事項は、労働基準法施行規則の第54条で以下のように定められています。

1. 氏名
2. 性別
3. 賃金計算期間
4. 労働日数
5. 労働時間数
6. 時間外・休日・深夜労働時間数
7. 基本給や手当の種類およびその額
8. 控除内容とその額

これらの項目は、賃金の透明性確保や従業員の権利保護のために重要であり、企業は法令に従って適切に記載する必要があります。

特に、労働時間や賃金に関する詳細な記録は、トラブル回避や税務調査においても役立ちます。誤りや漏れがないように記載することで、従業員及び企業双方の信頼関係を築くことができます。それぞれの項目のポイントをまとめたので、詳しくみていきましょう。

関連記事：賃金台帳に必要な記載事項とは？それぞれの意味を詳しく解説

参考：労働基準法施行規則｜e-Gov法令検索

2-1. 氏名・性別

従業員が特定できるよう、氏名だけではなく性別も記載しておきます。氏名の隣など、わかりやすい場所に性別を記載する欄を作成しておきましょう。

また、役職や社員番号を併記することも推奨されます。これにより、同姓同名の従業員がいる場合でも、混乱を避けることができ、記録の正確性が向上します。正確な情報は、今後の労務管理や各種手続きにおいて非常に重要となるため、しっかりとした記入を心がけましょう。

2-2. 賃金計算期間

賃金計算期間支払った給与がいつからいつの分までなのか分かるように記載します。例えば「2023年1月11日～2月10日」などと書いておくことで、いつからいつまでの分の給与かを確認できるようにしておきます。この項目は正社員でもアルバイトでも記載する必要がありますが、例外として1か月未満の日雇い労働者の場合は記載が不要です。

加えて、賃金計算期間は、労働基準法に基づき、企業が適切に給与を支給するための重要な情報です。このため、期間を明確に示すことで、従業員に対する透明性の確保や、後々のトラブルを避けることにも繋がります。また、特に月末締めや特定の休日に合わせた給与支払いを行っている場合は、正確な計算期間を明記することで、倍払いの防止や、税務上の整合性を保つためにも重要な役割を果たします。

2-3. 労働日数・労働時間数

労働日数・労働時間数その期間中に労働した日数と時間数についても記載しておきます。タイムカードを見ながら記載すると、ミスが防げます。

また、労働時間数には、有給休暇を取得した日や休憩時間も含めず、実際に働いた時間を正確に記録することが重要です。これにより、従業員の労働状況を把握しやすくなり、適正な賃金計算にも繋がります。

さらに、労働時間の集計を行う際には、残業や休日出勤など特別な働き方に関する情報も別途明記することで、適正な賃金を確保するための基礎データとして活用できます。しておくことをお勧めします。

2-4. 時間外・休日・深夜労働時間数

時間外・休日・深夜労働時間数時間外労働や休日労働、深夜労働時間数は、残業代や休日手当、深夜労働手当などを計算するときに必要な情報です。それぞれで割増率が異なるため、個別に時間を計算して記載に残しておかなければいけません。これにより、適切な賃金の算定を行うことが可能となります。

また、労働基準法では、法定労働時間を超えた場合には割増賃金を支払う義務があるため、正確な労働時間の把握が非常に重要です。

さらに、勤務シフトによっても働いた時間が変動するため、労働時間の記録は正確に行い、労働者が適正な手当を受け取れるように配慮することが求められます。こうした記録は、万が一トラブルが発生した場合にも、証拠として活用できるため、注意深く管理しておくことが望ましいです。

2-5. 基本給や手当の種類およびその額

賃金台帳の作成時には、各手当の詳細を明確にすることも大切です。手当には、職務手当、役職手当、成績手当など、企業ごとにさまざまな種類が存在しますので、各手当の支給額を個別に記載することで、透明性と納得感を高めることができます。

た、法定最低賃金を下回ることがないよう、基本給や各種手当が適正であることを確認するために、必要に応じて過去のデータと比較することも効果的です。これにより、労働者の権利を守りつつ、企業側でも不正支給やトラブルのリスクを回避することができます。

2-6. 控除内容とその額

控除内容とその額給与から差し引く健康保険や雇用保険などについて、その内容と金額を残しておきます。

会社が独自で控除している旅行積立金や社宅費、財形貯蓄などについても記載する義務があります。これにより、従業員に対して賃金の透明性を確保し、後々のコンプライアンス問題の防止にも役立ちます。

また、各種控除の額についても明確に記載することで、従業員が自らの給与を理解しやすくなり、信頼関係の構築にもつながります。特に、控除項目が多様である場合には、従業員への説明責任にも配慮することが重要です。これは、企業内での情報共有や納得感を高めるためにも効果的です。

関連記事：賃金台帳はアルバイトでも必要なの？項目と書き方を解説

3. 賃金台帳の作成方法（フォーマット有）

役割や記載事項がわかったら、実際に作成に入っていきましょう。この章では、賃金台帳の基本的な作成方法を解説します。

賃金台帳には記載すべき項目が定められていますが、書式についてはとくに定められていません。そのため法定項目さえ満たしていれば、どのような書式でも正式な賃金台帳として認められるのです。一般的な作成方法としては、以下のようなものが挙げられます。

• 手書きで作成する
• エクセルで作成する
• 会計ソフトを使う
• 厚生労働省が配布しているテンプレートを使う
• 社労士など専門家に依頼する

それぞれの作成方法について補足していきます。

3-1. 手書きで作成する

賃金台帳の作成方法として手書きは、記載事項が定められているため、特定の様式に拘る必要がないことから許可されています。紙に手書きで記入することで、簡単に賃金台帳を管理できます。

しかし、最近ではエクセルなどのデジタルツールを使って管理するケースが多くなっています。後者の場合、必要に応じて印刷し、労働基準監督署の要求に即応できる体制を整えることが求められます。最終的には、自社の状況に応じて手書きかデジタル管理かを選択することが重要です。

3-2. エクセルで作成する

賃金台帳は決められたテンプレートはありません。そのため、エクセルを使用すれば自社で独自に作成可能です。自社で作成する時間がないが社労士へのアウトソースも難しいという場合はインターネット上に公開されているエクセルフォーマットの活用がおすすめです。
インターネット上に公開されているエクセルフォーマットには、さまざまな種類があります。自社の状況に応じたフォーマットを選択しましょう。公開されているエクセルフォーマットを使用する際は、見本の記入例に沿って各項目へ記入していきます。また、プリントアウトすれば手書きでも記入可能です。

3-3. 会計ソフトを使う

賃金台帳は会計ソフトを使っても作成可能です。会計ソフトの賃金台帳であれば、PDFファイルまたはCSVファイルなどさまざまな形式で出力可能です。

また、会計ソフトで賃金台帳を作成すれば、経理業務や労務までまとめて管理ができるため、事務の効率化が期待できます。さらに、一部の会計ソフトでは、法令改正に自動対応しているものもあり、最新の法律に基づいた賃金計算が可能です。

これにより、手作業での入力や計算ミスを減らすことができ、正確性を高めることができます。また、定期的なアップデートが行われるため、常に最新の情報を反映した状態で賃金台帳を保つことができます。

3-4. 厚生労働省が配布しているテンプレートを使う

厚生労働省のテンプレートは、賃金台帳を効率的に作成するための便利なリソースです。特に新たに賃金台帳を整備する企業や従業員数が増加した場合には、法定項目があらかじめ設定されているため、記入漏れやミスを防ぎやすくなります。

また、これらのテンプレートは利用することで、法令遵守をしっかりとサポートする役割も果たします。賃金台帳に関しては、企業の経営資源を適切に配分するためにも、正確な記録が重要です。

さらに、厚生労働省のホームページでは、他にも役立つ情報やリソースがたくさん掲載されており、賃金台帳に追加して活用できる資料も豊富にあります。特に、労働基準法や社会保険関連の資料は定期的に見直すことで、企業の法的リスクを軽減する手助けにもなります。

参考：主要様式ダウンロードコーナー｜厚生労働省

3-5. 社労士など専門家に依頼する

このように賃金台帳は、上記の方法で企業が自ら作成することも可能ですし、社労士に依頼して作成してもらうことも可能です。従業員数によって費用は異なりますが、社労士に依頼すれば1か月あたり3～5万円程度で作成してもらうことができます。

作成をアウトソースすることには費用がかかりますが、従業員が多い場合は、自社で作成するよりも外注化したほうが時間的・人的コストの削減につながるケースもあります。まずは、自社に合った作成方法を選びましょう。

関連記事：賃金台帳の書き方や注意点・おすすめの書式を紹介

4. 賃金台帳の保存期間と保管方法

賃金台帳は、労働基準法の108条によって作成が義務づけられている帳簿です。法的ルールに則って管理・保存しなければなりません。

前述のとおり、帳簿に記載する項目が指定されていることに加え、保管期間にもルールが設けられていますのでポイントを紹介します。

4-1. 5年間（当面の間は3年）の保存期間

この台帳は、先述したように法定項目の記載が義務づけられているほか、同法109条および労働基準法施行規則の第56条により、最後に書き入れた日から起算して、5年間（当面の間は3年）保存することが法的ルールとして規定されています。なお、保存の方法は紙媒体でも電子媒体でも問題ありません。

4-2. 賃金台帳の保管方法

賃金台帳は支社や事業所ごとの保存が必要です。賃金台帳の具体的な保管方法に定めはありません。紙での保管、データでの保管どちらの場合であっても、いつでも提出できるようにしておきましょう。

賃金台帳は労働基準監督署から提出を求められることがあります。賃金台帳の提出を求められた際にすぐに用意できるようにしておく必要があります。データで保管している場合はすぐに準備できるでしょう。紙で保管している場合は年単位でまとめておけば、すぐに提出の求めに応じられます。

賃金台帳を電子保存・保管する際の要件

賃金台帳は電子保存が認められています。賃金台帳を電子保存するには、次のような要件を満たす必要があります。

（1）法令で定められた要件を具備し、かつそれを画面上に表示し印字することができること。
（2）労働基準監督官の臨検時等、直ちに必要事項が明らかにされ、提出し得るシステムとなっていること。
（3）誤って消去されないこと。
（4）長期にわたって保存できること。

引用：労務関係の書類をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか。｜厚生労働省

上記のような要件に加えて、不正アクセスへの対策も求められるでしょう。

5. 賃金台帳に関する法的罰則とルール

続いて賃金台帳の作成、保管における具体的なルールやそれに対して不備があった際に、どのような罰則があるのか解説していきます。

5-1. 賃金台帳に不備があった場合の罰則

法的ルールを遵守せずに法定項目の基準を満たしていない場合や、台帳を保存していない場合は労働基準法違反となるため注意しましょう。労働基準監督署から是正監督書が交付されるほか、悪質な場合は同法120条に記載のあるとおり30万円以下の罰金が科されてしまう可能性があります。

なお、労働基準法で作成・保存が義務づけられた帳簿はほかにもあり、同法107条に規定されている労働者名簿や、108条に規定されている出勤簿などが挙げられます。これらの帳簿は総称して「法定三帳簿」と呼ばれ、従業員を雇い入れる企業は必ず備えつけておかなければいけません。

関連記事：賃金台帳の保存期間や違反した際の罰則・保存方法を解説

5-2. 賃金台帳に提出義務はある？

賃金台帳については、一般的には法的な提出義務はありません。労働基準法などの労働関連法令では、賃金台帳の作成と保存が義務付けられていますが、その提出に関しては明確な要件はありません。

ただし、労働監督官庁や税務当局など、特定の機関からの要請や監査に対しては、賃金台帳の提出が求められる場合があります。これは、労働条件や給与に関する情報の確認や評価を目的としたものです。

また、労働組合や労働者本人からの要求に応じて、賃金台帳の開示や提供が求められることもあります。労働者の権利保護や労働条件の適切な管理に関わる情報提供として、賃金台帳の開示がおこなわれる場合があります。

5-3. 賃金台帳は1社につき1冊必要？

同じ会社でも部門や事業内容が異なる場合、事業場ごとに作成して保存する必要があります。労働基準法108条で記されており、例えば東京に本社があり大阪に支社があるような場合は、東京と大阪で1冊ずつ、1企業として2冊の賃金台帳を作成・管理しなければなりません。

各事業場とは「労働者が使用者の指揮命令に従って労働をおこなう場所または施設」を指します。

当サイトでは「賃金台帳の作成ガイドブック」という資料を無料配布しており、本資料ではそもそも賃金台帳の基礎はもちろん、賃金台帳の作成方法や作成しなかった場合のリスク、また保存期間なども解説しております。本資料ひとつで賃金台帳に関しては網羅的に理解できる資料となっており、大変参考になるので興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

5-4. 賃金台帳がない場合はどうする？

賃金台帳が存在しない場合は、まず法令の遵守を優先し、迅速に賃金台帳の作成に取り掛かる必要があります。

労働基準法に基づき、この台帳は企業にとって必須の記録ですので、その未作成は法的なリスクを伴います。作成にあたっては、必要な記載項目を確認した上で、電子形式での保存も可能であるため、便利なシステムやテンプレートを利用して効率よく進めましょう。早急に対策を講じることで、企業の信頼性を保ち、問題を未然に防ぐことができます。

6. 賃金台帳と給与明細の違い

似たような項目を管理する賃金台帳と給与明細はどう異なるのか、またよくある質問として給与明細は賃金台帳の代わりになるのかについて解説します。

6-1. 賃金台帳と給与明細は作成する目的が異なる

給与明細には、従業員の給与額や控除額、支給内容に特化した情報が記載されているため、従業員に対する具体的な給与通知の役割を果たします。一方で、賃金台帳は、法的に定められた項目を含むより包括的な記録であり、企業が労働者の賃金支払い状況を正確に管理するための重要なツールです。

従業員の労働条件を正確に把握するために賃金台帳は必要不可欠であり、企業の財務状況や労務管理の透明性を確保する上でも重大な役割を果たしています。さらに、賃金台帳は法令によって保存が義務づけられており、労働基準監督署や税務当局の要求に応じて速やかに提出する用意が求められます。

これに対して、給与明細は法的義務としての保存が求められないため、企業にとってのリスク管理の観点からは異なる重要性を持っています。したがって、賃金台帳と給与明細は異なる目的と機能を持ち、労働者との信頼関係を築くためにどちらも適切に管理されるべきです。

6-2. 給与明細は賃金台帳の代わりになるのか？

給与明細は、賃金台帳の代わりになることはありません。給与明細と賃金台帳は、異なる目的と役割を持つ文書だからです。

賃金台帳は雇用主が保持する帳簿であり、労働者の給与や労働条件に関する情報を記録します。賃金台帳は法的な保存義務があり、国や地域の労働法や税法に基づき一定期間保存する必要があります。賃金台帳には従業員の個人情報や給与支払いの履歴が記載されます。

一方、給与明細は、従業員が受け取った給与や手当、控除などの詳細な情報を示す文書です。通常、従業員に対して給与支払いと同時に提供され、給与明細には支払い日や支払い内容、源泉徴収税額などが記載されます。給与明細は従業員に対して給与の明確な説明を提供する役割を果たしますが、法的な保存義務を負う文書ではありません。

以下に賃金台帳と給与明細の違いをまとめていますので、ここでしっかりと区別しておきましょう。

–	賃金台帳	給与明細
記載事項	労働基準法により法定項目が定められている	給与の金額や出勤日数など、当月の勤怠情報を記載する
保存義務	労働基準法により5年間（当面の間は3年）の保存が義務づけられている	給与支払いの際に発行するが、企業の保存義務はない
作成の目的	従業員への給与支払を管理するため	従業員に給与を通知するため

関連記事：給与明細とは？発行の必要性や記載する項目を詳しく紹介

7. 賃金台帳の作成から管理までを正しく理解しよう

賃金台帳とは、従業員を雇用する企業が必ず作成・保存しなくてはいけない帳簿のひとつです。従業員に対して支払った給与を正しく管理するための帳簿で、労働基準監督署や年金事務所などの調査で必要となるものなので、しっかりと備えつけておきましょう。

指定されたフォーマットはありませんが、法定項目を押さえて作成し、最後に書き入れた日から5年間（当面の間は3年）保存することがルールで定められています。正しい取り扱い方を押さえて、適切に管理することを心がけてください。

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