契約書など重要な書類を取引先へ送付する際は、送付状を添付することがマナーです。送付状とは、「誰が、誰に、いつ、何を送ったのか」を記載した書類です。送られてくる書類に添付されていて目にすることが多い送付状ですが、いざ自分でつくろうと思うと、「何を書けばいいのかわからない」と困ってしまう人は多いのではないでしょうか。

本記事では、契約書を送るときに必要となる送付状と、郵送時の注意点を解説します。郵送マナーをしっかり守って、契約相手と信頼関係を築きましょう。

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1. 契約書の送付状に記載すべき項目

送付状はビジネス以外のプライベートでも目にすることが多い書類ですが、「何がどのような順番で書かれているのか」を意識したことがある人は少ないかもしれません。

契約書を送付するときは、正しい順番で必要な情報を記載した送付状が必要です。この章では、知っているようで知らない送付状の記載項目について紹介します。

1-1. 送付年月日

送付状は、最初に右詰めで送付年月日を記載する必要があります。書類を郵送する日付を書いて、いつ契約書を送ったのかひと目でわかるようにしておきましょう。混乱してしまうため、日付は和暦もしくは西暦のどちらかで統一してください。

1-2. 送付先・差出人の会社名と担当者名

次に、誰に送った書類なのかがわかるように送付先を記載します。左詰めで「〇〇株式会社 営業部 △△様」と、会社名と担当者の部署名、氏名を記載します。個人宛の場合は「様」、会社や部署宛の場合は「御中」を使いましょう。

送付先の下には、右詰めで差出人の情報を記載してください。会社名と住所、電話番号、担当者の部署や氏名などを記載します。

1-3. タイトル

次に、この書類はどのような書類なのかを知らせるために、中央寄せでタイトルを書きます。タイトルは、「契約書送付のお知らせ」や「書類送付のお知らせ」などで問題ありません。

1-4. あいさつ文

送付内容の詳細を記載する前に、まずはあいさつ文を記載します。あいさつ文は、必ず頭語・結語とセットで書きましょう。

頭語とは、手紙の冒頭に書くあいさつのような言葉で、よく目にする「拝啓」や「謹啓」などが該当します。なお頭語は、「さようなら」のような意味を持つ結語と一緒に使う必要があります。「敬具」などがこれにあたり、「拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。……敬具」といったように、文章を挟むようにして使うことが一般的です。

また、ここには「契約書を送付したので署名捺印をお願いします」といった旨を記載します。

1-5. 送付内容

あいさつ文の下に中央寄せで「記」と記載し、その下に送付内容を列挙します。

・契約書　2部
・返信用封筒 1通

上記のように、書類の名前と部数を明記しましょう。そして、送付状の内容がここで終わりであることを伝えるために右詰めで「以上」と記載します。

1-6. 備考

送付内容についての補足事項がある場合は、最後に備考を記載しても問題ありません。取引先への気遣いとして、ここに手書きで契約のお礼などを手書きする人もいます。

2. 契約書を送付するときのマナー

送付状の作り方以外にも、契約書の郵送時には気をつけたいマナーがたくさん存在しています。ここからは、契約書の送付マナーについて3つ紹介します。

2-1. 契約書は折らずにクリアファイルに入れる

契約書は、自社だけではなく相手の企業にとっても非常に重要な書類です。長期間保管する必要がある書類であるため、折れたり汚れたりしないように配慮しなければなりません。

契約書を送付するときは、きれいな状態のまま届けられるよう、折らずにクリアファイルに入れて送りましょう。契約書の上に送付状を重ね、一緒に新品のクリアファイルに入れてから封筒に入れてください。

2-2. 返信用封筒を同封する

署名捺印後に契約書を返送してもらう必要がある場合は、必ず切手を貼った返信用封筒を同封します。あらかじめ送付先となる自社の住所や宛先を記載しておき、相手が返送するときの手間を最小限に留めることがマナーです。返送が楽になれば、契約書が戻ってくるまでの時間を短縮できます。

2-3. 透けない封筒で送る

送付状には、相手企業や自社の情報や担当者の氏名などが記載されています。そのため、中身が透ける封筒に入れて送付することは避けたほうが安心です。

中身が透ける封筒に入れて送った場合、たとえ情報の流出がなかったとしても、「リスク管理ができていない会社だ」と相手企業に思われてしまうおそれがあります。必ず、中身が隠せる厚めの素材の封筒に入れましょう。

3. 契約書を送付するときの注意点

最後に、契約書を送付するときの注意点について説明します。守らないと取引相手からの信頼を失ってしまうおそれがあることばかりなので、必ず留意したうえで契約書を郵送しましょう。

3-1. 郵送方法に気を付ける

日本では、信書は「日本郵便株式会社」もしくは「総務大臣の許可を得た信書便事業者」のみが送達できると定められています。信書とは、特定の受取人に対して差出人の意思を表示し、または事実を通知する文書のことで、ここには契約書も含まれます。［注1］

契約書の郵送方法としては、普通郵便やレターパック、書留、特定記録などが挙げられます。総務大臣の許可を得ていないメール便や宅配便の使用は認められていないため、十分に注意しましょう。

契約書は非常に重要な書類で、紛失があると困ります。そのため、レターパックや書留、特定記録など配達記録が残る方法で郵送することがおすすめです。

3-2. 宛先の誤字脱字に注意する

契約書を郵送するときは、宛先に誤字脱字や間違いがないよう、何度も確認しましょう。

契約書は企業にとって重要な書類で、機密事項なども含まれています。そのため間違った宛先に配達されてしまうと、大きなトラブルに発展してしまうおそれがあるのです。

たとえ正しい配送先に届いたとしても、自社の住所や社名、担当者名が間違っているのは気持ちのいいものではありません。信頼関係を築くためにも、絶対に誤字脱字がないように気をつけてください。

3-3. 割印を押したものを送付する

法令などで定められているわけではありませんが、契約書を郵送するときは割印を押しておくことが一般的です。割印とは、「2部以上の契約書を重ねた境目」や「製本テープと紙の境目」に押印することです。割り印を押すと、契約書が対であり、差し替えが行われていないことを証明できます。

割印があれば、契約書が郵送されて相手の手元にわたっても、簡単に改ざんできなくなります。割印を押して差し替えが行われていないことを証明できれば、お互い安心して気持ちよく取り引きすることが可能です。契約書を発送する前は自社で割印を押し、返送時は相手にも割印を押してもらいましょう。

4. 送付状と郵送のルールを知ってスムーズな契約書の締結を

契約書を郵送で締結するときは、送付状を作成したり郵送マナーを気にしたりと、気を配らなければならないポイントが数多く存在しています。契約書は相手企業との長いご縁の始まりとなる書類なので、スムーズかつ気持ちよく締結できるよう、正しいマナーを身につけておきましょう。

契約書の郵送を手間に感じる場合は、システム上で契約書を締結できる電子契約の導入がおすすめです。メールアドレスさえわかれば簡単に契約書のやり取りができるため、業務を大幅に効率化できます。切手代や封筒代といったコストを削減する効果もある電子契約を、ぜひ検討してみてください。

［注1］信書の送達についてのお願い｜総務省