企業が成長していくためには、業務の効率化を助けるシステムの導入がおすすめです。なかでも、人事に関する情報を一元管理できる人事管理システムの導入は、大きなメリットを実感できるでしょう。

本記事ではクラウド型人事管理システムのメリットについて、選び方を含め徹底的に解説します。

1. クラウド型人事管理システムとは？

人事管理とは、労務管理と同様に社員管理に含まれる重要な要素の一つです。企業など、ある組織が目的達成を目指すにあたって、そこに携わる社員を効果的に運用していく役割があります。

人事管理の具体的な役割として、以下の4つが挙げられます。

1. 企業や組織を成り立たせるために必要な人材を効率よく確保する
2. 社員一人ひとりのスキルや実績などに基づいて適切な配置をおこなう
3. 人材能力を発掘させるために効果的な教育や訓練を施す
4. 相応しい処遇によって人材の活性化を図る

これらの役割を果たすために、雇用管理や作業管理、時間管理、賃金管理、安全・衛生管理、教育訓練、環境管理といったことなどを人事管理ではおこないます。

こういった人事管理を機能的に効率よく行えるようシステム化したものが、人事管理システムです。人事管理システムだけに限らず、業務の効率化を助けるシステムにはクラウド型とオンプレミス型の2種類が存在します。

自社ではなく、システムやサービスを提供している他社に設置されている本体を、インターネットを介して利用するのがクラウド型です。一方で、オンプレミス型とは、自社にシステムの本体を設置します。

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2. クラウド型人事管理システムの主な機能

クラウド型人事管理システムは労務や人事評価など一部の人事管理に特化したものから、すべての人事業務を統合したものまで、さまざまな製品がラインナップされています。製品によって多少の違いがありますが、代表的な機能としては次のとおりです。

2-1. 従業員の情報管理に関する機能

従業員の生年月日や入社年度、職位、配属先、異動歴、勤務状況、保有資格などそれぞれのプロフィールを個別管理できる機能が、ほとんどのクラウド型人事管理システムに搭載されています。システムによっては従業員がマイページから自分の情報を直接入力・変更ができるものもあります。

2-2. 労務に関する機能

クラウド人事管理システムの中には入社・退職の手続きをはじめ、社会保険や年末調整の手続き、給与明細の発行、勤怠管理など労務管理に関する機能が搭載されたものもあります。法制度改正に対応したシステムであれば、改正のたびに変更内容を確認する手間が省けるので大変便利です。

2-3. 人事評価に関する機能

人事評価に関する機能は主に評価シートのテンプレート機能や目標設定・進捗管理機能、評価ワークフロー機能などが挙げられます。システム上で目標内容や進捗状況が可視化されるため、評価結果に透明性が生まれるだけでなく、適切なタイミングで目標達成に向けたサポートがおこなえます。またシステムの中には、MBOやOKR、360度評価など客観的な評価を支援する機能が搭載されたものもあります。

3. クラウド型人事管理システムのメリット

人事管理システムの導入によって、大きなメリットが得られるでしょう。さらに、クラウド型ならではのメリットも存在します。順番に見ていきましょう。

3-1. 社員情報を一元管理できる

人事管理システムを導入すれば、社員の情報を一元管理し業務の効率化を図ることが可能です。従来の紙やエクセルを使用した人事管理とくらべて社員の情報をスピーディーに抽出できるため、情報のメンテナンスにかかる時間を大幅に短縮できます。またペーパーレス化によって書類などの保管にかかるコストもかかりません。さらに社員の情報を組織内で共有できることで、部門間の連携強化やコミュニケーションの活性化も期待できます。

3-2. 人材マネジメント業務を効率化

人事管理システムは、人材マネジメント業務を効率化させる上でも有効なツールとなり得ます。従業員の基本的な情報のほかに、人事評価や保有資格、職歴、研修の受講歴など人材マネジメントに役立つ情報も一元管理することが可能です。
これらの情報を細かく分析すれば、客観的データに基づいて人材配置の最適化を図ることができるでしょう。また、自社に不足している人材やスキルなどもデータ分析によって可視化させることで、人材育成に役立てたり、採用の効率化につなげたりすることもできます。

3-3. 人事労務担当者の負担を軽減

入社・退職手続きをはじめ、勤怠管理、給与計算、年末調整など人事労務担当者の業務は多岐にわたります。紙やエクセルによる人事管理の場合、集計やチェック作業、不備があった際の差し戻しなど業務が煩雑化するのにくわえ、ヒューマンエラーが起きやすくなることも問題です。
人事労務管理システムであれば、これらの作業をすべてシステム上で完結できるので、人事労務担当者の作業負担を軽減させることが可能です。手作業によるミスも減ることからダブルチェックといった作業も不要となるため、業務の効率化を推し進めることができるでしょう。

3-4. 比較的低コストでの導入が可能

オンプレミス型の人事管理システムは、一からその企業に合わせて構築します。そのため、時間だけでなくコストも必要です。一方、クラウド型は既に完成しているシステムを利用するため、かかるのはシステムの利用料のみです。

便利なオプション機能を追加することも可能ですが、オンプレミス型と比べれば遥かにコストを抑えて利用できるでしょう。

4. クラウド型人事管理システムの選び方

クラウド型人事管理システムの選び方について見ていきましょう。クラウド型かオンプレミス型かを問わず、業務効率化システムを導入する際は、その目的を明確にしましょう。

今、企業内にどういった課題があって、どのようなシステムの導入で効率化を図りたいか、またそれによって生まれた余力のリソースをどこに割くかなど、あらかじめ目的を明確にしておくことで、その後のシステムの選び方がスムーズになります。

4-1. システムの扱いやすさ

クラウド型はオンプレミス型とは異なり、既に完成しているシステムを利用します。オンプレミス型のように、自分たちに合わせて作られたものではありません。多少のカスタマイズはできますが、システムの大枠は大きく変わらないと思った方がよいでしょう。

そのなかで、実際にシステムを利用する担当者にとって、そのシステムが扱いやすいかどうかは非常に重要となります。

4-2. サポート体制について

クラウド型の場合、サポート体制についてもよく確認しておくことが大切です。オンプレミス型よりも使い勝手が劣るかもしれないクラウド型は、使いこなせるようになるために設定を変更したり、システムについてよく理解したりすることが求められます。

また、サポートが必要となる場面は、使い方がわからないときだけに限りません。エラーが確認できた場合にもサポートは必要です。気になったことについて、いつでも速やかに質問できるのか確認しましょう。

4-3. 利用料金

クラウド型は、オンプレミス型よりもコストが比較的少ないのがポイントです。オンプレミス型は一からシステムを構築するため、相応の導入費や維持費がかかります。一方でクラウド型は、既に完成している他社が開発したシステムを、一定の期間に基づいた利用料金を支払い利用します。

4-4. セキュリティ対策

2016年より従業員のマイナンバーの取得・管理がすべての企業に義務付けられたため、情報が漏洩しないように社員の情報を厳重に管理する必要があります。システムを選ぶ際はクラウド型・オンプレミス型関係なく、セキュリティ対策についても必ずチェックしておきましょう。

チェックする際のポイントとしては、アクセス権の設定やログ管理、データ通信の暗号化、不正アクセスの防止などの機能が備わっているかを確認することが重要です。これらのセキュリティ対策が講じられている製品を選ぶようにしましょう。

5. クラウド型人事管理システムの導入方法

クラウド型人事管理システムを導入するにあたって、その方法を順番に見ていきましょう。

5-1. 導入の目的を明確にする

まずは、何のためにクラウド型人事管理システムを導入するかを明確にします。例えば、社員の人数に対して人事管理のための人員が圧倒的に足りていない、限られた経営資源を活用したいなど、企業によってその目的はさまざまでしょう。事前に人事システムで解決したい課題を洗い出しておくことで、このあとの人事管理システムの選定もスムーズにおこなうことができます。

5-2. 人事管理システムの選定

続いて、実際に導入するクラウド型人事管理システムの選定を行います。人事管理システムを選ぶ際は、目的をふまえてどうのような機能を求めているのかを考えながら選びましょう。合わせて、システムの扱いやすさやサポート体制、利用料金についても確認が必要です。

特にクラウド型の場合、企業の規模や求める機能に合わせて複数の料金プランやオプションを用意している場合があります。他社とクラウド型人事管理システムと比較しながら、自社に合った最適なものを探しましょう。

5-3. 試用開始

導入するシステムが選定できたら、試用を始めます。いきなり本格的に導入するのではなく、必ず試用期間を設けましょう。無料での試用が可能な場合もあるため、確認することがおすすめです。

6. クラウド型人事管理システムで業務効率を劇的に改善

人事管理システムの導入によって、企業が抱える悩みを解決できるかもしれません。特に、クラウド型は、オンプレミス型に比べてスピーディーに導入できたり、かかるコストを安くできたりするのがメリットです。

ぜひ、ポイントを押さえて自社に最適なクラウド型人事管理システムを導入してみてください。