近年は、働き方改革や新型コロナウイルスの影響にともなうテレワークの普及などにより、さまざまな分野でペーパーレス化が進んでいます。

人事評価も例外ではなく、ペーパーレス化を推進している企業が増えてきました。

ただ、人事評価のペーパーレス化にはメリットだけでなく注意点もありますので、長所・短所の両方をよく理解してから実施することをおすすめします。

今回は人事評価のペーパーレス化を進めるメリットとデメリット、ペーパーレス化を進める方法について解説します。

1. 人事評価のペーパーレス化を進めるメリット

人事評価のペーパーレス化を進めると、以下のようなメリットがあります。

1-1. コストの削減

紙ベースの人事評価を行っていると、用紙代に加え、プリントアウトにともなうインク代や、不要になった書類を廃棄する費用など、さまざまなコストが発生します。

また、紙の書類を保管するにはファイルやバインダーなどのステーショナリーが必要になるほか、保管場所となるキャビネットや棚などを準備しなければなりません。

人事評価のペーパーレス化が進めば、これらのコストがかからなくなるため、大幅なコスト削減につながります。

1-2. 業務の効率化

人事評価を紙媒体で行っている場合、書類をいちいちファイリングしたり、年別や部署別に保管したりしなければなりません。

また、後から人事評価の書類を確認する際、膨大な数の書類の中から目当ての書類を探し出さなければならず、かなりの手間と時間がかかります。

人事評価をペーパーレス化すれば、従業員名などでキーワード検索するだけで該当の書類を検索・閲覧できるため、書類を探す手間ひまを省けます。

また、データはパソコンなどで管理するので、書類を一枚一枚ファイリングせずに済みます。

1-3. 保管スペースがいらない

人事評価にともなう書類の中には、法律で一定期間の保管が義務づけられているものもあります。

年単位で書類を保管するとなると、小さなキャビネットだけでは収納しきれず、大型のオフィス家具を設置したり、別途資料室などの保管場所を設けたりしなければならないケースも出てきます。

人事評価のペーパーレス化が実現した場合、書類はすべて電子データとしてパソコン等で保存することになるため、紙を保管するスペースを用意する必要はありません。

保管場所を撤去すれば、空いたスペースをほかの用途に活用したり、オフィス内の動線を改善したりするのに役立ちます。

1-4. 紛失・盗難リスクの防止

紙の書類は紛失や盗難のリスクが高く、社外に持ち出したときにうっかり落としたり、盗まれたりする可能性があります。

また、大規模な災害が発生した場合、火災などで書類そのものが消失してしまうおそれもあります。

人事評価のペーパーレス化が進めば、書類を物理的に紛失したり、盗難されたりするリスクを軽減できます。

外部サーバーにデータを保管するクラウドサービスを利用すれば、万一会社が被災してパソコン等が使えなくなっても、サーバーにデータが残っているため、大事な情報を保護することが可能です。

2. 人事評価のペーパーレス化を進めるデメリット

人事評価のペーパーレス化はさまざまなメリットがある一方、いくつか注意しなければならない点もあります。

ペーパーレス化を始めてから後悔することのないよう、以下のようなデメリットがあることも覚えておきましょう。

2-1. 導入コストがかかる

人事評価のペーパーレス化には、パソコンやタブレットなどの端末が必要不可欠です。

また、人事評価システムなどを導入した場合は、初期導入費に加え、契約形態に応じて月額費用などを支払う必要があります。

パソコンやタブレットなどの端末については、一度導入すれば長く使用できますが、従業員一人ひとりに交付するための端末を購入するとなると、多額の初期費用がかかることが考えられます。

ただ、メリットでも説明したとおり、ペーパーレス化を推進すると書類の作成や保管にまつわるコストを節約することができます。

初期費用がかさんでも、長い目で見れば経費節約の効果を期待できるでしょう。

2-2. 書類が閲覧しにくい場合がある

紙ベースの書類は一度に複数枚を並べることができるので、記入漏れはないか、従業員間で評価に偏りがないかなどを一括でチェックできます。

一方、パソコンやタブレットもウィンドウを複数開けば書類を同時に展開することが可能ですが、画面サイズという制限があるため、1つあたりのウィンドウサイズが小さくなってしまいます。

ウィンドウが小さすぎると書類の文字が見えづらくなるため、同時閲覧できる書類の数が少なくなってしまうところがネックです。

2-3. システム障害が起こる可能性がある

ペーパーレス化された人事評価の書類は、パソコンの故障やディスクドライブの劣化などを考慮し、ファイルサーバーなどに保管されるのが一般的です。

しかし、サーバーも万能ではなく、何らかの理由でシステム障害が発生すると、人事評価書類のデータを閲覧・編集できなくなるおそれがあります。

システムが復旧すれば元通り利用できますが、復旧までに時間を要した場合、人事評価業務が滞る原因となります。

2-4. 現場への普及に時間がかかることがある

紙ベースで人事評価を行ってきた会社がペーパーレス化を進めると、従来のやり方との違いにより、現場が混乱する可能性があります。

とくにパソコンやタブレットのような端末の操作に不慣れな従業員がいる場合、一から指導や教育を行わなければならず、現場への普及までに時間がかかることがあります。

実際に現場に導入した後も、「使い方がわからない」「エラーが出てしまった」などの問い合わせが増え、対応に追われるおそれがあります。

その一方で人事評価システムを導入することで、人事評価の透明性と公平性が担保されることで、人事評価に対する現場の不満がなくなるという面もあります。
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3. 人事評価のペーパーレス化を進める方法

人事評価のペーパーレス化を進めるための方法を4つのポイントに分けて解説します。

3-1. ペーパーレス化の目的を周知させる

人事評価をペーパーレス化すると、人事評価業務のワークフローも変化するため、従来と異なる方法を採用することに不安や反発を覚える従業員もいるかもしれません。

現場の理解がないとペーパーレス化がなかなか進まなくなりますので、まずは社内向けに「なぜ人事評価をペーパーレス化しなければならないのか」「ペーパーレス化するとどのようなメリットがあるのか」などをアナウンスし、周知徹底を図りましょう。

3-2. ペーパーレス化のルールを定める

人事評価の書類をペーパーレス化するにあたって、あらかじめ基本的なルールを定めておきます。

たとえば、電子データ化した書類はどこにどのように保管するのか、サーバーの管理代表者は誰にするのか、サーバーへのアクセス権限はどのように設定するのかなど。

ルールを制定しておかないと、書類の作成方法や保管方法がバラバラになり、後から書類を検索する際に手間取る可能性があります。

ペーパーレス化のルールはマニュアルやガイドライン等にまとめ、必要なときにすぐ閲覧できるようにしておくと安心です。

3-3. 必要に応じて既存書類のペーパーレス化を進める

これまで紙ベースで作成・保管していた既存の人事評価書類を、必要に応じてペーパーレス化します。

手打ちで入力すると手間がかかるので、スキャナなどを利用してデータを取り込むとよいでしょう。

ペーパーレス化に対応しているシステムの中には、スキャナした情報をそのままデータとしてインプットできるものもあります。

3-4. 使いやすいツール、システムを選ぶ

人事評価をペーパーレス化する際は、ペーパーレスに対応した管理ツールや管理システムを導入すると便利です。

ツールやシステムの機能や特徴は製品ごとに異なりますが、初めてペーパーレス化する場合は、パソコンに不慣れな方でも使いやすいシンプルなものを選ぶとよいでしょう。

関連記事：中小企業にとって人事評価システムは必要？メリット・デメリットを知り導入すべきか判断しよう

4. 人事評価のペーパーレス化にはメリットがたくさんある

人事評価の書類をペーパーレス化すると、コスト削減や業務効率化、保管スペースの節約、紛失・盗難リスクの防止など、さまざまなメリットがあります。

一方で、導入コストやシステム障害などいくつかのデメリットもありますので、ペーパーレス化を進める際は注意が必要です。

実際にペーパーレス化に取り組むときは、目的の周知やルールの制定、既存書類のペーパーレス化、ツールの選定などを段階的に進めていくとよいでしょう。