昨今、企業経営において「人的資本経営」の重要性が高まっています。人的資本経営とは、従業員をコストではなく「企業価値を生み出す資本」として捉え、その価値を最大限に引き出す経営手法です。この実現に不可欠なのが、従業員が会社にどれだけ貢献したいと思っているかの意欲を示す「エンゲージメント」です。

本記事では、このエンゲージメントを可視化するエンゲージメントサーベイをクラウド化するメリットと、成功のための最新トレンドを解説します。

▽そもそもエンゲージメントとは何かを詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
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1. エンゲージメントサーベイをクラウド化するメリット

従来の紙やオフラインのエンゲージメントサーベイは、集計に多大な時間と労力がかかり、結果を経営に活かすまでのスピードが課題でした。クラウド型はこれらの課題を解消し、より戦略的な人事施策を可能にします。また、テレワークやリモートワークに対応できるのもクラウド化のメリットです。

1-1. リアルタイムなデータ把握と迅速な改善が可能に

クラウド型エンゲージメントサーベイの最大の強みは、回答のリアルタイム集計です。これにより、組織の状態を常に把握し、課題が見つかればすぐに改善策を講じられます。例えば、「パルスサーベイ」（短い設問で高頻度におこなう調査）を活用すれば、組織の微妙な変化も即座に捉え、離職リスクの早期発見も可能になるでしょう。クラウド化によって継続的なフィードバックが得られ、従業員の声を活かした組織改善が進むため、企業全体のエンゲージメント向上に貢献します。

従来の紙を用いた方法では、アンケート用紙を従業員全員から回収してから手作業で結果を集計する必要があり、非常に手間がかかりました。しかし、クラウド型エンゲージメントサーベイでは、アンケートページのURLを送付するだけで従業員に回答してもらえます。結果の集計も自動でおこなわれるサービスがほとんどのため、分析スピードのほかに、人事労務部門の負担が軽減できる点も大きなメリットでしょう。

1-2. 従業員の負担を軽減し、回答率を高められる

また、負担を軽減できるのは人事労務担当者だけではありません。アンケートのURLを送付された従業員は、スマートフォンやPCからいつでもどこでも回答できるため、テレワークやリモートワーク環境でもスムーズに参加できます。これにより回答のハードルが下がり、回答率の向上が期待できます。

1-3. AI活用による高度な分析と具体的なアクション提案

最新のクラウド型エンゲージサーベイツールは、単なる集計にとどまりません。AIが回答を自動分析し、部署や役職、勤続年数ごとのエンゲージメントの傾向や、特定の課題の根本原因などを特定します。さらに、従業員の自由記述から感情を読み取る感情分析や、離職リスクが高い従業員を予測する機能も登場しており、人事担当者やマネージャーは、データに基づいた効果的なアクションを迅速に実行できるでしょう。

ほかにも、従来のサーベイでは設問数が多く「サーベイ疲れ」を起こしやすい課題がありましたが、AIを活用して効率的な設問設計をおこなうことで、質の高いデータを継続的に収集できます。

1-3-1. 「サーベイ疲れ」とは？

「サーベイ疲れ」（Survey Fatigue）とは、企業が従業員や顧客に対して頻繁に、または負担の大きいアンケートや調査を実施することによって、回答する側が疲弊し、回答への意欲やモチベーションを失ってしまう状態です。

その結果、回答率の低下や、従業員が設問の意味を深く考えずに適当に回答する、あるいはサーベイそのものに不信感を抱くなどのケースにつながります。

2. そもそもエンゲージメントサーベイが注目されている理由

近年、なぜエンゲージメントサーベイが注目を集めているのでしょうか。その理由と背景を説明します。

2-1. 生産性の低下や離職率の上昇

そもそもエンゲージメントサーベイとは、従業員が自社に対し、どの程度の愛着や信頼を感じているか（従業員エンゲージメント）を数値化するための調査です。令和4年5月に発表された経済産業省の資料によると、エンゲージメントが高い従業員の割合について、世界平均の20.0%と比べて日本は5%と最低の水準にあります。

参考：未来人材ビジョン｜経済産業省

従業員エンゲージメントが低下し、企業と従業員の相互理解が不足すると、生産性の低下や離職率の上昇につながります。人材の流動化が進む日本企業にとって、従業員の定着率を上げることは喫緊の課題です。離職理由を探り、自社の課題を解決するためにエンゲージメントサーベイが注目されています。

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2-2. 人的資本経営と情報開示への対応

上場している大手企業など約4,000社を対象に、2023年3月31日以降に終了する決算期の有価証券報告書から、人的資本情報の開示が義務化されました。これには、企業が人材を「コスト」ではなく「資本」として捉え、その価値を最大限に引き出す経営戦略を示すことが求められます。

例えば、女性管理職比率や男性育休取得率、中途採用比率などは開示必須項目です。しかし、これら定量指標だけでは「人材をどう活かしているか」の全体像は伝わりにくく、投資家は「数字の裏にある従業員の実感」や「組織の健全性」にも関心を持っています。義務化をきっかけに、企業は自社の人的資本を客観的に把握し、投資家や従業員に説明する責任が発生したのです。

エンゲージメントスコアを用いて「従業員がどのくらい仕事や組織に前向きに関わっているか」を数値で客観的に示し、投資家や社会への説明責任を果たせるため、エンゲージメントサーベイが注目されています。

3. モチベーションを測る具体的な質問項目例と設計ポイント

モチベーションサーベイを「形骸化させない」ためには、質問設計の段階から「実効性」を意識したアプローチが求められます。ここでは、従業員の本音を的確に捉え、具体的な組織改善に繋がるための質問設計の要点と、陥りやすい落とし穴の回避策を解説します。

3-1. 質問設計の要点｜診断の精度を高めるために

モチベーションサーベイの質問設計では、単なる設問の羅列ではなく、貴社組織の健康状態を的確に診断するための「要諦」を押さえる事が重要です。フレデリック・ハーズバーグの二要因理論をもとに、従業員の「満足」と「不満足」の双方にアプローチする質問設計をおこないましょう。

動機付け要因の深掘り：達成感、承認、仕事そのものの面白さ、責任、成長機会など、従業員が仕事で「もっと頑張りたい」と感じる源泉を特定します。これらの質問を通じて、従業員が最も喜びを感じ、モチベーションが高まる瞬間や要素を把握する事ができるでしょう。

衛生要因の徹底把握：給与、職場環境、人間関係、上司のマネジメント、企業文化など、従業員が「これがないと不満だ」と感じる要素を洗い出します。これらの不満点が解消されない限り、従業員の定着率や生産性に悪影響を及ぼす可能性が高いと認識する事が可能です。

また、自己決定理論に沿った「自律性」「有能感」「関係性」に関する質問を加えると、内発的モチベーションの要因をより深く掘り下げて測定する事ができるでしょう。

3-2. 目的に合わせた質問カテゴリと具体的な質問項目例

モチベーションサーベイは、目的に合わせて質問カテゴリを選定し、網羅的かつ具体的な質問項目を設計する事が重要です。

以下の一般的なカテゴリと質問例を参考にして、課題に合わせた問いを作成するようにしましょう。

• 基本情報に関する項目例
  • 性別、年齢層、所属部署、役職、勤続年数
• キャリア・成長に関する項目例
  • 「自身のスキルアップやキャリア形成について、会社からの支援は十分だと感じますか？」
  • 「現在の業務を通じて、将来のキャリアに繋がる成長を実感していますか？」
• 上司・同僚との関係性に関する項目例
  • 「上司はあなたの意見に耳を傾け、適切なアドバイスをくれますか？」
  • 「チームメンバーは、困難な状況で互いに協力し合いますか？」
• 制度・環境に関する項目例
  • 「評価制度は公平で、自身の努力が適切に反映されていると感じますか？」
  • 「労働時間や休日などのワークライフバランスは、適切に保たれていますか？」
  • 「オフィスの設備やIT環境は、業務効率を高める上で十分だと感じますか？」

質問は定量的な評価（リッカート尺度など）と、具体的な意見や背景を引き出すための自由記述をバランス良く組み合わせる事が効果的です。ギャラップ社のQ12やeNPS(SM)といった著名な尺度も、モチベーションに関連する多角的な質問を含むため、参考にすると良いでしょう。

3-3. 質問設計の落とし穴と回避策

せっかくモチベーションサーベイを実施しても、質問設計に問題があると、従業員の本音を正確に引き出せない可能性もあります。

以下の点に注意し、回避策を講じましょう。

誘導尋問の回避

特定の回答を促すような、偏った表現で質問してしまう場合があります。

質問は常に中立的な立場でおこない、従業員が自由に考え、選択できるような表現を心がけましょう。肯定的な側面と否定的な側面、両方の選択肢を公平に提示することが重要です。

質問の曖昧さの排除

「職場の雰囲気はどうですか？」など、抽象的で解釈の幅が広い質問をしてしまうと、従業員は何を基準に回答したらよいかわからず無難な答えしか出てこなくなってしまいます。

具体的な行動や事象に焦点を当てた質問にしましょう。例えば、「直近1ヶ月で、上司から具体的なフィードバックを受ける機会がありましたか？」のように、計測可能な行動を問うことで、より客観的なデータを得られます。

設問数の最適化

多くの情報を得ようとして、質問数を増やしすぎ、従業員に負担をかけてしまう事があります。

本当に知りたいことを数個の主要なテーマに絞り、各テーマで核となる質問を厳選しましょう。回答時間の目安を冒頭に示し、従業員がストレスなく回答できる質問数を設定することが大切です。

匿名性の確保と説明

匿名性が不十分であるか、従業員にその確証が得られない状況で調査をおこなってしまうと、本音ではない回答しか得られないでしょう。

アンケートシステムや運用において匿名性が確実に担保されていることを明確に説明し、従業員が安心して本音を語れる環境を整えます。

これらのポイントを踏まえることで、従業員の真の声を捉え、具体的な組織改善へとつなげることができるでしょう。

4. エンゲージメントサーベイをクラウド化する手順

エンゲージメントサーベイをクラウド化する手順は、大きく3つに分けられます。

1. サービスを選定する
2. 質問項目をクラウドに移行する
3. 社内で調査方法の変更を周知する

手順の内容を見ていきましょう。

4-1. サービスを選定する

エンゲージメントサーベイのクラウド化を進めるには、まず適切なサービスの選定が不可欠です。多様なツールが市場に存在するため、自社のニーズや目的に適したものを見極めることが重要です。GoogleフォームやGoogleスプレッドシートなど、無料のサービスを用いてエンゲージメントサーベイを実施することも可能です。しかし、より利便性を求める場合は、専用ツールを導入しましょう。

当サイトでは、このようなツールの導入を検討したいという方に向けて、正しい選び方を解説した無料ガイドブックを配布しています。資料では、失敗しない選び方から、従業員満足度を調査・分析・活用する方法をわかりやすく解説していますので、モチベーションやコンディション管理を目的としたツールの導入を検討したいという方は、ぜひこちらからダウンロードの上、お役立てください。

ただしい専門ツールを選ぶことで、アンケートの作成や集計作業が効率化され、従業員のエンゲージメント向上につながります。

4-2. 質問項目をクラウドに移行する

エンゲージメントサーベイをクラウド化する際には、既存の質問項目をシステムに移行する必要があります。すでに紙のアンケートを運用している場合は、質問項目をクラウドに移行しましょう。

この移行は、従業員がオンラインで簡便に回答できるようにするための第一歩です。クラウド環境では、質問の設定や修正が容易に行えるため、迅速な対応が可能になります。また、従業員が匿名で自由に意見を表現できることで、より正確なデータ収集が実現します。

4-3. 社内で調査方法の変更を周知する

クラウド化が完了したら、エンゲージメントサーベイのやり方が変わったことを従業員に周知する必要があります。

新しいシステムや手続きを導入する際、従業員に対してその目的や利便性をしっかりと伝え、安心感を持たせることで、積極的な参加を促進します。特に、操作方法やアクセス手順を明確に説明し、サポート体制を整えることが成功の鍵となります。従業員によっては、スマートフォンやタブレットの操作に不慣れな人もいるため、アンケートページへのアクセス方法や回答方法をきちんとレクチャーすることが大切です。

5. エンゲージメントサーベイシステムが「うまく機能しないケース」と回避策

エンゲージメントサーベイシステムは、従業員と組織のつながりを可視化する強力なツールです。しかし、その導入と運用を誤ると、期待した効果が得られないだけでなく、従業員の不満や不信感を募らせてしまう可能性もあります。ここでは、システムが「うまく機能しない」典型的なケースとその背景にある原因を明確にし、これらの課題を未然に防ぐための具体的な回避策を解説します。

5-1. クラウド化特有の課題とリスク

クラウド型のエンゲージメントサーベイシステムはコストも低く導入しやすい反面、課題とリスクも存在します。

一つは情報セキュリティへの懸念です。従業員の個人情報や機密性の高いアンケート回答が外部のサーバーに保存されるため、情報漏洩のリスクに対して対策が求められます。

次に、データ連携の課題です。既存の人事システムなどからのデータ移行が複雑であったり、連携がスムーズにおこなえない場合、運用効率が低下する可能性があります。

また、従業員のITリテラシーのばらつきもリスクです。新しいシステムへの適応に時間がかかり、回答操作に戸惑う従業員が多いと、回答率の低下に繋がりかねません。これらのリスクを事前に評価し、対策を講じることが重要です。

5-2. 導入後に運用が形骸化する原因と対策

エンゲージメントサーベイシステムの導入が成功しても、その後の運用が形骸化してしまうと、導入の費用や従業員の工数が無駄になってしまいます。

形骸化してしまう主な原因は、システム導入がゴールと認識されてしまうことです。システムから得られたデータを分析せずに放置したり、分析結果に基づいた改善策が実行されなかったりすると、従業員は「回答する意味がない」と感じてしまいます。

また、運用担当者の知識やスキルが不足している場合や、システムが複雑で運用負担が大きい場合も、継続的な利用が困難となり、形骸化を招くでしょう。

従業員へのフィードバックが不足したり、改善状況が不透明であったりすることも、従業員の不信感を募らせ、システムの利用を遠ざける原因となります。

5-3. これらの課題を回避するための具体的な対策

エンゲージメントサーベイシステムを有効活用し、上記のような課題を回避するためには、戦略的な対策が不可欠です。

まず、システム導入の目的と、それが組織にどう貢献するかを全従業員に丁寧に周知するようにしましょう。

セキュリティへの懸念に対しては、システムのセキュリティ認証（ISMS、プライバシーマークなど）や具体的なデータ保護対策を明確に提示し、従業員に安心感を与えるべきです。

データ移行は、専門コンサルタントの支援を受けることも有効な選択肢となります。

運用が形骸化しないよう、得られたデータを迅速に分析し、具体的な改善策へ落とし込み、その効果を定期的に従業員へフィードバックするPDCAサイクルを組織全体で確立することが重要です。また、運用担当者のシステム理解と、適切なリソースの確保も欠かせません。

6. エンゲージメントサーベイはクラウド化が必要！

人事労務業務に先端技術を取り入れるHR Techの一環として、エンゲージメントサーベイのクラウド化に取り組む企業が増えています。

エンゲージメントサーベイをクラウド化すれば、インターネットを通じてアンケートに回答することが可能です。従業員の負担が軽減され、アンケートの回答率の増加が期待できます。また、アンケートの作成や集計が容易になるのも、エンゲージメントサーベイのクラウド化のメリットのひとつです。

エンゲージメントサーベイのクラウド化は、GoogleフォームやGoogleスプレッドシートなどの無料ツールでも実現できます。より多くの機能を求める場合は、専用ツールの導入を検討しましょう。紙ベースの管理を脱却し、エンゲージメントサーベイのクラウド化に取り組むことが大切です。