企業にとって従業員が自社に抱く信頼や愛着などを把握しておくことは重要です。従業員からの信頼や愛着が強い企業であれば、離職率の低下や生産性の向上が期待できるでしょう。

このような従業員からの信頼、愛着を把握する際に役立つのがエンゲージメントシステムです。今回は、エンゲージメントシステムの導入を考える方に向けて、ツールの選び方や比較すべきポイントを解説します。自社に合ったエンゲージメントシステムを選びたい場合には、ぜひ参考にしてください。

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1. エンゲージメントシステムとは？

エンゲージメントシステムとは従業員のやる気や会社への信頼や愛着などを数値化する人材管理ツールです。従業員が会社にどれだけの愛着を抱いているかを数値化することは困難です。しかし、エンゲージメントシステムを用いることで、従業員の会社に対する愛着や信頼などを数値化できます。

1-1. エンゲージメントが重要な理由

エンゲージメントシステムで数値化するエンゲージメントは、企業が成長するうえで欠かせない要素です。従業員が自社に対して信頼や愛着を抱いている、エンゲージメントが高い状態であれば、従業員の定着が期待できます。従業員が定着することで社歴の長い優秀な従業員を確保しやすくなるでしょう。

反対にエンゲージメントが低い状態では従業員が定着しづらく、場合によっては事業を縮小や停止せざるを得なくなる可能性があります。

なお、エンゲージメントに近しい言葉として知られているのはロイヤリティです。エンゲージメントは従業員の自社に対する愛着や信頼など、従業員が会社と対等の立場に立って感じることを指します。一方、ロイヤリティは忠誠心を持つことを指し、主従関係に基づく言葉です。

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2. エンゲージメントシステムを導入するメリット

エンゲージメントシステムを導入することで次のようなメリットが期待できます。

• 従業員のモチベーションの向上
• 離職率の低下

2-1. 従業員のモチベーションの向上

エンゲージメントシステムを導入して、従業員のエンゲージメントを把握・分析することで、モチベーションの向上が期待できます。エンゲージメントシステムに溜まったデータを分析すれば、効率的にエンゲージメントを高めるような施策が講じられます。施策によってエンゲージメントが向上すれば、従業員のモチベーション、さらにはサービスの質も向上する可能性があります。

2-2. 離職率の低下

エンゲージメントシステムで、エンゲージメントを高めるような施策を講じることでモチベーション向上だけでなく、離職率の低下にもつながるでしょう。

日本は少子高齢化が進み働き手の確保が難しくなっています。このような状況で離職率が高い企業の場合、人手不足に陥ってしまう可能性があります。また、離職するたびに採用活動をしていると多額の採用費用がかかるでしょう。厚生労働省の発表によれば、民間職業紹介事業者（紹介会社）を介した採用は1件あたり約85.1万円もかかるとされています。

エンゲージメントシステムを活用すれば、従業員の離職率が低下するため、採用活動にかかるコストも減少させることが可能です。

参考：採用における人材サービスの利用に関するアンケート調査報告書｜厚生労働省

3. エンゲージメントシステム選びのポイント

エンゲージメントシステムは、さまざまな種類があります。自社に合ったエンゲージメントシステムを選ぶのであれば、次のポイントを押さえておきましょう。

• 導入目的で選ぶ
• 機能で選ぶ
• コストパフォーマンスで選ぶ
• 従業員が操作しやすいシステムを選ぶ
• サポート体制で選ぶ

3-1. 導入目的で選ぶ

どれだけ優れたエンゲージメントシステムだとしても、自社の導入目的を達成できないシステムでは意味がありません。最初に「自社の導入目的」を明確にして、自社で求める機能を検討しましょう。例えば次のような導入目的が考えられます。

• エンゲージメントの値が低く退職者も多いが原因がわからない
• 「根本的な原因と解決方法」を知りたい
• 社内コミュニケーションが希薄でエンゲージメントが低下している

3-2. 機能で選ぶ

エンゲージメントを高めるためには、エンゲージメントを下げている要因を特定する取り組みと、その状況を改善するアクションの両方が必要です。要因を特定したいのか、特定した要因を改善する方法がほしいのかで選ぶべきエンゲージメントシステムは変わってくるでしょう。

エンゲージメントシステムには大きく以下の2種類があります。

分析型	組織の「現状のエンゲージメント」を把握し、課題や改善方法を見つける
直接向上型	従業員のエンゲージメントを直接高め、成果や行動の賞賛や、社内コミュニケーション活性化促進などをおこなう

例えば導入目的が「社内のエンゲージメント低下の理由がわからず、向上方法を知りたい」であれば、分析型のシステムを選んだうえで、アドバイスがもらえるサポート窓口も兼ね備えたシステムを選ぶのもひとつの手段です。

一方、「社内コミュニケーションが希薄なので、エンゲージメントが低い」とわかっているのであれば、直接向上型のシステムから「コミュニケーション活性化」の機能を保持するシステムを選びます。

3-3. コストパフォーマンスで選ぶ

ツールを選択するうえでは「コストパフォーマンス」も見逃せないポイントです。

コスト（費用や時間）をムダにすると、企業全体の生産性や利益率が下がってしまいます。予算を最大限に活用するため、適切なコストで必要とする効果を発揮できるシステムを選びましょう。

例えば、多くの機能を網羅するシステムであっても、自社に必要な機能が1つしか搭載されていなければ、他の機能にかかる費用が無駄になります。またシステム導入や運用に時間がかかる場合には、人件費が余計にかかり、全体の生産性を下げてしまうでしょう。

自社の予算内かつ必要な機能が含まれており、導入や運用に手間取らないシステムを選ぶと、コストパフォーマンスに優れたシステムを選べます。

3-4. 従業員が操作しやすいシステムを選ぶ

エンゲージメントシステムを操作するのは人事担当者や管理職だけではありません。忙しい従業員も直感的に使いこなせてこそ、日常的な活用が実現できます。

従業員でも使えるシステムを選ぶには、現場でも難なく使える「操作性の高いシステム」を選ぶことが大切です。操作性が高いシステムの導入によって、社内に対するシステムの浸透率が高まり、目標達成への速度も加速するでしょう。

3-5. サポート体制で選ぶで選ぶ

エンゲージメントシステムを使ううちに、運用面で疑問が発生したり、さらなる活用法を知りたいと考えたりすることもあるでしょう。

サポート体制が充実したシステムを選べば、疑問や問題が発生してもすぐに対応を依頼できます。

一方、サポート体制が充実していないシステムを選ぶと問題解決に時間がかかるため、業務が滞ってしまうことも考えられます。

サポート体制が充実したシステムを選ぶために「専用窓口はあるか」「チャット・電話といった複数の対応方法があるか」「サポートプランが充実しているか」をチェックしましょう。

4. エンゲージメントシステムの具体的な導入・運用手順

エンゲージメントシステムは、組織の課題を可視化し、従業員エンゲージメントを向上させるツールです。

ですが、ただ漠然とシステムを導入しても想定した効果は得られません。ここでは、システムの効果を最大限に引き出すための具体的な手順を解説します。

4-1. システム導入前の準備と目的設定

エンゲージメントシステム導入を成功させるには、まず「何が課題で、それをシステムでどう解決したいのか」を明確にする事が不可欠です。

この目的設定が曖昧なままでは、最適なシステムを選べず、導入後に「期待した効果が得られない」といった問題に直面しかねません。

従業員のモチベーション低下や離職率の高さ、組織のコミュニケーション不足など、具体的な課題を洗い出し、それらを解決するための明確な目標を定義します。この準備段階を丁寧におこなうことで、システム選定から運用までの一貫した方針を確立し、迷いを減らすことができます。

4-2. システムを活用したエンゲージメントサーベイの実施方法

エンゲージメントシステムは、サーベイ実施における人的リソースの負担を軽減し、回答の正確性を高める上で非常に有効です。システムを活用すると、質問項目の設定からアンケートの配信までをスムーズにおこなえます。従業員が自宅や外出先からでもPCやスマートフォンを使って回答できるため、回答率の向上にも繋がるでしょう。匿名性がシステムによって保証されることや、回答が人事評価に影響しないことを明確に周知すると、従業員は安心して率直な意見を述べることが可能になります。システムのリマインド機能などを活用すると、回答漏れを防ぎ、回収率がアップします。

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4-3. エンゲージメントシステムの効果的な運用と結果活用

システム導入の真の価値は、得られたデータをきちんと組織改善に繋げるPDCAサイクルを回すことにあります。

システムの分析機能（クロス集計、時系列分析、フリーコメント分析など）やExcelなどの集計ができるツールを活用し、従業員の声をデータとして深く読み解きましょう。

具体的な課題が特定されたら、優先順位をつけ、アクションプランを策定します。システムのアクション管理機能を利用すると、施策の進捗や担当者を明確に可視化できるでしょう。

施策実行後は、再度サーベイやパルスサーベイをシステムでおこない効果を測定して効果を計測します。計測結果は従業員に公開とさらなる改善施策を発表しましょう。これにより従業員に「自身の声が活かされている」という実感がうまれ、さらなる改善へと繋がる継続的なサイクルを組織全体で定着させることが可能です。

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5. エンゲージメントシステムがうまく機能しないケース

エンゲージメントシステムがうまく機能しないと、期待した効果が得られないだけでなく、人事担当者や従業員のコア業務に負担をかける場合もあります。

ここでは、エンゲージメントシステムがうまく機能しないケースを紹介します。

5-1. 導入目的とシステムが合っていない

どれだけ素晴らしいシステムを導入しても、自社の「導入目的」とシステムが合っていなければうまく機能しません。

例えば「エンゲージメント低下の原因」がコミュニケーションにあれば、コミュニケーション活性化に寄与するツールを選ぶことで状況の改善ができます。しかし、エンゲージメントが「育成環境が整備されていない」という他の理由で低迷しているのであれば、コミュニケーション活性化が期待できるツールを導入しても状況改善はできません。

上記のような事態を防ぐには、導入目的を明確にしたうえで、目的達成に効果がありそうなシステムを選ぶことが大切です。

5-2. PDCAを回していない

先述のとおり、エンゲージメントシステムにはエンゲージメントを測定する「分析型」と、直接的にエンゲージメントアップを目指す「直接向上型」が存在します。

いずれにしても、導入しただけで効果を発揮できるとは限りません。自社に合ったシステムを導入・運用したうえで、実際にどれだけ効果があったかを調べ、次のアクションを考えるといった「PDCA」を回すことで機能するケースが大半です。

エンゲージメントシステムがうまく機能していない企業を見ると、PDCAを回さず、導入しただけというケースが多く見受けられます。そのため、システム導入後は「エンゲージメントの測定→結果の検証→課題解決のプラン策定→実行→エンゲージメントの測定」といった流れを意識しましょう。

5-3. 従業員から理解を得られていない

エンゲージメントシステムを使用するのは、経営者や管理職だけでなく、すべての従業員です。そのため、従業員エンゲージメントシステムを使用する従業員が「システム導入」に理解を示していなければうまく機能しないでしょう。

分析型のシステムであれば、不正確な回答の提出や、そもそも回答をしない等の影響が考えられます。直接向上型のシステムを活用する場合には、機能自体を利用しないケースもあります。

上記のような事態を防ぐには、従業員に対し「システム導入の目的・意義」や「システム活用による従業員へのメリット」を事前に伝えることが大切です。エンゲージメントシステムには未回答者に回答を促す機能も搭載されていますが、回答が習慣化されるまでは全体への声掛けなどのフォローも重要です。

6. エンゲージメントシステムは細部まで比較を

ひとくちにエンゲージメントシステムといっても、種類や内容は多種多様です。自社の導入目的と一致するシステムを選んでこそ、組織の発展や成長につながります。

エンゲージメントシステムで「最大限の効果」を発揮したい場合には、導入目的が叶うシステムを探したうえで、各システムの機能、コストパフォーマンス、操作性、サポート体制等を細部まで比較することが大切です。

とはいえ、実際の操作性は使ってみないとわからないものです。エンゲージメントシステムの中には、導入前に無料でトライアルができるものも存在するため、まずは実際の画面を確認し、運用のイメージを掴んでみましょう。

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